2023年の中小企業向けの6つの最高のドキュメント管理システム
公開: 2023-03-27効率的なドキュメント管理、共有、およびコラボレーションは、あらゆる規模の企業にとって重要になっています。 この記事では、中小企業向けのトップ ドキュメント管理ソフトウェアを見て、長所、短所、主な機能、および価格を調べます。
ドキュメント管理システムは、ドキュメントを保存、整理、および管理するためのプラットフォームです。 最高のシステムはクラウド内にあり、承認されたユーザーはどこで作業していてもアクセスできます。
ただし、中小企業向けのドキュメント管理ソフトウェアは、クラウド ストレージとは異なります。 ドキュメント管理システムは、ドキュメントの保存に加えて、管理ツール、ドキュメントを共有するためのリソース、およびワークフローの自動化を提供します。 中小企業向けの最高のドキュメント管理システムは、堅牢なドキュメント セキュリティを備えたユーザー フレンドリーなプラットフォームで、組織のすべての種類のドキュメントを保持するのに役立ちます。
この記事では、中小企業向けのトップ ドキュメント管理システム (DMS) を見て、長所、短所、主な機能、および価格設定または無料試用版のオプションを調べます。
私たちの調査を読む時間がない場合は、簡単な比較表にジャンプしてください.
私たちのおすすめ
最高のオールインワン クラウドベースのドキュメント管理システム
もっと詳しく知る
ファイルの作成と編集に適しています
ファイルの保存と共有を合理化するのに適しています
中小企業向けのドキュメント管理システムの選び方
中小企業向けのドキュメント管理システムでは、すべてのドキュメントを 1 か所でホストする必要があります。 簡単なアクセスと安全なファイル ストレージを可能にする必要があります。 中小企業の場合、ファイルにアクセスするためだけに技術チームに頼る必要がなく、使いやすいドキュメント管理システムも必要です。
2023 年のスモール ビジネスに最適な 6 つのドキュメント管理システム
Connecteam — 最高のオールインワン クラウドベースのドキュメント管理システム
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
Connecteam は、中央リポジトリでドキュメントを収集、管理、整理するための最も使いやすいプラットフォームです。 中小企業向けの最高のオールインワン ソリューションとして評価されている Connecteam は、HR、オンボーディング、および処理に最適です。 これにより、従業員は必要なドキュメントをアップロードし、個人ファイルを 1 か所で安全に管理できます。 これにより、オンボーディング時間が最小限に抑えられ、従業員の作業時間が短縮され、他の重要なタスクに時間を割くことができます。
有効期限とアラート
従業員の記録が常に最新であることを保証するために、自動化されたアラートでドキュメントの有効期限を設定できます。 たとえば、通知を設定して、従業員のコンプライアンス ドキュメント、ライセンス、または認定資格の有効期限が近づいていることを通知し、記録を更新できるようにすることができます。
データサイロを排除
1 つのアプリですべてのドキュメントにアクセスできるため、データのサイロとドキュメント管理チャネルを排除できます。 メール、Google ドライブ、または Dropbox を使用して物事を追跡したり、何かが保存されている場所を心配したりする必要はもうありません。
堅牢なアクセス管理
保存したドキュメントを即座に取得し、ユーザーにアクセス許可を付与し、許可されたユーザーのみにデータを制限できます。 これにより、承認されたユーザーのみがアクセスできるようにしながら、チーム メンバーとドキュメントを簡単に共有できます。
ナレッジ センター
また、Connecteam を使用して、社内チーム向けの包括的なナレッジ センターを構築し、必要な数のファイルを追加することもできます。 たとえば、新入社員用に設定された領域に、オンボーディング情報、トレーニング ドキュメント、会社のハンドブック、ポリシー、および FAQ のすべてを保存できます。 これにより、グローバルな変更も容易になり、誰もが最新の情報にアクセスできるようになります。
チャット、グループ、または直接ドキュメントを簡単に共有
チームは、チーム チャットで文書を共有したり、他のチーム メンバーと直接共有したり、文書をグループに割り当てたりできます。 Connecteam は、オフィスのコンピューターや会社の電子メールに定期的にアクセスできない「デスクレス ワーカー」に特に適しています。
主な機能
ドキュメントの収集、保存、整理
堅牢なドキュメント管理チーム
デジタルフォームとチェックリスト
タスク管理
ナレッジ センターの機能
従業員研修
長所
直感的なツールで使いやすい
最小限の収納スペースを使用
他の DMS ソリューションに代わる手頃な価格の代替品
優れたカスタマーサポート
短所
現時点では、ドキュメントのコラボレーションはサポートされていません
価格
