Rimanere conformi è fondamentale: una guida per manager sulle regole dell'orologio per i dipendenti orari

I datori di lavoro hanno molte responsabilità. Alcune responsabilità implicano il rispetto delle norme e dei regolamenti governativi. Molte normative prevedono regole dell'orologio per i dipendenti orari.

Il Fair Labor Standards Act (FLSA) impone regole in materia di salari, straordinari e orari dei dipendenti.

Infrangere le regole e le leggi sull'orologio può portare la tua azienda ad affrontare sanzioni severe e pagare multe costose. È lecito ritenere che tu voglia evitare di violare il Fair Labor Standards Act.

C'è un modo efficace ed efficiente per seguire le leggi federali e statali per le regole dell'orologio per i dipendenti orari. Ciò avviene utilizzando una soluzione di monitoraggio del tempo dei dipendenti che include un orologio e funzioni di monitoraggio del tempo.

Secondo l'US Commerce of Labor, l'app di monitoraggio del tempo di Connecteam semplifica il monitoraggio del tempo dei tuoi dipendenti, risparmia denaro e mantiene la tua azienda conforme.

In questo articolo imparerai l'importanza di una soluzione digitale per il monitoraggio del tempo. Ma prima, esaminiamo le varie regole dell'orologio per i dipendenti orari in determinate situazioni. Quindi, abbiamo una guida completa su come rimanere conformi a queste regole.

Entriamo in esso!

Stipendiato VS dipendente orario

Quando si considerano le regole dell'orologio, è importante comprendere le differenze tra dipendenti stipendiati e orari.

Quando si lavora con gli orologi, è anche utile conoscere le differenze tra:

• Dipendenti a tempo pieno e part-time
• Dipendenti esenti e non
• Pasti e pause di riposo
• Permessi retribuiti e permessi non retribuiti

Utilizzare la giusta tecnologia è fondamentale per gestire la tua forza lavoro. Soluzioni come Connecteam offrono alle aziende un modo semplice per gestire gli orari e rimanere conformi. Questi prodotti possono anche consentire di creare o aggiornare i criteri relativi all'orologio.

Essere di guardia

I settori della vendita al dettaglio, dell'ospitalità, dell'edilizia e della ristorazione preferiscono gestire i cambi di turno utilizzando il lavoro a chiamata. Quando i dipendenti lavorano nelle ore di guardia, sono disponibili a timbrare e devono attendere che il loro manager li contatti se hanno bisogno di entrare.

Tuttavia, gli orari di guardia sono illegali in alcune parti degli Stati Uniti. Questo divieto è dovuto agli orari di guardia che rendono incredibilmente difficile per i dipendenti mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Il consulente per le ore lavorate del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti fornisce ulteriori informazioni sulla retribuzione di guardia per dipendenti e datori di lavoro.

Se le ore di guardia siano ore lavorate è una questione di fatto da decidere caso per caso. Tutto il tempo di guardia non è costituito da ore lavorate.

FLSA

La retribuzione per il lavoro a chiamata è quando un datore di lavoro paga un dipendente per il tempo in cui questa persona era disponibile a lavorare.

Tuttavia, non tutti i dipendenti a chiamata devono ricevere una retribuzione di guardia.

Quando i dipendenti attendono il lavoro su chiamata nel posto di lavoro o nell'ufficio della tua azienda, la tua azienda deve pagarli. Perché? Perché la legge federale considera questa una condizione ristretta.

Poiché i lavoratori erano sul posto di lavoro, non potevano utilizzare il loro tempo per motivi personali. Quindi, queste ore sarebbero pagabili come ore lavorate.

Lavorare fuori orario e pagare gli straordinari

Ai sensi della FLSA, i dipendenti non esenti ricevono la retribuzione degli straordinari quando lavorano più di 40 ore settimanali. La retribuzione degli straordinari deve essere almeno pari a 1,5 della tariffa normale di un dipendente. I dirigenti devono garantire che i dipendenti che lavorano più di 40 ore settimanali ricevano la retribuzione degli straordinari.

Tuttavia, alcuni datori di lavoro non sono consapevoli di violare le leggi sulla retribuzione degli straordinari. Gran parte di questa confusione si verifica quando un impiegato orario lavora fuori orario. Il lavoro fuori orario si verifica quando un dipendente svolge un'attività lavorativa mentre non è timbrato.

