Domande e risposte: perché la gestione dei progetti è importante?

Quando si tratta di progetti di trasformazione digitale, la gestione dei progetti è un aspetto importante per garantire che le implementazioni tecnologiche vengano adottate con il minor numero possibile di problemi.

In Impact, abbiamo supervisionato molti progetti DX e nel corso degli anni abbiamo subito una trasformazione sostanziale, quindi sappiamo una o due cose sulla gestione dei progetti.

Abbiamo incontrato Alex Park, Direttore dell'Ufficio di gestione del programma di Impact, per discutere di cosa significhi oggi la gestione dei progetti e perché le aziende di tutte le dimensioni traggono vantaggio da PM di qualità nelle loro implementazioni.

Entriamo subito.

Quanto è importante il rapporto tra iniziative di trasformazione digitale e project management?

AP: Assolutamente imperativo. Storicamente, i progetti di tutti i tipi hanno sofferto di problemi di budget, portata e allineamento. Man mano che gli sforzi si fondono attorno alla trasformazione digitale (DX), unendo il vecchio al nuovo, questi rischi storici vengono amplificati in modo significativo.

In che modo la gestione dei progetti trae vantaggio dagli strumenti digitali?

AP: Nella mia esperienza, il set di strumenti giusto è buono solo quanto i dati sottostanti che guidano l'esecuzione del lavoro. Con uno schema di progetto adeguato e un buon allineamento delle responsabilità, molte attività tradizionali di gestione del progetto possono essere automatizzate, a condizione che tutti i membri del progetto contribuiscano con i propri punti dati al set di strumenti.

I promemoria del flusso di lavoro possono automatizzare le richieste di aggiornamento "check-in attività" e "assegnazione articolo aperto". Quando vengono raggiunti i cancelli di decisione o approvazione, i flussi di lavoro automatici possono essere preprogrammati per l'invio e l'aggiornamento in base a una pianificazione determinata.

I dati rilevanti alla base includono cose come il budget del progetto, lo stato della sequenza temporale, il personale delle risorse, gli elementi aperti, le pietre miliari e altro, tutti elementi che possono essere riportati.

Molti progetti DX sono considerati fallimenti dalle aziende quando i risultati attesi non vengono raggiunti. Dove pensi che le aziende abbiano la tendenza a sbagliare nel loro approccio quando si tratta di risultati?

AP: La mancanza di leadership esecutiva, allineamento e adesione continua sono l'inizio di problemi nella nostra esperienza.

Portare tutte le parti coinvolte al tavolo per discutere di obiettivi, requisiti aziendali chiave, metriche di successo e indicatori di prestazioni è fondamentale per avviare uno sforzo DX, ma è ancora più cruciale continuare a rivalutare tutti questi in modo coerente durante tutto il progetto.

Il panorama aziendale è in continua evoluzione e richiede un approccio iterativo coerente per rimanere in linea con gli obiettivi e gli obiettivi attuali della leadership esecutiva e dei manager aziendali: dobbiamo solo guardare indietro all'ultimo anno per vedere quanto velocemente le circostanze possono cambiare.

Allo stesso modo, molte organizzazioni non considerano il tempo necessario per implementare un cambiamento culturale. Tempo di risorse non solo dalla gestione e dalla leadership, ma anche dagli utenti finali diretti che forniscono un feedback vitale sull'usabilità.

Inoltre, la capacità tecnica e gestionale dedicata per progettare, coordinare, implementare, iterare e fornire soluzioni che rispettino gli obiettivi definiti è spesso sottovalutata dalle aziende, motivo per cui le persone si rivolgono a noi in primo luogo.

In che modo un'efficace gestione dei progetti aiuta ad alleviare questi problemi sugli attuali approcci tra le PMI?

AP: La gestione del progetto può aiutare a mitigare alcuni di questi problemi dal lato della consegna, se le metriche e i requisiti riportati sono aggiornati e in linea con le aspettative della leadership e del management.

Se queste conversazioni di allineamento non si verificano mai, o non si verificano in modo coerente e iterativo nel corso del percorso DX dell'azienda, non importa quanto bene le risorse siano assegnate o quanto rigorosamente il piano aderisca a una sequenza temporale di implementazione, il progetto sarebbe comunque un fallimento.

Cosa dovrebbero considerare le aziende quando fanno la gestione dei progetti internamente rispetto all'assunzione di una terza parte?

AP: Come ogni altra cosa, c'è un'analisi costi-benefici che un'azienda deve intraprendere per capire cosa ha senso per la propria organizzazione.

Alcune domande che le aziende dovrebbero porsi sono; quanta attività commerciale circonda il lavoro correlato al progetto? Che tipo di progetti vengono perseguiti? Se il talento tecnico è esternalizzato; e quali sono le capacità delle loro risorse di gestione interne rispetto a una terza parte disponibile?

