Comunicazioni unificate: la guida definitiva super divertente

Chiudi gli occhi. Davvero, fallo e basta. Ora, immagina un mondo in cui i messaggi di posta vocale dei clienti apparissero automaticamente nella tua app di chat come messaggi, quindi analizzati automaticamente e convertiti in un'attività sotto l'account del cliente nel tuo CRM. Quindi, invece di assegnare l'attività e creare flussi di lavoro per il tuo team, i membri del team interessati ricevono una notifica automatica che gli è stata assegnata un'attività.

È più probabile che vedremo la pace nel mondo nel corso della nostra vita, giusto?! Ora, apri gli occhi. Controllo della realtà, le comunicazioni unificate (UC) sono qui e, sebbene una giornata lavorativa come quella sopra descritta non sia ancora la realtà per il 99,9% delle aziende, lo sarà molto presto. Ma, fino ad allora, cosa possono offrire oggi le soluzioni di Unified Communications alla mia azienda?

Innanzitutto, cosa sono le comunicazioni unificate?

Gartner definisce i prodotti per le comunicazioni unificate (UC) (apparecchiature, software e servizi) come:

Quelli che facilitano l'uso interattivo di più metodi di comunicazione aziendale. Ciò può includere il controllo, la gestione e l'integrazione di questi metodi. I prodotti UC integrano canali di comunicazione (media), reti e sistemi, nonché applicazioni aziendali IT e, in alcuni casi, applicazioni e dispositivi consumer.

A volte chiamate UCC (comunicazioni unificate e collaborazione), queste soluzioni mirano a consolidare la comunicazione aziendale sia sincrona (come chiamate vocali e videoconferenze) che asincrona (come e-mail e messaggi di testo), e fornire strumenti di collaborazione per snellire i processi. Con una soluzione UC ben integrata, le informazioni possono fluire tra dispositivi, sedi, applicazioni aziendali e (ovviamente) persone, in modo più rapido ed efficace. Abbastanza semplice finora giusto ?! Andiamo più a fondo.

Cosa possono fare le comunicazioni unificate per ME

Una migliore comunicazione significa maggiore produttività, soddisfazione dei lavoratori e molto tempo e denaro risparmiati. In un recente sondaggio, il 93% dei dipendenti ha riferito che l'integrazione degli strumenti UC ha aumentato la produttività. Inoltre, il 97% ha notato una migliore collaborazione, l'88% ha riconosciuto una risoluzione dei problemi più rapida e l'81% ha riportato un processo decisionale più rapido .

Migliorare l'efficienza e la produttività, ridurre i costi, fornire un servizio clienti migliore, meno amministrazione e abilitare una forza lavoro mobile: questi sono solo ALCUNI dei vantaggi delle comunicazioni unificate, ma suonano come vantaggi da perseguire. Sembra che le comunicazioni unificate possano ottenere tutti i tuoi servizi di comunicazione aziendale da un unico provider e impostarli in modo che funzionino senza problemi. Sembra musica per le nostre orecchie!

Ma in che modo le soluzioni UC aumentano la produttività dei dipendenti e l'efficienza dei costi?

Attraverso una maggiore mobilità , una migliore collaborazioneeottimizzazione.

1. Prima il cellulare

Le aziende e i dipendenti di oggi sono mobili e richiedono soluzioni mobili. Con il 98% degli utenti che lavorano in remoto o in collaborazione, l'iper-disponibilità dei dipendenti (in ufficio e al di fuori di esso) è importante tanto quanto la disponibilità cross-channel delle risorse e delle applicazioni informative aziendali.

Le comunicazioni unificate tengono conto di entrambi, risparmiando denaro e migliorando la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. Ci sono 10 vantaggi innati nella mobilità sul posto di lavoro: portabilità, disponibilità, accessibilità, dati in tempo reale, esperienza utente migliorata, proprietà del dispositivo personale/Bring Your Own Device (BYOD) e contenuti visivi (fotocamera integrata) .

Le comunicazioni unificate non solo contribuiscono alla produttività e all'economicità della tua forza lavoro attuale, ma ti consentono di attingere a pool di talenti remoti, coinvolgere dipendenti e fornitori contingenti e altro ancora. Tutto ciò di cui hanno bisogno è una connessione Internet e preferibilmente uno smartphone. E chi non ne ha uno al giorno d'oggi?

Circa l'80% della forza lavoro globale, circa 3 miliardi di lavoratori, svolge quotidianamente lavoro fisico o senza scrivania. E questi lavoratori di solito portano il cellulare al lavoro. Ciò crea un'opportunità unica per semplificare le comunicazioni utilizzando le app dei dipendenti come parte di una soluzione UC.

