Cosa fa esattamente un assistente virtuale? Tutto quello che volevi sapere

In qualità di imprenditore, sei fin troppo consapevole che ci sono 24 ore al giorno e anche che queste non sono sufficienti.

Con tutto ciò che devi fare - assunzione e gestione dei dipendenti, amministrazione e assicurarti che la tua attività funzioni in modo redditizio, non hai il tempo di fare tutto al 100% al meglio delle tue capacità.

Né dovresti!

Una delle soluzioni facili per una situazione come questa è assumere un assistente. Ma se non c'è spazio nel budget per un assistente a tempo pieno, una buona alternativa è assumere un assistente virtuale.

Ma può essere difficile sapere esattamente come assumere un assistente virtuale, così come i punti più fini riguardo a ciò che fa un assistente virtuale. Consentici di chiarire alcuni di questi problemi entrando nei dettagli su come un assistente virtuale può aiutare la tua azienda.

Perché e quando è necessario assumere un assistente virtuale?

Nella maggior parte dei casi, non c'è mai un brutto momento per assumere un assistente virtuale, quindi è sempre meglio assumerne uno appena prima che diventi assolutamente necessario!

Gli assistenti virtuali possono svolgere così tante attività diverse e aiutare in un'ampia varietà di modi, aiutandoti a ridurre il carico di lavoro. Delegando le attività di cui non hai veramente bisogno, avrai più tempo per concentrarti sul core dell'attività piuttosto che impantanarti in un lavoro che richiede tempo.

Assumere un assistente virtuale può anche essere una buona idea per qualsiasi azienda in fase di ridimensionamento. Questo è sempre un periodo frenetico per un'azienda, il che significa che è inevitabile che compiti importanti si perdano nella confusione. Ma avere un assistente virtuale può aiutare a garantire che i dettagli non vengano trascurati e che tutto rimanga in ordine durante questo periodo intenso.

Cosa fa un assistente virtuale?

Quindi, "cosa fa un assistente virtuale?" potresti pensare a te stesso. È una domanda piuttosto aperta. In un certo senso, questo dipende dal tipo di assistente virtuale che assumi perché ci sono una varietà di specializzazioni. Ma spetta anche a te decidere cosa vuoi che faccia il tuo assistente virtuale, e poi vedere che l'assistente virtuale che assumi può fare tutto ciò di cui hai bisogno (oltre a essere un buon impiegato per la tua attività).

Per essere più specifici, ci sono una varietà di attività che la maggior parte degli assistenti virtuali sarà in grado di eseguire per te, per aumentare la produttività sul posto di lavoro.

• Uno dei compiti più fondamentali è gestire il tuo programma, così come tutte le tue esigenze di pianificazione del lavoro. Con un assistente virtuale, sarà più facile programmare, confermare e ricevere promemoria su tutti i tuoi appuntamenti, risparmiando molto tempo e aiutandoti a essere più efficiente.
• La comunicazione interna ed esterna è un'altra area in cui gli assistenti virtuali possono fornire molto aiuto. Un assistente virtuale può gestire elenchi di contatti e schermare le e-mail, passando solo quelle che richiedono attenzione immediata. Con l'aiuto di un assistente virtuale, diventa anche più facile inviare e-mail di massa a clienti o dipendenti e rintracciare un indirizzo e-mail di cui hai bisogno.
• In alcuni casi, gli assistenti virtuali saranno in grado di svolgere alcuni lavori di contabilità e aiutare a gestire i libri della tua azienda. Ciò può significare rivedere le transazioni nel conto bancario della tua azienda, inviare fatture o dare seguito ai pagamenti che non sono stati ricevuti. Inutile dire che questo può far risparmiare molto tempo e fatica poiché la maggior parte di questo lavoro è monotono ma deve essere svolto.

Come assumere un assistente virtuale

In molti modi, sapere come assumere un assistente virtuale richiede le stesse competenze necessarie per ricoprire qualsiasi altra posizione nella tua azienda. Certo, devi ancora adattare il processo; assumere un CEO è diverso dall'assumere un lavoratore in prima linea, quindi è necessario adattare davvero il processo di assunzione - il test, le domande del colloquio, anche le località da cui provi i candidati - è su misura per assumere un assistente virtuale.

Ecco alcuni suggerimenti rapidi:

1. Determina le attività che vuoi che il tuo assistente virtuale svolga. Fai il punto sulle tue esigenze e delinea le attività che desideri esternalizzare a un assistente virtuale. Con questo in mente, sarai in grado di scrivere una descrizione del lavoro per ciò che il tuo assistente virtuale deve fare durante il lavoro. In breve, devi sapere in anticipo cosa chiederai di fare al tuo assistente virtuale.
2. Le attività lavorative che annoti saranno almeno in parte correlate al passaggio successivo, che è la determinazione del tuo budget. Dopotutto, non puoi chiedere troppo a un assistente virtuale senza offrire un compenso adeguato per quei compiti. Il budget che hai ti aiuterà a determinare se assumere un assistente a tempo pieno, un assistente part-time o se desideri assumere un assistente virtuale in base alle attività, che può essere anche un'opzione. Ricorda, vuoi lasciare parte del tuo budget destinato allo sviluppo dei dipendenti, incluso quello dell'assistente virtuale se riesci a vederli rimanere con la tua azienda a lungo termine.
3. Dopo aver finalizzato l'elenco delle attività e il budget, puoi pubblicare la descrizione del tuo lavoro e attendere che i candidati ti trovino. Da lì, si tratta di esaminare i candidati, condurre colloqui e fare la dovuta diligenza per trovare il miglior assistente virtuale come faresti per qualsiasi altro lavoro.

