Che cos'è la gestione dell'inventario: definizione, vantaggi, tecniche

La gestione dell'inventario svolge un ruolo importante nella redditività di qualsiasi attività commerciale. In relazione alla gestione della catena di approvvigionamento e alla logistica, la gestione dell'inventario sovrintende all'approvvigionamento, alla movimentazione, allo stoccaggio e all'utilizzo delle materie prime essenziali per la produzione di beni e servizi.

La gestione dell'inventario si occupa anche del lato dell'output dell'azienda, gestendo la quantità di prodotto disponibile per la vendita, assicurando che ce ne sia abbastanza per soddisfare la domanda, ma non così tanto che l'azienda perde denaro per l'inventario invenduto.

In definitiva, la gestione dell'inventario è un atto di equilibrio perpetuo, che si destreggia tra input e output per mantenere bassi i costi e massimizzare vendite e profitti.

1. Gestione dell'inventario, definita
2. Benefici
3. Processi
4. Gestione dell'inventario vs. controllo dell'inventario
5. Il ruolo della gestione degli ordini
6. Tecniche di gestione dell'inventario
7. Sfide
8. Sistemi di gestione dell'inventario
9. Funzioni e caratteristiche dell'IMS

Che cos'è la gestione dell'inventario?

Per quanto riguarda l'input, ciò include attività specifiche come l'approvvigionamento, l'acquisto, la ricezione, l'immagazzinamento, lo spostamento, la vendita e la spedizione dei materiali utilizzati per realizzare i prodotti di un'azienda. La gestione dell'output di inventario comporta lo stoccaggio dei prodotti finiti, nonché le vendite e la spedizione ai clienti.

Quando si tratta della redditività di un'azienda, la gestione dell'inventario è un atto di giocoleria complesso e ad alta velocità che può creare o distruggere i profitti della tua attività. Troppo o troppo poco di qualsiasi input o output può mettere a repentaglio la produttività, la soddisfazione del cliente e la redditività.

Quali sono i vantaggi della gestione dell'inventario?

La gestione dell'inventario è fondamentale per il successo aziendale. Senza di esso, un'azienda non può essere efficiente, redditizia o resiliente. Considerando le numerose variabili economiche al di fuori del controllo di chiunque, la gestione dell'inventario è una delle aree saldamente sotto il controllo di ogni azienda.

1. Maggiore efficienza . In un ambiente di produzione, il mantenimento dei livelli ottimali di materie prime per mantenere la produzione senza interruzioni aiuta ad aumentare l'efficienza. Due fattori chiave sono avere i materiali giusti a portata di mano e assicurarsi che siano nel posto giusto al momento giusto. Inoltre, lo spostamento del prodotto finito nei magazzini di stoccaggio previene i ritardi di produzione dovuti alla mancanza di spazio. Arresti o ritardi in qualsiasi punto del processo equivalgono a perdita di tempo, produttività e profitti.
2. Costi ridotti. Mantenere quantità ottimali (non troppo, non troppo poco - il perfetto equilibrio di Riccioli d'oro) di materie prime riduce al minimo il rischio di deterioramento o spreco ed evita di pagare i materiali prima che siano necessari. Mantenendo la giusta quantità di prodotto per soddisfare la domanda, un'azienda non spende denaro in manodopera e materiali per produrre prodotti che non possono essere venduti abbastanza velocemente.
3. Maggiore soddisfazione del cliente. Una gestione efficace dell'inventario mantiene la giusta quantità di prodotto disponibile per soddisfare le esigenze dei clienti il ​​più rapidamente possibile, riducendo le scorte esaurite e rendendo i clienti più soddisfatti.
4. Migliore gestione del flusso di cassa. Previsioni accurate insieme a livelli di inventario precisi e una logistica efficiente vincolano meno denaro con spese, produzione e stoccaggio non necessari. Ciò libera il flusso di cassa e consente un uso più efficiente delle risorse di cassa.
5. Migliore processo decisionale . La gestione dell'inventario implica la previsione della domanda, dei costi e di altre esigenze. Sempre più aziende utilizzano software per misurare queste variabili per prendere decisioni più intelligenti basate sui dati. Questo aiuta a ridurre il costo di spese non necessarie e previsioni della domanda errate.
6. Aumento dei profitti . L'obiettivo finale di essere in affari è trarre profitto dalla creazione, produzione, vendita e consegna di un ottimo prodotto. Una solida gestione dell'inventario aumenta i profitti aumentando l'efficienza e riducendo gli sprechi.