I dispositivi portatili, in grado di eseguire Skype, FaceTime o la soluzione UC scelta dalla tua azienda, rappresentano un'alternativa economica e facile da usare ai tradizionali telefoni fissi e ad altre infrastrutture e apparecchiature costose e antiquate (qualcuno dice fax?!). Tutto è raggruppato insieme in modo che tu e i tuoi dipendenti non dobbiate fare affidamento su una dozzina di strumenti per svolgere il lavoro di uno solo.

Sia le aziende che le piccole imprese ne vedono il potenziale e stanno rapidamente adottando strategie BYOD per sfruttare al meglio l'opportunità. E i dipendenti? Lo adoro! Il 60% dei dipendenti afferma che la tecnologia mobile li rende più produttivi! Altri quattro su dieci (40%) riconoscono che fa aumentare la loro creatività. Fondamentalmente, non sei l'unico ad annotare idee geniali sul tuo cellulare mentre sei seduto sul trono di porcellana.

2. Nazione di collaborazione

Ti abbiamo fornito molte statistiche ma non abbiamo ancora finito. Il miglioramento della collaborazione tra i dipendenti è uno dei principali driver di business per il 62% delle aziende americane, motivo per cui alcuni si riferiscono alle UC come soluzioni di comunicazione e collaborazione unificate (UCC).

La comunicazione delle informazioni è ovviamente una necessità aziendale. Ma è solo il primo passo del processo. Ad esempio, se stai cenando e il tuo pasto è insipido, non è probabile che comunichi solo il problema: "Questo pasto è insipido". Invece, comunicherai il problema, la soluzione e assegnerai un compito: “Questo pasto è insipido. Stacie, puoi passarmi il sale, per favore”. Ed è così che funzionano gli strumenti di collaborazione: offrono problemi con soluzioni e poi li scompongono in soluzioni più piccole con obiettivi tracciabili.

L'introduzione di strumenti di collaborazione come parte della tua strategia UC non è solo sensata, ma fa anche risparmiare tempo e, ancora una volta, ti fa risparmiare l'acquisto di apparecchiature non necessarie. Uno schermo condiviso in una videoconferenza online è più economico ed efficace di una sala riunioni con proiettore. Inoltre, una videoconferenza è molto più facile da programmare ed eseguire rispetto a una riunione faccia a faccia, soprattutto quando molti dei tuoi dipendenti sono remoti o senza scrivania.

L'invio di e-mail, le telefonate e la pubblicazione di informazioni nelle bacheche sono metodi obsoleti per raggiungere i tuoi dipendenti senza scrivania, diamine, tutti i tuoi dipendenti. Il mercato è già lì per farti andare oltre e raggiungere ogni singolo dipendente, quindi apri gli occhi e trova la soluzione giusta per te, la tua azienda e i tuoi dipendenti.

3. Influenzare l'efficacia

Le comunicazioni unificate riguardano, fondamentalmente, comunicazioni umane efficaci. Tuttavia, molte attività possono essere scaricate sulle macchine attraverso l'automazione o rese più facili da lavorare attraverso l'elaborazione digitale.

Ad esempio, invece di cercare di contattare qualcuno nella tua azienda, incerto su quando potrebbe rispondere, la tua soluzione UC preferita potrebbe offrire una funzione di presenza, così puoi vedere se la persona che stai cercando è disponibile per le chiamate, o comunque impegnato. La metà delle aziende che utilizzano una funzione di presenza ha segnalato "meno messaggi ripetuti" o "tag telefonico", con molti dipendenti che risparmiano fino a tre ore alla settimana o 150 ore all'anno .

Ricordi i fax? E quanto è stato fastidioso riceverli in formato cartaceo piuttosto che come file su un server o e-mail? Ricordi di dover digitare il contenuto del fax nel computer? Questo rituale inefficace e arcaico è stato reso obsoleto con UC e la foresta pluviale ti ringrazia per questo.

Questa è solo la punta dell'iceberg. Ci sono infiniti esempi di usi brillanti delle comunicazioni unificate, interconnettendo i canali dei social media con canali non digitali e consentendo un processo decisionale più rapido, un lavoro più intelligente e molto tempo risparmiato.

Ma con troppe opzioni, funzionalità e applicazioni, arrivano le sfide.

Le sfide della comunicazione unificata per le piccole imprese

Le piattaforme di comunicazioni unificate hanno molto da offrire. Tradizionalmente, le piattaforme UC sono state realizzate per grandi organizzazioni complesse e lente. ovvero imprese. Queste UC sviluppate erano altrettanto complicate e contorte. Richiedevano ai team in loco la gestione, i server locali da eseguire e un investimento monetario significativo in hardware, software e supporto.

