Utilizzi WhatsApp per la comunicazione interna? 7 motivi per cui è ora di abbandonare l'app

Nell'ultimo decennio, molte organizzazioni in tutto il mondo si sono rivolte a WhatsApp come principale strumento di comunicazione interna.

• È facile da usare
• La maggior parte delle persone ha già scaricato l'app sul proprio telefono
• È una soluzione gratuita
• E nel complesso, è semplicemente conveniente

Questi motivi da soli hanno reso interessante per gli imprenditori utilizzare la soluzione come principale chat di lavoro.

Tuttavia, molti manager e dipendenti stanno sollevando preoccupazioni sulle difficoltà di utilizzo dell'app per scopi organizzativi. Ad esempio, un eccesso di informazioni irrilevanti e fonte di distrazione o arresti anomali del prodotto.

E con WhatsApp che ha annunciatonuove modifiche alla privacy entrate in vigore nel febbraio 2021,i suoi 2 miliardi di utenti, in particolare quelli che si affidano a WhatsApp per le comunicazioni aziendali, stanno cercando di passare a una soluzione migliore e più sicura.

Quali sono le nuove modifiche alle policy di WhatsApp?In breve, la raccolta dati di WhatsApp è stata il primo segnale di clamore e ora, nel 2021, stanno imponendo ai propri utenti termini di servizio totalmente nuovi che richiedono loro di condividere i propri dati con Facebook. (WhatsApp è stata acquisita da Facebook nel 2014).

C'erano già delle perplessità sulle impostazioni limitate della privacy di WhatsApp, infatti, "i dati [raccolti] dal National Vulnerability Database degli Stati Uniti, un archivio di falle del governo degli Stati Uniti, hanno rivelato 12 vulnerabilità nel 2019, sette delle quali sono state classificate come "critiche".

Zac Doffman di Forbes ha anche commentato: "Non si tratta di WhatsApp che condivide i tuoi dati generali con Facebook più di quanto non faccia già, si tratta di utilizzare i tuoi dati e il tuo coinvolgimento con la sua piattaforma per consentire lo shopping e altri servizi aziendali, per fornire una piattaforma in cui le aziende possono comunicare con te e venderti, il tutto a un prezzo che pagheranno a WhatsApp”.

Ora, con queste nuove vulnerabilità nel 2021 che hanno portato alla loro decisione di condividere i dati con Facebook, WhatsApp ha molto di cui rispondere.

Gli imprenditori riconoscono che queste nuove leggi sulla privacy di WhatsApp sono solo un catalizzatore per l'utilizzo di un software di comunicazione interna dedicato all'azienda che consente all'azienda di migliorare i processi di comunicazione.

Di conseguenza, molte aziende stanno passando all'app per la comunicazione con i dipendenti di Connecteam. È un innovativo strumento di comunicazione interna su misura per le esigenze dell'organizzazione che fornisce uno sportello unico per i dipendenti per comunicare tra loro e con l'azienda stessa, in modo professionale, sicuro, intelligente ed efficiente.

Migliaia di organizzazioni si affidano già a Connecteam per semplificare la comunicazione, migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, limitare le perdite di conoscenza e migliorare la produttività dei dipendenti.

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Fai ancora fatica a rinunciare allo strumento di comunicazione sul posto di lavoro?

Di seguito esaminiamo sette questioni che ti convinceranno ulteriormente a prendere in considerazione un'alternativa più efficiente per restare in contatto e interagire con i tuoi dipendenti.

Ogni manager ha affrontato questo scenario: inizi a lavorare con un nuovo dipendente o fornitore e devi mandargli un messaggio per trasmettere notizie e aggiornamenti chiave dell'azienda o semplicemente per interagire con loro. Ma affinché ciò accada, devi prima aggiungere il loro numero al tuo elenco di contatti privati : in caso contrario, non puoi inviargli messaggi su WhatsApp.È così che funziona l'app.

Certo, non devi salvare il loro numero ma riesci a ricordare chi sono tutti solo in base al loro numero di telefono?

Questo diventa un compito frustrante. Ogni volta che un nuovo dipendente o fornitore entra a far parte dell'azienda, devi aggiungere, modificare ed eliminare manualmente le informazioni di contatto.

E questo è solo l'inizio della gestione dei contatti di lavoro su WhatsApp.

• Se il nome del contatto non è preciso, perdi molto tempo a cercarne i dettagli
• Cosa succede se il fornitore è cambiato ma tu non lo sapevi e quindi hai informazioni obsolete? A chi ti rivolgi allora?
• Oppure hai iniziato a lavorare a un progetto con un gruppo di dipendenti, cosa fai quando il progetto è finito? Elimini l'intero gruppo? Questo porta solo alla cancellazione di tutte le informazioni in modo da non poter tornare indietro per fare riferimento alla comunicazione del progetto.