Qual è il processo di gestione dell'inventario?

Un processo di gestione dell'inventario è il modello e la guida per il modo in cui la tua azienda gestisce l'inventario: il modo in cui acquisti, ricevi, immagazzini, utilizzi, vendi e spedisci il tuo inventario.

Il processo inizia con i materiali e i prodotti che acquisti e utilizzi per realizzare i tuoi beni e servizi e continua per tutto il ciclo di produzione fino alla vendita e alla consegna ai tuoi clienti.

Senza un processo di gestione dell'inventario in atto, è impossibile iniziare a migliorarlo. E senza un processo, l'efficienza è fuori discussione. Ciò si traduce in spese sprecate, tempo perso e diminuzione di profitti inesistenti.

Il processo di gestione dell'inventario in 5 fasi:

1. Ricevi e ispeziona i prodotti. Stabilire un processo fluido ed efficiente per ricevere e ispezionare le spedizioni per aiutare a mantenere i materiali in movimento. Ispeziona la tua spedizione per assicurarti di utilizzare materiali della massima qualità e di non pagare per prodotti danneggiati o di scarsa qualità che dovranno essere restituiti o gettati via o, nel peggiore dei casi, finiranno nei tuoi prodotti.
2. Ordina e immagazzina i prodotti. Pre-produzione, determina quali prodotti e materiali devono essere consegnati alla produzione e quali devono essere immagazzinati. Post-produzione, spostare i prodotti finiti nelle apposite aree di stoccaggio per eliminare gli ordini dei clienti e l'evasione degli ordini.
3. Accetta l'ordine del cliente . Che si tratti di e-commerce, negozi fisici o altro, prendi gli ordini dei clienti e assicurati che tutte le parti abbiano visibilità sugli ordini e sulle informazioni necessarie. Internamente, assicurati che le vendite, il magazzino, l'evasione degli ordini e la spedizione sappiano cosa sta succedendo.
4. Evadere, impacchettare e spedire l'ordine. Assicurati che il cliente sappia che hai ricevuto il suo ordine e che possa facilmente scoprire quando verrà spedito e quando dovrebbe arrivare.
5. Riordina nuovo stock. Mantenere un inventario fisico accurato è fondamentale. Sapere quando e quanto ordinare dipende da dati di inventario accurati e aggiornati.

Tipi di inventario

• Le materie prime sono gli articoli, i componenti e i prodotti necessari per realizzare un prodotto.
• Il lavoro in corso è il tuo prodotto in fase di fabbricazione, quando le materie prime e i componenti sono combinati con il lavoro degli operai e delle macchine per realizzare ciò che viene venduto.
• I prodotti finiti sono i prodotti completati pronti per la vendita e la spedizione ai clienti.
• I beni MRO (MRO sta per manutenzione, riparazione e funzionamento) sono i materiali necessari per continuare a realizzare prodotti e fare affari, una forma di spese generali che è considerata il costo per fare affari.
• L'inventario di transito descrive i prodotti finiti che sono stati venduti e spediti al cliente, ma non ancora consegnati. Questo tratto del viaggio è anche chiamato transito, inventario del gasdotto e trasporto.
• L'inventario tampone è lo stesso della scorta di sicurezza, che funge da riserva di emergenza per evitare di esaurire l'inventario prima che i negozi possano essere riforniti.
• L'inventario di previsione è simile allo stock cuscinetto o di riserva, ma viene ottenuto e prodotto per soddisfare un aumento previsto della domanda, in particolare aumenti ciclici o stagionali.
• Il disaccoppiamento dell'inventario è una strategia che mette da parte determinate quantità di prodotto in varie fasi del processo di produzione per mantenere la produzione in movimento in caso di carenza o guasto in qualsiasi punto lungo la linea.
• L'inventario del ciclo viene tenuto a portata di mano in modo che le aziende possano mantenere quote di produzione minime. Ciò assume anche la forma di materie prime e componenti necessari per soddisfare tali quote.

Gestione dell'inventario vs. controllo dell'inventario

Negli affari, i sistemi più piccoli e più focalizzati operano all'interno di sistemi più grandi e più ampi. Lo stesso vale per la relazione tra la gestione dell'inventario e il controllo dell'inventario.