Quindi hai ulteriori considerazioni sulla realizzazione del progetto, come le scadenze del progetto, le capacità di consegna per tali scadenze, la condivisione delle responsabilità tra le parti interessate, la sponsorizzazione dei dirigenti e la misurazione e la rendicontazione dei risultati.

In altre parole, se un'azienda può essere sicura di tutti i vari aspetti richiesti nella realizzazione di un progetto, allora è fantastico. Tuttavia, se un'azienda ritiene di non avere la capacità o la capacità di implementare un progetto DX, potrebbe valere la pena cercare l'aiuto esterno di una terza parte.

Quando contraenti una terza parte per la gestione di un progetto DX, cosa suggeriresti ai potenziali clienti di cercare in un MSP?

AP: esposizione ed esperienza alle piattaforme, ai processi o ai sistemi coinvolti in uno sforzo DX in un'azienda.

In Impact, utilizziamo le operazioni interne come banco di prova per tutte le soluzioni che creiamo per i nostri clienti.

A parte la corretta esperienza tecnica e la corretta metodologia ed esperienza di gestione dei progetti, un'azienda dovrebbe cercare un partner in grado di comprendere i propri obiettivi esecutivi o aiutarli a guidarli, costruire facilmente report attorno a quegli indicatori che li informeranno se tali obiettivi sono sulla buona strada, e chi ha un processo di consegna del progetto consolidato e maturo che fornisce informazioni utilizzabili in tempo reale relative a rischi, decisioni, problemi, tempistiche, tappe fondamentali, budget e prestazioni del progetto e del portafoglio nel suo insieme.

La portata della trasformazione digitale aumenta ogni anno e oggi le iniziative sono più disponibili per le aziende di tutte le dimensioni. Con questo in mente, quanto sarà importante il ruolo dei project manager nel 2021 e oltre e cosa significa questo per le aziende che desiderano digitalizzare?

AP: I project manager convertono gli obiettivi di business in fasi e poi suddividono queste fasi in risultati di piccole dimensioni.

Traducono il business parlando in un linguaggio tecnico che può essere interpretato ed eseguito da altre risorse, creano report sui dati della metrica chiave delle prestazioni per visualizzare l'avanzamento del progetto in direzione e gestione e lavorano per mantenere tutte le risorse su attività/programma e comunicano gli adeguamenti quando e dove richiesto su e giù per la catena di comando.

Sapendo che il DX normalmente attraversa più silos di clienti, coordinare e gestire tutte le parti interconnesse è più importante che mai e vitale per uno sforzo DX completo e strategico.

Ci sono circostanze in cui consiglieresti a un'azienda di non avere un project manager?

AP: Il costo del team di project management non può essere superiore al valore che il team apporta all'organizzazione.

Il modo in cui un'organizzazione definisce il "valore" è flessibile in questo contesto.

Le organizzazioni senza molti processi definiti o una buona divisione delle responsabilità del lavoro potrebbero non realizzare i vantaggi di un project manager. Le organizzazioni che non hanno una leadership esecutiva o un allineamento gestionale non trarrebbero pieno beneficio da un project manager poiché gli sforzi che il PM condurrebbe sarebbero confusi in termini di portata, obiettivo di risultato, ecc.

In questi casi, è necessario concentrarsi sulla visione e sulla leadership esecutiva, quindi un PM può aiutare a guidare le iniziative una volta che c'è una buona direzione.

Quali sono i tuoi pensieri e consigli finali per i leader aziendali che non sono sicuri di aver bisogno di un project manager dedicato per le loro iniziative?

AP: Prima di considerare se la gestione del progetto sta trattenendo i tuoi obiettivi e i tuoi sforzi, verifica se hai fatto un buon lavoro nel definire i tuoi obiettivi "SMARTly" - Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante, Tempestivo - qual è l'obiettivo esplicito che sei fuori per raggiungere?

Dopo aver compreso il tuo obiettivo finale, collabora con i leader della gestione aziendale per identificare i requisiti chiave operativi (OKR) per ciascuna unità.

Una volta che hai una buona comprensione e struttura di queste aree, puoi quindi pensare di assumere un project manager per aiutare a formalizzare tali obiettivi e OKR in un piano di consegna della struttura con pietre miliari e risultati finali.

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) possono quindi essere raccolti dalla direzione e dalla leadership per giudicare il successo degli OKR e i rapporti corrispondenti aggregano questi dati per giudicare lo stato di un progetto.

A lungo termine, la gestione del progetto e l'allineamento dell'organizzazione sono necessari per garantire che gli sforzi di consegna sul lato del progetto siano coerenti con gli obiettivi aziendali sul lato della leadership.

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