Perché gli eventi ibridi sono il futuro

Negli ultimi anni, gli eventi ibridi hanno visto un'impennata di popolarità.

Le statistiche mostrano che oltre il 25% dei gestori di business e di eventi ospiterà da cinque a dieci eventi ibridi all'anno, con una crescita stimata del 34% nei prossimi anni.

Inoltre, oltre il 63% delle aziende con un numero compreso tra 2.000 e 5.000 dipendenti ha eventi ibridi nel proprio portafoglio.

Per farla breve, gli eventi ibridi stanno decollando. Le aziende li ospitano e le persone vanno da loro.

Sono spuntati ovunque, in tutti i settori e mercati, da piccoli raduni locali, aziende da piccole a internazionali, e poi in seguito a grandi conferenze globali.

Ci sono molte ragioni per questa popolarità, così come ci sono molte ragioni per cui dovresti pensare a come gli eventi ibridi possono funzionare per la tua attività.

Cosa sono gli eventi ibridi?

Un evento ibrido è un evento che unisce i confini del mondo fisico e digitale.

La forma più tipica di evento ibrido è un evento di persona che incorpora anche elementi virtuali, dando ai partecipanti la possibilità di partecipare in entrambi i modi o anche in entrambi!

Questo tipo di evento è stato reso possibile dai recenti progressi tecnologici che consentono agli organizzatori di utilizzare una varietà di piattaforme e strumenti digitali in un ambiente che amplifica il coinvolgimento e può consentire l'accessibilità dell'evento da tutto il mondo.

Tuttavia, è facile cadere nella trappola di credere che gli eventi ibridi siano eventi semplici o una variazione personalizzata di un altro tipo di evento.

Ad esempio, un evento ibrido non è un evento fisico, di persona, semplicemente trasmesso in live streaming su Internet per consentire alle persone di sintonizzarsi e guardarlo.

Inoltre, non è un evento di persona con un componente aggiuntivo virtuale, né un evento dal vivo di persona con contenuti su richiesta, come potresti trovare in una convention o in una fiera.

Un evento ibrido è molto più di questo, motivo per cui stanno diventando il futuro.

È importante sottolineare che questi eventi sono progettati specificamente in tutti gli aspetti per stimolare il coinvolgimento del pubblico, indipendentemente da come stanno partecipando.

Il modo in cui un evento ibrido è organizzato guida naturalmente l'azione del pubblico.

Naturalmente, questi eventi si basano su ciò che offrono gli eventi tradizionali. Tuttavia, sebbene possano includere segmenti in cui il pubblico si siederà e ascolterà un oratore, possono anche accedere ad attività molto più coinvolgenti.

Ad esempio, potrebbero essere in grado di muoversi ed esplorare, partecipare a sessioni interattive o giocare, il tutto mentre sono in contatto con gli altri che fanno lo stesso.

TwitchCon ne è un fantastico esempio.

Leggi anche; guida passo passo su come ospitare il tuo evento ibrido

In che modo TwitchCon è un evento ibrido?

Ovviamente, essendo una piattaforma di live streaming di alto profilo, non saresti sorpreso se si concentrassero sull'offerta solo di esperienze virtuali poiché è qui che si basa il loro pubblico.

Tuttavia, Twitch fa un lavoro fantastico nell'offrire eventi di vita reale in tutto il mondo, mescolandoli con esperienze virtuali.

Durante gli eventi dal vivo, che si tengono ad Amsterdam e San Diego, i fan e gli streamer vengono a confrontarsi, ospitare panel e incontri, godersi spettacoli ed eventi dal vivo e partecipare a tornei.

Immagina di essere qualcuno che guarda Twitch quasi tutti i giorni come la tua forma di intrattenimento e di avere la tua collezione di streamer preferiti. Poi, c'è un evento in cui puoi incontrare questi streamer, esplorarne di nuovi, porre loro domande e giocare con loro.

Non c'è forma di evento che possa essere paragonata.