All'interno del più ampio processo di gestione dell'inventario, il controllo dell'inventario, spesso chiamato anche controllo delle scorte, supervisiona la logistica e il movimento di materiali e prodotti all'interno di un magazzino o di un sistema di magazzini.

Individuare rapidamente gli articoli e spostarli in modo efficiente è essenziale sia per la produzione che per l'evasione degli ordini e la spedizione, la base per ottenere un'elevata soddisfazione del cliente.

Il controllo dell'inventario comporta il movimento diretto di materiali e prodotti all'interno dei magazzini utilizzando qualsiasi cosa, dai carrelli a mano e carrelli elevatori a camion, treni e semirimorchi. Ma include anche l'utilizzo di software per tracciare, rintracciare e gestire il flusso di materiali e prodotti in entrata, in uscita e all'interno dei magazzini.

Insieme al controllo dell'inventario, un altro elemento dell'ecosistema di gestione dell'inventario è la gestione degli ordini. Questa è un'altra area in cui il software giusto può creare o distruggere la tua attività. Come indica il nome, la gestione degli ordini si concentra sugli ordini dei clienti.

Tuttavia, la gestione degli ordini è più che prendere gli ordini dei clienti. Implica la ricezione degli ordini, nonché l'elaborazione e il monitoraggio di ciascun ordine. Quando ricevi un ordine, l'inventario deve essere individuato, spostato, elaborato e spedito. Lungo tutto il percorso, l'inventario deve essere aggiornato man mano che l'ordine viene elaborato e spedito.

Il miglior software di gestione degli ordini è integrato nell'infrastruttura digitale complessiva di controllo e gestione dell'inventario. Non solo l'inventario fisico viene conteggiato, spostato, tracciato e aggiornato, ma l'organizzazione ha visibilità su questo movimento. La visibilità consente previsioni più intelligenti e una maggiore efficienza complessiva.

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Quali sono le principali tecniche di gestione dell'inventario?

Analogamente alla gestione delle operazioni, una dimensione non va bene per tutti quando si tratta di gestire l'inventario. Diamo un'occhiata alle quattro tecniche di gestione dell'inventario più popolari:

1. Gestione just-in-time (JIT) : gestire una nave così strettamente che i materiali e i componenti arrivino quando sono necessari (just in time) per la produzione riduce la necessità di stoccaggio e il pagamento di parti che non verranno utilizzate immediatamente. Questo metodo giapponese reso popolare da Toyota Motor taglia molto grasso. Ma come visto negli ultimi anni, JIT dipende fortemente da una catena di approvvigionamento globale senza intoppi. Forti aumenti della domanda, piccole interruzioni nella catena di approvvigionamento o persino controversie di lavoro possono sconvolgere questo fragile ecosistema.
2. Pianificazione del fabbisogno di materiali (MRP) : la previsione della domanda e delle vendite guida questo metodo. Come per la gestione dell'inventario in generale, i record accurati per le vendite e l'inventario svolgono un ruolo essenziale. La volatilità della domanda o della catena di approvvigionamento può anche lasciare un'azienda sotto o troppo preparata, perdendo le vendite a causa della mancanza di inventario disponibile o perdendo denaro per l'eccesso di inventario invenduto.
3. Quantità di ordini economici (EOQ) : questo metodo opera sulla premessa di risparmiare denaro ordinando quantità maggiori di inventario meno volte. Le esigenze di inventario sono calcolate per consentire al minor numero di ordini di procurarsi la quantità necessaria di materiali o componenti per le esigenze di produzione previste. Quando si ordinano quantità maggiori, un'azienda accetta che i costi di mantenimento saranno più elevati. Questo metodo prevede l'utilizzo di formule EOQ per stimare i costi dell'ordine e i costi di mantenimento, che vengono considerati su base annuale per determinare le quantità ottimali.
4. Days Sales of Inventory (DSI) : un altro approccio considera il tempo medio necessario per spostare l'inventario. Ciò tiene conto dell'inventario del prodotto finito e di ciò che è in corso e in attesa di produzione; i responsabili dell'inventario ottengono informazioni sulla durata dei livelli di inventario attuali. L'obiettivo è mantenere questo rapporto, ovvero i giorni di inventario in sospeso (DIO), i giorni di inventario (DII) e l'età media dell'inventario, il più basso possibile.

