Come scrivere una politica aziendale efficace per il tuo business
Pubblicato: 2021-11-18Gestire un'impresa può essere come camminare in un campo minato. In qualsiasi momento, potresti imbatterti in problemi che si rivelano esplosivi per la tua azienda.
Gli incidenti si verificano in tutte le attività, ma una politica aziendale può aiutarti a rimetterti in piedi.
Pertanto, siamo consapevoli che scrivere politiche e procedure può essere noioso e noioso. Ma fidati di noi, se disponi di una politica efficace, manterrai i tuoi dipendenti al sicuro, professionalmente, personalmente, fisicamente e legalmente.
E se sei un imprenditore o un responsabile delle risorse umane che cerca di creare politiche aziendali che facciano effettivamente la differenza, non cercare oltre. Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti chiave che puoi utilizzare per preparare, scrivere e implementare politiche adatte al tuo modello di business.
Ma prima di iniziare, è importante capire perché potrebbe essere necessario creare la propria policy aziendale.
Perché è importante scrivere una politica aziendale?
Ci sono molteplici ragioni per cui tutte le aziende dovrebbero creare e implementare politiche che i loro dipendenti dovrebbero seguire.
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Ottima prima impressione per i nuovi dipendenti
Secondo gli studi, il 22% del turnover dei dipendenti avviene durante i primi 45 giorni di lavoro, quindi le prime impressioni sono tutto. Una delle prime cose che i nuovi dipendenti dovrebbero ricevere sono tutte le politiche aziendali pertinenti. L'inserimento precoce di nuovi dipendenti con gli obiettivi e gli obiettivi chiave determinerà il tono e il ritmo del loro impiego.
Tutti sono sulla stessa pagina
Una politica aziendale è un'opportunità unica per garantire che tutti i dipendenti siano sulla stessa pagina quando si tratta di obiettivi, valori e regole dell'azienda.
Riduce lo stress
Quando i dipendenti seguono una politica, è meno probabile che commettano errori inutili, incomprensioni. Ciò rende il lavoro meno stressante per i dipendenti e la direzione.
Tutte le decisioni sono giuste
Se tutti i dipendenti sono tenuti a leggere, accettare e seguire la stessa politica aziendale, stanno lavorando in un ambiente equo e giusto. Nessuno è punito arbitrariamente.
Fornisce sicurezza legale
Una policy aziendale può far sentire i tuoi dipendenti in mani sicure, soprattutto se ne dichiara chiaramente diritti e doveri. Una politica che promuove la responsabilità e la gestione dei rapporti con i dipendenti migliora la trasparenza su tutta la linea.
Migliora la fedeltà dei dipendenti
Una politica aziendale può garantire che i lavoratori rimangano devoti alla causa dell'azienda, soprattutto se sono inclusi i benefici per i dipendenti.
In diversi settori, è noto che un gran numero di nuovi dipendenti non riesce a leggere le politiche aziendali (come i manuali dei dipendenti) durante l'onboarding. Lo si evince dall'infografica qui sopra.
Come preparare una politica aziendale
Sfortunatamente, non puoi semplicemente iniziare a scrivere e aspettarti di avere una politica perfetta come risultato finale. Gli imprenditori devono preparare con cura esattamente cosa includeranno e come lo esprimeranno a tutte le parti necessarie. Mettere in atto i seguenti passaggi può fare la differenza.
Tutte le parti devono concordare di sviluppare la politica aziendale
Che tu abbia avviato un'impresa edile o un hotel, la direzione e i dipendenti devono esprimere un sostegno unanime alla politica aziendale proposta. Dovrebbero essere addotte ragioni valide per sostenere la politica in questione. Una volta concordato da tutte le parti, può iniziare la vera pianificazione.
Assemblare un team di elaborazione delle politiche aziendali
Una politica aziendale dovrebbe sempre essere uno sforzo collaborativo. Più persone contribuiscono con idee, più unificato sarà il messaggio finale della politica. Ma non puoi semplicemente reclutare qualcuno per il lavoro. È importante avvalersi di validi dirigenti e personale esperto dell'argomento in questione.
Costruisci una struttura politica aziendale standard
Uno degli aspetti più importanti della preparazione da mettere in atto è garantire che l'azienda abbia una struttura politica aziendale standardizzata. Questa struttura varierà a seconda delle esigenze dell'azienda, ma indipendentemente dal fatto che tu sia un responsabile della vendita al dettaglio o un idraulico, dovrebbe includere gli obiettivi e le linee guida della politica e a chi si applica.
