Come accedere al pieno valore delle riunioni virtuali per le piccole imprese

Le piccole imprese potrebbero non essere in grado di offrire le risorse offerte alle grandi aziende e non possono prevedere, con certezza al 100%, come saranno le cose internamente tra qualche anno. Stanno ancora crescendo, dopotutto, e l'attuale prospettiva economica a volte sembra cupa. Ciò che le piccole imprese possono offrire, tuttavia, è incontrare i dipendenti dove si trovano.

Una piattaforma per riunioni video affidabile, potente e flessibile fa miracoli per le piccole imprese, anche se non ospitano molte riunioni. La tecnologia del software per riunioni virtuali si è evoluta per incorporare analisi, gestione delle attività e del tempo e monitoraggio del flusso di lavoro a disposizione di ogni dipendente. Pone le basi affinché una piccola impresa in via di sviluppo aggiunga dipendenti e stabilisca protocolli duraturi e sostenibili, indipendentemente da quanto diventino grandi.

Ecco alcune considerazioni chiave che le piccole imprese devono tenere a mente quando acquistano questo strumento di core business:

Sicuro e protetto

Lo "zoombombing" è diventato uno scherzo ricorrente all'inizio della pandemia di COVID-19, quando la maggior parte delle operazioni di lavoro in tutto il mondo si è spostata online. L'idea era che uno sconosciuto potesse hackerare una videochiamata in corso per creare confusione e trollare i partecipanti. Quello che era iniziato come un innocuo fastidio si è trasformato in un rischio per la sicurezza che è costato a Zoom un bel penny: la società ha pagato una causa da 85 milioni di dollari nel 2021.

Non è più accettabile che il software per riunioni video mantenga altro che i più elevati standard di sicurezza e la maggior parte dei fornitori ha intensificato il proprio gioco di protezione. Inizia dando la priorità al software che supporta, o addirittura richiede, l'autenticazione a due fattori. Introduce un ulteriore passaggio, ma blocca efficacemente qualsiasi truffatore senza accesso a più dispositivi di proprietà di un singolo utente. Alcuni fornitori di software offrono il proprio software di autenticazione e l'utilizzo dei due insieme semplifica gli sforzi di sicurezza. Inoltre, sebbene gran parte del moderno software di chat video sia basato su cloud, ha senso favorire i fornitori che gestiscono data center fisici, aggiungendo un ulteriore cerchio a cui gli hacker possono saltare.

Molti problemi possono essere evitati quando il software concede l'autorizzazione alla persona che esegue la chiamata. Cerca offerte che consentano all'host di "bloccare" le chiamate in corso. Ciò garantisce che nessun nuovo possa entrare, anche se è stato invitato o è riuscito a ottenere un collegamento alla chiamata. Dai la priorità al software che indirizza le richieste di condivisione dello schermo e registrazione anche attraverso le persone che gestiscono le riunioni virtuali.

Insieme per sempre

Grazie agli sviluppi in SaaS, in particolare nelle capacità di automazione, il software per riunioni è in grado di concentrarsi su ciò che accade prima e dopo la riunione stessa. Ad esempio, se un'azienda ospita un webinar, il software potrebbe consentire agli utenti di personalizzare gli inviti o inviare sondaggi pre-evento, inviando successivamente tramite e-mail a tutti i partecipanti una trascrizione della conversazione, generata automaticamente.

Le piccole imprese dovrebbero considerare di investire in una piattaforma per riunioni dello stesso fornitore che esegue il resto delle sue app. Ciò produce numerosi vantaggi, tra cui un elevato livello di sicurezza grazie alla possibilità per i fornitori di monitorare i problemi da una posizione centralizzata. L'opzione sblocca anche le funzioni di analisi integrate nella maggior parte dei software per videoconferenze. Come continuazione dell'esempio di webinar di cui sopra, la giusta soluzione tecnologica può estrarre automaticamente informazioni al termine della riunione, come i risultati di sondaggi o cifre chiave discusse in una presentazione, elaborare alcuni numeri e inviare i risultati a ogni partecipante e dipendente. Questi ultimi destinatari troveranno attività salienti aggiunte ai loro calendari e numeri nitidi incorporati nei fogli di calcolo di tracciamento, tutto possibile perché i diversi software comunicano tra loro senza problemi.

Potrebbe essere allettante per le piccole imprese rinunciare a questo processo e andare semplicemente con il fornitore che offre la soluzione più economica. Il vero risparmio deriva dall'interoperabilità di più strumenti correlati, raggruppati e prezzati come un pacchetto di app di collaborazione.

Vicino o lontano

Il giusto software per videoconferenze fa miracoli per l'esperienza dei dipendenti. Quando sono unificati con altre applicazioni, i dipendenti mantengono una visione a volo d'uccello della routine quotidiana e possono adattare rapidamente le attività per eseguire qualsiasi rotazione richiesta. Massimizza anche il tempo dei dipendenti consentendo la distribuzione degli ordini del giorno prima delle riunioni virtuali e consentendo lavagne virtuali durante la chiamata.

Tuttavia, un potente software per riunioni invia il messaggio che un'azienda comprende come lavorano i suoi dipendenti.

Le piccole imprese dovrebbero dare la priorità al software per riunioni con un componente mobile. Sembra un dato di fatto: tutte le aziende tecnologiche non dovrebbero creare app mobili per integrare le loro offerte desktop?, ma un fornitore che produce un software per riunioni affidabile e un'app mobile supportata, all'avanguardia e tecnologicamente avanzata è più difficile da trovare di quanto alcuni potrebbero pensare. Inoltre, quando questo software opera all'interno di un sistema unificato, anche le riunioni mobili vengono estratte alla ricerca di dati utili per guidare e aggiornare i flussi di lavoro.

Poiché i dipendenti interagiranno con il software, in teoria, da tutto il mondo, è importante che le piccole imprese utilizzino una tecnologia che conservi un registro delle attività che i supervisori possano rivedere a posteriori. Se dovesse verificarsi una violazione della sicurezza, questa può essere una risorsa inestimabile per rintracciare ciò che è accaduto e correggere la vulnerabilità per durare nei periodi di crescita.

Standard e pratiche per le riunioni virtuali

Le piccole imprese devono creare la propria suite di software pensando all'efficienza. È facile trascurare questo aspetto quando ci sono solo pochi dipendenti che possono fare eccezioni a ogni regola, ma una volta che l'azienda cresce, diventerà importante stabilire le migliori pratiche per quando i nuovi assunti, in particolare i nuovi manager, entreranno a far parte.

Il software stabilisce anche un precedente: ora, quando emerge qualcosa di importante, i dipendenti sono incentivati ​​a tenere riunioni virtuali per diffondere informazioni sapendo che saranno comunicate in modo efficace e che esisterà una traccia cartacea virtuale nel caso in cui i fili vengano incrociati.

Ancora più importante, il software per videoconferenze fa risparmiare tempo alle piccole imprese, un bene che le aziende di tutte le dimensioni devono proteggere a tutti i costi.