È possibile utilizzare un conto bancario aziendale per uso personale?

Un lettore chiede:

Recentemente sono stato assunto come contabile per una piccola azienda manifatturiera.Il mio capo, il proprietario,usa il conto bancario aziendale per uso personalee mi sta facendo impazzire!Preleva denaro con una carta di debito per spese personali.

La scorsa settimana sua moglie ha acquistato un televisore a grande schermo per la loro casa utilizzando un assegno in bianco che ha firmato dal conto aziendale.Da un giorno all'altro non so mai quanti soldi avrà l'azienda.

Ho spiegato che è buona norma separare i fondi aziendali da quelli personali, ma mi dice che non importa poiché l'azienda è una LLC e lui è l'unico proprietario.Chi ha ragione?Il mio capo?O me?E cosa dovrei fare?

—Roxanne da New York

Perché non utilizzare un conto bancario aziendale per uso personale

1. Rende più difficile la gestione del flusso di cassa

Quando si mescolano fondi aziendali e personali, la situazione del flusso di cassa dell'azienda può diventare confusa e più difficile da prevedere.

Ad esempio, l'azienda potrebbe non disporre di fondi sufficienti quando arriva una fattura aziendale essenziale. Ciò potrebbe accadere perché il proprietario sceglie di pagare contemporaneamente le spese personali dal conto aziendale.

Alcuni imprenditori guardano semplicemente il loro saldo in banca, vedono una cifra positiva e pensano di poter spendere liberamente. Questa mentalità potrebbe portare rapidamente a una crisi del flusso di cassa, interrompendo la stabilità finanziaria dell'azienda.

2. Erode la tutela della responsabilità personale

Un proprietario di una società o di una società a responsabilità limitata (LLC) potrebbe essere ritenuto personalmente responsabile per debiti commerciali se mescolano fondi personali e aziendali.

Molti proprietari stabiliscono LLC o società proprio per limitare la loro responsabilità personale per debiti commerciali. Tuttavia, se il proprietario offusca i confini tra finanze personali e aziendali, questa protezione della responsabilità potrebbe essere compromessa.

In alcuni casi, i tribunali sono noti per "sfondare il velo aziendale", ritenendo il proprietario responsabile dei debiti commerciali.

Questo rischio è particolarmente elevato per le LLC e le società con un solo proprietario, i cui proprietari potrebbero ritenere che la separazione dei fondi non abbia importanza poiché sono l'unico proprietario.

Ciò potrebbe ritorcersi contro in modo significativo, soprattutto se l'attività chiude, lasciando dietro di sé un debito che un creditore non pagato potrebbe perseguire il proprietario per recuperare.

3. Sopravvaluta o sottovaluta le detrazioni fiscali

Per essere considerate detrazioni fiscali aziendali, le spese devono essere per scopi commerciali. Quando le fatture personali vengono pagate con un conto bancario aziendale, complica l'identificazione delle spese aziendali effettive.

Di conseguenza, potresti perdere detrazioni legittime. In alternativa, potresti erroneamente classificare le spese personali come legate all'attività, comportando sanzioni e una pesante fattura fiscale da parte dell'IRS se sei controllato.

La gravità di questo problema si intensifica quando gli imprenditori trascurano di mantenere aggiornati i propri registri finanziari.

Troppo spesso, i proprietari aspettano fino al momento delle tasse per classificare le spese. Quando arriva quel momento, i ricordi sono sbiaditi e i proprietari si ritrovano a setacciare pile di ricevute, faticando a distinguere tra spese aziendali e personali. Questo scenario è maturo per errori costosi.

4. Rende la contabilità inutilmente complessa

5. Porta ad obiezioni da parte di altri stakeholder

Avere una chiara distinzione tra finanze personali e aziendali è fondamentale per mantenere la trasparenza e la fiducia con le altre parti interessate.

Azionisti, investitori e partner commerciali possono rapidamente preoccuparsi se percepiscono che stai trattando l'attività come il tuo salvadanaio personale.

Tale comportamento può sollevare seri interrogativi sull'integrità della gestione finanziaria dell'azienda ed erodere la fiducia tra coloro che hanno investito nel suo successo.

Il fondatore di WeWork lo ha scoperto nel modo più duro. La società di alto livello, un tempo valutata 47 miliardi di dollari, ha presentato istanza di IPO nell'estate del 2019. Le rivelazioni del deposito hanno rivelato l'autonegoziazione del fondatore, compresi i prestiti personali che ha ottenuto dalla società a tassi inferiori a quelli di mercato.

In altre parole, il fondatore dirottava i fondi dell'azienda per scopi personali.

Il più grande investitore dell'azienda lo ha costretto a lasciare la carica di amministratore delegato. Alla fine, ha dovuto dimettersi dalla società che ha fondato!

