ビジネスミーティング：避けるべき7つのこと

公開: 2016-10-17

ビジネスミーティングは混雑する可能性があります。私たちは皆、会議の開始が遅く、話題から逸れ、議論を引き起こし、まともな結論に至らない会議に参加したことがあります。ただし、そうである必要はありません。優れた会議を運営することは芸術であり、誰もが学ぶことができます。

ビジネスミーティング

このことを念頭に置いて、この記事では、真のポジティブな結果を生み出す会議を運営するために避けるべき 7 つの事柄について説明します。

クラッキングしよう！

1. 不要な会議

最初に考慮すべきことから始めましょう。ミーティングを呼び出す前に、本当にミーティングを開催する必要があるかどうかを判断してください。無意味な会議を行うことは、あなただけでなく、出席している他の全員の時間の無駄です。

Harvard Business Review には、会議が正しい選択であるかどうかを判断するのに役立つ、小さな意思決定ツリーを含む記事があります。

また、会議に招待する予定の人の入力が必要であることを確認してください。外部からのフィードバックが本当に必要だと感じている場合は、必要なものと、進歩するために必要な知識を持っている人を見つけてください。

会議を大きくし、より重要に見せるためだけに、不必要な人を招待しないでください。あなたが前進するのを助けることができる人だけを招待する方がはるかに効率的です. また、貢献を必要としない他の人々が仕事を続けることもできます。

2. 個人的になる

ビジネスミーティングは、まさにビジネスに関するものです。参加者のほとんどは、トピックにとどまるように最初に全員に思い出させることに感謝します.

出席者全員の信条、好き嫌いを知らなければ、個人的な話という未知の領域に迷い込むのは危険であることを忘れないでください。有意義で前向きな会議が必要な場合は、重要な問題に固執し、出席者もそうするようにしてください。

話題から外れないようにすることで、他の人がそうしないようにするためのより良い立場に立つことができます. これについてしっかりと話し、会議のトピックに集中するようスピーカーに思い出させることで、個人的な話はすぐに打ち切ります。

3. 時間の浪費

開始が遅れたり、時間が過ぎたりする会議は、会議参加者の悩みの種です。この惨めさを自分自身に負わせることを避けるために、会議が時間通りに開始されることを明確にし、約束を守ります。また、5 分以上遅刻した人は入室を許可しないことを知らせて、迅速な出席を促すこともできます。

誰かが会議に出席しているかどうかを知らせるために応答していない場合は、積極的に自分自身を確認するか、誰かに委任して確認することをお勧めします。

割り当てられた時間内にクリアできる議題を設定し、それに固執します。また、各ポイントに適切な時間が割り当てられるように会議を分割し、この時間スケールを全員に伝え、時間になったら次に進みます。

許可された時間内に未解決の問題が実際にある場合は、それらを整理できる担当者とのフォローアップをスケジュールします。

4. ウイング・イット

ビジネス会議に関しては、準備がすべてです。事前に決定された構成なしで会議を行うと、問題が発生します。議論したい内容に関連しているかどうかに関係なく、誰もが自分の好みのトピックを持ち込んでいることがわかります。良いアイデアはノイズに溺れてしまう可能性があります.

事前に参加者と協力してディスカッションのトピックを決定し、それらから議題を作成して配布し、全員が会議の内容を正確に把握できるようにします。

会議の前に配布できる議題がある場合は、準備を整えることができ、出席予定の他の人も同様に準備できます。その後、非公式のミーティング前のチャットを個人と開催し、最初のフィードバックに基づいて応答を計画できます。

5. 対立

会議での健全な議論は素晴らしいことですが、物事が手に負えなくなるのは簡単です。会議には、非常に異なる性格を持つ人々が関与することが多く、議論が発生する可能性があります。これは生産的な会議の死の鐘になる可能性があるため、対立が発生しないように作業してください。

あなたが敬意を表する口調をとれば、他の人もそれに倣うでしょう。ですから、誰かがベビーカーからすべてのおもちゃを放り出している場合でも、会話の中で大人になり、落ち着いて、しかししっかりと対処してください。

誰かが混乱を招く可能性が高いことがわかっている場合は、事前に言葉を用意して、予想される行動の概要を説明してください。会議自体で、個々の貢献に時間制限を設定します。そうすれば、誰かがお気に入りの苦情に出くわした場合でも、すぐに対処できます。

「私たち」や「私たちの」などのグループ名詞を使用し、共通の課題や勝利を強調して、コンセンサスを構築するようにしてください。主導権を握る - 会議を利用して責任を負わせたり、個人攻撃を容認したりしないでください。口調が公平であればあるほど、個人的な意見を発散するために他の人に影響力を与えることは少なくなります。

6.離脱

多くの場合、1 人か 2 人が会議に参加せず、チャットを始めます。これは非常に破壊的であり、対処する必要があります。

必要に応じて、会議を中断して彼らのちょっとした雑談に集中してください。これで彼らの注意を引くことができます。それができたら、主な議論への意見を求め、定期的に戻ってきて、彼らが再び道に迷わないようにします。

人々に携帯電話の電源を切るように依頼してください。生死に関わる状況や、パートナーが出産を間近に控えている場合を除き、1 時間ほど電話がなくても大惨事にはなりません。テーブルの周りにいる全員がずっとメールを調べていると、ほとんどの会議で気が散ってしまいます。

7.フォローアップしない

多くの会議は終わりを迎えます。会議が終わった後、参加者が会議室に入ったときよりも賢くなっていることはめったにありません。これは非常に残念なことです。なぜなら、会議の必要性と話し合いたい内容を慎重に検討した場合は、実行可能な結果が期待できるからです。

これらを達成するには、一連の「要点」を作成する必要があります。これは、特定の問題の解決や結果の達成を確実にする責任者の詳細を含む、議論中に合意されたアクションのリストです。

最後に、会議中にメモを取ります。議題のすべての点について結論を出す必要があります。参加者の意見と同意を得ている間に、それを書き留めておく必要があります。

会議の後、これらのアクションとその所有者を説明するイベント後のレポートを作成し、出席者全員に配布します。これをチェックリストとして使用して、計画がスケジュールどおりに進んでいることを確認できます。

結論

効果的で生産的なビジネス会議を開催することは、ビジネスを運営するための重要なツールですが、間違いを犯しやすいです。良い会議を確実に行うには、次のことを行う必要があります。

本当に会議が必要かどうかを分析します。
個人的な問題は避けてください。
時間の管理を誤らないようにします。
事前に十分に準備してください。
対立を回避する。
参加を促す。
会議を要約することを忘れないでください。

会議で避けるべきことについて何か考えはありますか? 以下のコメントセクションでお知らせください！