Perché la documentazione tecnica è importante (con esempi)

Come imprenditore, non sottovalutare mai l'importanza della documentazione tecnica professionale. Molti addirittura lo considerano uno dei contenuti più importanti che la tua azienda creerà.

In questa guida parlerò esattamente del motivo per cui questo è il caso e perché è necessario iniziare a pensare a questo contenuto come alla spina dorsale della tua organizzazione.

Entriamo in esso.

Che cos'è la documentazione tecnica?

La documentazione tecnica è un tipo di scrittura che descrive come fare qualcosa.

A livello di base, puoi pensare alla documentazione tecnica come a un insieme di istruzioni poiché la maggior parte della documentazione tecnica include spesso istruzioni dettagliate su come fare qualcosa, che si tratti di spiegare come utilizzare il software o come configurare un prodotto.

Tuttavia, la documentazione tecnica può essere molto di più.

La documentazione come studi, censimenti e cartelle cliniche è anche chiamata documentazione tecnica. In questo caso, può anche includere informazioni come il background e la storia di un argomento, nonché definizioni di termini tecnici.

Combinando tutto ciò, è forse più accurato descrivere la documentazione tecnica come un testo che mostra l'applicazione, lo scopo, l'architettura, l'utilizzo o la creazione di un prodotto, servizio o operazione.

Leggi anche; Perché abbiamo bisogno della documentazione del prodotto?

Perché la documentazione tecnica è importante?

Dal punto di vista aziendale, questa documentazione è incredibilmente utile per tenere traccia delle procedure e dei processi all'interno dell'azienda e può anche essere utilizzata come strumento di formazione.

Ad esempio, se gestisci uno stabilimento di produzione e installi una nuova macchina (o esegui qualsiasi processo), dovrai creare documentazione tecnica che descriva come funziona la macchina e come i tuoi dipendenti dovrebbero utilizzarla in sicurezza. Il fornitore della macchina dovrebbe anche fornire documentazione tecnica su come funziona la macchina in modo che i tuoi ingegneri possano mantenerla in manutenzione.

Potrebbe anche essere necessario eseguire controlli e audit per assicurarti di operare nel rispetto delle leggi e dei regolamenti della tua azienda. Anche in questo caso, avrai bisogno della documentazione tecnica per garantire che ciò venga eseguito e monitorato accuratamente.

Quando un nuovo dipendente entra a far parte della tua azienda, utilizzerai la documentazione tecnica per addestrarlo e mostrare loro come risolvere i problemi.

Quali sono alcuni esempi di documentazione tecnica?

L'esempio più chiaro di documentazione tecnica sarebbe un manuale utente. Questi possono venire in tutte le forme e dimensioni e sono spesso inclusi con prodotti appena lanciati e aggiornati.

Al giorno d'oggi, probabilmente non otterresti un manuale cartaceo così spesso, ma una guida rapida per la configurazione e quindi la possibilità di accedere a più contenuti online, se necessario.

Quando si tratta della tua azienda o dei tuoi dipendenti, la documentazione tecnica può includere:

• Politiche e procedure
• Descrizione del lavoro
• Manuali dei dipendenti
• Flussi di processo
• Materiali didattici

Come elenco un po' esteso, potrebbero essere incluse altre forme di documentazione tecnica;

• Proposte commerciali
• Guide per utenti e clienti
• Manuali e istruzioni per i dipendenti
• Brochure
• Memo
• Piani di marketing
• Documenti di gestione del progetto
• Cartelle cliniche
• Notiziario
• Processo delle operazioni
• Manuali di riparazione
• Riferimenti SDK

Guarda anche; Che cos'è un prodotto Documento richiesto.

A cosa dovrei dare la priorità alla scrittura di documentazione tecnica?

Quando crei il tuo "documento tecnico" (pensi che prenderebbe mai piede?), il primo punto di chiamata è capire di cosa dovresti scrivere. Certo, probabilmente hai bisogno di documentazione quando usi i tuoi computer di lavoro o accedi ai tuoi server, ma che dire di come utilizzare la macchina per il caffè?