Questo è molto più coinvolgente di un evento tradizionale in cui qualcuno si siede tra il pubblico, guarda e poi torna a casa. Questi spettatori possono passeggiare, esplorare e incontrare persone, il tutto mentre si sentono parte di qualcosa di più grande.

Momenti salienti dell'evento TwitchCon 2019

Ovviamente, se per qualsiasi motivo non riesci ad arrivare all'evento fisico, non è un problema. Puoi ancora prendere parte al mondo digitale e sperimentare molto di ciò che sta accadendo mentre accade.

In questo caso, Twitch offre anche una varietà di esperienze virtuali, trasmette in streaming l'evento, dispone di funzionalità per la partecipazione del pubblico online e così via.

Ma non credere che l'industria dell'intrattenimento sia l'unica limitata a eventi ibridi di successo. Il mondo ne vede così tanti in così tanti settori in tutto il mondo. Alcuni dei migliori includono;

• Eventi speciali di Apple
• WEC Vite
• Conferenza sul potere
• FinCon
• Vertice B2B Nord America
• Inbound ospitato da Hubspot

Leggi anche; Idee di marketing per eventi virtuali.

Quali sono i vantaggi degli eventi ibridi?

Sebbene gli eventi ibridi abbiano alcuni vantaggi piuttosto chiari, devi essere chiaro su quali sono. Con chiarezza, puoi trarne il massimo quando applichi il concetto alla tua crescita e alle tue iniziative imprenditoriali. Pertanto, puoi godere di un maggiore successo.

Alcuni dei vantaggi degli eventi ibridi includono:

Una differenza di costo e ROI

Non è vero che gli eventi ibridi sono più convenienti da ospitare rispetto agli eventi tradizionali. L'idea sbagliata è che si ospita un evento fisico più piccolo e quindi lo si trasmette in streaming, il che conta come un evento ibrido.

Questo, come abbiamo discusso sopra, non è il caso.

In realtà, sì, i costi di un evento ibrido possono essere elevati, soprattutto quando si tiene conto di tutti gli aspetti coinvolgenti del proprio evento, l'intrattenimento e tutta la tecnologia e il software necessari per renderlo ibrido.

Tuttavia, mentre il costo iniziale è elevato, lo è anche il ROI.

Se vuoi realizzare un profitto, potresti, in teoria, ridimensionare il tuo evento fisico e amplificare il lato virtuale delle cose. Ciò può far risparmiare denaro promuovendo gli aspetti migliori di un evento ibrido.

Gli eventi ibridi semplicemente non sono limitati al ROI attraverso le sponsorizzazioni (ne parleremo più a breve) e la vendita di biglietti fisici per l'evento fisico. Puoi aprire le porte ai membri del pubblico in tutto il mondo, pubblicare annunci nello spazio digitale e altro ancora, offrendoti un ritorno molto più elevato.

Questo ci porta molto bene al vantaggio successivo.

Maggiore portata e partecipazione su scala potenzialmente globale

Dal momento che non sei più limitato a coloro che possono partecipare fisicamente al tuo evento, apri la tua portata a persone in tutto il mondo che possono quindi partecipare virtualmente. Ciò aumenta drasticamente la portata del tuo evento.

Una sede fisica può contenere solo 5.000 persone, ma un evento ibrido è potenzialmente illimitato.

Questo è fantastico per le aziende in quanto consente loro di connettersi con un pubblico più ampio, portando a più vendite e conversioni.

Maggiori opportunità di sponsorizzazione

Le opportunità di sponsorizzazione sono piuttosto limitate quando ospiti un evento fisico. Ad esempio, una fiera in un settore specifico attirerà davvero solo sponsor dello stesso settore.

D'altra parte, gli eventi ibridi offrono l'opportunità di aprire il tuo evento a sponsorizzazioni da tutto il mondo, che possono aiutarti a coprire i costi del tuo evento e persino a realizzare un profitto.

