• Homepage
• Articoli
• Blogging
• Che cos'è un assistente virtuale e 47 attività che possono svolgere per te

Che cos'è un assistente virtuale e 47 attività che possono svolgere per te

Pubblicato: 2023-07-31

Un lettore chiede:

Cosa fa un assistente virtuale?E come si può aiutare la mia attività?Gestisco una piccola impresa ma il volume di e-mail e richieste dei clienti è esploso.È difficile rimanere organizzati.Eppure non possiamo permetterci di assumere un assistente amministrativo o un responsabile dell'ufficio a tempo pieno, né abbiamo lo spazio, perché il nostro ufficio è minuscolo.Un collega mi ha suggerito di assumere un assistente virtuale.Puoi darmi un'idea dei tipi di attività che un assistente virtuale può svolgere?

---

---

---

Vendi la tua attività

---

---

---

Potenzia il successo del tuo evento

---

---

---

---

Pubblicizza qui la tua attività

---

— Howard di Albuquerque, Nuovo Messico

Howard, questa è un'ottima domanda. Sì, spiegheremo esattamente cosa fa un assistente virtuale. Faremo di meglio per te.

Alla fine di questo articolo delineiamo 42 diverse attività che un assistente virtuale (VA) può svolgere per una piccola impresa, in modo da avere esempi su cui attingere. Ma prima, rispondiamo ad alcune informazioni di base.

Cos'è un assistente virtuale?

Un assistente virtuale, spesso abbreviato in VA, è un professionista che opera in un ambiente di lavoro remoto, fornendo assistenza in varie aree come attività amministrative, iniziative di sviluppo aziendale, gestione dei social media, campagne di marketing e molto altro.

Questi professionisti sono fondamentali nel funzionamento quotidiano di piccole imprese, imprenditori e ruoli manageriali, offrendo supporto gestendo attività ricorrenti e gestendo il lavoro amministrativo che altrimenti consuma tempo prezioso.

Sebbene questi assistenti in genere operino dai loro uffici domestici, la loro posizione geografica può essere ovunque, negli Stati Uniti o all'estero.

Gli assistenti virtuali hanno visto un aumento della loro popolarità all'interno delle piccole imprese negli ultimi dieci anni, principalmente a causa della loro flessibilità.

A seconda delle esigenze aziendali, un VA può essere assunto part-time o full-time. Sia che tu richieda i loro servizi per 20 ore, 30 ore o anche un'intera settimana di 40 ore, i VA offrono versatilità per soddisfare le tue esigenze specifiche.

Il modello retributivo per gli assistenti virtuali può essere molto vario. Alcuni potrebbero preferire essere pagati a ore, mentre altri potrebbero optare per uno stipendio fisso settimanale o mensile.

In molti casi, potresti trovare una proposta di valore migliore assumendo un assistente virtuale a tempo pieno per diversi motivi:

• I prezzi possono essere sorprendentemente convenienti, soprattutto per i lavoratori offshore.
• È più facile integrare un assistente a tempo pieno nei normali flussi di lavoro e ottenere maggiori vantaggi dall'accordo.
• Un VA a tempo pieno sarà in una posizione migliore per apprendere qualsiasi app software speciale di cui hai bisogno, sviluppare relazioni cordiali con colleghi e clienti e crescere con te man mano che l'azienda cresce.

Esistono due tipi principali di assistenti virtuali: i liberi professionisti indipendenti e quelli associati a un'azienda o agenzia.

Quando collabori con un'azienda di assistenti virtuali, comunichi spesso con un manager che comprende le tue esigenze e ti assicura di ottenere un VA che si adatta meglio alle tue operazioni.

Vantaggi di un assistente virtuale

Nel frenetico mondo degli affari, l'uso di un assistente virtuale può amplificare notevolmente la tua produttività. Considera questo: il modo in cui un imprenditore o un manager chiave alloca il proprio tempo potrebbe essere il fattore determinante più critico del successo aziendale.

Pertanto, è imperativo per loro concentrarsi su attività di alto valore e questioni strategiche, lasciando le attività di routine e amministrative al loro affidabile assistente virtuale.

