Unificazione: una potente soluzione software all-in-one da un unico fornitore

Anche le piccole e medie imprese conducono affari a livello globale, il che richiede alti livelli di comunicazione e visibilità tra le business unit. Quando una mano non sa cosa sta facendo l'altra, una piccola impresa non può crescere. Pertanto, la maggior parte delle piccole imprese moderne trarrà vantaggio da applicazioni CRM minime, monitoraggio dei dati, comunicazione e calendario che lavorano in sincronia per mantenere tutti allineati e in attività.

Sebbene ogni programma possa funzionare da solo, è nella loro collaborazione che risiede la vera produttività. Lo sforzo per riconciliare le informazioni tra le app è significativo e soggetto a errori umani (spesso è richiesto l'inserimento manuale dei dati) e i sistemi messi insieme o disgiunti creano silo. Solo quando le soluzioni sono unificate e gli strumenti sono nativamente integrati tra loro, le aziende possono beneficiare di servizi tra applicazioni come automazione, AI/ML e ricerca completa, che servono tutti a risparmiare tempo ed energia alle aziende.

C'è più di un modo per unire programmi disparati in un ecosistema aziendale e non tutti sono creati uguali. Credo che il concetto di "unificazione" renda i numeri più forti in termini di tasso di adozione interna, acquisizioni di clienti e ROI. Le piattaforme idonee, tra cui Zoho One, offrono dozzine di app dalle quali i clienti possono personalizzare la suite software più adatta alle proprie esigenze aziendali.

Continua a leggere per saperne di più sull'unificazione, i suoi vantaggi e come sbloccarne il potenziale:

Il problema dell'integrazione

Il software aziendale ha lo scopo di risolvere i problemi, non di crearne di nuovi, e le aziende in genere cercano di ottenere il massimo dalla loro tecnologia assemblando una suite di applicazioni ad hoc, che aggiunge inutili sfide di implementazione, in particolare per le piccole imprese prive di supporto IT.

Questa pratica è in realtà abbastanza comune nella tecnologia, dove è nota come integrazione tramite API o capacità di sistemi di diversi fornitori di comunicare tra loro. Forse un'app di calendario consente agli utenti di partecipare alle videochiamate su una piattaforma separata, oppure il software di fatturazione acquisisce i pagamenti utilizzando un processo di transazione sicuro sviluppato da un concorrente. I clienti gravitano verso l'integrazione perché spesso consente loro di costruire un sistema interno più reattivo e comunicativo senza cambiare alcun fornitore.

Il problema principale con l'integrazione è che non ci sono garanzie che i programmi funzionino sempre così bene l'uno con l'altro. Spesso, un grande fornitore è più incentivato a incoraggiare la migrazione alle proprie piattaforme piuttosto che ad aggiornare continuamente la capacità di includere i concorrenti nel proprio ecosistema.

Quando questi diversi pezzi di software riescono a essere coerenti, l'esperienza può essere piuttosto irregolare. I problemi vanno da problemi semplici come diversi tipi di file proprietari fino alla mancanza di responsabilità quando si verificano violazioni della sicurezza.

Che aspetto ha l'unificazione

A prima vista, l'unificazione assomiglia all'integrazione in ciò che consente: app disparate unite insieme per supportare tutte le operazioni aziendali. Tuttavia, nell'unificazione, l'ecosistema digitale è composto da app che provengono tutte dallo stesso fornitore, come lo sarebbero su Zoho One. Il concetto produce una piattaforma all-in-one piuttosto che una che deve impegnarsi un po' per sincronizzare tutto.

Nella migliore delle ipotesi, l'unificazione appare senza soluzione di continuità. Immagina di scansionare una fattura utilizzando un telefono cellulare, inviare il file al software di fatturazione che esegue il ping del cliente ed elabora il pagamento, aggiornando automaticamente le note del cliente all'interno di un CRM e raccogliendo dati utilizzabili in ogni fase del processo. Sebbene questo flusso di lavoro sia possibile in una varietà di sistemi, uno unificato garantisce che nessuna informazione venga persa durante la traduzione né che un pezzo del puzzle diventi obsoleto.

I sistemi unificati vengono adottati più rapidamente dai dipendenti rispetto a quelli integrati. Per prima cosa, l'interfaccia utente/UX in tutte le app unificate è per lo più la stessa, sia perché sono tutte realizzate dallo stesso fornitore sia, dal punto di vista del marchio, è nel loro interesse mantenere un'interfaccia coerente. Gli elementi di un sistema unificato spesso interagiscono tra loro dall'interno delle app stesse, risparmiando tempo ai dipendenti dalla ricerca di ciò di cui hanno bisogno. Ad esempio, Zoho Workspace, un componente fondamentale di Zoho One, funziona come dashboard personalizzato e fornisce visibilità sul funzionamento dei suoi colleghi.

Inoltre, i sistemi unificati vantano misure di sicurezza di gran lunga superiori a quelle che potrebbero essere assemblate tra i concorrenti e gli aggiornamenti software possono essere inviati a tutte le app contemporaneamente.

Cosa consente l'unificazione

Oltre ai vantaggi più generali dell'unificazione, come la tranquillità e l'empowerment dei dipendenti, la composizione di piattaforme unificate consente immediatamente ai team di ridurre i processi di lavoro ridondanti e aumentare la comunicazione a livello di organizzazione.

In particolare, ecco alcuni vantaggi evidenti:

• Raccolta e analisi automatica dei dati: i sistemi integrati sono composti da singoli elementi che vengono costantemente alimentati con dati, ma spesso i dati rimangono in silos e sono utilizzabili solo da un unico fornitore. L'unificazione corregge questa comunicazione insufficiente offrendo piena visibilità tra le app; i dati possono quindi essere raccolti e analizzati da qualsiasi dipendente dell'organizzazione. In effetti, alcune piattaforme, come Zoho One, utilizzano l'intelligenza artificiale per ordinare automaticamente i processi e presentare i dati come visualizzazioni condivisibili.

• Bundle personalizzato: i clienti non sono tenuti a registrarsi per ogni singola app all'interno di un sistema unificato: le aziende in crescita non possono anticipare ogni loro iniziativa futura. Spesso i fornitori costruiscono modelli di prezzo personalizzati che includono le funzionalità di cui un'azienda ha bisogno e la flessibilità di aggiungere o sottrarre secondo necessità nel tempo. Questo processo sembra relativamente indolore rispetto alla seccatura di rintracciare un fornitore completamente nuovo per migliorare un sistema integrato.

• Swift Error Correction: gli utenti possono aspettarsi che persistano meno errori anche con l'unificazione. Quando i fornitori hanno visibilità su ogni aspetto delle esperienze CX/UX dei loro clienti, possono risolvere rapidamente i problemi e distribuire correzioni di bug nell'intero ecosistema. In alcuni casi, le aziende che praticano l'unificazione possono anticipare i problemi prima che si presentino: conoscono ogni idiosincrasia delle loro app.

Un futuro unitario del lavoro

I fornitori di tecnologia stanno praticando la diversificazione ormai da tempo, il che significa che stanno aggiungendo alla loro linea di prodotti e ampliando le offerte attuali per mettere a prova la loro attività contro una recessione o un cambiamento sismico nel settore. Presto, queste aziende saranno in grado di far evolvere naturalmente le relazioni con i loro clienti, garantendo al contempo una funzionalità completa e senza attriti. I concorrenti non salteranno per aumentare il livello di integrazione dei loro prodotti se stanno creando le proprie app, quindi è il momento di abbandonare un sistema integrato per uno unificato.