Altre tecniche di gestione dell'inventario includono:

• L'analisi ABC si basa sul principio di Pareto secondo cui l'80% delle tue entrate proviene dal 20% dei tuoi prodotti. L'analisi ABC aiuta a determinare i beni e i servizi più e meno preziosi.
• Il tracciamento dei lotti raggruppa i prodotti con caratteristiche di lotto simili, come la data di produzione, l'ubicazione e le date di scadenza, nonché i prodotti con materie prime comuni. Questo aiuta a dare la priorità alla spedizione e, nel malaugurato caso di un richiamo, consente di tracciare i prodotti e risalire alla fonte di eventuali problemi.
• Le spedizioni all'ingrosso di solito riducono il costo di spedizione di un singolo articolo, come utilizzato nel metodo di gestione dell'inventario EOQ. L'acquisto all'ingrosso può presentare altre sfide come spazio di archiviazione, deterioramento e possibilmente ordinare più del necessario per soddisfare la domanda.
• Consignment significa che il produttore invia a un rivenditore beni da vendere senza costringere il rivenditore ad acquistare i prodotti in anticipo. Ciò evita potenzialmente di ordinare una quantità eccessiva di un prodotto pagando solo per i prodotti venduti.
• Il cross-docking riduce al minimo il movimento e lo stoccaggio dell'inventario caricando l'inventario in entrata direttamente sui veicoli di spedizione in uscita.
• La previsione della domanda utilizza ricerche di mercato, vendite passate e altri dati per prevedere la quantità di prodotti che i clienti acquisteranno. Questo informa la quantità di inventario da tenere a portata di mano e quanto dovrà essere prodotto.
• Dropshipping consente a un rivenditore o agente di vendita di vendere prodotti senza tenere i prodotti reali in inventario. Invece, l'ordine va al produttore per essere elaborato ed evaso, spedito direttamente al cliente senza che il venditore debba effettuare alcuna spedizione o gestione.
• FIFO e LIFO assegnano la priorità alla spedizione dei prodotti mediante un ordine FIFO (first-in-first-out) o LIFO (last-in-first-out).
• La produzione snella cerca di massimizzare la produttività e l'efficienza eliminando ciò che non aggiunge valore.
• La quantità minima d'ordine (MOQ) è la quantità minima di un prodotto che un fornitore o un produttore consentirà di ordinare. Questo è l'importo necessario per vendere per realizzare ancora un profitto o almeno raggiungere il pareggio.
• La formula del punto di riordino calcola il punto in cui è necessario ordinare più inventario. La formula del punto di riordino moltiplica le vendite unitarie giornaliere per il tempo di consegna (in giorni) dall'ordine all'arrivo, includendo un margine di scorte di sicurezza per tenere conto di possibili ritardi o picchi nelle vendite.
• La gestione perpetua dell'inventario utilizza un software per tenere traccia dei livelli di inventario in tempo reale, registrando ogni unità di inventario che entra e ogni vendita che esce.
• La scorta di sicurezza è una quantità di inventario extra tenuta come cuscinetto contro l'esaurimento delle scorte nel caso in cui si verifichi un aumento imprevisto delle vendite prima dell'arrivo delle scorte riordinate.
• Six Sigma utilizza statistiche e analisi dei dati per migliorare l'efficienza riducendo gli errori e gli sprechi nei processi di produzione.
• Lean Six Sigma cerca di eliminare gli sprechi e le inefficienze nei processi di produzione e nella gestione delle scorte, in particolare individuando e correggendo le cause alla radice di difetti e inefficienze.

Il processo complesso pone molte sfide

Non sorprende che una funzione complessa come la gestione dell'inventario presenti sfide ad ogni turno.

