Come avviare un'azienda di autotrasporti di successo (lista di controllo in 10 passaggi)

La logistica in generale, e il settore degli autotrasporti in particolare, sono spesso il motore, che gestisce l'economia. È vero per molti paesi e sicuramente per gli Stati Uniti.

Le aziende di autotrasporti spostano costantemente i materiali dai fornitori ai produttori e quindi consegnano i prodotti finiti dai produttori ai consumatori. Infatti, oltre il 70% delle merci trasportate da un luogo all'altro negli Stati Uniti viene trasportato da camion.

Senza questi flussi costanti, l'intera economia smetterà letteralmente di muoversi. Ecco perché, mentre molte altre attività hanno dovuto chiudere durante il blocco del COVID-19, l'attività di autotrasporti non solo ha continuato a funzionare, ma ha avuto anche più lavoro rispetto a prima della pandemia.

"Penso che la pandemia abbia davvero accelerato le consegne dell'ultimo miglio, e quindi stiamo assistendo a un aumento più rapido in quel segmento di quanto penso che avresti tradizionalmente senza la pandemia", afferma Jason Morgan, editore di Fleet Equipment

Nel febbraio del 2021, l'indice del trasporto merci ha stabilito un nuovo record. Il trasporto di merci su furgoni continua a crescere e si prevede una crescita del 27% nel prossimo decennio, secondo l'American Trucking Associations.

Per gentile concessione di Truckstop.com

Detto questo, non sorprende che l'attività di autotrasporti sia molto redditizia, ma anche incredibilmente competitiva. Molti camionisti ogni anno decidono di lavorare da soli, avviare un'impresa di autotrasporti e falliscono. L'errore più grande è dimenticare che gestire un'azienda di camion non è la stessa cosa che guidare un camion.

Potresti essere un camionista di livello mondiale, ma per avere successo nella gestione di un'attività di autotrasporti, devi essere prima di tutto un buon imprenditore.

Le sfide più comuni nella gestione di un'azienda di autotrasporti sono tipiche anche per le aziende di consegna dell'ultimo miglio, i camion di cibo e molte altre operazioni di assistenza sul campo con dipendenti mobili:

• Ritardi informativi e distorsioni tra manager e dipendenti
• Infinite pile di rapporti, di solito scartoffie manuali
• È necessario seguire una moltitudine di protocolli di sicurezza e normative di conformità legale
• La pianificazione dei dipendenti richiede molto tempo e spesso si verificano conflitti o sovrapposizioni di pianificazione
• La comunicazione interna è disordinata
• L'onboarding e la formazione sono complicati
• Il monitoraggio e la contabilità del tempo sono complessi e richiedono molto conteggio e doppio controllo
• Spese di viaggio e "soldi del gas" da tracciare e rimborsare
• Il controllo dell'efficienza è difficile o inapplicabile per i ruoli basati sui risultati finali
• La gestione delle fatture, degli ordini di lavoro e dei pagamenti è lunga e difficile

Quindi, se stai cercando suggerimenti su come avviare un'attività di autotrasporti, questi 10 passaggi ti indicheranno la giusta direzione e ti aiuteranno a passare da un autista di camion di alto livello a un imprenditore e manager di successo di un'attività di autotrasporti.

10 suggerimenti su come avviare con successo un'azienda di autotrasporti:

1. Trova il mercato o la nicchia giusti

Il passo più importante per avviare e gestire un'attività di autotrasporto di successo è trovare il mercato giusto o, meglio ancora, una particolare nicchia di mercato da servire.

Prima di tutto, è fondamentale a causa dell'elevata concorrenza. Ad esempio, realizzare entrate decenti con un furgone asciutto è particolarmente difficile sulla maggior parte dei mercati, semplicemente perché c'è troppa concorrenza da parte di grandi vettori e altri operatori proprietari che cercano di trainare i carichi "più facili".

Ecco perché, come regola generale, quando si avvia una nuova azienda di autotrasporti, concentrarsi sui mercati che i grandi vettori evitano. In altre parole, considera il trasporto di carichi specializzati. E questo ci porta al secondo punto del perché cercare il mercato giusto è molto importante fin dall'inizio.