WeWork è un esempio di alto profilo. Ricorda, tuttavia, anche in una piccola impresa senza piani per un'offerta pubblica iniziale, le parti interessate potrebbero intentare causa per appropriazione indebita di fondi, frode o violazione del dovere fiduciario.

Quindi, se ci sono altri proprietari o investitori, il pagamento delle spese personali da un conto aziendale alla fine ti raggiungerà.

6. Potrebbe negare parte del beneficio del Sottocapitolo S

I conti misti possono gettare una chiave inglese nel miglior piano fiscale del sottocapitolo S.

Un sottocapitolo S è un'elezione che fai con l'IRS per trattare le tasse come un pass-through ed evitare la doppia imposizione sia della società che del proprietario.

Un altro vantaggio di un sottocapitolo S è che può ridurre le tasse sul lavoro (tasse Medicare e Social Security) per il proprietario.

Ecco come funziona. Il proprietario diventa un dipendente dell'azienda. Fintanto che prende uno stipendio ragionevole, il proprietario non deve pagare le tasse sull'occupazione sulle distribuzioni aziendali oltre allo stipendio.

Tuttavia, se il proprietario accetta distribuzioni non salariali senza tenere traccia di quanto sta spendendo, potrebbe entrare in conflitto con l'IRS.

Come? Prendendo distribuzioni che superano di gran lunga il suo stipendio. La legge fiscale richiede che lo stipendio del proprietario non sia irragionevolmente basso rispetto alle distribuzioni degli utili.

Quello che può succedere è che il proprietario perda traccia di quanto sta prelevando dall'azienda per scopi personali. Questo è facile da fare quando si mescolano spese personali e aziendali e non si dispone di buoni controlli contabili.

Come afferma Nolo.com, "Se l'IRS conclude che un proprietario di una società S ha tentato di eludere le imposte sui salari mascherando lo stipendio dei dipendenti come distribuzioni aziendali, può ridefinire le distribuzioni come stipendio e richiedere il pagamento di tasse e sanzioni sul lavoro che possono includere l'imposta sui salari sanzioni fino al 100% più sanzioni per negligenza.

7. Rende più difficile guadagnare e crescere

Più un'azienda è disciplinata riguardo alle finanze, maggiore è la probabilità di successo. Se gestisci i conti bancari in modo disinvolto, la tua azienda può mancare di disciplina fiscale in altri modi. E questo ti pone davanti un inutile impedimento.

Eventuali rapporti finanziari possono mostrare un'immagine imprecisa dell'attività, poiché possono includere spese personali. Come diavolo puoi generare un utile conto profitti e perdite (P&L) senza dati puliti?

Per lo meno dovrai prima smettere di ripulire i tuoi dati. Questo ti priva della capacità di reporting in tempo reale.

Nel complesso, mescolando fondi personali e aziendali e non mantenendo la disciplina, diventa più difficile gestire l'attività verso profitti e successo.

Migliori pratiche per le spese aziendali e personali

È normale che le piccole imprese inizino con il proprietario che utilizza fondi personali per avviare l'impresa. Quindi, dal punto di vista del proprietario, potrebbe sembrare perfettamente accettabile continuare a mescolare finanze personali e aziendali.

Infatti, un sondaggio ha rivelato che il 27% degli imprenditori ha ammesso di utilizzare lo stesso account sia per scopi personali che aziendali.

Tuttavia, la commistione di fondi diventa problematica una volta che l'attività è in piena attività. Pertanto, per mantenere la chiarezza finanziaria ed evitare potenziali problemi, si consiglia di seguire queste otto migliori pratiche:

Conti bancari aziendali e personali separati

Un piccolo imprenditore dovrebbe sempre avere due conti correnti: un conto personale e un conto aziendale.

È molto più facile quando mantieni la tua attività e la tua vita personale separate e ben organizzate. Leggi di più dall'esperta fiscale Barbara Weltman sul motivo per cui è necessario separare le finanze aziendali.

Prendi uno stipendio

Un piccolo imprenditore dovrebbe stabilire uno stipendio costante per se stesso. Se la struttura aziendale è una società o un sottocapitolo S, il proprietario dovrebbe diventare un dipendente. Ciò crea un flusso di reddito regolare, rafforzando la separazione tra fondi aziendali e personali.

Per un unico proprietario, è utile stabilire un prelievo regolare o trasferire ogni due settimane su un conto personale.

Questo approccio strutturato impedisce l'immersione imprevedibile negli account aziendali per esigenze personali. Non solo promuove una buona disciplina fiscale, ma migliora anche la trasparenza finanziaria, due fattori cruciali per la crescita sostenibile e la longevità dell'azienda.

Prendere le distribuzioni di profitto in somme forfettarie

Molti proprietari individuali e proprietari di LLC spesso prendono distribuzioni di profitti oltre al loro stipendio. Questa pratica è del tutto accettabile e può fornire ulteriore flessibilità finanziaria.

