Cosa significa l'automazione delle PR per i professionisti delle PR?

Il mondo si muove molto più velocemente di prima e l’impatto dei media digitali e dei social media ha costretto il ruolo dei professionisti delle pubbliche relazioni a evolversi drasticamente. Fortunatamente, le soluzioni di automazione delle PR hanno aiutato i team di tutto il mondo ad adattarsi al panorama dei media sempre più complicato.

La crescente complessità del modo in cui viaggiano le informazioni non ha certamente reso i team di comunicazione meno a corto di tempo, ma le tecnologie basate sull’intelligenza artificiale possono aiutare i professionisti delle pubbliche relazioni a lavorare in modo più intelligente.

Che si tratti di presentare reporter, monitorare storie, definire strategie per campagne o dimostrare il ROI, gli strumenti di automazione delle PR possono aiutare i professionisti della comunicazione a liberare tempo e concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: coltivare relazioni e creare messaggi che abbiano risonanza.

Esploriamo alcuni dei modi in cui l'automazione delle PR può sbloccare la produttività dei team di comunicazione attraverso l'intelligenza artificiale e strategie basate sui dati.

Contenuto

• Come si inseriscono PR e automazione?

• Automazione della diffusione dei media

• Automazione del monitoraggio dei media

• Automazione del reporting PR

• Automazione dei social media

• Automazione della pianificazione delle PR

• Automazione e PR dovrebbero coesistere

Come si inseriscono PR e automazione?

Poiché l’intelligenza artificiale è cresciuta nella coscienza pubblica e è diventata più comune negli ambienti aziendali, una preoccupazione comune è che la tecnologia alla fine sostituirà i professionisti umani.

Certo, ci sono alcuni che ritengono che l’automazione delle PR colpisca il cuore stesso della professione: le relazioni. Dopotutto, non puoi (o almeno non dovresti) automatizzare le tue relazioni con le persone.

Ma, anche se non vorremmo automatizzare tutto , l'automazione può certamente essere utilizzata per gestire parte del lavoro intenso che accompagna il ruolo di un professionista delle pubbliche relazioni.

Se sfruttata correttamente, l'automazione di alcune attività, come il monitoraggio dei media, la sensibilizzazione dei media, i social media e il reporting, può far risparmiare tempo e allo stesso tempo migliorare la pianificazione e i risultati.

"L'utilizzo di strumenti per automatizzare le nostre attività ci aiuta a essere più intelligenti nel nostro lavoro migliorando al tempo stesso la nostra produttività", ha affermato Wendy Marx, presidente di Marx Communications. "Trasforma le pubbliche relazioni da un'arte intuitiva a una professione più rigorosa supportata da dati e analisi."

Le soluzioni tecnologiche basate sull'intelligenza artificiale come Meltwater Suite possono aiutare i professionisti delle pubbliche relazioni a fare di più e a creare una strategia di PR che produca risultati aziendali tangibili. Automatizzando noiose attività manuali e dotando i team di PR di dati concreti, Meltwater ti consente di creare programmi di relazioni con i media più mirati, comprendere meglio il tuo pubblico e prendere decisioni più informate.

Diamo uno sguardo più da vicino a come i professionisti delle pubbliche relazioni stanno incorporando l'automazione nel loro lavoro quotidiano con alcuni esempi.

Automazione della diffusione dei media

Costruire elenchi di media può essere noioso. Con l’automazione, può esserlo meno.

Una tecnologia come la soluzione Media Relations di Meltwater dispone di un solido database multimediale in modo che i professionisti delle PR possano essere estremamente concentrati nella loro attività di sensibilizzazione e presentazione. Inoltre, il nostro software arricchisce automaticamente i profili dei giornalisti del database con le informazioni più recenti e aggiunge regolarmente nuovi contatti.

Dì addio alle ore trascorse a creare un elenco multimediale statico: Meltwater rende tutto questo un ricordo del passato.

"Dopo 10 anni di ricerche manuali per creare elenchi di sensibilizzazione come PR digitali, la creazione automatizzata di elenchi ha ridotto un lavoro che prima richiedeva in media tre giorni per pubblicazione, riducendolo a una mattinata di lavoro, al massimo", ha affermato Corinne Card, co-fondatrice di Supporto per la storia completa.

Ottimizzazione degli sforzi di sensibilizzazione

Oltre alla creazione di elenchi, l'automazione può anche aiutare i professionisti delle pubbliche relazioni nel follow-up, semplificando l'ottimizzazione del raggio d'azione dell'intero team. Una soluzione come Meltwater presenta uno strumento simile a un CRM, che aiuta a sincronizzare gli sforzi di sensibilizzazione dei media del tuo team per evitare situazioni come quelle in cui i giornalisti vengono avvicinati alla stessa storia da due diversi membri del team.