Così tanti sponsor più grandi riconoscono quanto possa essere vantaggioso un evento ibrido per questi esatti motivi, il che significa che è molto più probabile che vogliano essere coinvolti nell'evento che stai ospitando.

Ad esempio, invece di posizionare uno striscione in cima al palco o qualsiasi altro marketing di sponsorizzazione analogico utilizzato negli eventi tradizionali, hai più opzioni, come;

• Allestimento di uno stand virtuale o di uno spazio di sponsorizzazione digitale
• Consentire allo sponsor l'opportunità di fare una presentazione tramite videochiamata
• Fornisci i propri altoparlanti o il marchio dell'interfaccia utente
• Ospita alcuni segmenti degli eventi

Rimanendo fedele al tema del nostro videogioco, il campionato mondiale di League of Legends fa un lavoro fantastico in questo.

In poche parole, le finali del mondo si svolgono in un luogo con un pubblico fisico. Hanno una folla, un palco principale e commentatori, ma l'intero evento è trasmesso in diretta streaming su uno stream con una chat dal vivo, di solito superiore a 500.000 spettatori in tempo reale.

Durante l'evento, KitKat, il marchio di barrette di cioccolato, ha una sezione chiamata "Prenditi una pausa", che ricorda agli spettatori di prendersi una pausa da qualsiasi cosa stiano facendo, qualcosa di cui si parla durante la trasmissione virtuale, che di solito prevede un sondaggio dal vivo che gli spettatori può votare per vari argomenti divertenti.

Ciò fornisce a KitKat una portata enorme e garantisce che la loro sponsorizzazione ripaghi.

Tassi di coinvolgimento più elevati

Gli eventi ibridi ti offrono una varietà di strumenti di coinvolgimento che puoi utilizzare per coinvolgere il tuo pubblico durante l'evento. Ciò include chatbot, social media, live streaming e così via.

Più le persone sono coinvolte, più sono coinvolte nell'evento e più memorabile sarà l'esperienza e, quindi, il tuo marchio.

Potenziale di marketing enorme

Gli eventi ibridi ti consentono di commercializzare il tuo evento a un pubblico più ampio e promuoverlo attraverso vari canali. Questo può aiutarti ad aumentare la partecipazione, il coinvolgimento e le conversioni.

Inoltre, dal momento che c'è così tanta tecnologia che può essere coinvolta in un evento ibrido, avrai una vasta gamma di contenuti da portare a bordo. Ad esempio, se hai registrazioni di una tavola rotonda, diverse domande e risposte e altre forme di contenuto dell'evento, tutto questo può essere riproposto in contenuto reale e prezioso per aiutare a far crescere la tua attività.

Stiamo parlando;

• I post del blog
• Video di Youtube
• Pantaloncini Instagram/Facebook
• Post medi
• Post sui social
• Contenuto del podcast

E molto di più. E dal momento che hai già un pubblico per questo contenuto.

Come iniziare con gli eventi ibridi

Se sei tentato dall'idea di ospitare il tuo evento ibrido (e dovresti quasi sicuramente essere almeno interessato all'idea) ma non sei del tutto sicuro da dove iniziare, non preoccuparti, parliamone ora.

1. Vieni con un'idea

Il primo passo è avere un'idea per il tuo evento. Può essere qualsiasi cosa, da una conferenza a un seminario a un incontro. Una volta che hai la tua idea, è il momento di iniziare a pianificare.

Il trucco qui è diventare creativi e pensare fuori dagli schemi. Sii unico e interessante. Crea un'idea per un evento che le persone guarderanno e diranno: "wow, sembra interessante/istruttivo. Voglio farne parte”.

Sono finiti i giorni in cui prenotare un oratore di alto profilo e convincerlo a portare l'evento. Invece, è necessario escogitare modi per rendere l'evento il più coinvolgente possibile e, quindi, il più memorabile.