Quindi ciò a cui si riducono tutti questi esempi è un mal di testa totale e inutile.

Naturalmente, i nuovi dipendenti entrano a far parte dell'organizzazione, cambiano posizione o si licenziano. Di fronte a quello scenario, sei preparato per i seguenti scenari?

• C'è qualcuno incaricato di rimuovere il dipendente da tutti quei gruppi di chat che non sono più rilevanti per lui?
• Come gestisci un dipendente che è stato licenziato e quando è il momento di portarlo fuori dal gruppo?
• In che modo aiuti i nuovi dipendenti appena entrati a ottenere tutte le informazioni e gli aggiornamenti che hanno perso?
• Come puoi assicurarti che non abbiano accesso alle informazioni chiave dell'azienda che potrebbero usare contro di te?

Ecco alcune storie destinate a farti venire i brividi: un ex vicepresidente di una certa società di vendita al dettaglio ha iniziato a lavorare per la concorrenza, ma è rimasto nel testo del gruppo per molto tempo e ha continuato a ricevere informazioni cruciali non autorizzate. Sì, è successo davvero!

Oppure i dipendenti del reparto risorse umane di una grande azienda non hanno aggiunto nuovi dipendenti alla chat di gruppo finché non hanno "superato il test", il che significa che lo strumento di comunicazione diventa un "club" privato e non tutti sono i benvenuti. Ciò porta a un grave squilibrio nella soddisfazione e nell'impegno dei dipendenti e sfida la cultura aziendale.

Inoltre, non èdisponibile alcun controllo amministrativo per regolare gli utenti in WhatsApp, il che dimostra un enorme rischio di comunicazioni personali e non autorizzate che possono verificarsi all'interno dell'app.E poiché non puoi monitorare le comunicazioni che avvengono all'interno dell'app, chiunque può creare un gruppo non autorizzato e comunicare in privato.

Ci sono molti altri esempi del problema del testo del gruppo WhatsApp, a partire da nomi di contatto sbagliati e finendo con danni effettivi all'organizzazione.

La sicurezza dei dati può danneggiare gravemente le organizzazioni e persino causare un guasto completo, il che la rende uno dei problemi più cruciali dell'azienda. Un dipendente licenziato, anche se è già stato rimosso dalla chat di gruppo, detiene ancora informazioni aziendali delicate come foto, file, cronologia chat e dettagli di contatto. Tutte queste informazioni vengono memorizzate automaticamente nello smartphone del dipendente senza che sia necessario alcun intervento da parte sua. Questo dipendente scontento può raggiungere la concorrenza e può distribuire tutte queste informazioni, solo per dispetto.

Inoltre, queste informazioni sono a sua disposizione anche nei casi legali che coinvolgono l'azienda. Ma alla fine, il vero problema è che il dipartimento IS (sistemi informativi) non avrà modo di monitorare queste informazioni e scoprire cosa il dipendente ha scelto di farne fino a quando non sarà troppo tardi.

“Se non vengono forniti strumenti cloud approvati dall'azienda, i lavoratori in prima linea possono rischiare la sicurezza dell'azienda e dei dati e la conformità alle normative per utilizzare i propri. Il 53% dei lavoratori in prima linea utilizza app di messaggistica come WhatsApp e Facebook Messengerfino a sei volte al giorno per motivi di lavoro , ma il 68% di loro ha affermato che si fermerebbe se gli venissero forniti strumenti di comunicazione interna approvati.- Google

Inoltre, il contenuto del tuo messaggio che esiste può esserenon crittografato :

• I backup non sono crittografati .Ciò significa che se tu o qualcuno con cui stai conversando, esegui il backup del proprio WhatsApp, quel contenuto non è, infatti, crittografato.
• Le esportazioni delle chat non sono crittografate .Qualsiasi persona in qualsiasi gruppo WhatsApp a cui appartieni può effettivamente esportare l'intera cronologia chat del gruppo come file di testo normale e pubblicarla ovunque o inviarla/archiviarla ovunque non crittografata.\

Pertanto, devi presumere che le informazioni aziendali sensibili e private in WhatsApp potrebbero essere facilmente esposte in qualsiasi momento, nonostante la crittografia end-to-end presente all'interno di WhatsApp stesso.

È ovvio che il tipo di contenuto che appare in una chat privata di famiglia o di gruppo di amici non è appropriato o adatto all'ambiente di lavoro o alla chat di gruppo dell'organizzazione.

Che si tratti di uno scherzo di cattivo gusto, insulti, informazioni spifferate sull'azienda, molestie sessuali o persino un dipendente scontento che è stato appena licenziato e si scatena con commenti scortesi, per non parlare dei casi reali di dipendenti che inviano accidentalmente una foto privata nel torto gruppo.

Probabilmente puoi indovinare le conseguenze di queste situazioni, ma è fondamentale comprendere l'importanza di controllare, eliminare e monitorare il testo del gruppo. Non è solo importante, è un must!