Abbastanza interessante, sì, probabilmente dovresti avere documentazione tecnica per tutto nella tua attività. È solo la documentazione della macchina da caffè che di solito sarà poco più di un adesivo sulla parte anteriore che mostra alcuni schemi didattici.

Si tratta di stabilire le priorità .

Dovresti iniziare dando la priorità alla tua scrittura per le cose che sono più importanti per la tua attività. Ciò può includere procedure e processi essenziali per le operazioni quotidiane della tua attività, nonché materiali di formazione per i nuovi dipendenti.

Ricorda, la documentazione tecnica non deve essere lunga e complicata. Potrebbe essere semplice come un foglio di carta che descrive in dettaglio come viene utilizzata una macchina e le misure di sicurezza che devono essere messe in atto.

Se non sei sicuro da dove iniziare, un ottimo punto di partenza è creare un elenco delle cose che ritieni sarebbero più importanti per la tua documentazione tecnica.

Una volta che hai questa lista, puoi iniziare a scrivere!

Come si crea la propria documentazione tecnica?

Ora che abbiamo esaminato cos'è la documentazione tecnica e perché è importante, potresti chiederti come creare la tua documentazione tecnica.

È senza dubbio un compito arduo, ma fortunatamente ci sono molti strumenti e risorse diversi che puoi utilizzare per creare documentazione tecnica.

Ecco una guida passo passo su come affrontarlo.

1. Definisci il tuo scopo

Avere un obiettivo in mente quando si crea la documentazione tecnica è importante perché è necessaria una solida conoscenza della direzione che si vuole che prenda. Altrimenti, il tuo testo sarà ovunque e potrebbe non coprire ciò che è importante per te.

Porsi queste domande per aiutare a guidare il tuo pensiero:

1. Cosa vuoi ottenere dalla tua documentazione tecnica?
2. Vuoi usarlo come strumento di formazione per i nuovi dipendenti?
3. Vuoi usarlo come punto di riferimento per i dipendenti che hanno la necessità di risolvere i problemi?
4. La documentazione è per i clienti?
5. La documentazione è per un prodotto o servizio?

Una volta definito il tuo scopo, sarai in grado di decidere meglio che tipo di documentazione tecnica devi creare.

2. Scegli il tuo formato

Esistono molti formati diversi che è possibile utilizzare per la documentazione tecnica. Alcuni formati comuni includono manuali utente, flussi di processo e materiali di formazione.

Come presenterai la tua documentazione?

Stai usando cartelle fisiche e carta? Un video di formazione digitale? Una banca dati? Una pagina web?

Dipende davvero da te, ma è importante formattare la documentazione nel modo più vantaggioso per i tuoi utenti. Dopotutto, dovrebbero assorbire le informazioni rapidamente e facilmente e ci dovrebbe essere poco spazio per i malintesi.

Chiediti, qual è il modo migliore per trasmettere le informazioni necessarie nel modo più rapido e conciso possibile al pubblico di destinazione con cui stai lavorando?

Questo ti darà il miglior formato che devi usare.

3. Raccogliere le informazioni

Sfortunatamente, non puoi semplicemente scrivere la tua documentazione tecnica. Devi investire tempo per raccogliere tutte le tue fonti di informazioni e potenzialmente anche per verificare i fatti per assicurarti che le informazioni che stai utilizzando siano accurate e aggiornate.

Queste informazioni possono provenire da varie fonti, come politiche aziendali, descrizioni dei lavori e manuali dei dipendenti. Una volta raccolte tutte le informazioni di cui hai bisogno, potrai iniziare a creare la tua documentazione tecnica.

4. Crea la tua documentazione

Ora è il momento divertente. Creare i tuoi contenuti.