Il mercato che scegli determinerà i veicoli e le attrezzature che acquisti o noleggi, le tariffe che addebiti e le corsie merci che puoi servire.

Le flotte sono generalmente divise per categorie operative e tipi di carico, come ad esempio:

• Pacchetto
• Trasporto generale
• Beni familiari
• Autocisterne
• Trasporto pesante
• Materiali da costruzione
• Veicoli a motore
• Prodotti petroliferi
• Massa
• Solidi refrigerati
• Merci agricole

In media, i macchinari, i veicoli elettronici e i veicoli a motore costituiscono circa il 27% delle merci spedite dai camionisti in America. La cosa più comune che trasportano i camion sono i macchinari, seguiti dall'elettronica e dai veicoli a motore. Inoltre, il trasporto misto include merci come cibo e forniture per ristoranti.

Nella maggior parte dei casi, scegliere di concentrare la tua attività di autotrasporti su alcuni carichi più di nicchia, ad esempio il trasporto di prodotti freschi e carne nei frigoriferi, o la consegna di alcuni materiali speciali, può fornirti vantaggi, vale a dire meno concorrenza, lavoro tutto l'anno, resistenza alle recessioni e la flessibilità che solitamente gli operatori di flotte di grandi dimensioni non hanno.

Tuttavia, mercati e luoghi diversi hanno tutti i tipi di paesaggi diversi, quindi assicurati sempre di iniziare con la ricerca per trovare ciò che è rilevante per il luogo in cui opererai.

2. Inizia con un piano aziendale

L'idea di avviare un'attività di autotrasporti nel 2021 può sembrare intimidatoria. Può sembrare che enormi flotte aziendali di Amazon, Walmart e simili dominino il mercato e non c'è posto per nuove piccole società di autotrasporti.

I numeri ostinati, tuttavia, affermano che il 91% delle aziende di autotrasporti sono piuttosto piccole, con sei o meno camion nella loro flotta. Ciò significa che i ragazzi e le ragazze come te che gestiscono piccole aziende di autotrasporti hanno effettivamente il maggiore impatto sul settore degli autotrasporti e della logistica.

Ma prima di affrettarti ad acquistare una flotta di autocarri usati e uscire in strada, assicurati di fare qualche ricerca e pianificazione, per avere una visione più ampia del settore e sviluppare un piano aziendale di base per gli autocarri.

Questo piano aziendale per avviare un'azienda di autotrasporti dovrebbe iniziare con una ricerca di mercato e sfociare in una strategia chiara e basata sui dati, con obiettivi passo dopo passo che rispondono a tutte le domande di base, come ad esempio:

• Quali sono i tipi di veicoli e attrezzature che devi acquistare o noleggiare?
• Quali sono i tipi di carichi e merci con cui lavorerai e dove dovresti trovarli?
• Dove avrà sede la tua flotta e chi dovresti assumere per guidare per te?
• Quali tariffe sono applicabili e come intendete quotare, fatturare e addebitare ai vostri clienti e intermediari del trasporto merci?
• Chi sono i tuoi principali concorrenti e quali sono i loro punti di forza e di debolezza?
• Chi sono i tuoi clienti ideali e cosa puoi offrire loro?
• Chi sono i tuoi clienti secondari e come puoi diversificare?

Un business plan è la tua tabella di marcia su come avviare e gestire un'azienda di autocarri di successo. Ora, è probabile che una volta che la tua attività di autotrasporti crescerà, potresti voler aggiornarla o cambiarla in un secondo momento, ma per ora la cosa più importante è mettere a posto le tue basi.

Ti aiuta a rimanere concentrato, a fissare obiettivi chiari, a definire i valori della tua azienda e a prepararti per potenziali sfide.

Scrivere un business plan può sembrare un sacco di lavoro, soprattutto quando ci sono così tanti fattori da considerare, ma è un passo molto importante da fare sulla strada per avviare un'azienda di autotrasporti. Inoltre, puoi utilizzare il nostro modello di business plan gratuito!

