Perché abbiamo bisogno della documentazione del prodotto?

Come la maggior parte degli imprenditori, probabilmente pensi alla documentazione del prodotto come un ripensamento. È qualcosa che crei quando rimane del tempo dopo che tutto il resto è finito.

Durante lo sviluppo del tuo prodotto, unirai alcune rapide istruzioni per aiutare gli utenti a partire con il piede giusto e il gioco è fatto.

Tuttavia, la documentazione del prodotto è una delle parti più importanti della tua attività: è il ponte tra il tuo prodotto ei tuoi clienti. Non riconoscere il potere dietro la documentazione del prodotto può essere catastrofico per la tua azienda e tenerti fermo quando dovresti salire alle stelle.

Leggi anche; perché la documentazione tecnica è importante.

Che cos'è la documentazione del prodotto?

Sai di cosa si tratta, quindi terrò questo breve.

La documentazione del prodotto è semplicemente qualsiasi tipo di informazione creata per aiutare i clienti a comprendere e utilizzare il prodotto appena rilasciato o aggiornato.

Potrebbe trattarsi di qualcosa di piccolo come una pagina delle domande frequenti sul tuo sito Web o un manuale PDF dettagliato fornito con un prodotto fisico. In generale, rientra in due categorie:

Qualsiasi forma di istruzione conta tecnicamente come documentazione del prodotto. Tuttavia, è chiaro che esiste una documentazione che funziona ed è adatta allo scopo e una documentazione che non è abbastanza buona, ma ne parleremo correttamente di seguito.

Puoi utilizzare uno strumento come Docsie per creare facilmente un documento.

Perché le aziende hanno bisogno della documentazione del prodotto?

Dal punto di vista aziendale, la documentazione del prodotto è importante per alcuni motivi:

Ti fa risparmiare tempo

Il più grande vantaggio è che ti fa risparmiare tempo e denaro. Una corretta documentazione del prodotto può ridurre drasticamente il numero di chiamate di supporto ed e-mail che ricevi, risparmiando denaro.

Questo perché stai mettendo il potere della funzionalità nelle mani dei tuoi utenti e possono servirsi da soli. Ciò significa meno tempo per contattarti e chiederti di guidarli attraverso il prodotto, liberando il tuo personale di supporto per altre questioni.

Aumenta la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.

Se i tuoi clienti riescono a trovare facilmente le risposte che stanno cercando, saranno più soddisfatti del tuo prodotto e della tua azienda.

Quando fornisci a qualcuno un prodotto o un servizio (come un SaaS), la maggior parte degli utenti vuole solo rimanere bloccata nel cuore di ciò che stai offrendo. Non vogliono sedersi sulle linee telefoniche dei clienti o uscire in chat dal vivo. Vogliono solo andare avanti con le cose.

Una documentazione del prodotto adeguata, ben ponderata e completa consente che ciò avvenga facilmente poiché possono eseguire il self-service e sapere esattamente come prepararsi e affrontare potenziali problemi che potrebbero dover affrontare.

Questo perché la documentazione del tuo prodotto fa parte dell'esperienza del prodotto, non solo un accessorio o un bullone su di esso.

Pensa a come Apple e Google fanno questo con la confezione dei loro prodotti, ad esempio com'è aprire un nuovo iPhone.

È elegante e minimalista, ma è efficace. Ti dice in modo rapido e semplice tutto ciò che devi sapere sul prodotto senza essere travolgente. Questo è ciò a cui dovresti mirare con la documentazione del tuo prodotto.

Poiché i clienti hanno una buona esperienza con il tuo prodotto, questo, a sua volta, porta i clienti a consigliarti e continuare a utilizzare il tuo prodotto o servizio. Questo può aumentare la tua reputazione e aumentare il tuo successo come azienda, qualunque sia la metrica che utilizzi.

Migliora l'assistenza clienti

La documentazione del prodotto può anche aiutare a migliorare l'assistenza clienti fornendo un posto centrale per tutte le risposte alle domande più comuni.

Non sto parlando tanto della documentazione inclusa, ma invece, ciò che ora è più comune è fornire la documentazione del prodotto con il prodotto che può aiutare l'utente a configurare e affrontare i problemi più basilari che potrebbero incontrare.