Rob Levin, presidente di Work Better Now, la mette in questo modo, attingendo dalla propria esperienza.

“Per dedicare tempo ad attività di alto valore, per me era importante dedicare meno tempo ad attività di valore inferiore. Questo è il motivo per cui non solo ho assunto un assistente virtuale 5 anni fa, ma perché ho co-fondato un'azienda, Work Better Now, per fornire assistenti virtuali ad altri imprenditori.

Il partner di Levin, Andrew Cohen e CEO di Work Better Now, afferma che la domanda più comune posta dai potenziali clienti dell'azienda è "cosa può fare per me un assistente virtuale?"

Per rispondere a questa domanda, Cohen fornisce un elenco di 47 attività che un assistente virtuale può svolgere.

47 Compiti che un assistente virtuale può svolgere

Un assistente virtuale è un appaltatore indipendente altamente qualificato che esegue in remoto una miriade di attività. Dalla pianificazione degli appuntamenti allo screening e alla risposta alle e-mail, i doveri di un VA sono di vasta portata.

Tuttavia, la pianificazione e le e-mail sono solo la punta dell'iceberg. Se un'attività può essere eseguita online, un VA è più che in grado di eseguirla.

Questa risorsa è la tua guida completa per navigare nel mondo degli assistenti virtuali, chiarendo i loro ruoli ed evidenziando i vantaggi significativi che possono apportare alla tua azienda.

Gestione del calendario

Il compito di gestire un calendario, sia professionale che personale, rappresenta spesso una delle maggiori sfide per gli imprenditori.

Gli assistenti virtuali intervengono qui, trasformando un'attività scoraggiante in un processo semplice fornendo promemoria e programmando appuntamenti. Offrono i seguenti servizi:

1. Coordinare e programmare chiamate e appuntamenti.Un'attività che può far risparmiare agli imprenditori circa 10 ore settimanali, liberandoli dallo svolgere quelle attività che trovano ingombranti.

La chiave del successo qui è fornire al tuo VA regole chiare sulla pianificazione, incluso chi e quando programmare. Possono anche aiutare a coordinare i programmi per altri membri del team.

2. Conferma appuntamenti.È consigliabile fornire al proprio VA un elenco di appuntamenti da confermare, in particolare per il giorno successivo. Questa pratica può evitare perdite di tempo causate da appuntamenti dimenticati o cancellazioni dell'ultimo minuto da parte dell'altra parte.

3. Fornire promemoria su chiamate e appuntamenti.Può essere facile dimenticare di effettuare una chiamata, in particolare quando si è fuori dall'ufficio o durante riunioni consecutive. Un VA può fornire promemoria tempestivi, chiamandoti o inviandoti messaggi di testo pochi minuti prima del tuo impegno per assicurarti che tu ricordi.

4. Riprogrammare chiamate e appuntamenti.Un VA funge anche da ponte di comunicazione, informando l'altra parte di eventuali cambiamenti di programma e confermando l'orario riprogrammato.

5. Avvisare gli altri dei cambiamenti di orario.L'assistente virtuale fornirà anche un avviso all'altra parte e riceverà la conferma dell'orario riprogrammato.

6. Proteggi il tempo.I VA possono anche aiutarti a proteggere il tuo tempo da inutili interruzioni. Possono intervenire e rifiutare educatamente le richieste di riunioni che potrebbero non essere una priorità assoluta.

7. Invia e mantieni una "lista in sospeso".Gli assistenti virtuali possono fornirti un elenco settimanale di persone che non hanno risposto a richieste di riunioni o chiamate, avvisandoti quando potrebbe essere necessario il tuo intervento.

8. Informa gli altri significativi quando sarai fuori città.I VA possono anche tenere informati i tuoi cari sul tuo programma di viaggio. Possono condividere un invito del calendario con le date fuori città e i dettagli del volo e dell'hotel, garantendo una comunicazione senza interruzioni.

Email e gestione dei contatti e comunicazioni

Nell'era digitale, un enorme volume di e-mail può inondare la tua casella di posta e mantenere un elenco di contatti aggiornato può diventare un compito in sé.