3. Registra la tua azienda di autotrasporti e ottieni tutti i permessi richiesti

L'avvio di un'attività di autotrasporti dovrebbe iniziare con la registrazione della tua azienda e l'ottenimento delle licenze e dei permessi commerciali necessari.

Ci sono più di 150.000 giurisdizioni di deposito negli Stati Uniti, tutte con requisiti indipendenti. A seconda del tuo servizio e del tuo stato, alla tua attività potrebbe essere applicato un numero diverso di licenze e permessi. Sulla base di ciò, potresti richiedere alcuni o tutti i seguenti elementi per gestire un'azienda di autocarri:

• Numero del Dipartimento dei trasporti degli Stati Uniti (USDOT).
• Numero del vettore (MC) della Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA)
• Una patente di guida commerciale (CDL) e tutte le approvazioni necessarie: la legge federale richiede ai conducenti di veicoli a motore commerciali di ottenere una CDL. (Contatta l'agenzia di licenza del tuo stato per maggiori dettagli)
• Assicurazione per autotrasporti commerciali
• Credenziali del piano di registrazione internazionale (IRP) e decalcomania dell'accordo internazionale sulla tassazione del carburante (IFTA).

Gestire un'attività di autotrasporti come una società adeguatamente strutturata o una società a responsabilità limitata (LLC) ti consente di separare i tuoi beni personali e le passività aziendali e mitigare alcuni rischi di perdite impreviste. In aggiunta a ciò, arbitrare la tua attività in questo modo, può farti ottenere numerosi vantaggi legali, fiscali e commerciali.

Se decidi di seguire questa strada e formare una società o una LLC, dovrai seguire i seguenti passaggi:

• Nominare un agente registrato che deve essere presente a un indirizzo fisico (non una casella postale) ed essere in grado di firmare e ricevere avvisi legali, mandati statali, pignoramenti salariali e documenti fiscali durante orari lavorativi specifici. Gli agenti registrati devono essere costantemente accessibili. Una mancata consegna potrebbe mettere a repentaglio la buona reputazione della tua azienda nei confronti dello stato o consentire a un'azione legale contro di te a tua insaputa.
• Ottieni il numero di identificazione del tuo datore di lavoro per aprire un conto bancario. Il numero di identificazione del tuo datore di lavoro, o EIN, è come un numero di previdenza sociale per la tua attività. Questo numero di nove cifre è necessario per aprire un conto bancario aziendale e deve essere presente su tutte le dichiarazioni fiscali per tutta la vita della tua attività.

Insieme all'assicurazione, all'acquisto o al noleggio di attrezzature e ad altri documenti e registrazioni richiesti, l'intero processo potrebbe richiedere del tempo e dovresti essere pronto per questo.

4. Acquista o noleggia l'attrezzatura giusta

L'attrezzatura adeguata e il veicolo giusto per il lavoro possono essere il momento di fare o rompere, una volta che hai iniziato a gestire la tua attività di autotrasporti.

Quando si seleziona l'attrezzatura per avviare un'azienda di autotrasporti, considerare i seguenti elementi:

• Il veicolo può soddisfare le esigenze del tuo carico? Ad esempio, se stai trasportando oggetti deperibili, potresti prendere in considerazione uno scomparto refrigerato.
• L'acquisto o il noleggio di attrezzature è un'opzione migliore per la tua nuova attività?
• Puoi e dovresti cercare un finanziamento aziendale per questo?

Puoi stabilire un piano di copertura assicurativa prima di acquistare effettivamente i camion e l'attrezzatura, ma almeno è importante conoscere il tipo di attrezzatura che desideri per calcolare in anticipo tutti i costi associati.

5. Eseguire un efficiente back office

Avviare un'impresa di autotrasporti va ben oltre l'essere pronti a trasportare carichi.