Ciò aiuta anche a tenere traccia delle interazioni con i giornalisti, il che rende più semplice costruire relazioni con loro perché hai un registro di tutti gli impegni precedenti. Con Meltwater Media Outreach puoi anche monitorare facilmente parametri come e-mail inviate, tasso di apertura, frequenza di rimbalzo e altro ancora. Queste soluzioni hanno lo scopo di aiutarti a risparmiare tempo e allo stesso tempo rendere più efficace la tua sensibilizzazione.

"Tracciando chi ha aperto le mie presentazioni, posso adattare i miei follow-up ai reporter che potrebbero aver dato un'occhiata al mio messaggio e sono stati distratti rispetto a un messaggio che non era stato aperto, sia perché il reporter ha eliminato il messaggio senza leggerlo o è ancora in attesa di essere leggi", Adam Yosim, Senior Account Executive, Stanton Communications.

Affidandosi alla tecnologia più recente, tu e il tuo team potrete dedicare meno tempo alle attività manuali. Soluzioni come Meltwater ora sfruttano l’intelligenza artificiale generativa per automatizzare la produzione di comunicati stampa. Sfruttando Chat GPT, l'assistente PR di Meltwater può redigere per te un comunicato stampa scritto dall'intelligenza artificiale; fornisci semplicemente al sistema una spiegazione in linguaggio naturale di cosa dovrebbe riguardare la tua pubblicazione e lo strumento redigerà la copia.

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Automazione del monitoraggio dei media

Il panorama dei media non ha fatto altro che crescere nella sua complessità negli ultimi dieci anni. I professionisti delle pubbliche relazioni devono sapere chi parla dei loro marchi o clienti attraverso notizie tradizionali, social media, blog, podcast, forum online e altro ancora. Ciò solleva la domanda: come diavolo dovresti farlo?

Monitora le fonti multimediali su larga scala

Fortunatamente, le tecnologie moderne possono aiutare ad automatizzare il processo di monitoraggio dei media, analizzando tutti questi dati per trovare al tuo team le storie giuste di cui hai bisogno per informare la tua strategia di PR.

Uno strumento come la soluzione Media Monitoring di Meltwater analizza più di 270.000 fonti di notizie in tutto il mondo. Inoltre, puoi scegliere fino a 15 diversi canali di social media da monitorare in qualsiasi momento.

"I resoconti automatizzati che menzionano i media ogni mattina alle 7 mi consentono di iniziare la giornata sapendo cosa sta succedendo nei settori dei clienti", spiega Chloe DeYoung, responsabile PR di Element. "Ricevo avvisi per i miei clienti, i loro portavoce, notizie del settore e persino menzioni dei concorrenti."

Le moderne tecnologie PR possono automatizzare il processo di raccolta dei “ritagli” in modo che i team possano concentrarsi maggiormente sulla creazione di campagne efficaci e sulla creazione di messaggi pertinenti invece di vagliare le notizie del giorno. Inoltre, l'intelligenza artificiale può scansionare tutti i contenuti e analizzarli per menzioni, sentimenti e altro ancora.

"Nel mio primo tirocinio in cooperativa, ho fatto i 'ritagli'", afferma Celia Sollows, presidente di The Little Public Relations Company. “Abbiamo ricevuto notizie via fax, sfogliato diversi giornali, ritagliato articoli, incollati su carta, poi fotocopiati e consegnati. Il conteggio delle parole e l'analisi sono stati eseguiti manualmente. Oggi accedo a una piattaforma e ricevo storie e analisi.

In che modo l'intelligenza artificiale aiuta il monitoraggio delle crisi

Automatizzare questo processo è particolarmente importante quando si tratta di gestione delle crisi.

Con la soluzione di ascolto sociale di Meltwater, i professionisti delle pubbliche relazioni possono creare ricerche per il nome del tuo marchio e qualsiasi altra parola chiave pertinente (ad esempio nomi di prodotti, dirigenti senior, ecc.) che potrebbero essere menzionate quando le persone discutono della tua attività e del tuo settore. Puoi anche impostare avvisi da inviare alle principali parti interessate quando si verificano picchi insoliti di tali termini discussi nei social media.

Suggerimento: consulta il nostro blog per scoprire come creare report di analisi del monitoraggio dei media.

Automazione del reporting PR

I professionisti delle pubbliche relazioni devono essere in grado di dimostrare il successo dei loro sforzi e mostrare prove conclusive che le pubbliche relazioni producono risultati aziendali tangibili. Sfortunatamente, il processo di reporting può spesso rappresentare un punto dolente per molti team di PR.

Ma le nuove tecnologie possono automatizzare gran parte del processo di reporting in modo che i professionisti delle pubbliche relazioni abbiano sempre accesso a parametri dinamici e aggiornati sulle loro prestazioni.