È qui che entra in gioco l'esperienza di un assistente virtuale. Affidando queste attività a un VA, puoi recuperare ore preziose del tuo tempo. Ecco uno sguardo alla gamma di attività che un VA può gestire:

9. Screen email.Gli assistenti virtuali possono gestire la tua casella di posta in base a regole specifiche impostate da te. Possono eseguire attività come eliminare, rispondere, inoltrare e-mail o segnalare quelle critiche per la tua attenzione.

10. Aggiungi persone ai contatti.Ogni volta che interagisci con qualcuno di nuovo, che si tratti di una chiamata, di una riunione o di qualsiasi altra forma di interazione, il tuo VA può garantire che i dettagli della persona vengano prontamente aggiunti ai tuoi contatti.

11. Aggiorna le informazioni delle persone ai contatti.Potrebbero esserci casi in cui non si ha accesso immediato a tutte le informazioni di un contatto. In tali casi, un VA può gradualmente colmare queste lacune, aggiungendo informazioni ai contatti man mano che diventano disponibili, come i dettagli di una firma e-mail.

12. Aggiungi contatti al CRM.Uno dei motivi principali per cui le piccole imprese non sfruttano efficacemente la propria applicazione CRM è il dispendioso inserimento dei dati. Il tuo VA può assumersi questo compito, aggiungendo e organizzando il tuo sistema CRM.

Attività del telefono

Quando hai bisogno di qualcuno che gestisca le interazioni telefoniche o addirittura svolga compiti di receptionist leggeri senza la necessità di una presenza fisica, un assistente virtuale può essere all'altezza dell'occasione.

13. Svolgere compiti di receptionist leggeri.Ci sono casi in cui potresti aspettarti chiamate importanti ma potresti non essere disponibile a rispondere personalmente. È qui che un assistente virtuale diventa prezioso.

Reindirizzando tali chiamate al tuo VA, puoi assicurarti di non perdere nessuna comunicazione vitale, pur essendo in grado di concentrarti sulle tue attività primarie senza interruzioni.

14. Trascrivi i messaggi vocali.Nella nostra frenetica era digitale, è possibile accedere alla maggior parte dei messaggi vocali tramite e-mail. Questi possono essere inoltrati al tuo VA che, oltre a trascrivere il contenuto del messaggio vocale, può anche svolgere qualsiasi attività di follow-up necessaria.

Ciò potrebbe includere il contatto con il chiamante o l'impostazione di promemoria per rispondere, semplificando così i processi di comunicazione.

Viaggio

Il compito di organizzare voli e hotel per i viaggi di lavoro può essere un processo sorprendentemente dispendioso in termini di tempo, che spesso ti allontana dalle operazioni principali della tua attività. È qui che le competenze di un assistente virtuale possono rivelarsi indispensabili. Un VA può gestire:

15. Voli di ricerca.Dati i tuoi criteri specifici come le compagnie aeree preferite, la disposizione dei posti e gli orari, un VA può eseguire un'analisi approfondita delle varie opzioni di volo.

Possono quindi presentarti le migliori alternative, assicurandoti non solo di viaggiare comodamente, ma anche di risparmiare una notevole quantità di tempo nel corso di un anno.

16. Ricerca hotel.In modo simile alla ricerca sui voli, il tuo VA può approfondire le opzioni di hotel in base alle tue preferenze uniche.

Ciò può includere fattori come il tipo di alloggio, l'ubicazione, i servizi disponibili e qualsiasi tariffa speciale a cui potresti avere diritto. Possono quindi compilare una selezione preselezionata, risparmiandoti il ​​​​fastidio di sfogliare numerose opzioni.

17. Prenota voli e hotel.Con le tue decisioni prese e armato della tua carta di credito e delle informazioni sui frequent flyer, il tuo VA può occuparsi del processo di prenotazione.

Questo può essere un compito noioso da gestire personalmente, ma un VA può gestirlo in modo efficiente, risparmiando tempo e riducendo la probabilità di errori.

18. Ricerca opzioni di trasporto.Ciò comprende varie possibilità, dalle auto a noleggio e dai passaggi condivisi fino ai trasporti pubblici locali, a seconda delle tue preferenze e della natura del tuo viaggio.