Crea una lista di priorità
Potrebbe essere necessario creare più criteri aziendali che coprano un'ampia varietà di argomenti ed esigenze. Quindi, al fine di evitare che il team di creazione delle politiche aziendali venga sopraffatto, prova a stabilire la priorità delle politiche in ordine di cui la tua azienda ha bisogno per prima. Qualsiasi politica che fornisce benefici a breve termine dovrebbe venire prima nell'elenco delle priorità. Che tu stia formando il personale addetto alle pulizie o gestendo i lavoratori dei produttori, devi fare un brainstorming su quali politiche richiedono un'attenzione immediata.
Fai la tua ricerca
Devi fare i compiti prima di iniziare a scrivere una politica aziendale. Avere una conoscenza approfondita sia della tua azienda che degli argomenti che desideri trattare nella politica è fondamentale. La ricerca può anche aiutare a migliorare le politiche aziendali già in essere, colmando le lacune con informazioni pertinenti.
Ecco un paio di modi in cui puoi eseguire la ricerca per una politica aziendale:
- Consulta esperti su argomenti rilevanti.
- Eseguire sondaggi aziendali e intervistare i dipendenti.
- Tieniti aggiornato con le ultime leggi rilevanti per le politiche che desideri creare/aggiornare (come le leggi sui pasti e sulle interruzioni di riposo da parte dello stato).
Come scrivere una polizza per la tua azienda
Quando parli di come scrivere una politica per la tua azienda, è importante assicurarsi di spuntare tutte le caselle e includere tutti i dettagli che sia il datore di lavoro che il dipendente dovrebbero seguire.
In generale, i datori di lavoro dovrebbero prendere in considerazione l'inclusione dei seguenti componenti in ogni politica aziendale.
Dichiarazione d'intento
Questo spiega al lettore perché l'azienda sta implementando la politica per cominciare e gli obiettivi che intende raggiungere utilizzandola.
Sezione Specifiche
Questa parte della politica aziendale include regole specifiche, linee guida e modifiche normative che i dipendenti dovrebbero seguire. Ad esempio, “I dipendenti devono indossare uniformi da negozio dal lunedì al venerdì. Il personale è autorizzato a seguire un codice di abbigliamento casual da lavoro il sabato.
Sezione Attuazione
Questa sezione indica chiaramente quali parti sono tenute a seguire la politica e i mezzi con cui possono seguirla. "I gestori dei ristoranti sono autorizzati a determinare se l'abbigliamento è appropriato o meno."
Data effettiva
La data di entrata in vigore della politica aziendale. Ad esempio, "Tutte le parti sono soggette a seguire questa politica a partire dal 1° gennaio 2024".
Glossario
Un elenco di termini comuni utilizzati in tutta la politica aziendale, comprese le definizioni. Ad esempio, "uniforme: abbigliamento professionale fornito dalla società di vendita al dettaglio".
Vale la pena notare, tuttavia, che una politica non dovrebbe essere scambiata per un contratto o un elenco di regole rigide che dovrebbero essere seguite esattamente come sono scritte. Una politica aziendale dovrebbe essere scritta con un linguaggio flessibile, rendendola facile e accogliente da seguire per i dipendenti.
Come formattare e modellare una politica aziendale
Non si tratta solo di ciò che scrivi nella tua politica aziendale. Lo stile e il formato in cui lo scrivi migliora anche la leggibilità e quindi migliora il coinvolgimento dei dipendenti.
Di seguito sono riportati alcuni importanti suggerimenti per la formattazione durante la scrittura di una politica:
- Seleziona un font professionale come Arial, Calibri, Georgia o Times New Roman, ad esempio.
- Scegli una dimensione del carattere che sia facile da leggere (dimensione 12) e coerente in tutto il documento (intestazioni, titoli, sottotitoli esclusi).
- Evita di usare molti colori per dare al documento un aspetto professionale. Attenersi al carattere nero su sfondo bianco.
- Distanzia correttamente i paragrafi e le sezioni.
Non importa se hai avviato un'attività immobiliare o se sei un tuttofare. Quando si tratta dello stile di scrittura della politica aziendale, ci sono alcune cose importanti a cui prestare attenzione:
- Scrivi la politica in modo chiaro e preciso.
- Scrivilo in terza persona, ad esempio "lui", "lei" e "esso".
