コンプライアンスと時間管理を改善してビジネスの成長を達成する方法: カナダ修復サービスのケース スタディ

パテ、釘、ハンマー、木材、接着剤、板金。 家庭やオフィスの修復に関して言えば、貿易のツールは十分に確立されています。 または少なくともそうでした。 最近まで、プロとして認められ、ビジネスを成功させるためには、それらを上手に使いこなす必要がありました。 しかし、時代は変わりつつあります。 今日、テクノロジーは私たちの日常生活に組み込まれています。 私たちは自分の技術なしではほとんど想像できず、それを取り除くことは劇的な変化を余儀なくさせるでしょう.

しかし、テクノロジーは私たちの身の回りにあり、私たちの日常生活の一部であるにもかかわらず、多くの地元企業は新しいテクノロジーの導入に関していまだに恐れを抱いています。 テクノロジーがビジネスを前進させることができるのは秘密ではありませんが、それはその使い方を知っている場合に限られます。 そのため、多くの伝統的なビジネスは、「オンラインで行う」よりもペンと紙を使用することを好むのです。

変化は恐ろしいものですが、変化を無視することはさらに恐ろしいことです。 ゆっくりと、しかし確実に、建設業界は変化し、より技術的になっています。 この移行は、「リーン コンストラクション」という用語と方法論を導入した業界の大企業によって始まりました。 顧客のニーズを第一に考えながら、建設会社が迅速かつ効果的に運営する方法。 リーン コンストラクションの方法論を実装する最も一般的な方法の 1 つは、(安価な) コンピューター ソフトウェアを導入して、よりスムーズな作業プロセスを生成することです。

リーン コンストラクションは実際には約 25 年前から存在していますが、ローカル ビジネスにも自信を持って浸透し始めたのはつい最近のことです。 たとえば、2012 年の時点で、北米の建設会社の約 50% がソフトウェアを使用してプロジェクトの見積もりを作成しており、この数字は毎年約 10% ずつ増加しています。

マーケティングファースト

これはリーン コンストラクション手法のコースではありません。 代わりに、仮想の雲から舗装にコンセプトを落とし込みたいと考えています。 地元の建設会社が直面している課題は、彼らの仕事のやり方を完全に見直すことを必要とせず、維持することもできません。 業界に革命を起こすという崇高で崇高な目標を達成しようとする前に、まず、日々のプロセスを時間のかからないものにし、生産性を高めましょう。

前述したように、建設ソフトウェアは企業の効率向上に役立ちます。 しかし、ほとんどの建設ソフトウェアは高価で使いにくいものです。 これにより、地元企業はそれを実装することを避けてきました。 ソフトウェアの浸透が深遠なのは、マーケティングです。 マーケティングは通常、中小企業が新しいテクノロジーを統合する最初の分野の 1 つです。

なぜ？ 新しいテクノロジーへの投資に対して、すぐに見返りが得られる (または得られない) からです。 たとえば、ほとんどの家の修復サービスは現在、Google で広告を掲載しています。 SEO (検索エンジン最適化) を行っており、積極的なソーシャル メディアのプレゼンスを持っている人もいます。

マーケティング活動をオンラインにすることは、比較的簡単に行うことができます。 あなたの見込み客はすでにそこにいます。 また、マーケティングを外部ベンダーに簡単にアウトソーシングすることもできます。新しいことを学んだり、組織を揺るがしたりする必要はありません。 座って電話（またはメール）が来るのを待つだけです。

ただし、プロになるということは、誰かにお金を払ってやってもらうことではなく、自分でやることです。 また、マーケティングをアウトソーシングすることはできますが、コア オペレーションをアウトソーシングすることはできません。 あなたができることは、使いやすく、手頃な価格で、すべてのボックスをチェックするテクノロジーを見つける限り、テクノロジーを使用してチームの生産性を向上させることです.

Canada's Restoration Services の CEO 兼創設者である Darren Gradus 氏によると、これが、従業員の効率と生産性を向上させるために Connecteam の従業員アプリを選択した理由です。

カナダ修復について

Canada's Restoration Services は、Darren Gradus によって設立された水、火、およびカビの修復会社です。 トロントで最初に設立されて以来、約 8 年前、Canada's Restoration Services は、カナダ全土の 6 か所 (オタワ、モントリオール、エドモントン、カルガリー、バンクーバー、トロント) をカバーする会社に急成長しました。

Canada Restoration の顧客の業種の 1 つは、Canada Restoration をベンダーとして採用している保険会社です。 たとえば、保険会社が保険を有効にし、洪水後に地下室を修復する必要がある場合、保険会社はその仕事を実行するためにカナダの修復を送信します。