Se l'utente desidera ulteriore assistenza, di solito viene indirizzato alla knowledge base del prodotto online, che avrà contenuti più estesi.

Questa conoscenza online conta ancora come documentazione del prodotto e fa parte dell'esperienza del prodotto, quindi devi considerarla!

Prendi la base di supporto di Google, ad esempio.

Non importa con quale prodotto stai riscontrando problemi o cosa stai cercando di fare, la base di conoscenza è strutturata in un modo incredibilmente semplice e potente che aiuta a fornire agli utenti ciò di cui hanno bisogno per ottenere risultati.

In definitiva, questo è lo scenario ideale poiché i clienti possono risolvere i loro problemi senza assistenza.

Perché i clienti hanno bisogno della documentazione del prodotto?

Una documentazione efficace del prodotto non è solo un modo per consentire agli utenti di capire come accendere i propri dispositivi o dove inserire le batterie. È molto più di questo, e ancora, così tante aziende non riescono a riconoscerlo. Pertanto, continuano a pubblicare una documentazione di prodotto scadente che non favorisce la loro attività.

La documentazione del prodotto è qualcosa di potente per alcuni motivi;

1. Li aiuta a capire il tuo prodotto

La documentazione del prodotto è essenziale per aiutare i clienti a capire come funziona il tuo prodotto e cosa possono fare con esso. Potrebbero acquistare il tuo prodotto per una ragione, ma educarli al pieno potenziale del tuo prodotto li fa sentire come se stessero beneficiando di un serio rapporto qualità-prezzo e apre così tante porte su come possono sfruttare al meglio la tua esperienza con il prodotto .

Più istruiti sono i tuoi utenti, più interagiranno e interagiranno con il tuo prodotto e più prezioso troveranno la tua attività. È così che crei clienti fedeli e abituali!

2. Fa risparmiare loro tempo

Proprio come la fantastica documentazione del prodotto ti fa risparmiare tempo, fa anche risparmiare tempo ai tuoi utenti! Invece di contattare l'assistenza clienti o cercare aiuto nei forum, possono semplicemente consultare la documentazione del prodotto e trovare la risposta che stanno cercando.

Cosa rende una buona documentazione del prodotto?

Ok, entriamo nel nocciolo di questo post. Cosa rende efficace la documentazione del prodotto? Perché non puoi semplicemente scrivere un elenco di istruzioni e domande frequenti e farla finita?

Beh, potresti, in teoria, ma non ti servirà. Ancora una volta, la documentazione del prodotto è una parte fondamentale dell'esperienza del prodotto e questo non può essere affermato abbastanza. I due si completano a vicenda, piuttosto che la documentazione come mero accessorio o optional.

Ci sono alcune cose che rendono buona la documentazione del prodotto:

1. È facile da trovare

La documentazione del prodotto dovrebbe essere facile da trovare per i clienti. L'ultima cosa che vuoi è che i clienti rinuncino a cercare di trovare risposte perché non riescono a trovare la tua documentazione. Assicurati che sia facilmente accessibile dal tuo sito web, dall'interfaccia del prodotto o dalla confezione.

2. È completo

La documentazione del prodotto deve essere completa e coprire tutte le principali funzionalità e casi d'uso del prodotto. Se disponi di un prodotto complesso, prendi in considerazione la creazione di più livelli di documentazione (ad es. principiante, intermedio e avanzato) per consentire ai clienti di trovare più facilmente ciò che stanno cercando.

È qui che entra in gioco una base di conoscenza digitale dettagliata, ampia e facilmente navigabile. Non puoi fisicamente avere manuali spessi come libri consegnati insieme a loro per prodotti fisici. Devi trovare il giusto equilibrio che funzioni per te, il tuo pubblico di destinazione e il tuo prodotto specifico.

3. È aggiornato

La documentazione del prodotto deve essere aggiornata con le ultime modifiche al prodotto. Se rilasci nuove funzionalità o apporti modifiche a quelle esistenti, assicurati di aggiornare la documentazione di conseguenza. Ciò contribuirà a garantire che i clienti abbiano sempre informazioni accurate sul tuo prodotto.