La tecnologia cloud ha cambiato tutto questo e ha reso UC un senso per le piccole imprese e persino per le imprese locali. Man mano che le UC si evolvono per soddisfare le esigenze delle PMI, i responsabili IT e gli imprenditori sono spesso quelli che soffrono dei loro problemi di crescita.

Alcune delle sfide che le PMI devono affrontare oggi quando scelgono e implementano una soluzione UC sono quelle che si potrebbero definire problemi "preesistenti" che sono rimasti impressi nel mercato dai tempi in cui si rivolgeva solo a grandi organizzazioni e imprese. Altri sono unici per il segmento delle PMI e spesso possono essere ignorati quando si sceglie una mentalità "aziendale" per implementare una soluzione per le PMI.

Quindi cosa può potenzialmente frapporsi tra te e il paradiso della comunicazione unificata?

1. Costi elevati : secondo un sondaggio di Jabra [PDF], il 73% delle aziende con più di 5.000 dipendenti ha indicato i costi come un ostacolo all'implementazione delle UC .Anche se le soluzioni stesse potrebbero non avere un prezzo molto alto, l'hardware, il supporto e il personale necessari per eseguire i sistemi possono davvero sommarsi. Per non parlare del costo della formazione, che risente in gran parte dell'interfaccia utente offerta dalla soluzione.
2. Bad UX (user experience) – Il 71% dei dipendenti intervistati utilizza solo alcuni degli strumenti di comunicazione che i loro datori di lavoro mettono a loro disposizione.Alla domanda sul perché, oltre un terzo ha ammesso semplicemente di non sapere come utilizzare alcuni degli strumenti offerti dalla piattaforma UC nella propria organizzazione. Certo, puoi spendere un sacco di soldi per formare i tuoi dipendenti su tutte le fantastiche funzionalità della tua soluzione UC, ma senza un'interfaccia facile da usare non sviluppatore di software (leggi normale) le persone useranno effettivamente e osiamo dire che l'amore è denaro svuotato giù per la toilette del software .
3. Resistenza dei dipendenti : alla gente non piace il cambiamento.Adattarsi a nuovi strumenti di comunicazione e sviluppare nuove abitudini è già abbastanza difficile, ma le persone portano le loro ansie a lavorare con loro. Alcuni odiano "annunciare" la loro disponibilità ai colleghi. Altri diventano decisamente paranoici, pensando che i loro capi li stiano spiando attraverso i loro telefoni e computer . Quindi è importante includerli nel processo di valutazione e selezione , ma anche in questo caso il successo non è garantito.
4. Problemi di interoperabilità : i vecchi sistemi legacy non funzionano bene con le nuove soluzioni UC.Quindi a volte invece di rendere le cose più efficaci, finiscono per peggiorare le cose. Un altro problema da considerare sono i limiti di larghezza di banda. Un sistema UC utilizzato da tutti i dipendenti dell'ufficio può mettere a dura prova la rete locale ed è spesso difficile prevedere i requisiti di larghezza di banda durante l'impostazione di una soluzione UC.

Comunicazioni unificate per le PMI oggi (e domani)

Le comunicazioni unificate non sono più un gioco solo per i pezzi grossi. Le comunicazioni unificate come servizio (UCaaS) e i fornitori basati su cloud offrono ora soluzioni a prezzi competitivi per aziende di tutte le dimensioni.

Non mancano nemmeno le richieste: “la maggior parte delle piccole imprese (86%) sta considerando l'utilizzo di sistemi di Unified Communications (UC) basati su cloud come una possibile soluzione alle proprie esigenze di comunicazione, sostituendo le loro controparti più tradizionali basate su locali” [PDF].

Non c'è dubbio che l'implementazione rapida ed economica dei servizi cloud rimane il driver principale per l'adozione delle comunicazioni unificate nelle piccole e medie imprese. Ma c'è ancora molta strada da fare prima che il paradiso della comunicazione unificata che immaginiamo sia una realtà. I problemi di compatibilità e interoperabilità vengono lentamente ma inesorabilmente superati con il consolidamento dei fornitori e le opzioni di integrazione delle API.

Inoltre, le aziende ei fornitori stanno cominciando a capire che la parte più importante dell'implementazione di una soluzione UC è garantire che sia veramente vantaggiosa per l'azienda . E questo può essere raggiunto solo attraverso un'attenta valutazione delle esigenze aziendali, il coinvolgimento dei dipendenti nell'implementazione e migliori interfacce utente.

Il futuro delle comunicazioni unificate per le PMI è luminoso e, anche se ci sono ancora sfide, è chiaro che per la maggior parte delle aziende si tratta di una decisione saggia.

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