保険会社のような大規模なクライアントと仕事をするということは、Canada Restoration が非常に具体的な規制に準拠する必要があることを意味します。 会社のパフォーマンスは、これらの規制への準拠に基づいて評価されます。

これは、すべての従業員がまず規制を認識しなければならないことを意味します。 第二に、規制を遵守し、最終的にその行動に責任を負います。 少人数のスタッフを管理する場合、マネージャーは非常に簡単かつ容易にスタッフとコミュニケーションを取り、コンプライアンスを確認できます。 しかし、スタッフが増えるにつれて、一度にどこにでもいることはできなくなり、場所を移動しながらビジネスを管理し、成長させることがますます難しくなります。

ビジネスの成長とビジネス プロセス

急速な成長を享受している企業は、通常、多少の混沌とし​​た運営にも悩まされています。 野生の馬のように考えることができます。馬が速くて強力であるほど、制御を維持するのが難しくなります。

誤解しないでください。急速な成長は素晴らしいものであり、すべてのビジネスが望んでいることです。 しかし、それはいくつかの新しい問題をもたらします。 たとえば、一部の企業では、毎日 15 分間の会議で 1 日を開始し、その間にすべての作業指示がチームに配布され、チームはそれぞれの場所に向かいます。 このプロセスは、10 人の建設会社には意味がありますが、40 人または 60 人の会社の場合、変更が必要になる場合があります。

Darren Gradus は、Canada Restoration Services が成長するにつれて、サービスのレベルを維持するためにいくつかの変更を加える必要があることにすぐに気付きました。 何よりもまず、コンプライアンスは Canada Restoration Services にとって大きな関心事であるため、彼はこの分野で別の目が必要であることを理解していました。 しかし、利益率を維持するために、すでに計画されている人員を超える追加の雇用は選択肢にありませんでした。

コネクトチームがどのように役立ったか

利益率を低下させることなくビジネスの成長を管理および維持する方法を探している多くの企業は、テクノロジーに目を向けています。 そこで、Canada Restoration Services のニーズに合った技術的ソリューションの検索が始まりました。 成功するソリューションは、多くのボックスにチェックを入れる必要があります。

効果的なコミュニケーション、タスク管理、および時間管理を提供しながら、コンプライアンスと説明責任を保証する必要があります。 費やした時間、使用したリソース、完了した手順 (または完了していない手順) に関する情報を提供する組み込みのレポート システムもあると便利です。 最後に、ソリューションは迅速に実装でき、使いやすい必要がありました。さもないと、「ソリューション」がすぐに「問題」に変わります。

長期にわたる調査の結果、Darren は、Connecteam とのニーズに一致するオールインワン ツールを最終的に見つけました。

時間管理

時間管理のために、Canada Restoration Services は Connecteam の GPS 対応モバイル タイム クロックを使用して、プロジェクトごとに特定の従業員のシフトを記録します。 従業員は、Canada Restoration Services のモバイル アプリを使用してタイム レコーダーにアクセスし、オンサイトで出勤と退勤を行います。

また、タグとメモを追加して、シフトと共にオフィスの管理者に自動的に送信します。 次に、管理者がすべてのシフトにアクセス、編集、および承認できるデスクトップ「起動パッド」にタイムシートが作成されます。 その後、レポートを給与システムにエクスポートできます。

GPS 位置情報付きのモバイル タイム クロックを使用することで、Darren は常にチームの位置をより正確に把握することができました。

Connecteam と QuickBooks Online および Gusto との統合により、管理者はタイムシートを簡単にエクスポートして 100% 正確な給与計算を行うこともできます。

コンプライアンス ワークフロー

保険会社と協力する請負業者は、コンプライアンスが重要であることを知っており、ガイドラインや規制から逸脱すると、ビジネスに破滅をもたらす可能性があります。 それでも、コンプライアンスは多くの請負業者にとって問題です。

必ずしも従業員がコンプライアンスに関心がない、または気にしないというわけではありませんが、規制は急速に変化する傾向があり、特に特定の方法で物事を行うことに慣れている場合は、それを常に把握するのは困難です。

規制と基準が常にすべての労働者に確実に伝達されるようにするために、Canada Restoration Services は Connecteam のワークフロー アセットを使用してコンプライアンス ワークフローを作成しました。 ワークフロー アセットを使用すると、マネージャーと管理者は、ジョブが完了したと見なされる前に完了する必要がある特定のジョブの進行状況を作成できます。 モバイルアプリを使用してすべての従業員にワークフローを割り当てることができ、完了の詳細を示すレポートが作成されます。

これにより、マネージャーと管理者は従業員ごとの作業の進捗状況を完全に把握し、誰が何をしたか、または誰が何をしなかったかの説明責任を果たすことができます。 コンプライアンスが満たされていない場合に、誰が責任を負っているのかを探し回る必要はもうありません。

文書管理

保険会社のベンダーは、単なる建設のプロではなく、お役所仕事の忍者でもあります。 どの保険業者も言うように、保険会社と仕事をするということは、効率的なファイリング システムが必要であることを意味します。

請負業者は、包括的な記録保持ポリシーを作成する必要があります。 プロジェクトの完了後、少なくとも 7 年間は、承認、ベンダー契約のコピー、およびベンダーの作業範囲とフィールド ノートを含むすべての保険証明書を保管してください。

多くの州では、物的損害の請求について 10 年から 12 年の法律がありますが、人身傷害の請求については制限がありません。 1960 年代にまでさかのぼるとされる、アスベストと公害賠償責任に関する人身傷害請求の訴訟は、現在も進行中です。

これらの保険記録を保持することの直接的な利点は、下位下請業者の保険会社に対する 10 年前の建設欠陥クレームの訴訟費用を回避することです。これにより、これらの費用が貸借対照表または損害率に与える影響を回避できます。 デジタル ストレージ オプションの普及により、記録を永続的に保持することが最善です。

Canada Restoration Services は、記録管理をさらに一歩進めました。 Connecteam を使用することで、すべての記録をモバイル デバイスで利用できるようにし、現場にいる間に関連するプロジェクト マネージャーに割り当てることができました。 これにより、作業プロセスが大幅に短縮され、プロジェクト マネージャーがオフィスに戻る必要性が減ったため、燃料費が削減され、生産性が向上しました。

説明責任が組み込まれた実地訓練

2014 年現在、オンタリオ州労働省は、すべての雇用主に対し、すべての労働者と監督者が基本的な職業上の健康と安全に関する意識向上トレーニング プログラムを確実に修了することを義務付けています。 これらの新しい要件に加えて、雇用主は引き続き OHSA の下で、職場固有の危険について労働者に通知する継続的な義務を負っています。

特に建設業界では、安全訓練の重要性を否定する人は誰もいません。 しかし、訓練が安全訓練要件に準拠するために従業員をプロジェクトから引き離すことを意味する場合、それは地元の建設会社に深刻な影響を与える可能性があります.

Canada Restoration Services は、Connecteam のビルトイン トレーニング モジュールを使用して、監督者と従業員に OSHA 安全トレーニング モジュールを提供しています。 その後、オンサイト、移動中、または自宅でトレーニング プログラムを完了することができます。 管理者は進捗状況に関する完全なレポートを受け取り、知識を評価するためにクイズを追加することもできます。

安全トレーニングは明らかに素晴らしいスタートですが、用途は無限であり、チームを次のレベルに引き上げることができます.

リアルタイムの専門家によるガイダンス

ほとんどの建設会社は、知識をオフィスから現場に持ち込むのに苦労しています。 戦略的かつ長期的な解決策を探している場合、トレーニング セッションは優れたソリューションですが、マネージャーがオフサイトでスタッフとリアルタイムの問題について話し合うことができる、迅速で効果的な非公式の会話を提供する必要がある場合もあります。

Connecteam のチャット アセットは、知識を共有し、さまざまなオプションについて話し合うことができる一種の専門的なフォーラムとして、Canada Restoration Services チームによって有効に活用されました。 チャット アセットを使用すると、チームは画像をアップロードし、ライブ チャット環境でファイルにコメントできます。 経験の浅い従業員にとって、チャットは経験豊富な従業員に非公式で親しみやすい方法でアドバイスを求めることができる優れたツールであることが判明しました。

そこから何を学べるか

では、オースティン・パワーズが言うように、「それはどういう意味ですか、バジル」? 建設またはサービスに基づく会社を管理および運営している場合、私たちの周りで起こっているデジタル革命を十分に認識しています。 あなたは Facebook を利用しており、Twitter アカウントを持っており (おそらく数年前から活動していないでしょう)、ほとんどのコミュニケーションはスマートフォンのモバイル アプリを使用して行っています。

それでも、あなたの会社は依然としてペン、紙、ホワイトボード、そして非常に勤勉な人であれば Excel スプレッドシートで運営されています。 また、競合他社もデジタル シフトを開始していることもわかっています。

ただし、ほとんどのビジネス オーナーと同様に、「壊れていない場合は直さないでください」という格言に固執する傾向があります。 古い格言とは、それらは古いものであり、今日私たちが住んでいるペースの速いテクノロジーの世界には適用できないということです. あらゆるところで起こっている変化を無視することは、ビジネスにとって壊滅的なものになる可能性があります。 デジタル時代に移行するのが早ければ早いほど、生産性を向上させ、競合他社に差をつけることが容易になります。

私たちは、Darren に Connecteam を使用した経験を次の 1 つの文に要約するように依頼しました。