Tuttavia, è fondamentale farlo in modo responsabile. I prelievi irregolari o il pagamento casuale di fatture personali da conti aziendali possono creare caos finanziario. Invece, le distribuzioni dovrebbero essere considerate come somme forfettarie pianificate, una o più volte all'anno.

Tali eventi pianificati possono essere integrati nella pianificazione fiscale e pensionistica e fanno parte della strategia di crescita dell'azienda.

Questo approccio aiuta a mantenere la chiarezza della salute finanziaria dell'azienda e garantisce che i fondi vengano utilizzati con saggezza e non sprecati in spese impulsive.

Usa carte di credito separate

Tieni buoni registri per le tasse

Mantieni aggiornati i tuoi documenti fiscali durante tutto l'anno. L'impatto della procrastinazione può essere costoso.

Una buona tenuta dei registri ti aiuta a stare fuori dai guai fiscali. Spesso non è una cattiva intenzione che mette i proprietari di piccole imprese in acqua calda con l'IRS e altre autorità fiscali. Piuttosto, una cattiva contabilità e la mancanza di documentazione causano problemi inutili. È un errore forzato.

Una cattiva tenuta dei registri può anche farti pagare di più in tasse.

Una buona pianificazione fiscale diventa difficile quando non si dispone di un quadro finanziario chiaro. Quindi è probabile che tu arrivi al momento delle tasse solo per scoprire che c'erano strategie che avresti potuto impiegare per ridurre le tasse.

Ma poiché non avevi buoni libri e la capacità di guardare avanti prima della fine dell'anno fiscale, ti sei perso.

Gestisci un budget

Negli affari hai maggiori probabilità di prosperare e avere successo se fissi degli obiettivi e un budget.

Ciò include l'impostazione di un budget per pagarti uno "stipendio".

Non limitarti a prelevare denaro dal tuo conto bancario alla spicciolata. Ti mancherà un quadro chiaro di quale sia il tasso di consumo delle spese mensili per l'azienda. La tua velocità di combustione dovrebbe essere impressa nel tuo cervello!

In qualità di proprietario, devi anche sapere quante vendite devi effettuare ogni mese per coprire il tuo tasso di combustione.

È molto più probabile che tu raggiunga i tuoi obiettivi se sai sempre ESATTAMENTE cosa serve per realizzare un profitto ogni mese. Insomma, devi sempre sapere:

• quanto la tua azienda ha bisogno di guadagnare, e
• quanto può spendere.

Assicurati di eseguire una dichiarazione mensile di profitti e perdite e altri rapporti finanziari. Ti aiutano a rimanere in pista.

Pagare sempre gli obblighi puntualmente

Pagare gli obblighi in tempo è fondamentale nella gestione aziendale. Trascurare di adempiere a queste responsabilità finanziarie può sollevare segnali d'allarme sull'uso personale dei fondi aziendali.

Tutto può sembrare a posto fino a quando l'azienda non inizia a mancare i pagamenti e quindi emette rapidamente una valanga. Quindi, è una regola empirica consolidata negli affari pagare tutti quelli che devi in ​​tempo.

Questa pratica responsabile aiuta a eludere molti problemi legali e favorisce la fiducia tra la tua azienda e i suoi partner o creditori. Inoltre, garantisce il regolare funzionamento della tua attività, prevenendo qualsiasi interruzione dovuta al mancato pagamento di servizi o forniture critici.

Rispetta gli altri stakeholder

Se la tua attività coinvolge investitori, partner, azionisti o membri di LLC, è della massima importanza gestire i fondi con la massima integrità. Ricorda che queste parti interessate hanno un legittimo interesse nel modo in cui vengono utilizzati i fondi aziendali.

Hanno bisogno di trasparenza e hanno il diritto di partecipare alle decisioni in materia finanziaria. Mantenendo separate le spese aziendali e personali e aderendo alle migliori pratiche, sostieni un approccio aziendale trasparente e responsabile.

Ciò non solo aumenta la fiducia degli stakeholder, ma previene anche la percezione di una condotta finanziaria inappropriata, rafforzando la reputazione della tua azienda.

In conclusione, utilizzare un conto aziendale per soddisfare esigenze finanziarie personali è una pratica poco saggia e pericolosa.

È un approccio che può minare la salute finanziaria e la stabilità dell'azienda e potenzialmente portare a ripercussioni legali.

Sii un imprenditore più intelligente. Abbraccia la disciplina finanziaria, mantieni confini chiari tra finanze personali e aziendali e aderisci alle migliori pratiche per gestire con successo la tua attività.

Ecco una tabella di confronto semplificata per riassumere i potenziali problemi con l'utilizzo di un conto bancario aziendale per uso personale e le migliori pratiche per evitarli:

Tutte le risposte alle domande dei lettori provengono dal comitato editoriale di Small Business Trends, con oltre 50 anni di esperienza commerciale combinata.Se desideri inviare una domanda,inviala qui.

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