19. Prenota il trasporto.Una volta identificate le migliori opzioni, il tuo VA può fare un ulteriore passo avanti e gestire le prenotazioni, in modo simile al modo in cui gestiscono il tuo volo e le disposizioni dell'hotel. Ciò garantisce un'esperienza di viaggio senza interruzioni dall'inizio alla fine.

20. Organizza eventi.Se il tuo viaggio prevede la partecipazione o l'hosting di eventi, il tuo VA può gestire la ricerca e prendere le disposizioni necessarie. Ciò potrebbe includere la ricerca di un ristorante adatto per una cena di lavoro, la prenotazione di uno spazio per riunioni o persino l'assicurazione dei biglietti per un concerto locale.

21. Sospendere giornali o posta.Quando sei via, il tuo VA può garantire che i servizi regolari presso la tua residenza, come la consegna di giornali o la posta, siano temporaneamente sospesi. Ciò aggiunge un ulteriore livello di comodità ai tuoi viaggi e garantisce che le tue operazioni domestiche siano curate in tua assenza.

Sviluppo aziendale

Quando si tratta del compito di sviluppo aziendale, il carico di lavoro può essere notevole e sfaccettato.

Dalla ricerca di potenziali lead su piattaforme come LinkedIn alla ricerca di informazioni di contatto cruciali come gli indirizzi e-mail, queste attività spesso richiedono un lavoro di base che richiede tempo.

Un assistente virtuale può prendere le redini di queste attività, permettendoti di dedicare la tua attenzione alle interazioni interpersonali fondamentali per realizzare vendite di successo.

22. La ricerca conduce su LinkedIn.Per le aziende B2B e, occasionalmente, per le operazioni B2C, mantenere un elenco di potenziali clienti è un compito imperativo. Dopo aver acquisito una profonda comprensione delle tue esigenze, un assistente virtuale può condurre una ricerca approfondita su LinkedIn, creando un elenco esaustivo di potenziali clienti in linea con il profilo del tuo cliente ideale.

23. Trova gli indirizzi email.Un VA può navigare abilmente nei database e utilizzare efficaci strategie di ricerca su Google per individuare gli indirizzi e-mail dei potenziali clienti che stai cercando di contattare. Questo non solo ti garantisce di avere le informazioni di contatto corrette, ma ti fa risparmiare tempo e fatica per trovarle da solo.

24. Presentazioni di progetti.Il tuo VA può aggiungere un tocco professionale alle tue proposte individuando e inserendo il logo del potenziale cliente e abbinando il colore del testo di conseguenza. Inoltre, possono migliorare la presentazione animando le diapositive come richiesto, offrendoti un vantaggio nei tuoi sforzi di sviluppo aziendale.

Gestione

Man mano che la tua attività cresce, si traduce inevitabilmente in un aumento della domanda di varie funzioni di gestione. Ciò potrebbe includere attività come l'assemblaggio di report per i clienti, che potrebbero richiedere la raccolta di grandi quantità di dati esistenti.

O forse stai cercando di espandere il tuo team e hai bisogno di assistenza con le attività di reclutamento. Il tuo assistente virtuale può assumersi queste responsabilità, offrendoti il ​​tempo e la flessibilità per concentrarti su aspetti più strategici della tua attività

25. Assemblare i rapporti.Un VA può progettare e generare report che tengono traccia degli indicatori chiave di prestazione (KPI) a intervalli predeterminati. Questi report forniscono un'istantanea chiara delle prestazioni della tua azienda, aiutandoti a prendere decisioni informate.

26. Aiutare ad assumere dipendenti.La lotta per trovare il talento giusto può spesso essere intensa quanto la competizione per i clienti, se non di più.

Il tuo VA può vagliare i profili LinkedIn in base ai criteri che fornisci, compilando un elenco di potenziali candidati che potrebbero essere adatti al tuo team. Questo non solo semplifica il tuo processo di reclutamento, ma ti assicura di avere un bacino più ampio di talenti tra cui scegliere.

Contabilità

Se la gestione degli aspetti finanziari della tua attività, come la tenuta dei libri contabili o l'invio di fatture, ti induce un senso di paura, potrebbe essere il momento di delegare queste attività a un assistente virtuale.