4. È ben scritto

La documentazione del prodotto deve essere ben scritta e priva di gergo tecnico. Ricorda che la tua documentazione sarà probabilmente la prima impressione che i clienti avranno del tuo prodotto, quindi assicurati che sia chiara e concisa.

Non vuoi sovraccaricare l'utente o stressarlo per non capire cosa fare. Sebbene le istruzioni del flatpack Ikea siano un po 'famose in un modo divertente per questo, non si applicano a tutte le attività.

Un utente SaaS, ad esempio, non vuole fare di tutto per capire come far funzionare le cose. Capiscono che c'è una curva di apprendimento, ma vogliono integrarsi il più rapidamente possibile.

Come azienda, questo è esattamente quello che vuoi anche tu. Clienti felici e funzionanti che sono integrati nella tua attività il più facilmente possibile. Sta a te farlo accadere.

Inoltre, un po' di un ottimo consiglio qui.

Assicurati di scrivere per il tuo pubblico di destinazione. Se stai scrivendo istruzioni per un gioco da tavolo per bambini, dovrai scrivere in un modo che capiscano. Questo è molto diverso da come scriveresti le istruzioni per il software di contabilità, ad esempio.

Come creare la tua documentazione di prodotto di successo

Potrei fare una guida completa su come creare la documentazione del prodotto in una guida passo passo, ma la verità è che ci sono così tante variabili. Ciò che funziona per il prodotto di un'azienda concorrente potrebbe non funzionare per te in termini di stile e design.

Alcuni prodotti richiedono manuali letterali (come la produzione di macchine da stampa a livello di fabbrica) e altri eccelleranno con una semplice flashcard di punti da sapere. Dipende da te.

Tuttavia, la creazione di documentazione di prodotto di successo non deve essere complicata. Basta seguire questi semplici suggerimenti per assisterti nel processo.

1. Tienilo organizzato

La documentazione del prodotto deve essere ben organizzata e facile da navigare. Prendi in considerazione l'utilizzo di intestazioni, sottotitoli e sommari per aiutare i clienti a trovare ciò che stanno cercando.

2. Rendilo visivo

La documentazione del prodotto deve essere visivamente accattivante e di facile comprensione. Usa immagini, schermate e video per integrare il testo e aiutare a spiegare concetti complessi. Ricorda, una buona documentazione del prodotto consiste nel trasmettere quante più informazioni preziose possibile nel modo più semplice, quindi usa le immagini per ottenere questo risultato.

3. Utilizzare strumenti adeguati

Mentre potresti semplicemente aprire un documento Word per scrivere la documentazione del tuo prodotto, ti servirà per guardare la parte. Ciò significa che dovresti utilizzare gli strumenti adeguati per creare la documentazione ideale adatta allo scopo.

Ecco alcuni strumenti che possono aiutare:

• Strumenti per la creazione di documentazione come Docsie per semplificare e automatizzare l'intero processo end-to-end
• Strumenti di scrittura AI, come Jasper, per aiutare a scrivere il contenuto
• Piktochart per la creazione di grafica e immagini
• Strumenti come Grammarly per verificare l'accuratezza e la professionalità del contenuto finale

4. Scrivi per il tuo pubblico

La documentazione del prodotto dovrebbe essere scritta per il tuo pubblico di destinazione. Evita di usare un gergo tecnico o un linguaggio eccessivamente complicato. Invece, concentrati sul rendere la tua documentazione chiara e concisa.

5. Tienilo aggiornato

La documentazione del prodotto deve essere aggiornata con le ultime modifiche al prodotto. Ciò contribuirà a garantire che i clienti abbiano sempre informazioni accurate sul tuo prodotto. Questo può richiedere tempo, ma finché sei organizzato e produttivo con il tuo approccio, dovresti essere in grado di trovare un flusso di lavoro che funzioni per te.

A voi

La documentazione del prodotto è essenziale sia per le aziende che per i clienti.

Rispondere a domande e problemi comuni può aumentare la soddisfazione dei clienti e ripetere gli affari. La creazione di documentazione di prodotto di successo non è difficile, ma richiede pianificazione e impegno.

Sii proattivo nel tuo approccio e puoi essere certo di raccogliere i numerosi vantaggi offerti dalla documentazione del prodotto.