• Variabili come picchi di domanda, problemi della catena di approvvigionamento o interruzioni della produzione possono lasciare livelli di inventario troppo bassi. D'altra parte, una domanda inferiore o una sovrapproduzione possono portare a un eccesso di scorte invendute. Tali scenari portano alla perdita di entrate a causa di mancate vendite o denaro sprecato in prodotti invenduti.
• Dati imprecisi ostacolano la previsione della domanda.
• Evitare il restringimento dell'inventario (mantenendo l'accuratezza dell'inventario). A volte, come misura temporanea di riduzione dei costi, i livelli di inventario diminuiscono e non vengono reintegrati. Ma questo riduce le scorte tampone, aumentando il rischio di esaurire le scorte e deludere i clienti.
• La domanda dei clienti può cambiare dall'oggi al domani.
• La gestione dell'obsolescenza delle scorte richiede di bilanciare la necessità di vendere l'inventario meno ricercato esistente mentre si cambia direzione per soddisfare le nuove esigenze dei clienti.
• Gestione di più sedi e fornitori.
• L'integrazione con altri sistemi presenta un altro potenziale grattacapo quando le aziende provano ad aggiornare software e sistemi di gestione dell'inventario solo per scoprire che non sono tutti compatibili tra loro.
• Al passo con l'innovazione e la tecnologia.

Che cos'è un sistema di gestione dell'inventario?

Un sistema di gestione dell'inventario (IMS) governa ed esegue il processo per il monitoraggio dei prodotti dall'inventario di input delle materie prime e delle informazioni attraverso i processi di produzione, stoccaggio, vendita e spedizione.

Ecco tre tipi di IMS:

• I sistemi di inventario manuale sono la vecchia scuola, contando ogni articolo e aggiornando le posizioni a mano.
• I sistemi di inventario periodico consentono al team di contare l'inventario fisico ogni mese o trimestre. I sistemi di codici a barre possono essere un modo più rapido, semplice ed efficiente per contare e tenere traccia dell'inventario scansionando il codice a barre su un prodotto.
• I sistemi di inventario perpetui contano e tracciano automaticamente l'inventario utilizzando il software per aggiornare gli inventari quando materiali, componenti e prodotti vengono acquistati o venduti. I sistemi RFID utilizzano tag di identificazione a radiofrequenza per registrare e tracciare l'inventario in entrata o in uscita, aggiornando automaticamente il sistema.

Cosa cercare in un sistema di gestione dell'inventario

Il tuo IMS gestisce tutto ciò di cui hai bisogno per garantire il successo della tua gestione dell'inventario e, per estensione, della tua attività. Le aziende che investono nel software giusto per facilitare un IMS ottengono un vantaggio competitivo.

Ecco alcune caratteristiche e funzionalità che un IMS efficace dovrebbe avere:

• Il monitoraggio automatizzato dell'inventario velocizza e semplifica il lavoro, riducendo le attività ripetitive soggette a errori umani.
• L'accesso ai dati in tempo reale offre visibilità per decisioni di gestione dell'inventario più intelligenti e redditizie.
• La previsione della domanda utilizza i dati in tempo reale e la potenza analitica dell'apprendimento automatico per aiutare a prendere decisioni informate sull'inventario che possono ridurre gli sprechi e aumentare le entrate.
• L'integrazione multicanale ti consente di concentrarti sulla gestione effettiva dell'inventario piuttosto che combattere con sistemi incompatibili. Inoltre, una maggiore visibilità dei dati in tempo reale in tutta l'azienda garantisce che tutti vedano gli stessi dati e possano accedere facilmente alle informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
• Il codice a barre e la scansione consentono una gestione dell'inventario più efficiente con dati più accurati.
• Gli avvisi e le notifiche inviano informazioni importanti alle persone che ne hanno bisogno per prendere decisioni migliori e intraprendere azioni rapide.
• L'accesso mobile espande la portata di un IMS alle squadre sul campo, consentendo tempi di risposta più rapidi da qualsiasi luogo.
• La gestione dei fornitori consente un'esperienza senza soluzione di continuità quando si lavora con i fornitori e si gestiscono ordini, spedizioni, monitoraggio e approvazioni.
• L'ottimizzazione dell'inventario è il punto cruciale della gestione dell'inventario; un IMS dovrebbe aiutarti a trovare l'inventario equilibrato che riduce al minimo gli sprechi e massimizza il profitto.
• Reporting e analisi sono strumenti essenziali per monitorare le prestazioni, per vedere cosa funziona e dove è possibile apportare miglioramenti.

Avere i migliori metodi e sistemi di gestione dell'inventario in atto può fare la differenza tra lottare per sopravvivere e un'attività di lunga durata. Rimarrai a chiederti come fa la concorrenza o godrai di clienti soddisfatti e redditività nonostante un'economia in difficoltà?