2. Organizza il tuo evento

Proprio come faresti con qualsiasi altro evento, devi pianificare cosa fare e come eseguirlo. Ciò significa esaminare date, luoghi e configurazioni digitali. Quando vuoi che le persone entrino e per quanto tempo? Quale tema stai cercando, quale abbigliamento è necessario e così via?

Potrei andare avanti tutto il giorno su come pianificare un evento, ma questo è tutto un altro gioco con la palla, quindi lo lascio a te. Per ora, ricordati di pianificare il tuo evento come faresti con qualsiasi altro tipo di evento.

Ecco la mia guida completa su come pianificare e gestire il tuo evento ibrido.

3. Considera gli strumenti per eventi ibridi di cui avrai bisogno

Come ho già detto, molta tecnologia è coinvolta nel successo degli eventi ibridi. Ciò significa che dovrai considerare gli strumenti necessari per il successo del tuo evento.

Alcuni degli strumenti di cui potresti aver bisogno includono;

• Una piattaforma di hosting di eventi ibrida (o piattaforma di live streaming)
• Software per videoconferenze
• App per eventi ibridi
• Strumenti di social media
• Strumenti di marketing

Puoi trovare e utilizzare gli strumenti separatamente, a seconda di ciò che stai cercando di ottenere. Tuttavia, se stai cercando di semplificare le cose e mantenere tutto organizzato, potrebbe essere utile utilizzare una piattaforma di gestione degli eventi come EventEngage che può aiutarti a creare un'esperienza end-to-end nel modo più efficace possibile.

Tuttavia, dovrai ricercare questi strumenti e decidere quali sono i migliori per il tuo evento e il tuo budget. Una volta che hai una buona comprensione degli strumenti di cui hai bisogno, è il momento di iniziare a pianificare il tuo evento.

La nostra raccomandazione ; EventEngage

4. Crea una sequenza temporale

Creare una sequenza temporale dell'intero evento dall'inizio alla fine è un ottimo modo per aiutarti a visualizzare come andrà la giornata e di cosa avrai bisogno per renderlo un successo. Questo funge da base per l'evento e, sebbene possa essere modificato, è il tuo manoscritto per i grandi giorni.

Non dimenticare di includere anche i dettagli e gli orari essenziali come panoramica, tra cui:

• La data e l'ora del tuo evento
• Il formato del tuo evento
• Gli argomenti che tratterai
• Gli altoparlanti che hai messo in fila
• Gli strumenti per eventi ibridi che utilizzerai

Una volta che hai tutte queste informazioni in un unico posto, sarà molto più facile iniziare a pianificare e organizzare il tuo evento.

5. Promuovi il tuo evento

Il prossimo passo è iniziare a promuovere il tuo evento. È qui che tutto il tuo duro lavoro verrà ripagato e inizierai a vedere le persone che si iscrivono al tuo evento.

Ci sono alcuni dei modi migliori per promuovere il tuo evento;

1. Crea una pagina di destinazione
2. Invia campagne di email marketing
3. Usa i social
4. Pubblica un comunicato stampa
5. Gestisci una newsletter
6. Crea una campagna sui social media
7. Crea traffico organico
8. Investi nel marketing degli influencer

La chiave è iniziare a promuovere il tuo evento il prima possibile e utilizzare vari canali specifici per raggiungere al meglio il tuo pubblico di destinazione.

6. Ospita il tuo evento ibrido!

E questo è tutto! Dopo aver seguito tutti questi passaggi, sarai pronto per ospitare il tuo evento ibrido. Ricordati solo di rilassarti e divertirti. Gli eventi ibridi sono molto divertenti e possono essere un ottimo modo per entrare in contatto con persone in tutto il mondo. Buona fortuna!

Riepilogo

Gli eventi ibridi sono il futuro. Offrono alle aziende numerosi vantaggi. In quanto azienda o organizzazione interessata a creare una comunità attorno alla tua attività e a interagire con le persone che contano di più, è forse il momento di pensare a come gli eventi ibridi possono funzionare per te.

Dai un'occhiata a EventEngage per vedere come puoi iniziare.