請求書の構成要素: 請求書に記載する必要があるもの

公開: 2019-03-11

初めて請求書の作成を開始するときは、確かに圧倒されることがあります。多くの請求書は、行った作業、あなたとクライアントの要件、および統合請求書を作成しているかどうかによって異なるため、これは特に当てはまります。ただし、アドホック請求書と定期請求書の両方について、すべての請求書に含める必要がある重要な要素がいくつかあります。

これらは、請求書の「ベースライン」と考えることができます。これは、あなたと受取人の両方にとって最も重要な情報です。発行されるすべての請求書にこれらを含めるようにすることで、作成するための優れたテンプレートが得られます。

この記事では、すべての請求書に表示する必要がある 8 つの重要な要素を紹介します。また、Hiveage などの請求ソフトウェアを使用して、支払いプロセス全体を簡単にする方法についても触れます。始めましょう！

請求書の 8 つの重要な部分すべての請求書に含める必要があるもの

もちろん、請求書には通常、クライアントが必要とするすべての要素が含まれており、これは、地理的または政府固有の法律や規制によって決定される場合があります。ただし、最初の要素は常識にしっかりと基づいています。

1. 請求書に明確に印を付ける

この最初の項目は簡単です。これは単に、請求書に「請求書」という単語を含めることを意味します。これは当たり前のように思えるかもしれませんが、実際にはその目的を明確にすることが非常に重要です。たとえば、請求書を明確にマークすることで、領収書、明細書、または見積もりと混同される状況を回避できます。

これらの要素を読むときは、請求書が発行されたらできるだけ早く支払いを受けることが主な目標であることを忘れないでください。そのため、支払い時間が長すぎる場合、テンプレートを何らかの方法で調整する必要があることに気付くことがよくあります。

2. 一意の請求書番号を追加する

請求書 ID 番号、または単に請求書番号は、特定の請求書を識別する一意の文字列です。これらは通常、プレフィックスと一連の数字を含む所定の形式を持っています。請求書 ID は、定期的な請求に最も一般的に関連付けられています。

ただし、自分自身の記録やクライアントの記録用の 1 回限りの請求書であっても、含めることが非常に重要です。各請求書に一意の識別子を割り当てることで、以前の請求書を簡単に参照でき、さまざまなクライアントで行った作業を簡単に追跡できます。

3. 正確な費用額を含める

当然、クライアントに何を支払う必要があるかを伝える必要があります。ただし、合計額に加えて、行った作業の各側面について、コストを個別の金額に分解する必要もあります。

たとえば、クライアントのウェブサイトとロゴの両方をデザインした場合、各タスクのコストを概説する必要があります。これは、彼らが支払っているものと、最終的な数字がどのように計算されたかをより明確に理解するのに役立ちます.

4. 支払い条件を明確にする

何を支払うべきかを伝えるだけでなく、どのように支払うべきかを明確にする必要があります。これを使用して、部分的な支払いが許可されているかどうか、支払いを回収するために使用する支払い方法、および支払いを希望する時期 (つまり、期日) を通知することができます。

この段階で明確にしておくと、支払いの不確実性や遅延による問題を回避するのに役立ちます。前述したように、請求書の支払いが簡単になればなるほど、お金をより早く受け取ることができます。

5. 支払いの詳細を提供する

もちろん、支払いを完了するために必要な詳細をクライアントに提供する必要もあります。たとえば、これにはアカウントの詳細とソートコード、または PayPal アドレスが含まれる場合があります。

以前と同様に、この段階ですべての情報と詳細を提供することで、クライアントが時間通りに支払いを完了しやすくなります. また、各支払いがお客様の要件に従って確実に完了するようにします。

6. 売上請求書に関連するすべての日付を含める

また、請求書には正確な日付情報が含まれている必要があります。これには以下が含まれます。

提供日:サービスまたは製品を顧客に提供した日。
請求日：請求書を送付した日。
支払期日:請求書の支払期日。

誤解を避けるために、関連する日付を完全に明確にすることも当然重要です。

7. 請求された製品またはサービスの概要を含める

請求書の正確な目的の説明を含める必要があります。これの目的は、クライアントに提供した製品またはサービスの概要を明確にすることです。

ここではできるだけ具体的に記入してください。これにより、請求書の処理を担当する担当者が支払った金額を正確に知ることができます。「さまざまなサービスを提供した」などのあいまいなコメントは避け、実際の成果物に焦点を当てます。

8. あなたとあなたの顧客の個人情報の提供

最後に、あなたとあなたの顧客の両方に関連するすべての個人情報を必ず追加してください。あなたの場合、これには最低限の名前、住所、連絡先情報が含まれます。クライアントに関しては、少なくとも会社名と住所を含める必要があります。

必要に応じて、納税者番号などの追加情報を追加することもできます。ただし、インボイスを読みにくくする可能性があるため、重要でないフィラーを追加することは避けてください。

プロフェッショナルな請求書を簡単に作成および管理する方法

考慮しなければならないことがかなりありますが、機能的な請求書テンプレートを作成することは難しくありません。自分の生活を楽にするために、Hiveage などの専用ソフトウェアを使用して電子請求書を作成することを検討する必要があります。

これにより、テンプレートを使用してプロフェッショナルな請求書を簡単に作成できるため、関連するすべての情報が常に含まれていることが保証されます。これを使用して、同じインターフェイスから領収書とリマインダーを送信し、すべてを 1 つのきちんとした場所に保管することもできます.

最終的に、これは一貫性のある包括的な請求書を作成し、請求プロセスを合理化するのに役立ちます。これにより、送信済みで支払い待ちの請求書を簡単に追跡できるため、時間を節約できます。クライアントは、迅速に支払うために必要なすべての情報を含む、クリーンで機能的な請求書を受け取ることができます。

結論

現場での経験が限られている場合、請求書の作成は恐ろしい作業になる可能性がありますが、そうである必要はありません。請求書の核となる構造を理解し、最低限必要な要件を理解することで、機能的な請求書を簡単に作成して送信できます。

この記事では、請求書に含める必要がある要素の概要を説明しました。これらには、クライアントとあなた自身の両方の詳細を含む請求書の明確なラベル付け、提供した実際のサービス、総費用などの要約が含まれます.

請求書の作成方法について質問がありますか? 以下のコメントセクションでお知らせください！