27. Mantenere i libri.Con una formazione e istruzioni adeguate, il tuo assistente virtuale può gestire attività finanziarie come la revisione e l'abbinamento di transazioni e la conduzione di riconciliazioni mensili. Ciò garantisce un processo di contabilità semplificato e documenti finanziari coerenti per la tua azienda.

28. Creare e inviare fatture.Utilizzando i modelli di fattura, un assistente virtuale può redigere fatture professionali e distribuirle ai tuoi clienti. Ciò garantisce una fatturazione tempestiva e accurata, contribuendo a un sano flusso di cassa.

29. Insegui i pagamenti.Stabilire un processo di contabilità clienti è fondamentale per tutte le aziende. Il tuo VA può seguire questo processo per riscuotere i pagamenti dovuti, che possono includere l'escalation del problema al titolare dell'azienda o alla persona interessata, se necessario.

Commissioni personali

Gestire le responsabilità della vita personale insieme a un'attività fiorente può essere impegnativo. Compiti come prenotare un ristorante o inviare regali sono fondamentali per mantenere le tue relazioni personali.

Tuttavia, possono anche richiedere molto tempo. Sfruttando i servizi di un assistente virtuale, puoi gestire queste responsabilità in modo più efficiente.

30. Effettua prenotazioni personali al ristorante.Con l'accesso alle tue preferenze personali e ai dettagli di accesso per piattaforme di prenotazione come Open Table, il tuo VA può effettuare prenotazioni di ristoranti per tuo conto e persino coordinarsi con gli ospiti.

31. Fai acquisti.A volte, anche piattaforme come Amazon potrebbero non avere ciò di cui hai bisogno o il processo di acquisto può essere troppo noioso. Il tuo VA può aiutarti con gli acquisti online per assicurarti gli articoli di cui hai bisogno.

32. Cerca e invia regali.Per le occasioni in cui una carta regalo generica non è sufficiente, il tuo assistente può trovare qualcosa di distintivo e organizzarne la consegna.

33. Gestisci la logistica per il tuo hobby.Che si tratti di assicurarti uno studio per le prove della tua band in garage o di organizzare le riunioni del tuo club del libro, un VA può alleviare gli oneri logistici, permettendoti di dedicarti ai tuoi hobby senza stress.

34. Rintraccia gli ordini problematici.Quando un ordine non arriva in tempo, il tuo VA può collaborare con il fornitore, gestendo i tempi di attesa e la risoluzione dei problemi, tenendoti informato durante tutto il processo.

35. Gestisci il calendario familiare.La pianificazione di eventi familiari e il monitoraggio degli appuntamenti possono essere gestiti senza problemi dal tuo assistente virtuale, liberando più tempo personale.

36. Programma appuntamenti medici.Dati i dettagli rilevanti come le date di nascita e le informazioni sull'assicurazione, un VA può organizzare visite mediche e persino iniziare a compilare i documenti richiesti.

37. Paga le bollette personali.Per acquisti poco frequenti o fornitori che non offrono opzioni di pagamento online, un assistente virtuale può gestire il pagamento delle bollette.

38. Chiama i negozi per avere informazioni.Che tu stia cercando una rara bottiglia di scotch o un regalo speciale, il tuo VA può effettuare le chiamate necessarie per trovare il negozio che rifornisce l'articolo che stai cercando.

Operazioni

In qualità di proprietario di una piccola impresa, la tua attenzione dovrebbe essere rivolta alla pianificazione strategica per il futuro della tua azienda, alla concettualizzazione di nuovi prodotti e servizi e alla promozione di iniziative che miglioreranno la tua attività. Pertanto, compiti operativi come la compilazione di moduli online e la gestione di file possono essere delegati a un sistema di supporto affidabile, un assistente virtuale.

39. Compila moduli online.Il tuo assistente virtuale, dotato dei dati aziendali pertinenti, può compilare vari moduli, come quelli necessari per la sottoscrizione di prodotti Software as a Service (SaaS), facendoti risparmiare tempo prezioso.