- Se stai scrivendo di un'organizzazione (ad esempio, l'Organizzazione mondiale della sanità), assicurati di scriverlo nella sua interezza, quindi puoi includere l'acronimo vero e proprio (WHO) alla fine.
- Parole assolute come "sarà", "deve", "solo", "sempre" e "mai" non dovrebbero essere usate per descrivere come dovrebbero agire i dipendenti. Invece, i datori di lavoro dovrebbero ricorrere all'uso di termini come "di solito", "generalmente" e "potrebbe" per consentire ai manager di essere più flessibili nella gestione di situazioni diverse.
Rivedi la tua bozza e ottieni l'approvazione
Una parte vitale della scrittura di una politica aziendale è il processo di revisione. Offri all'intero team di elaborazione delle politiche la possibilità di modificare la prima bozza, fornire feedback, individuare errori e aggiungere tutto ciò che potrebbe mancare.
Quando il team è soddisfatto della bozza finale, inoltrala a un membro esecutivo dell'azienda per l'approvazione.
Una volta che hai formulato la tua politica aziendale, devi pensare a come la implementerai.
Usa i migliori strumenti per implementare la tua politica aziendale
È fondamentale considerare come condividere la politica aziendale con il resto della tua azienda. Stamparlo ogni volta che assumi qualcuno è noioso. Inoltre, i dipendenti possono facilmente perdere una versione stampata, e questo è sicuramente qualcosa a cui vuoi che tutte le parti abbiano facile accesso.
Connecteam è un'app di gestione pluripremiata progettata specificamente per la forza lavoro mobile, come i team remoti e i lavoratori senza scrivania.
Più di 10.000 aziende di oltre 90 settori utilizzano l'app di gestione della formazione all-in-one di Connecteam per creare documenti e politiche e distribuirli facilmente a tutti i dipendenti, indipendentemente da dove si trovino.
Ecco solo alcuni dei vantaggi offerti da Connecteam:
- Se un dipendente ha bisogno di rivedere una politica, può semplicemente fare riferimento all'app invece di perdere tempo con documenti cartacei disordinati e disordinati.
- I dipendenti possono aggiungere una firma e immagini al modulo digitale per garantire che tutto sia coperto.
- Connecteam dispone di funzionalità di gestione del tempo (incluse QuickBooks Online e l'integrazione di Gusto per un libro paga senza intoppi), comunicazione di gruppo e funzionalità del centro di conoscenza, spuntando tutte le caselle per soddisfare le esigenze della tua azienda.
- Questo software all-in-one per la formazione dei dipendenti è gratuito.
Connecteam fornisce agli imprenditori e alle risorse umane gli strumenti necessari per digitalizzare la politica aziendale e aggiornarla quanto necessario, senza necessità di stampa.
Insegna la politica aziendale ai tuoi dipendenti
Connecteam ti consente di creare la tua base di conoscenza personale per l'intero team, dove puoi allegare tutte le policy aziendali in tempo reale. Puoi anche cercare politiche specifiche per parola chiave. È accessibile sul telefono cellulare dei dipendenti in modo che abbiano accesso diretto alla politica in qualsiasi momento (dal momento in cui la aggiorni).
Riduci il disordine e fornisci ai dipendenti risorse di apprendimento specifiche. Assegna più basi di conoscenza a diversi dipartimenti, nonché più sezioni con cartelle, sottocartelle, elementi e file.
Comunica con il tuo team sulla tua politica aziendale
Un passo per implementare una politica aziendale che viene spesso trascurata è comunicarla in modo efficace ai dipendenti. Non è sufficiente imporre semplicemente le politiche al personale di un'azienda. È necessario trasmettere chiaramente il valore della politica e perché è importante che tutte le parti la seguano in primo luogo.
Mentre riunioni, promemoria ed e-mail sono tutti modi validi per aggiornare i dipendenti, il software di coinvolgimento dei dipendenti può rendere la comunicazione più efficace ed efficiente.
Connecteam consente inoltre ai manager di inviare aggiornamenti aziendali semplici e coinvolgenti che i dipendenti possono apprezzare e comprendere, utilizzando immagini, video e altri file. Inoltre, possono vedere quali dipendenti leggono l'aggiornamento e seguire facilmente con promemoria o attraverso la chat 1:1, se necessario.