"L'automazione, se utilizzata correttamente, può davvero aiutare a monitorare i parametri della campagna", afferma Kristina Markos MLS, istruttrice di comunicazione al Lasell College. “Avere accesso immediato a dati e parametri è fondamentale.”

La potenza delle dashboard personalizzabili

Una soluzione come Meltwater offre ai team PR l'accesso a dashboard personalizzabili tramite il nostro strumento di analisi. Con Meltwater, puoi monitorare senza soluzione di continuità un'ampia varietà di metriche fondamentali per i professionisti delle pubbliche relazioni, tra cui:

• Esposizione mediatica
• Equivalenza valore pubblicitario (AVE)
• Sentimento
• Portata dei social media
• Condivisione della voce

I nostri dashboard personalizzabili sono sempre aggiornati con dati in tempo reale relativi a qualsiasi intervallo temporale scelto dal tuo team, che si tratti di giorni, mesi o anche anno su anno. In questo modo, riceverai le informazioni più recenti e pertinenti in pochi secondi.

"Quando arriva il momento di riferire sul nostro lavoro come agenzia, siamo in grado di vedere una copertura onnicomprensiva, dai media tradizionali, ai social, ai contenuti degli influencer", afferma DeYoung. "Quindi lavoriamo nell'ambito dell'analisi per monitorare le visite al sito Web e i percorsi derivanti dai nostri sforzi."

Puoi utilizzare questi dashboard per creare report automatizzati che vengono inviati via email a intervalli regolari. Inoltre, la copertura mediatica fresca può essere condivisa via e-mail con i colleghi in un formato di newsletter automatizzato, garantendo che i successi del team PR siano costantemente evidenziati all'interno dell'azienda.

Automazione dei social media

L’automazione dei social media ha cambiato le regole del gioco per molti professionisti delle pubbliche relazioni. Strumenti che consentono ai brand di pianificare i post per risparmiare tempo e consentire loro di attirare più traffico sul proprio sito.

Sebbene automatizzare i post sui social media sia conveniente, è comunque importante interagire con i tuoi follower.

"I social media sono più di una discarica di link", afferma Andy Crestodina, co-fondatore e chief marketing officer di Orbit Media. “È un posto dove avere una conversazione. Se questi post social automatizzati sono l'unica cosa nel tuo stream, non va bene."

Inoltre, tecnologie come Meltwater possono aiutarti ad automatizzare la reportistica sulle tue iniziative sui social media.

La nostra piattaforma ti consente di monitorare il rendimento dei tuoi post in tempo reale. Puoi vedere il rendimento dei singoli canali e una visualizzazione multicanale che evidenzia i contenuti principali su tutti i tuoi canali social, sia a pagamento che organici. Puoi anche eseguire analisi per seguire una campagna specifica e confrontare tali risultati con la normale programmazione sociale.

Automazione della pianificazione delle PR

L'automazione gioca un ruolo fondamentale nella pianificazione delle campagne e della strategia PR. I professionisti delle PR devono comprendere gli argomenti che interessano al pubblico e le conversazioni che si svolgono online di cui il tuo marchio potrebbe far parte.

Una soluzione di ascolto sociale come Meltwater potrebbe aiutarti ad attingere a queste conversazioni. Ciò ti consente di tenere traccia degli argomenti di tendenza in modo da poter saltare sulle storie prima dei tuoi concorrenti.

Sfruttare l'automazione e le strategie supportate dai dati per trarre vantaggio dalle tendenze aiuterà il tuo marchio a rimanere visibile nel vasto panorama dei media online, oltre a dimostrare che il tuo team ha il polso degli interessi del tuo pubblico.

"Sapere quale tipo di contenuto ha risonanza con quale pubblico e in quale momento specifico è tutto", ha affermato Lauren Cranston, PR e Social Media Specialist presso Skyword. "Poiché l'attività sui social media è fluttuante, avere queste informazioni automatizzate a portata di mano è essenziale per aiutare a costruire una strategia."

Automazione e PR dovrebbero coesistere

Le principali agenzie di PR del mondo stanno sfruttando l'automazione e l'intelligenza artificiale per pianificare campagne, monitorare le fonti dei media, fornire report olistici e molto altro ancora. Nel frenetico ambiente mediatico online di oggi, è semplicemente troppo per un team riuscire a gestire tutte queste attività senza l'aiuto della tecnologia.

Tecnologie come Meltwater possono aiutare i professionisti delle PR ad automatizzare i processi, prendere decisioni più informate, ottenere risultati migliori e fornire dati e analisi che dimostrano il ROI delle strategie di PR.

In questo modo, i team possono essere più efficienti rimanendo fedeli alla costruzione di relazioni che è alla base della professione.

Scopri di più su come Meltwater può aiutarti ad automatizzare i processi di PR compilando il modulo sottostante: