Zoho Workplace promette una migliore comunicazione e coinvolgimento dei dipendenti

I dipendenti delle piccole imprese ora possono portare le loro suite per ufficio ovunque mentre accedono e lavorano su documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Non solo Zoho Workplace offre accesso remoto e ibrido agli strumenti di produttività, ma promuove la collaborazione in team consentendo ai membri del team di lavorare insieme da qualsiasi luogo ospitando riunioni e webinar, nonché collaborando sui file nell'area di lavoro.

"Vogliamo portare più forme di comunicazione nello stesso posto unificando gli stili di comunicazione di un utente", afferma Rakeeb Rafeek, responsabile marketing dei prodotti di Zoho per le app di Zoho Workplace. "Che si tratti di messaggi, chat e-mail, chiamate audio-video, riunioni o persino municipi, disponiamo di una piattaforma per tutto pronto nello stesso posto all'interno di Zoho Workplace".

Cos'è Zoho Workplace?

È un insieme di applicazioni di comunicazione e collaborazione progettate per offrire un set completo di soluzioni per promuovere la collaborazione. Zoho Workplace include app per migliorare la posta elettronica, la gestione dei documenti, le presentazioni, le chat e altro ancora.

Zoho Workplace include tre suite di applicazioni software, ciascuna con applicazioni correlate integrate tra loro. Alcune delle applicazioni all'interno di Zoho Workplace includono:

• Scrittore Zoho
• Foglio Zoho
• Zoho Show\
• Zoho WorkDrive
• Incontro di Zoho
• Posta di Zoho
• Zoho Cliq
• Zoho Connect

Un'equazione bilanciata

Zoho Workplace, tuttavia, offre alle piccole imprese molto più di un set di app. Per fornire la migliore esperienza di lavoro ibrida ai suoi utenti, Zoho ha aggiornato Workplace per creare un'equazione equilibrata. Poiché il moderno ambiente di lavoro continua a evolversi a un ritmo rapido, Zoho ha riconosciuto che la soluzione di oggi potrebbe non rappresentare un problema nemmeno domani.

Dopo due anni di interruzione del posto di lavoro legata alla pandemia, il team di Zoho ha imparato molto sulle sfide degli ambienti di lavoro remoti e ibridi. Ad esempio, i dipendenti neoassunti che lavorano in modalità completamente remota perdono le interazioni con i colleghi e la leadership aziendale.

"Finiscono per stabilire molti meno contatti con il datore di lavoro e gli altri dipendenti dell'azienda perché tutto è programmato in modo così serrato", afferma Rafeek. "Stanno lavorando da soli o lavorando in chiamate di gruppo programmate, e non c'è niente nel mezzo, quindi ci sono meno opportunità di incontrarsi e avere quella conversazione casuale e creare fiducia".

Idealmente, afferma Rafeek, un'impresa ha un ambiente di lavoro equilibrato. Strumenti come Zoho Workplace lo rendono possibile offrendo flessibilità per lavorare da casa, dall'ufficio o dove vogliono.

Indipendentemente dalla modalità di lavoro scelta da un dipendente, il luogo di lavoro ibrido ideale dovrebbe comunque creare pari opportunità per il flusso di comunicazioni informali non strutturate. Zoho Workplace realizza questo offrendo processi e flussi di lavoro chiari per dare maggiore chiarezza agli indicatori, agli eventi e così via dell'azienda.

Funzionalità di Zoho Workplace

Zoho Workplace offre una varietà di funzionalità integrate nella piattaforma per promuovere la comunicazione in un ambiente di lavoro ibrido, tra cui:

Modalità di lavoro multiple

Supponiamo che un dipendente stia lavorando in un ufficio e un altro stia lavorando da una posizione remota. In tal caso, Zoho Workplace consente a tutti di fare semplicemente clic su un'immagine del profilo da una qualsiasi delle sue app di collaborazione per vedere se un altro utente è in stato remoto o in ufficio. Grazie a questi stati di lavoro chiari, i processi di collaborazione possono progredire senza intoppi e rapidamente.

Interfaccia per riunioni

Zoho Workplace ha anche unificato le interfacce di configurazione delle riunioni per ospitare riunioni sia di persona che remote. Con la stessa interfaccia per gli utenti che lavorano in qualsiasi modalità, il software crea un processo unificato per tutti. Gli utenti hanno la possibilità di scegliere in che modo vogliono lavorare e far sapere agli altri.

Check-in integrati

Tutti i prodotti all'interno di Zoho Workplace consentono agli utenti di effettuare il check-in e il check-out dal lavoro. Invece di uscire su una piattaforma per l'esperienza dei dipendenti, gli utenti possono semplicemente connettersi a un'app di gestione del tempo e accedere al lavoro o fuori dal lavoro da una qualsiasi delle app di collaborazione di Zoho.

Miglioramenti della sicurezza

La sicurezza è un fattore di grande importanza praticamente per qualsiasi impresa moderna. Con Zoho Workplace, i dipendenti possono lavorare in remoto senza compromettere i sistemi oi dati protetti di un'azienda. Le piccole imprese che utilizzano Zoho Workplace possono offrire ai propri dipendenti la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo fisico mantenendo la massima tranquillità.

Gestione dei dispositivi

Zoho Workplace migliora la sicurezza di un'azienda aggiungendo alla piattaforma controlli di gestione dei dispositivi. I datori di lavoro possono distribuire le app di collaborazione che scelgono su ogni dispositivo di proprietà dell'azienda e distribuito dall'azienda. Possono anche utilizzare funzionalità di sicurezza aggiuntive come la disabilitazione degli screenshot dalle app di Zoho Workplace.

Analitica

Un'ampia gamma di analisi è integrata nelle app presenti in Zoho Workplace. Gli utenti possono accedere a informazioni dettagliate come la presenza media di ciascun reparto e il coinvolgimento dei dipendenti con i file condivisi. Zoho Workplace include una miriade di informazioni e analisi sotto la maggior parte delle app per dare agli amministratori una mano in più nel decidere quanta flessibilità possono offrire ai propri dipendenti.

Rimozione delle barriere alla collaborazione

Zoho Workplace aiuta a creare fiducia tra i dipendenti rimuovendo la barriera alla collaborazione. Il software è progettato per consentire alla comunicazione informale di fluire liberamente all'interno di un'azienda. Oltre a presentare un'immagine del profilo cliccabile da ogni app di collaborazione, gli utenti possono aggiungere commenti e rispondere alle conversazioni semplicemente facendo clic sull'immagine del profilo e scegliendo se chiamarli, avviare una chat video o persino inviarli direttamente... anche dall'interno di un documento.

Il software Workplace di Zoho aiuta anche a migliorare la collaborazione e rimuovere le barriere attraverso la condivisione delle e-mail. Non appena un utente riceve un'e-mail da un fornitore o da un altro utente, non deve eseguire uno screenshot o copiarlo in un altro programma per avviare una conversazione con il proprio team. Zoho Workplace crea la possibilità di avere una conversazione simile ai social media su quell'e-mail. Gli utenti possono @menzionare gli altri, taggarli in un suggerimento e creare gruppi, e altri possono commentare e rispondere al thread in modo volontario e senza ingombrare le caselle di posta degli altri ogni volta che c'è un'aggiunta a una conversazione.

Altri aspetti di Zoho Workplace che aiutano a rimuovere le barriere alla collaborazione includono la possibilità di annotare direttamente video e forum aziendali per consentire conversazioni su argomenti non correlati al lavoro. I forum aiutano i dipendenti che potrebbero non vedersi faccia a faccia ad avere discussioni aperte su qualsiasi cosa nel mondo in un'interfaccia simile ai social media.

Con gli Hangout di squadra, anch'essa una funzionalità di Zoho Workplace, gli utenti possono creare riunioni di squadra online dotate di una lavagna in cui possono discutere o persino giocare in una conversazione informale come quelle che si verificano nelle sale pausa fisiche e nelle sale caffè. Nel frattempo, i canali di annuncio assicurano che gli utenti non perdano nulla di importante che sta accadendo all'interno dell'azienda.

Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti

Zoho ha integrato funzionalità nel suo prodotto Workplace per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e aumentare la trasparenza. Con i municipi, la piattaforma consente ai dipendenti e alla leadership di avere conversazioni e discussioni aperte. I dipendenti possono porre domande e ottenere risposte oneste dalla leadership. Un'azienda potrebbe tenere riunioni del municipio tramite Zoho Workplace in determinati orari o con determinati dipartimenti.

I chatbot aggiungono chiarezza ai processi e ai flussi di lavoro all'interno di Zoho Workplace. Gli amministratori dell'azienda possono stabilire quando inviare messaggi o in quali circostanze avvisare i dipendenti. Quindi, ad esempio, se un certo tipo di spesa viene approvato, un chatbot potrebbe inviare una notifica istantanea ai lavoratori che necessitano di tali informazioni. Allo stesso modo, se viene assegnato un ticket, anche il dipendente appropriato verrà immediatamente avvisato tramite chatbot.

Con i flussi di lavoro dei documenti, gli utenti possono creare processi di revisione e invio personalizzati all'interno dell'azienda. Possono scegliere chi esamina gli elementi in prima persona e come vengono forniti suggerimenti o correzioni, nonché chi alla fine firma il documento.

La gestione del cloud può diventare un grosso ostacolo quando i dipendenti lavorano in remoto tramite tutti i tipi di connessioni Internet. In che modo i dipendenti e la direzione trovano i file giusti? Per risolvere questo problema, Zoho Workplace ha introdotto una funzionalità chiamata gestione dei metadati. Ogni volta che viene caricato un nuovo file, gli utenti possono impostare Zoho WorkDrive in modo che chieda informazioni sulle proprietà aggiuntive di quel file, ad esempio a quale client appartiene o a quale fornitore si riferisce.

Gli utenti possono anche aggiungere un'ampia varietà di informazioni aggiuntive in modo che i file possano essere organizzati e facilmente individuati.

"Vogliamo che tutti nell'organizzazione si sentano partecipi della decisione presa tramite strumenti trasparenti e la sicurezza dei nostri prodotti", afferma Rafeek. "Abbiamo una piattaforma per tutto nello stesso posto all'interno di Zoho Workplace".

Prezzi Zoho sul posto di lavoro

Zoho Workplace offre un set completo di strumenti necessari per la comunicazione e la collaborazione a una struttura tariffaria competitiva. Le aziende con cinque o meno utenti hanno la possibilità di un piano gratuito con funzionalità limitate. Le organizzazioni possono aggiungere utenti con un piano di sola posta per solo $ 1 al mese, oppure scegliere il piano standard e accedere alle funzionalità di Workplace per $ 3 per utente al mese, con fatturazione annuale.

Vuoi passare al piano professionale con più del triplo dello spazio di archiviazione per utente e 10 volte la quantità di spazio di WorkDrive? Sono ancora solo $ 6 per utente al mese. Il piano professionale offre anche una prova gratuita di 15 giorni e non è richiesta la carta di credito.