40. Prendi appunti dai webinar.Quando sei interessato al contenuto di un webinar ma non puoi dedicare il tempo per guardarlo, anche se è su richiesta, il tuo VA può "partecipare" per tuo conto, annotare i punti chiave e fornirti un riepilogo completo.

41. Converti file.Se hai bisogno di un formato di file diverso, ad esempio un JPEG invece di un PDF, il tuo VA può gestire la conversione per te.

42. Condurre ricerche.Il tuo VA può effettuare una ricerca iniziale per decisioni cruciali, come valutare vari prodotti SaaS per accertare quale sarebbe il più adatto alle tue esigenze.

43. Imposta i progetti nel tuo sistema di gestione dei progetti.Un VA può impostare nuovi progetti nel tuo strumento di gestione dei progetti ed estendere gli inviti ai partecipanti interessati, assicurando un avvio regolare.

44. Gestire la gestione dei file.Che si tratti di Dropbox o di un server locale per l'archiviazione dei file, il tuo assistente virtuale può garantire un'organizzazione dei file appropriata con convenzioni di denominazione accurate. Garantiscono inoltre che le autorizzazioni di accesso siano assegnate correttamente.

45. Pianifica i social media.Il tuo assistente virtuale può semplificare la tua strategia sui social media programmando i tuoi post in base al processo che hai delineato.

46. ​​Correggi e modifica lettere, blog e presentazioni.Carichi di lavoro eccessivi a volte possono portare a errori involontari. Il tuo VA può aiutarti a correggere le bozze e modificare comunicazioni importanti come lettere, blog e presentazioni, garantendo contenuti professionali e privi di errori.

47. Mantieni un manuale di assistente virtuale.Gli imprenditori spesso preferiscono stabilire processi piuttosto che rispettarli rigorosamente. Il tuo VA può tenere un manuale che documenta i propri compiti, il che si rivela utile, soprattutto durante le assenze impreviste.

Ecco un riepilogo della vasta gamma di attività che un assistente virtuale può gestire, tutte ben confezionate in una comoda tabella di confronto.

Cose che un assistente virtuale non fa

Naturalmente, ci sono alcune cose che il tuo assistente virtuale non farà. Non devi preoccuparti dell'atteggiamento di un assistente virtuale se chiedi loro di fare qualcosa. Un VA non:

• Alza gli occhi su di te.Almeno non lo vedrai se succede! E non lo "sentirai" in nessuna comunicazione.
• Richiede un ufficio più grande o un'altra scrivania .Queste persone non condivideranno il tuo spazio ufficio, quindi non è necessario creare spazio extra.
• Dramma a intermittenza.Con gli assistenti virtuali non avrai grandi ego da coccolare. Non dovrai camminare sulle uova o preoccuparti che i pettegolezzi prevalgano sulla professionalità. La natura della relazione a distanza significa che il dramma in ufficio è inesistente.

I prossimi passi per ottenere un assistente virtuale

• Identifica le attività della tua azienda che sarebbe meglio esternalizzare.Suggerimento: concentrati su attività che non richiedono la tua esperienza.Chiediti se l'attività è il miglior uso del tuo tempo o sarebbe meglio svolto da qualcun altro?
• Utilizza servizi come Work Better Now per identificare gli assistenti virtuali adatti alle tue esigenze.

Sia che tu voglia ridimensionare la tua attività, smettere di svolgere attività che ti infastidiscono o desideri semplicemente più tempo libero, un VA è un punto di svolta. Penso che tu possa vedere l'assunzione di un assistente virtuale potrebbe essere la chiave del tuo successo. Spero che questo ti aiuti a decidere se un VA è giusto per la tua azienda.

Buona fortuna!

Per ulteriori informazioni sugli assistenti virtuali, leggi:

• Come avere successo nella tua piccola impresa facendo meno con gli assistenti virtuali?
• 22 segreti per assumere l'assistente virtuale giusto

Tutte le risposte alle domande dei lettori provengono dal comitato editoriale di Small Business Trends, con oltre 50 anni di esperienza commerciale combinata. Se desideri inviare una domanda, inviala qui.

Immagine: Depositphotos.com