Quando assumi un assistente virtuale, è una buona idea restringere il campo a un elenco ristretto di candidati e quindi sottoporli a un test per vedere se sono in grado di gestire il lavoro. Vorrai che inizino a correre, quindi mettere insieme un test ti aiuterà a trovare la persona giusta. Una volta che ritieni di aver trovato l'assistente virtuale giusto, è importante impostare le aspettative su ciò che ti aspetti di ricevere dalla posizione, nonché una lista di controllo di onboarding di ciò che desideri che il tuo nuovo assistente virtuale raggiunga. Questo probabilmente coinciderà con l'elenco originale delle attività che desideri esternalizzare. Ma non fa mai male ribadire perché hai assunto un assistente virtuale e di cosa hai bisogno da quel ruolo.

Perché assumere un assistente virtuale?

Dopo l'intero processo per assumere un assistente virtuale, è importante non dimenticare perché ne avevi bisogno in primo luogo. Tenerlo a mente ti aiuterà a ottenere il massimo dal tuo assistente virtuale, assicurati di avere la persona giusta per il lavoro e che stai fornendo la migliore direzione e gestione possibile.

Per cominciare, hai assunto un assistente virtuale per risparmiare tempo su determinate attività. Ma lo hai fatto anche per risparmiare denaro riducendo alcuni dei costi generali associati ai tradizionali dipendenti interni. È anche possibile assumere un assistente virtuale part-time, un dipendente remoto o assumere qualcuno che esegue solo le attività di cui hai bisogno, il che può anche far risparmiare denaro alla tua azienda.

L'assunzione di un assistente virtuale serve anche per liberare il tempo di proprietari e manager aziendali per concentrarsi maggiormente su misure generali che possono migliorare il business piuttosto che dedicare troppo tempo alle operazioni quotidiane: il classico "lavorare sul proprio business, piuttosto che in esso'. Queste operazioni quotidiane dovrebbero essere eseguite in modo più efficiente, il che, a sua volta, libererà tempo affinché il proprietario e i gestori siano più efficienti nel modo in cui trascorrono il loro tempo. Se ciò non accade, potrebbe essere necessario rivalutare la necessità di un assistente virtuale o il modo in cui vengono eseguite le attività assegnate all'assistente virtuale.

Software per la gestione aziendale e dei dipendenti: il tuo strumento multifunzione per la gestione degli assistenti digitali

Tuttavia, se l'assunzione di un assistente virtuale sembra scoraggiante, puoi sempre utilizzare un modo semplice e intuitivo per gestire il tuo assistente virtuale e gestire e delegare facilmente alcune delle attività che richiedono più tempo: utilizzando un dipendente e un'azienda all-in-one app di gestione, come Connecteam.

Immagina un mondo in cui puoi semplicemente dire al tuo assistente virtuale cosa fare e far sì che si occupi di tutto da lì (dandoti una supervisione completa)? Tutto ciò che è più probabile che tu deleghi può essere gestito tramite l'app Connecteam, che non richiede nemmeno alcuna formazione!

Immagina un mondo in cui il tuo -

• L'assistente virtuale può salire a bordo al proprio ritmo, tramite le funzionalità di formazione remota digitalizzata
• Le attività ripetitive come la pianificazione dei dipendenti possono essere facilmente automatizzate, il che significa che non dovrai più cercare di capire chi è disponibile a lavorare e preoccuparti di eventuali conflitti di pianificazione.
• I dipendenti possono timbrare l'entrata e l'uscita da soli, tramite il proprio smartphone (e anche da una posizione specifica e georeferenziata).
• La comunicazione a livello aziendale può essere semplice come pubblicare un aggiornamento su un'app e quindi inviare promemoria automatici a chiunque non l'abbia ancora visto.
• Semplifica i flussi di lavoro e gestisci i progetti in modo più efficiente, con lo strumento di gestione delle attività integrato.

Senza alcuna formazione necessaria, un piano gratuito per sempre e una prova gratuita di 14 giorni di tutti i piani a pagamento, c'è un motivo per cui oltre 36.000 aziende amano utilizzare Connecteam per gestire i propri assistenti virtuali, dipendenti e attività.

Prova Connecteam oggi e scopri come può aiutare il tuo assistente virtuale a partire con successo, facendo funzionare la tua attività in modo migliore, più veloce, più forte e aiutandoti a scalare!