Videoconferenza da casa: suggerimenti per diventare un professionista

Pubblicato: 2023-08-11

La videoconferenza da casa sta diventando sempre più diffusa a causa del maggior numero di persone che lavorano da remoto.

Che tu stia temporaneamente telelavorando, lavorando da casa in modo permanente o pianificando videoconferenze da un ufficio, è importante apparire il più professionale possibile durante queste videochiamate. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a sfruttare al meglio questo stile di comunicazione.

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Conferenze da casa

Ci sono tre aree che devono essere affrontate quando si tiene una conferenza da casa:

Aspetto professionale - Una delle prime cose che le persone noteranno quando parli con loro in video è il tuo aspetto. Che si tratti di luci, suoni o vestiti, le tue immagini devono risultare professionali.
Agire in modo professionale - La videoconferenza è un'attività legata al lavoro. Quindi, anche se sei a casa, dovresti prepararti come faresti se fossi in ufficio. Evita il multitasking o il setacciare la scrivania alla ricerca di materiali. Se hai bisogno di parlare con un membro della famiglia o fare qualsiasi rumore non correlato, assicurati di utilizzare quella funzione mute!
Evitare le distrazioni : le videoconferenze con la famiglia, gli animali domestici e i campanelli in sottofondo possono essere difficili. Tuttavia, è importante cercare di limitare queste distrazioni durante le chiamate con colleghi o clienti.

videoconferenza da casa

Sembra professionale durante una videochiamata

Apparire e sembrare professionali durante le videochiamate significa assumere il controllo del tuo ambiente. Non si tratta solo del tuo aspetto individuale; si tratta anche di ottenere l'aspetto e il suono migliori nell'ambiente circostante. Ecco alcune delle aree più importanti da considerare.

Illuminazione

Nessuno vuole sembrare come se fosse seduto in una caverna. Ecco alcuni consigli su come ottimizzare la fonte luminosa per le tue videochiamate.

Affronta la tua fonte di luce: quando la luce arriva da dietro di te, lo sfondo si illumina ma il tuo viso diventa scuro. Le persone che partecipano a una videochiamata vogliono vederti, quindi posiziona la luce di fronte a te o metti il laptop davanti a una finestra o a una lampada per ottenere l'immagine migliore.
Includi più luci: una singola fonte di luce può creare un sacco di ombre, che potrebbero distrarre durante una riunione. Se possibile, vai in una stanza con più finestre o usa una plafoniera e una lampada in modo da ottenere luce da più direzioni.
Usa la luce naturale quando possibile: la luce solare tende a sembrare più uniforme e meno dura della luce artificiale. Quindi, se stai organizzando una videoconferenza durante il giorno, prova a trovare uno spazio con molte finestre per sfruttare al meglio la luce naturale.
Considera una luce ad anello: a volte, la luce naturale non è un'opzione. Se tendi a fare videoconferenze la sera o se il tuo ufficio a casa si trova in uno scantinato, una fonte di luce dedicata può essere utile. Una luce ad anello fornisce la copertura migliore e uniforme proprio davanti al tuo computer.
Metti alla prova la tua illuminazione: semplicemente guardarti davanti alla telecamera può aiutarti a determinare se hai bisogno di più o meno luce o se devi cambiare direzione.

videochiamata da casa

Vestiario

Vestirsi bene durante una videochiamata è importante tanto quanto di persona, quindi assicurati di apparire al meglio. Ecco alcuni suggerimenti su come vestirsi in modo appropriato.

Non indossare quadri o gessati: quando indossi questi motivi durante una videochiamata, il movimento può creare una visuale che distrae gli altri partecipanti.
Attenersi a tonalità moderate: il bianco e nero può essere professionale quando si lavora in un ambiente d'ufficio, ma può influire sulle impostazioni di illuminazione della videochiamata. Se la fotocamera rileva tonnellate di bianco brillante, ad esempio, potrebbe regolare e rendere il resto dello schermo più scuro.
Vesti Business Casual: anche se trascorri la maggior parte delle tue giornate lavorando in tuta, una videochiamata richiede un po' di professionalità. Non indossare qualcosa se non lo indosseresti per incontrare di persona clienti o colleghi.
Vestiti completamente: potresti essere tentato di vestirti solo dalla vita in su poiché è probabilmente l'unica parte di te che la gente vedrà. Tuttavia, non sai mai se potresti dover alzarti per ottenere materiali di presentazione o qualcos'altro. Attenersi a completi business casual completi, per essere sicuri.
Indossa qualcosa che ti faccia sentire sicuro: anche se la professionalità è importante, vuoi comunque sentirti a tuo agio e sicuro di te. Indossa gli articoli che ti fanno sentire pronto a comunicare liberamente e concentrati sul contenuto del tuo incontro.

videoconferenza da casa

Telecamera

La tua fotocamera è ciò che ti consente di connetterti visivamente con gli altri partecipanti. Utilizzare questi suggerimenti per garantire una connessione fluida.

Metti la videocamera all'altezza degli occhi: posizionando la videocamera sotto o sopra puoi creare una strana angolazione per il video. Inoltre, sarà più probabile che tu guardi effettivamente nella fotocamera invece che te stesso sullo schermo se è all'altezza degli occhi.
Trova la posizione giusta: idealmente, la tua fotocamera dovrebbe mostrare la testa e le spalle, o forse la metà superiore del busto. Sperimenta con il posizionamento del computer e della sedia per trovare la giusta distanza.
Usa uno sfondo neutro: Tonnellate di disordine sullo sfondo del tuo ufficio possono essere fonte di distrazione e poco professionale. Trova un posto che sembri ordinato e non includa nulla di potenzialmente delicato o imbarazzante.
Considera uno sfondo virtuale: alcuni programmi come Zoom offrono la possibilità di utilizzare sfondi virtuali, quindi puoi scegliere di avere la tua riunione davanti a uno skyline o un'altra foto a tua scelta. Avrai bisogno di uno sfondo semplice per far funzionare questa funzione. E dovresti usare questa opzione solo se non distrarrà i partecipanti o se sembrerà poco professionale.
Limit Lag: la tua videocamera a volte può ritardare i movimenti o bloccarsi se c'è molta tensione sulla tua connessione Internet. Per quanto possibile, chiudi le altre schede sul tuo computer e disconnetti altri dispositivi durante le chiamate.

Suono

Anche gli altri partecipanti devono essere in grado di ascoltarti quando è il tuo turno di condividere. Questi suggerimenti possono aiutarti a trasmettere il messaggio in modo chiaro.

Fai attenzione ai ritardi del suono: a volte il suono è in ritardo durante una chiamata, il che può far sì che i partecipanti provino a parlare contemporaneamente. Assicurati di segnalare che desideri parlare prima di entrare e parlare con qualcuno.
Prendi in considerazione l'acquisto di un microfono: se effettui regolarmente videochiamate, l'audio integrato nel tuo computer potrebbe non essere all'altezza dei tuoi standard di qualità. Puoi acquistare un microfono separato e collegarlo al tuo computer in modo che le persone possano sentirti più chiaramente.
Usa le cuffie: quando il suono proviene dagli altoparlanti del computer, a volte può tornare indietro nel microfono e creare un'eco. Evita questo usando le cuffie.
Trova un posto tranquillo: alcune parti della casa o dell'ufficio sono probabilmente più silenziose di altre. Se possibile, trova un posto con una porta o un po' di isolamento per limitare il rumore extra.
Parla chiaramente: quando è il tuo turno di condividere, enunciare e proiettare in modo che le persone possano sentirti chiaramente, proprio come faresti durante una riunione di persona.

Prima della riunione, prova la videocamera e la qualità del suono per assicurarti di disporre di una connessione stabile. In questo modo si evitano ritardi e confusione durante la chiamata, che possono sembrare particolarmente poco professionali.

videochiamate da casa

Agire professionalmente durante una videochiamata

Seguire una corretta etichetta di videoconferenza aiuta le riunioni a svolgersi più agevolmente e ti assicura di non essere scortese.

Tieni a mente questi fattori durante la tua prossima chiamata per mantenere professionalità ed efficienza, sfruttando al meglio il tempo di tutti.

Messa a fuoco

Non svolgere più attività durante una chiamata. Anche se le persone non possono vederti, possono discernere quando non stai prestando attenzione.

Molte piattaforme di videoconferenza dispongono di funzionalità che indicano quando non sei attivamente impegnato, ad esempio quando navighi in un'altra finestra. Rimanere attenti non solo mostra rispetto, ma assicura anche che stai contribuendo attivamente e elaborando le informazioni.

Muto

Il silenziamento non è solo una cortesia, è essenziale. Disattivare il microfono quando non si parla evita la trasmissione di commenti accidentali.

Questa pratica garantisce che i rumori di sottofondo provenienti dall'ambiente, come un telefono che squilla o il campanello, non interferiscano con il flusso della riunione. Disattivando l'audio, proteggi la chiarezza della chiamata per tutti.

Usa un'agenda

Le riunioni strutturate sono riunioni efficaci. Un'agenda fornisce una tabella di marcia per le discussioni, consentendo ai partecipanti di prepararsi e impegnarsi in modo efficiente.

Durante l'hosting, redigi uno schema degli argomenti principali e condividilo in anticipo. Ciò garantisce che tutti i partecipanti vengano preparati, rendendo l'incontro più fruttuoso e riducendo al minimo le deviazioni dall'argomento principale.

Tieni i materiali nelle vicinanze

L'anticipazione è fondamentale. Quando partecipi a una riunione virtuale, tieni tutti i materiali pertinenti organizzati e a portata di mano. Ciò riduce al minimo le interruzioni e le pause imbarazzanti mentre cerchi di individuare un documento specifico o una diapositiva di presentazione.

Una configurazione organizzata trasuda professionalità e garantisce un'esperienza di chiamata più fluida per tutti i soggetti coinvolti.

videoconferenza da casa

Cancella lo schermo

La preparazione si estende al tuo spazio di lavoro digitale. Se intendi condividere lo schermo, assicurati che le schede e le applicazioni non correlate siano chiuse.

Disattiva tutte le potenziali notifiche pop-up, sia che provengano da app di messaggistica o aggiornamenti software. Questo approccio proattivo garantisce che la riunione rimanga concentrata e che i partecipanti non vengano inavvertitamente esposti a informazioni non correlate o riservate.

Sii puntuale

La puntualità è una testimonianza di professionalità. Partecipare a una riunione video in ritardo invia un messaggio involontario di mancanza di rispetto o indifferenza per il tempo degli altri.

Proprio come non entreresti tardi in una riunione di persona, lo stesso principio si applica alle riunioni virtuali. Dai la priorità alla gestione del tempo per assicurarti di essere sempre puntuale.

Stabilire un contatto visivo

Le riunioni virtuali pongono sfide uniche, una delle quali è mantenere una connessione autentica. Anche in un ambiente digitale, il contatto visivo gioca un ruolo cruciale.

Resisti all'impulso di guardare il tuo feed video o lasciarti distrarre. Guardare direttamente la telecamera, soprattutto quando si parla, rafforza il coinvolgimento e l'attenzione alla discussione.

videoconferenza da casa

Evitare le distrazioni durante una videochiamata

L'ambiente di lavoro remoto introduce varie potenziali distrazioni che possono minare l'efficienza e la professionalità delle videochiamate. Ecco alcune distrazioni e strategie comuni per contrastarle.

Famiglia

Bambini e coniugi possono entrare nel tuo ufficio o fare rumore fuori. Sebbene sia naturale che i membri della famiglia siano curiosi o abbiano bisogno di assistenza, è essenziale comunicare loro l'importanza dei tuoi incontri.

Fissando dei limiti e informandoli in anticipo, puoi ridurre al minimo le interruzioni e mantenere un'atmosfera professionale.

bambini in videoconferenza

Animali domestici

I nostri amici pelosi possono essere compagni meravigliosi durante la giornata lavorativa, ma potrebbero non comprendere l'importanza dei tuoi incontri virtuali. Un cane impaziente potrebbe abbaiare o un gatto curioso potrebbe sfilare sulla tastiera nei momenti meno opportuni.

Per mitigare queste potenziali interruzioni, è consigliabile trovare uno spazio tranquillo e chiuso per le chiamate.

Se ciò non è fattibile, forse puoi allestire un'area giochi o dei giocattoli per occuparli durante la riunione, o anche considerare di arruolare un membro della famiglia per tenerli impegnati in un'altra stanza.

Rumori all'aperto

I suoni dell'aria aperta, che si tratti del ronzio del traffico, dei bambini che giocano o dello sporadico suono del campanello, possono essere imprevedibili e invadenti.

Anche se alcuni rumori sfuggono al nostro controllo, l'adozione di misure preventive può ridurre drasticamente il loro impatto. Esplora un luogo della tua casa meno influenzato dai suoni esterni, che si tratti di una stanza che si affaccia sul cortile o di un seminterrato isolato.

Le tende spesse o le guarnizioni delle finestre possono attutire ulteriormente i rumori esterni, garantendo che la tua chiamata rimanga professionale e senza interruzioni.

Telefoni

In quest'era di connettività costante, i nostri telefoni sono sempre pieni di notifiche, messaggi o chiamate. Sebbene siano essenziali per la comunicazione, possono essere dannosi durante una videochiamata, dividendo la tua attenzione.

Oltre a mettere semplicemente il telefono in modalità silenziosa, considera di metterlo a faccia in giù o in un'altra stanza.

L'obiettivo è creare uno spazio in cui ci si possa immergere completamente nella videochiamata, dimostrando rispetto e impegno per la conversazione in corso.

E-mail

Con le nostre vite sempre più digitalizzate, una raffica di notifiche e-mail, pop-up o avvisi di chat può distrarre tanto quanto qualsiasi interruzione fisica.

Tali distrazioni non solo frammentano la tua attenzione, ma potrebbero anche distogliere l'attenzione degli altri se stai condividendo lo schermo.

Prima della tua chiamata, dedica qualche minuto a ripulire il tuo spazio di lavoro digitale. Chiudi le schede e le app estranee e, se necessario, attiva le modalità "Non disturbare" su tutte le applicazioni che potrebbero causare interruzioni. Ciò favorisce un ambiente digitale favorevole a discussioni produttive.

Visitatori

Anche in un ambiente di lavoro remoto, possono verificarsi visite inaspettate di vicini, amici o familiari allargati. Questi drop-in ben intenzionati potrebbero non essere a conoscenza dei tuoi impegni per le riunioni video.

È utile condividere la tua routine di lavoro da casa con chi ti circonda. Prendi in considerazione l'idea di esporre un educato cartello o una notifica "Non disturbare" sulla porta di casa durante le riunioni cruciali.

Fissando tali limiti, ti assicuri che i tuoi impegni professionali siano trattati con il rispetto che meritano.

Conversazione irrilevante

L'efficienza nelle riunioni è spesso compromessa dalle divagazioni. Mentre è nella natura umana impegnarsi in battute spensierate o condividere aneddoti personali, è essenziale trovare un equilibrio.

Se stai moderando, riporta delicatamente la conversazione in carreggiata se vira fuori tema. È anche utile allocare orari specifici per chat casuali, magari all'inizio o alla fine della chiamata, assicurando che l'agenda principale non sia compromessa pur promuovendo il cameratismo tra i partecipanti.

videoconferenza da casa

Cosa fare e cosa non fare in videoconferenza

Navigare nel mondo delle videoconferenze può essere un po' travolgente, soprattutto con così tanti fattori da considerare.

Per semplificare il processo e assicurarti di presentarti nella migliore luce possibile, ecco una tabella comparativa che evidenzia le cose da fare e da non fare per una videochiamata di successo.

Che tu sia un utente occasionale o che effettui quotidianamente videochiamate, questa tabella funge da pratico riferimento rapido per mantenere le tue interazioni virtuali professionali e produttive:

Aspetto	Cosa fare	Cosa non fare
Aspetto	Indossa un abbigliamento casual da lavoro.	Non indossare quadri, gessati o vestiti solo dalla vita in su.
Illuminazione	Usa la luce naturale; affronta la tua fonte di luce.	Non lasciare che la luce venga da dietro di te.
Telecamera	Metti la fotocamera all'altezza degli occhi; utilizzare uno sfondo neutro.	Non avere disordine o elementi sensibili in background.
Suono	Usa le cuffie; considerare l'acquisto di un microfono.	Non fare affidamento esclusivamente sull'audio del computer integrato; evitare gli echi.
Comportamento professionale	Sii puntuale; stabilire un contatto visivo; usa un'agenda.	Non multitasking; evitare conversazioni irrilevanti durante la chiamata.
Distrazioni	Avvisare la famiglia sugli incontri; chiudere le schede non pertinenti.	Non lasciare i telefoni ad alto volume; evitare di avere animali domestici nell'area di lavoro.

Conclusione

Le conferenze da casa con il video sono un ottimo modo per le piccole imprese e i loro dipendenti di rimanere in contatto mentre lavorano da casa.

Con questi suggerimenti, puoi dare il meglio di te e apparire più professionale mentre ottieni risultati migliori durante ogni sessione.

Immagine: Depositphotos.com