Ecco alcuni esempi di quando un dipendente dovrebbe ricevere il pagamento:

• Cambio o consegna delle uniformi: molti datori di lavoro fanno aspettare i lavoratori all'inizio o alla fine dei turni per consegnare le uniformi o gli indumenti da lavoro. Le aziende devono pagare i lavoratori per il tempo che trascorrono in attesa sul posto.
• Aiutare i clienti: quando un dipendente aiuta un cliente dopo la fine del turno, questo lavoratore deve ricevere un compenso per il tempo trascorso con quel cliente.
• Preparazione per i turni imminenti: i datori di lavoro devono pagare i dipendenti per il lavoro completato per aprire un'attività. Ad esempio, la tua azienda dovrebbe pagare un dipendente per fermarsi in banca a ritirare contanti per i registri prima che aprano la tua attività.

Svolgere attività dopo la chiusura di un'attività: un datore di lavoro deve anche pagare i dipendenti per le attività che hanno completato durante il periodo di chiusura. Ad esempio, un'azienda potrebbe richiedere ai dipendenti di pulire un negozio prima della fine dei turni.

Regole dell'orologio per i dipendenti orari

Hai imparato come aiutare i dipendenti a ore a tenere traccia delle loro ore. Ora imparerai come delineare le regole comuni dell'orologio per i dipendenti orari.

Sistema di monitoraggio del tempo

L'FLSA non ti obbliga a utilizzare un tipo di sistema di monitoraggio del tempo. Pertanto, sei libero di scegliere il tuo sistema di orologio. Prima di selezionare un sistema per tenere traccia delle ore, assicurati che mantenga registrazioni accurate delle ore di lavoro effettive e delle pause.

Le aziende utilizzano soluzioni come l'app per l'orologio dei dipendenti di Connecteam per tenere traccia del tempo e garantire che le schede attività siano accurate.

Le soluzioni di monitoraggio del tempo all-in-one semplificano il monitoraggio e la gestione dell'orario di lavoro, indipendentemente dal fatto che i dipendenti lavorino su lavori o progetti. Queste soluzioni possono anche aiutarti a migliorare il libro paga, gestire le schede attività e collaborare facilmente con i dipendenti senza scrivania in tempo reale e in movimento.

Sistemi di monitoraggio del tempo come Connecteam:

• Consenti ai dipendenti di entrare e uscire con un timestamp GPS.
• Tieni traccia dei dipendenti durante la giornata con il geo-tracking Breadcrumbs in tempo reale.
• Fornisci una panoramica in tempo reale di dove si trovano i dipendenti timbrati.
• Aiuta i lavoratori a richiedere il tempo libero con facilità.
• Visualizza le schede attività correnti e passate.
• Esporta facilmente le schede attività su Quickbooks Online o Gusto per un libro paga accurato al 100%.
• Prendi appunti mentre sei in viaggio.
• Ricorda ai tuoi dipendenti con notifiche automatiche
• Imposta limitazioni e controlla direttamente per prevenire il furto di tempo.

Questa impresa di pulizie ha risparmiato tempo e denaro sul monitoraggio del tempo, sulla programmazione e altro ancora con l'app di monitoraggio del tempo mobile Connecteam.

Non sei ancora convinto che una soluzione digitale faccia per te? Consulta la nostra guida completa sul perché il passaggio a una soluzione digitale di monitoraggio del tempo è la scelta migliore per la tua azienda e i tuoi dipendenti.

Tempo di arrotondamento

Le linee guida FLSA consentono alle aziende di arrotondare le ore dei dipendenti all'incremento specificato più vicino. Le aziende possono scegliere di arrotondare il tempo per eccesso o per difetto.

Ad esempio, supponiamo che la tua attività arrotonda per eccesso al quarto d'ora più vicino. Se un dipendente termina il lavoro alle 17:11 e arrotondi per eccesso in incrementi di 15 minuti (quarti d'ora), pagherai il lavoratore fino alle 17:15.

È importante prestare molta attenzione durante il monitoraggio del tempo, soprattutto se la tua azienda arrotonda le ore per difetto. La maggior parte delle aziende preferisce arrotondare le ore perché arrotondare troppo tempo può portare le aziende a violare le leggi sui salari e sul lavoro.

Ricorda, la tua azienda deve anche pagare gli straordinari quando l'arrotondamento fa sì che un lavoratore orario riceva la retribuzione degli straordinari.