Il modo più semplice per farlo è utilizzare un programma di elaborazione testi, come Google Docs o Microsoft Word. Entrambi hanno modelli integrati che puoi utilizzare per iniziare e ti consentono di riempire gli spazi vuoti. Tuttavia, non c'è dubbio che vorrai un certo grado di personalizzazione e alcuni argomenti richiederanno un'elaborazione del testo molto più avanzata.

Per fortuna, ci sono molti strumenti disponibili, tra cui:

• Docsie: Se vuoi semplificare il processo e vuoi che la tua documentazione tecnica serva alla parte e massimizzi la funzionalità, Docsie è la via da seguire. È un'applicazione di documentazione del prodotto pluripremiata che consente di creare documenti automaticamente utilizzando la procedura guidata. Ci sono anche un sacco di strumenti di collaborazione e pubblicazione
• Monday.com offre una varietà di prodotti, incluse molte funzionalità per la gestione e lo sviluppo del lavoro.
• Whatfix: questa è una piattaforma di adozione digitale progettata per abbattere i confini tra utenti e nuova tecnologia. Sebbene di nicchia, può essere molto utile per semplificare il tuo processo creativo e analizzare dove puoi migliorare.

Una volta creata la documentazione tecnica, sarà necessario salvarla in un formato a cui i dipendenti possano accedere facilmente. Il formato più comune per la documentazione tecnica è il PDF. Tuttavia, potresti anche considerare di salvare la tua documentazione tecnica in un formato che può essere facilmente stampato, come Word o HTML.

Non preoccuparti, anche se può sembrare un processo potente, soprattutto perché probabilmente hai illimitate cose per cui potresti creare documentazione tecnica, ci sono molti altri strumenti che possono aiutarti.

5. Fai controllare la tua documentazione

L'importante con la documentazione tecnica è che sia giusto.

Dopotutto, non serve avere un manuale tecnico che descriva in dettaglio come utilizzare una macchina se le informazioni non sono corrette. Questo è il motivo per cui è importante far controllare la documentazione tecnica da qualcuno che sia ben informato sull'argomento. Dopo aver verificato la documentazione tecnica, è possibile distribuirla ai dipendenti.

6. Condividi la tua documentazione

Una volta che la tua documentazione è stata creata ed è pronta per il mondo, è il momento di condividerla, e questo significa comunicare ciò che hai creato, perché, come sarà di aiuto e come si accede. Dopotutto, sai come possono essere i datori di lavoro con questo genere di cose.

Innanzitutto, rendi i tuoi contenuti accessibili.

È possibile pubblicare la documentazione tecnica in vari modi, ad esempio sul sito Web o intranet aziendale, su un portale per i dipendenti o in una newsletter o mailing list aziendale.

Dopo aver pubblicato la documentazione tecnica, puoi condividerla con i dipendenti e le altre parti interessate.

Dopo aver pubblicato, devi consentire la comunicazione tra i livelli della tua attività.

La tua documentazione è probabilmente piena di gergo tecnico e concetti difficili che devono essere trasmessi in un modo che tutti possano capire. Pertanto, dovresti ospitare riunioni e creare opportunità per consentire alle persone di fornire feedback, consentendoti di modificare e migliorare il contenuto fino a quando non è adatto allo scopo.

7. Revisione e aggiornamento

Di gran lunga il passaggio più sottovalutato di questo processo che così tante aziende dimenticano. Solo perché la tua documentazione tecnica è fuori, ciò non significa che sia finita. Gli standard e le procedure cambiano continuamente. Prodotti e servizi sono aggiornati. I metodi di lavoro diventano più snelli o vengono introdotte nuove tecnologie.

Questi fattori possono influire sulla documentazione tecnica, quindi è importante rivedere e aggiornare regolarmente la documentazione tecnica.

Se segui questi passaggi, sarai in grado di creare documentazione tecnica accurata e aggiornata, assicurandoti in definitiva di avere tutto ciò di cui hai bisogno per ottenere il massimo da ciò che la documentazione tecnica ha da offrire.

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