最初の 30 ユーザーは月額わずか 29 ドルから14 日間の無料トライアル無料プランあり
14 日間の無料トライアル、クレジット カードは不要
無料トライアルを開始するZoho Docs — ファイルの作成と編集に適しています
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
Zoho WorkDrive は、ドキュメントを作成して中央リポジトリに保存するだけでなく、もう 1 つの代替ドキュメント管理ソフトウェアです。 シンプルで使いやすい安全な共有ワークスペースを提供します。 また、電子メール、チャット、通話、およびタスク管理を同じスペースにまとめます。
Zoho は、スタンドアロンのドキュメント管理プロジェクトである Zoho Docs を 2023 年初頭に廃止しましたが、機能を Zoho WorkDrive に統合しました。 Zoho Docs のすべてのビルトイン コラボレーション ツールが含まれているため、ユーザーはリアルタイムでファイルに接続、通信、レビュー、コメント、または編集できます。 このソフトウェアは、特定のチーム メンバーまたはグループへのタスクの割り当ても容易にします。
Zoho Docsの詳細主な機能
- 文書分類
- 電子署名
- バージョン管理
- 監査証跡
長所
- チームのコラボレーションとコミュニケーションのための安全な共有ワークスペース
- レスポンスが速く使いやすい
短所
- ファイルがどこに保存されているかわからない場合、ファイルを見つけるのが難しい場合があります
- エントリーおよびミッドレベルのオプションに 2 要素認証 (2FA) がありません。
価格
$5/ユーザー/月から 試用: はい無料プラン: はい
Box — ファイルの保存と共有を合理化するのに適しています
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
- ウィンドウズ
- マック
Box for Business を使用すると、組織全体でドキュメントを簡単にアップロードして共有できます。 プライベート ファイルをホストし、直接リンクを送信したり、送信する前にコンテンツをダウンロードしたりできます。 Box for Business では、リンクをカスタマイズして表示または編集権限を付与し、パスワードで保護されたリンクを生成することもできます。 リンクにはカスタム URL を含めることができ、特定の間隔が経過すると自動的に期限切れになるように設定し、ドキュメントのダウンロードを許可またはブロックすることができます。
ユーザーは、ファイル ストレージ用の直感的なインターフェイスを使用して、すぐに使い始めることができます。 ただし、一部のユーザーは、アクセス許可と管理者のセットアップが少し難しいと感じています.
オフラインで編集することもできます。 同期されたドキュメントは、オンラインになると自動的に更新されます。 ただし、若干タイムラグがあります。 クライアントや顧客などの外部ユーザーには、読み取り専用権限のみが与えられ、ドキュメントを編集できないため、コラボレーションが複雑になる可能性があります。
ボックスの詳細主な機能
- ドラッグ アンド ドロップ機能
- カスタマイズ可能なテンプレート
- ワークフロー管理
- アーカイブと保持
長所
- 無制限のデータストレージ
- リマインダーや承認などのタスクの自動化
短所
- 光学式文字認識をサポートしていません
- 場所がわからないと書類を探すのが難しい
価格
$20/ユーザー/月から 試用: はい — 14 日間無料プラン: いいえ
Microsoft Sharepoint — 共有作業環境の Microsoft 365 ユーザーに適しています
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
Microsoft SharePoint は、スタンドアロン製品として、または Microsoft 365 サブスクリプションの一部として機能します。 コンテンツのコラボレーションと高度な検索機能を提供します。 一部のユーザーは、複雑でナビゲートが難しいと感じています。 ただし、Microsoft 365 に精通している場合は、習得にそれほど時間はかからないでしょう。 ドキュメント ストレージに加えて、ユーザーは、情報、タスク スケジュール、および連絡先を共有するためのイントラネット サイトを構築することもできます。
SharePoint は Microsoft 365 に組み込まれているため、多くの企業にとって一般的な選択肢です。 SharePoint を使用すると、ドキュメントを管理し、セキュリティ レベルとアクセス許可を設定し、スキャンおよびキャプチャ ツールと統合できます。 また、ドキュメントのメタデータを入力して管理することもできます。
セットアップとメンテナンスには時間がかかる場合があります。すぐに使用できる機能が含まれている一方で、経験豊富なユーザーまたは開発者が構築する必要がある機能もあります。 ただし、ドキュメント管理の基本については、小規模ビジネスに適しています。