Tenuta dei registri

Le leggi sui salari e sul lavoro richiedono ai datori di lavoro di tenere registri accurati di tutti i salari dei dipendenti. In base a queste leggi, il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti può ispezionare a caso i registri relativi ai salari delle aziende.

L'utilizzo di sistemi obsoleti per tenere traccia delle ore dei dipendenti può portare a grossi problemi. Alcuni di questi problemi possono includere salari non pagati e violazione delle leggi sul lavoro federali o statali.

Fortunatamente, soluzioni come Connecteam offrono l'archiviazione cloud illimitata dei record dell'orario di lavoro. Il cloud storage garantisce che i record della tua azienda siano facilmente accessibili da qualsiasi luogo con una connessione Internet.

Una soluzione di monitoraggio del tempo è utile anche per mantenere gli orologi senza confusione. Tenere i registri dell'orologio su carta può portare a imprecisioni. Lo stesso vale quando si utilizzano sistemi di monitoraggio del tempo obsoleti per i dipendenti orari.

Soluzioni come Connecteam memorizzano le ore orarie dei dipendenti ei saldi dei permessi in un unico programma. Questo tipo di funzionalità impedisce controversie relative all'orologio. L'aggiornamento del modo in cui la tua azienda tiene traccia del tempo per i dipendenti orari aiuta anche a evitare problemi relativi alla conformità.

Timbrare dentro e fuori

In qualità di datore di lavoro, sei tu a decidere se i lavoratori a ore possono timbrare in anticipo o uscire in ritardo. Tuttavia, la maggior parte delle aziende consente ai dipendenti di avere minuti extra (non ore) per timbrare in ritardo o in anticipo. Alcuni dipendenti, in particolare quelli delle aziende che utilizzano sistemi di monitoraggio del tempo obsoleti, possono facilmente ingannare il sistema per ottenere più tempo sui loro stipendi.

Un'app per l'orologio consente agli utenti di aggiungere limiti per l'ingresso anticipato e l'uscita tardiva. Alcune soluzioni offrono il geo-tracking per farti vedere dove e quando i dipendenti entrano ed escono.

Orario di conferma

I lavoratori orari meritano l'opportunità di confermare che i loro orari di entrata e uscita sono corretti alla fine dei loro periodi di paga. Fortunatamente, un'app per l'orologio rende la conferma delle ore incredibilmente semplice per tutti.

Una soluzione time-clock può inviare notifiche quando i dipendenti orari inviano le loro ore o richiedono un permesso. È molto più facile vedere una notifica telefonica piuttosto che guadare una casella di posta ingombra o una chat di gruppo. Cerca una soluzione che ti permetta di rispondere a queste notifiche in-app. Essere in grado di utilizzare il minor numero di app possibile semplifica sempre la vita.

Alcune app di monitoraggio del tempo possono anche integrarsi con i popolari software di buste paga. Se la soluzione segnatempo può integrarsi con i sistemi di pagamento della tua azienda, approfittane! Le integrazioni che richiedono pochi minuti per essere configurate possono far risparmiare molto tempo a te o al tuo reparto risorse umane nel lungo periodo.

Impostazione delle politiche

Gli imprenditori devono informare i propri dipendenti sulle presenze e sulle leggi sull'orologio. La maggior parte delle aziende include queste informazioni nei manuali dei dipendenti.

Quando si tratta di stabilire politiche relative al tempo, chiarire le conseguenze di:

• Manomissione, o tentativo di manomissione, del sistema di timbratura in entrata e in uscita
• Furto di tempo
• Buddy punching (timbro in entrata o in uscita per i colleghi)
• Assenteismo

Concludendo le regole dell'orologio per i dipendenti orari

Le aziende devono seguire le regole dell'orologio per i dipendenti orari. Il rispetto di queste regole protegge un'azienda da errori nelle buste paga e nel monitoraggio del tempo. Semplifica la vita ai dipendenti a ore abbandonando metodi obsoleti di monitoraggio del tempo e utilizzando un'app per l'orologio digitale.

Avere un orologio digitale preciso:

• Previene potenziali controversie legali
• Interrompe i calcoli errati di ore e salari
• Mette fine al monitoraggio manuale del tempo che richiede tempo
• Risparmia denaro sui pagamenti errati dei dipendenti

Non possiamo sottolineare abbastanza quanto sia fondamentale il monitoraggio del tempo per il successo della tua attività. Assicurati di essere sulla buona strada e conforme alle regole dell'orologio per i dipendenti orari facendo la scelta intelligente e facile: passa al digitale!