Avere un back office efficiente è essenziale per costruire operazioni commerciali di autotrasporti ben organizzate, che funzionano come una macchina ben oliata che continua a muoversi, guadagna bene e conquista clienti a lungo termine. Diventa critico quando inizi ad assumere i conducenti che devi inviare in tempo reale. È qui che gestire le operazioni quotidiane di un'azienda di autotrasporti può diventare piuttosto impegnativo man mano che cresci.

Puoi esternalizzare il tuo back office a spedizionieri e broker, ma può diventare costoso e dovresti selezionarli molto meticolosamente perché un spedizioniere può creare o distruggere la tua attività di autotrasporti.

In alternativa, puoi farlo da solo almeno all'inizio e gestire la tua azienda di autotrasporti, letteralmente fuori dalla cabina del tuo camion.

Solo pochi anni fa, per farlo, era necessario disporre di un laptop, di un router Internet portatile o dell'accesso alla connessione Internet Wi-Fi e di una stampante. Avevi anche bisogno di un complesso sistema di contabilità installato sul tuo computer per gestire la tua attività.

Per fortuna, quei giorni sono passati da tempo e oggi non hai bisogno di molto di più del tuo smartphone e di un semplice software di gestione della flotta e di localizzazione GPS o di un'app mobile per la spedizione di autocarri.

Fortunatamente, ci sono soluzioni come Connecteam che sono all-in-one e combinano tutte queste funzionalità in un'unica app di gestione dei dipendenti mobile first.

Connecteam è un'app leader per la gestione delle piccole imprese che aiuta centinaia di proprietari di piccole imprese a risparmiare tempo e denaro sulle operazioni quotidiane, a semplificare la comunicazione con i compagni di squadra, i fornitori e i partner, il tutto tenendo il polso al polso e supervisionando l'intera performance aziendale, da un'app di gestione aziendale all-in-one.

Tutto ciò di cui hai bisogno per gestire in modo efficace le operazioni della tua azienda di autotrasporti fin dall'inizio e sviluppare la tua attività, sotto lo stesso tetto.

• Spedizioni e pianificazioni rapide e semplici per assegnare percorsi e pianificare consegne, fornire informazioni rilevanti come ora, indirizzo e istruzioni speciali. Invia notifiche e promemoria, ricevi notifiche quando i conducenti riconoscono o rifiutano un turno, effettuano il check-in in ritardo o quando completano le loro attività.
• Il monitoraggio dell'ora mobile basato su GPS con monitoraggio accurato dell'ora consente ai tuoi dipendenti di entrare e uscire direttamente dal proprio smartphone. Ogni volta che un dipendente entra ed esce, in un luogo designato, vengono contrassegnati un timestamp in tempo reale e una posizione GPS.
• Esporta facilmente i fogli presenze con il clic del pulsante e invia all'integrazione di Connecteam con Quickbooks Online e Gusto per un libro paga accurato al 100%.
• Rapporti in tempo reale dal campo per semplificare i rapporti dal campo all'ufficio con rapporti digitali in tempo reale da inviare in movimento, come richieste di riparazione di autocarri, ispezioni di veicoli e altro ancora.
• Efficiente strumento di comunicazione del team per comunicazioni logistiche e operative, aggiornamenti importanti, annunci, chat di gruppo e private in tempo reale con notifiche push e altro ancora.
• Semplice gestione delle attività per allocare attività una tantum ai tuoi team deskless e includere promemoria integrati per l'esecuzione del tuo team e ricevere automaticamente aggiornamenti in tempo reale al completamento delle attività. Esempi di attività una tantum includono il rinnovo della licenza e l'ispezione annuale del veicolo.
• Conformità e protocolli di sicurezza tramite moduli "leggi e firma" e accesso istantaneo a informazioni e risorse importanti sulla sicurezza, come protocolli di sicurezza, formazione continua sulla sicurezza e report sulla sicurezza in tempo reale.
• Formazione a distanza senza sforzo per i nuovi assunti a bordo dei tuoi autisti in modo rapido ed efficiente, aggiornali e crea un'esperienza di inserimento strutturata con lettura e firma di moduli, quiz, video, PDF e altro ancora.