Microsoft SharePoint の詳細主な機能
- コラボレーション ツール
- ワークフロー管理
- コメントとメモ
- Microsoft 365 と統合
長所
- カスタマイズ可能なテンプレート
- カスタム イントラネット サイトを構築できます
短所
- バージョン管理や監査証跡をサポートしていません
- 電子署名をサポートしていません
価格
$4.59/ユーザー/月から 試用: いいえ無料プラン: いいえ
SmartVault — ドキュメントの保存と共有に適しています
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
- ウィンドウズ
SmartVault は、コンプライアンスとワークフローを重視して、安全なクラウドベースのドキュメント管理とストレージ用に設計されています。 ブランド化されたクライアント ポータルの作成など、ドキュメントをクライアントと共有するのに適しています。 SmartVault でドキュメントを編集することはできませんが、標準化されたテンプレートを使用してプロセスを合理化できます。
SmartVault は、コンシューマ グレードのクラウド アプリよりも高いレベルでドキュメントを保護する「銀行レベルのセキュリティ」を宣伝しています。 クライアントとのやり取りは可能ですが、プラットフォーム上のドキュメントにアクセスするには、クライアントがアカウントを持っている必要があります。
SmartVault の詳細主な機能
- 暗号化された文書管理
- コラボレーション ツール
- ドラッグ アンド ドロップ機能
- ワークフロー管理ツール
長所
- 強力なアクセス制御と許可
- 自動監査証跡
短所
- SmartVault でドキュメントを編集できない
- リアルタイムのドキュメント同期をサポートしていません
価格
最低 5 ユーザーでユーザーあたり月額 $20 から開始 試用: はい — 14 日間無料プラン: いいえ
Google ドライブ — ファイルの保存と共同作業に適しています
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
Google ドライブは、ファイルへの暗号化されたアクセスを提供し、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドなどの Google スイートとシームレスに連携します。 チームメンバーとリアルタイムでコラボレーションできます。 基本的なファイル ストレージや中央アーカイブとしては適切に機能しますが、一部の企業が必要とする堅牢なファイル管理およびドキュメント管理システムは提供しません。 たとえば、コンプライアンス、高度なバージョン管理、自動化されたワークフローはサポートされていません。 ただし、基本的なドキュメント管理と、ファイルの集中化された共同作業の場所を持つための堅実な選択です.
Google ドライブは Microsoft Office ファイルにも対応しているため、Word、Excel、または PowerPoint ドキュメントを変換せずにオンラインでアップロードして編集できます。
Google ドライブの詳細主な機能
- ドラッグ アンド ドロップ インターフェイス
- 検索およびフィルター機能
- コラボレーションおよび追跡ツール
- バージョン管理
長所
- 使いやすさ
- オフライン ドキュメント アクセスも提供
短所
- 電子署名をサポートしていません
- ワークフロー管理をサポートしていません
価格
最初の 15GBトライアルは無料: いいえ無料プラン: はい
2023 年のスモール ビジネスに最適な 6 つのドキュメント管理システム
| トピック |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| レビュー |   | | | | | |
| 価格 | 最初の 30 ユーザーは月額わずか 29 ドルから | $5/ユーザー/月から | $20/ユーザー/月から | $4.59/ユーザー/月から | 最低 5 ユーザーで、ユーザーあたり月額 20 ドルから | 最初の 15 GB は無料 |
| 無料トライアル | はい 14日 | はい | はい 14日 | いいえ | はい 14日間 | いいえ |
| フリープラン | はい 最大 30 ユーザー | はい | いいえ | いいえ | いいえ | はい |
中小企業向けドキュメント管理システムとは?
ドキュメント管理システム (DMS) は、ドキュメントを保存、管理、および共有するためのオンライン プラットフォームです。 DMS を使用すると、ドキュメント管理を一元化し、物理ファイルをデジタル ファイルに変換できます。 これにより、時間のかかる手動の文書ファイリングと検索が削減され、許可されたユーザーとの共有が可能になります。
選択した DMS によっては、電子署名やオンライン コラボレーションなどの最新ツールを編集および活用できる場合があります。
中小企業向けのドキュメント管理ソフトウェアはどのように機能しますか?
ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、ドキュメントをキャプチャして中央データベースにデジタルで保存できます。 最適なドキュメント管理ソリューションはクラウドベースであり、接続され承認されたすべてのユーザーにアクセスを提供します。
ユーザーは、ドキュメントにアクセスして共同作業を行い、承認された他のユーザーとドキュメントを共有し、ワークフローを自動化できます。 また、ドキュメントのルーティング、承認、およびアラートのためのツールにアクセスして、効率を向上させることもできます。
ほとんどの DMS ソリューションは、ドキュメントの古いバージョンをアーカイブし、変更を追跡して監査証跡を提供できます。
ドキュメント管理ソフトウェアの利点
ドキュメント管理ソフトウェアは、中小企業がワークフローと運用を合理化するのに役立ちます。 利点は次のとおりです。
- 保管スペースの削減: 書類を保管するための物理的なファイリング キャビネット、ボックス、バインドが不要になります。これにより、必要なドキュメントを見つけやすくなるだけでなく、フロア スペースが削減されます。
- 整理: ドキュメント管理ソフトウェアでのドキュメントの検索、保存、検索がはるかに簡単になります。
- ドキュメントのバックアップと復元: 火災や洪水が発生した場合、物理的なドキュメントが失われたり破損したりする可能性があります。DMS は、ビジネス継続性と災害復旧のための自動バックアップを提供します。
- ワークフローの改善: 最近の調査によると、すべての企業の半数近くがドキュメントの検索と共有に苦労しており、約 3 分の 1 がバージョン管理について懸念を抱いていました。中小企業向けの最高のドキュメント管理ソフトウェアは、これらの問題を解決できます。
- コンプライアンス: 進化する業界や政府の規制に準拠することは困難な場合があります。適切な DMS はコンプライアンスを保証します。
- セキュリティ: 安全で暗号化された DMS がドキュメントを安全に保ちます。
- 共有とコラボレーション: DMS ツールを使用すると、共有とコラボレーションが簡単になり、リモート ワーカー、分散した従業員、クライアントをサポートできます。
- アクセスの向上: 物理的なドキュメントは 1 か所にのみ保存され、アクセスが制限される場合があります。デジタル ストレージを使用すると、アクセスが許可されている人と、待つことなく共有できます。
紙のファイルを管理および維持することは、もはや実用的ではありません。 ファイリング キャビネットやボックス内のファイルやフォルダーを探すのに、より生産的に使用できる多くの時間がかかる可能性があります。 すべてのファイルがオンラインであっても、適切に管理されていないと、それらを整理してアクセスし続けることは依然として困難です。
効率的な DMS を使用すると、正確なファイルの種類、名前、または場所を知らなくても、単語やフレーズを使用して検索できます。 ある調査によると、オフィス ワーカーの半数以上が、作業よりもファイルの検索に多くの時間を費やしています。 同じ調査では、情報がすぐに必要な場合にこれがいかに難しいかが示されました。調査対象のオフィス プロフェッショナルの 81% は、上司やクライアントが緊急に何かを必要としているときに、重要なドキュメントを見つけることができなかったと述べています。
これは、どこで働いていても情報にアクセスする必要があるリモート ワーカーやハイブリッド ワーカーにとって、さらに困難になっています。
中小企業向けのドキュメント管理システムの費用はいくらですか?
中小企業のドキュメント管理システムは、選択したアクセス レベルとプランに応じて、限られた数のユーザーに対して月額数百ドルまで無料で提供されます。
たとえば、 Connecteam のスモール ビジネス パッケージは、最初の 10 ユーザーまで 100% 無料です。 少し大きなチーム (最大 30 人) の場合でも、 Connecteam の Basic プランは月額わずか 30 ドルです。
比較すると、SmartVault を使用するユーザーが 10 人の場合、月額 400 ドルかかります。 最も安価な Microsoft SharePoint プランは、10 ユーザーで月額 50 ドル、または Microsoft 365 E3 ライセンスの一部として月額 230 ドルです。
よくある質問
ドキュメント管理システムにはどのような種類がありますか?
コンテンツと記録の管理、ワークフロー管理、 HR ドキュメント管理、ドキュメント イメージングなど、いくつかのタイプのドキュメント管理システムが存在します。 DMS を評価するときは、ビジネスに必要なツールが含まれていることを確認する必要があります。
ドキュメントを管理する最良の方法は何ですか?
クラウドベースのドキュメント管理システムを使用すると、ドキュメントの保存、整理、共有が簡単になります。 すべてのドキュメントの中心的な場所を提供し、検索とコラボレーションを容易にします。
文書管理システムで何を探すべきですか?
スモール ビジネスに最適なドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、ビジネスのやり方に合わせてソリューションをカスタマイズできます。 DMS が使いやすく、堅牢なセキュリティとコンプライアンスを提供し、ワークフローの自動化をサポートし、既存の技術スタックと統合されていることを確認してください。
クラウドベースの文書管理システムは安全ですか?
はい、クラウドベースのドキュメント管理システムは安全です。 ドキュメントの自動暗号化を提供し、アクセス管理とプライバシー ツールを可能にするソリューションを探してください。 クラウド管理システムは、実際にはオンプレミス サービスよりも安全です。プラットフォーム プロバイダーがセキュリティを監視し、ソフトウェアのパッチと更新が確実に適用されるようにするためです。
中小企業向けドキュメント管理システムの結論
中小企業向けの堅牢で安全なドキュメント管理システムは、ワークフローを合理化し、ドキュメントの保管と検索を簡素化し、チーム メンバーやクライアントとの共有を可能にします。 組織の生産性を高めるために必要なツールを提供し、使いやすい DMS を探してください。
Connecteam は、ドキュメント管理の改善を検討している中小企業にとって最高の選択肢です。 Connectteamを使用して、ご自身の小さな一歩を踏み出し、ビジネスに大きな飛躍をもたらしましょう。 ビジネスを管理するために必要なすべてのものについて、 Connecteam のスモール ビジネス プランをチェックすることを忘れないでください。