“Il mio WhatsApp… è davvero il 91% di chat legate al lavoro e mi infastidisce anche nei fine settimana… è mescolato alla mia vita personale e lo odio…. Voglio andare su WhatsApp e chattare con i miei amici, non occuparmi del lavoro o essere ricordato del lavoro ", dice un utente

Quando non c'è una separazione assoluta tra messaggi di gruppo privati ​​e chat di lavoro, la possibilità di confusione aumenta in modo significativo. È anche molto ragionevole presumere che i dipendenti e la direzione non vorrebbero che la loro foto privata di WhatsApp appaia nel sistema di comunicazione dell'organizzazione: nessuno vuole essere rappresentato di fronte ai propri colleghi o partner commerciali con una foto personale imbarazzante.

Ciò crea un insolito overflow e potrebbe far scomparire informazioni importanti in tutto il caos. Ad esempio, Joanna ha avuto un figlio? Congratulazioni! Ora puoi aspettarti 200 notifiche push da tutti coloro che le augurano "Congratulazioni!". Ogni manager conosce il dialogo irrilevante creato su aggiornamenti quotidiani, annunci del CEO, informazioni controverse e così via. Ecco perché ci deve essere una netta separazione tra i due!

In altre parole, un mix confuso di conversazioni personali e di lavoro non dovrebbe avvenire all'interno di un'unica interfaccia, in quanto porta solo a confusione e persino a una mancanza di motivazione per lavorare davvero.

Le aziende non hanno solo bisogno di uno strumento per chattare con i propri dipendenti, hanno bisogno di aumentare il coinvolgimento, condividere aggiornamenti, connettersi con i colleghi, migliorare la produttività, una migliore collaborazione e molto altro ancora.

La comunicazione sul posto di lavoro si concentra sullo scambio di informazioni e idee sia verbali che non verbali. E quando lo fai bene, hai una forte cultura aziendale.

Se non sei sicuro di come dovrebbe essere una strategia di comunicazione interna, scarica il nostro eBook gratuito per iniziare.

Qualunque sia l'emergenza che si presenta, la tua azienda deve essere in grado di gestirla immediatamente. Esempi di emergenze includono molestie sessuali, disastri provocati dall'uomo, violenza sul posto di lavoro, attacchi alla sicurezza informatica e altro ancora. Se si presenta un'emergenza, i tuoi dipendenti devono sapere come segnalarla e a chi fare la segnalazione. Successivamente, le risorse umane devono gestire immediatamente la situazione.

I manager devono anche sapere che il loro messaggio è andato a buon fine e che i dipendenti hanno visto e letto l'aggiornamento. WhatsApp è limitato in questo caso.

E non dimentichiamo la pandemia globale, COVID-19, che ha costretto molte aziende a reagire rapidamente. I manager devono essere in grado di mantenere tutti sulla stessa pagina, distribuire informazioni in tempo reale, gestire i livelli di stress e molto altro ancora per evitare gravi contraccolpi.

La linea di fondo su WhatsApp e comunicazione interna

Usare WhatsApp nell'ambiente di lavoro sembra comodo e facile. E certo, sembra facile implementare WhatsApp rapidamente e con successo, anche se non formalmente, nell'organizzazione, ma se dai un'occhiata più da vicino, troverai molti malfunzionamenti che alla fine possono rivelarsi molto costosi.

Alla fine della giornata, è chiaro agli imprenditori che la loro azienda è pronta per un'app di comunicazione con i dipendenti come prossimo strumento di comunicazione per l'azienda.

Oggi, sempre più aziende in tutto il mondo utilizzano un'app di comunicazione con i dipendenti per tutte le loro esigenze organizzative.

Cos'è uno strumento di comunicazione per i dipendenti?È uno strumento ottimizzato per i dispositivi mobili su misura per le esigenze dell'organizzazione al fine di disporre di un unico luogo in cui comunicare facilmente tra loro in tempo reale.

La soluzione è progettata per affrontare le diverse sfide del campo organizzativo, ora migliaia di aziende in tutto il mondo utilizzano l'app per dipendenti Connecteam per tenere traccia dei dati dell'organizzazione, gestire automaticamente i gruppi, aggiungere restrizioni e autorizzazioni, creare diversi canali, produrre report ed eseguire operazioni organizzative comunicazione con successo e professionalità.

La funzione di chat aiuta il personale a rimanere coinvolto e connesso. Abbiamo creato team di chat in cui i dipendenti possono celebrare i risultati e inviare aggiornamenti su qualsiasi cosa.

Brian Jolliff, COO di Total Compass Care

Alla fine della giornata, il passaggio della tua azienda a uno strumento di comunicazione sicuro, come Connecteam, ti farà sentire a tuo agio poiché i tuoi dati e documenti sono completamente al sicuro con la massima sicurezza richiesta.