6. Cerca attivamente carichi e ordini

Quando avvii un'impresa di autotrasporti, dovrai trovare carichi e merci da trasportare. Se sei nuovo nel settore degli autotrasporti, i pannelli di carico online possono aiutarti a trovare merci in modo da poter iniziare a trasportare. Puoi provare le schede di caricamento gratuite, come NextLOAD.com, o pagare un abbonamento mensile per altre.

Un'altra opzione per avviare un'attività di autotrasporti sarebbe quella di avviare reti e costruire relazioni con potenziali clienti attraverso attività di marketing e networking. Contatta direttamente gli spedizionieri locali e incontra potenziali clienti dove fanno affari.

Una volta che hai una solida base di clienti, puoi costruire su quelle relazioni. In alcuni casi, puoi iniziare a trasportare direttamente per i tuoi clienti e stabilire le tue corsie che creano un reddito regolare e stabile.

7. Garantire la conformità alle normative e ai protocolli di sicurezza

Gestire un'attività di autotrasporti significa stare al passo con i requisiti di archiviazione sensibili al tempo, che vanno dalle dichiarazioni dei redditi trimestrali dell'IFTA ai rinnovi pluriennali per i CDL.

I camionisti devono affrontare diverse normative di conformità da parte delle autorità federali, statali e locali: dalle emissioni di rumore, alle tasse di registrazione e assicurazione, ricevute e bollette e molto altro. Inoltre, ci sono anche problemi ambientali come anti-minimo, gas serra e altre normative sulla riduzione delle emissioni imposte a livello statale e locale. I costi di conformità stanno facilmente superando i loro vantaggi, questa è una grande sfida affrontata dai proprietari di piccole imprese di autocarri.

Rispettare le leggi federali in modo che i conducenti non facciano gli straordinari o si esauriscano è un must per i dipartimenti delle risorse umane, ma a volte è più facile a dirsi che a farsi.

Il Dipartimento dei trasporti degli Stati Uniti afferma chiaramente che i conducenti devono riposare per 30 minuti durante un turno di otto ore e limitare il tempo di guida a 11 ore al giorno con un limite di 14 ore: questo porta il totale settimanale a 80. Tuttavia, afferma che i conducenti possono lavorare più di 70 ore se hanno riposato per almeno 34 ore di seguito.

Nell'agosto del 2019, la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA), sotto il dipartimento dei trasporti degli Stati Uniti, ha annunciato modifiche alle sue regole sugli orari di servizio che aumenteranno notevolmente la flessibilità dei conducenti di camion mentre sono in servizio. E questo è passato molto tempo per molti camionisti.

Leggi ora le ultime leggi sugli autotrasporti che sono entrate in vigore nel 2019.

Per garantire la conformità, molte società di logistica utilizzano un orologio mobile per tenere traccia delle pause e del tempo di guida. In effetti, le società di logistica che si affidano a Connecteam si affidano a un monitoraggio del tempo accurato basato su dispositivi mobili e GPS, in modo che i loro dipendenti possano entrare e uscire direttamente dal proprio smartphone. Ogni volta che i dipendenti entrano ed escono, vengono contrassegnati un timestamp in tempo reale e la posizione GPS.

8. Tieni traccia delle tue entrate e spese

Quando ti chiedi come gestire un'azienda di autotrasporti di successo, non dimenticare che come imprenditore dovresti sempre occuparti dei soldi prima. Un fattore chiave nella gestione di un'attività di autotrasporti è avere un modo solido e trasparente per tenere traccia delle entrate e delle spese.

Per quanto riguarda le aziende di trasporto, questo è particolarmente importante in termini di logistica, perché i pagamenti vengono spesso ricevuti settimane o mesi dopo la consegna e può essere difficile tenere traccia delle spese mentre sei in viaggio.