Carica la tua politica aziendale e aggiorna i tuoi dipendenti in movimento
Aggiorna la politica della tua azienda
Anche dopo aver finito di scriverlo, rivederlo e implementarlo, la tua politica non è ancora scolpita nella pietra. Dovrebbe essere un documento vivo e dinamico che aggiorni man mano che procedi.
Ciò vale in particolare quando i governi e gli stati approvano nuove leggi che potrebbero influire sulla tua azienda. Ad esempio, se il salario minimo nello stato in cui si trova la tua azienda cambia, potresti voler includere nella tua politica aziendale su come l'azienda gestirà questo andare avanti. (E una volta aggiornata la politica in Connecteam, tutti i tuoi dipendenti avranno la versione più recente e aggiornata.)
Domande frequenti sulla politica aziendale
Che cos'è esattamente una politica aziendale?
In generale, una politica aziendale è un documento che include istruzioni su come svolgere correttamente determinate attività nella tua attività.
Le politiche aziendali aiutano a plasmare le decisioni che gli imprenditori e i dipendenti prendono quotidianamente. Può influenzare molteplici aspetti della vita aziendale come l'etica del lavoro, la cultura aziendale, il comportamento in ufficio e la salute e la sicurezza.
Ogni azienda richiede il proprio insieme unico di politiche, a seconda degli obiettivi che si è prefissata, sia a breve che a lungo termine, nonché della sua missione generale.
Quali esempi di politiche aziendali dovrebbe utilizzare la mia azienda?
Il settore in cui opera la tua attività e le esigenze della tua azienda determineranno il tipo di politiche aziendali che devi creare. E ci sono così tanti diversi esempi di politiche aziendali. Sebbene non tutte si applichino alla tua azienda specifica, molte delle seguenti politiche aziendali possono essere trovate nella maggior parte delle aziende, in qualche forma o forma:
- Politiche di sicurezza sul posto di lavoro (basate sulle leggi cittadine/nazionali/statali/federali)
- Comportamento dei dipendenti (codice di abbigliamento, politica sulle molestie, procedure di sicurezza, comportamento appropriato)
- Descrizione del lavoro
- Politica del personale (orario di lavoro, condizioni di lavoro, salari statali, stipendio/bonus, ferie/malattia/maternità, assicurazione/previdenziali, piano pensionistico)
- Governance aziendale (cultura e valori aziendali)
- Struttura aziendale (grafico che illustra il nome di ogni dipendente e in quale reparto lavora)
- Politica di pari opportunità/non discriminazione (razza, genere, orientamento sessuale, religione, cultura)
- Politica di presenza (orari, permessi, assenteismo sul posto di lavoro)
- Politica sull'abuso di sostanze (alcol, droghe, tabacco)
- Politica disciplinare (scarso rendimento, cattiva condotta, disonestà)
- Policy sulla tecnologia (dispositivi, telefoni cellulari, e-mail, internet)
- Politica finanziaria (diverse tipologie di retribuzione, benefit, retribuzione retroattiva, autorizzazione alla spesa)
- Politica sulla riservatezza
- Politica del servizio clienti
Vale la pena notare che questo elenco non include tutte le politiche utilizzate dalle aziende. Ma molte politiche aziendali rientrano negli esempi di politica aziendale sopra menzionati.
La linea di fondo sulla scrittura di una politica aziendale
In qualità di imprenditore (o responsabile delle risorse umane), capiamo se potresti essere sopraffatto da tutti i passaggi forniti.
Anche se questo potrebbe sembrare molto da seguire, soprattutto se stai scrivendo la tua primissima politica aziendale, ti consigliamo di prenderti il tuo tempo e vedere cosa funziona per te. In definitiva, più dettagliata è la politica, più sicuri saranno i membri del tuo staff. Le migliori politiche aziendali richiedono tempo, esperienza e manodopera per essere costruite.
Ma una volta che hai messo in atto la tua politica aziendale, implementarla può essere veloce, facile e conveniente. L'utilizzo di una soluzione digitale come Connecteam consente a manager e dipendenti di avere un facile accesso alle tue policy.
Con solo un paio di clic, puoi scaricare, leggere e firmare tutti i documenti pertinenti. Inoltre, puoi utilizzare questa app di comunicazione per avviare un dialogo sulla politica, inviare feedback per migliorarla e inviare promemoria per assicurarti che tutti l'abbiano letta e compresa.
Quindi metti da parte carta e penna e inizia a digitalizzare, perché preparare, scrivere e implementare la politica aziendale non è mai stato così facile.