Per evitare gli ostacoli comuni all'avvio, tieni a mente le seguenti best practice:

• Iscriviti al software di contabilità o assumi un contabile. Un software di contabilità online come Xero può aiutarti a tenere traccia delle tue entrate e spese anche quando sei lontano da casa. Possono anche aiutarti a trovare un contabile o un contabile che ti aiuti a tenerti in carreggiata.
• Scopri quando e come verrai pagato per le consegne. I contratti di spedizione spesso prevedono il pagamento da 30 a 90 giorni dopo la consegna. Tali ritardi possono essere gestiti, ma solo se ne sei a conoscenza in anticipo.
• Mantenere un registro completo delle spese aziendali. Conserva un file di fatture, ricevute e moduli di controllo in modo da poter provare le tue spese se necessario.
• Tieni separate le tue finanze personali e aziendali. Mantenere conti bancari separati per uso aziendale e personale.

Gestire un'azienda di autocarri di successo implica anche che devi garantire un flusso di cassa regolare nella fase iniziale della tua attività. La tua azienda di autotrasporti impiegherà molti mesi prima che inizi a guadagnare regolarmente. Non dimenticare che i clienti impiegano generalmente dai due ai tre mesi per effettuare il pagamento finale e liquidare tutte le quote.

Quindi, nonostante ottenga i clienti e fornisca i tuoi servizi, potresti ricevere i pagamenti dopo che sono trascorsi molti mesi. Ciò significa che devi avere abbastanza contanti a portata di mano per far fronte alle spese quotidiane della tua azienda e per pagare gli stipendi del tuo personale. Avrai bisogno di contanti per far fronte a spese come riparazioni e carburante. Puoi ottenere fondi immediati per avere capitale circolante da una società di factoring. Molte di queste aziende offrono capitale circolante alle piccole imprese.

9. Assumi i migliori driver e mantienili

Uno degli elementi più importanti per avviare un'azienda di autotrasporti è pensare a come e dove puoi assumere i migliori conducenti e assicurarti che rimangano.

Le aziende di autotrasporto di maggior successo offrono alcuni degli stessi vantaggi ai propri conducenti, come ad esempio:

• Bonus per i conducenti senza incidenti
• Bonus di riconoscimento per l'iscrizione e il soggiorno
• Assicurazione sanitaria
• Programmazione flessibile
• Carte regalo (ristoranti, negozi, ecc.)
• Biglietti per feste, compleanni o anniversari
• Eventi di apprezzamento del conducente

L'elenco sopra è un buon esempio da considerare quando si avvia un'azienda di autotrasporti, in quanto può aiutare a ridurre i tassi di rotazione. Se sei interessato a più idee per vantaggi e vantaggi per i dipendenti moderni, dai un'occhiata a questo articolo.

10. Segui le tendenze del settore degli autotrasporti e le previsioni del futuro

Se stai ancora sognando di gestire un'azienda di autotrasporti e ti stai chiedendo come avviare un'azienda di autotrasporti, questo video fa per te.

Goditi la panoramica e le aspettative dell'attività di autotrasporti a caldo da un esperto del settore e assicurati di rimanere aggiornato con le ultime tendenze del settore dei trasporti su strada.

Conclusione su come avviare un'azienda di autotrasporti

L'industria degli autotrasporti è una delle colonne portanti, che tiene le economie degli Stati Uniti e dell'Europa. È il più grande mezzo di trasporto per materiali e fonti sulla terraferma, quindi è naturale che questo settore non sia mai fuori domanda.

Avere una grande flotta di veicoli e la squadra migliore è metà della battaglia, l'altra è avere efficienti operazioni di back-office per tenere tutto sotto controllo.

Connecteam è un software di gestione dei servizi sul campo utilizzato da molte piccole imprese per evitare problemi di comunicazione, ritardi ed errori, semplificare le operazioni quotidiane e semplificare le comunicazioni. Consente ai proprietari e ai manager di piccole imprese di non utilizzare carta, automatizzare le procedure quotidiane, creare processi chiari, popolare istantaneamente aggiornamenti importanti, migliorare la conformità, standardizzare la comunicazione operativa e, tutto sommato, far progredire l'azienda con questo straordinario set di funzionalità.