2023年の6つのベスト電子文書管理システム
公開: 2023-03-29電子文書管理システムは、文書を保管および管理するための安全で集中化された場所を提供します。 2023 年の 6 つの最高の EDMS ソフトウェアをレビューして、ビジネスに最適なものを選択できるようにします。
適切なツールがなければ、ドキュメント管理は時間がかかり、イライラするプロセスになる可能性があります。 信頼性の高い電子文書管理システム (EDMS) を使用すると、ファイルをより効果的に整理し、共同作業をスムーズにしてエラーを減らすことができます。
最新の電子ファイル管理システムは安全性が高く、整理されていない高価な物理ストレージに取って代わります。 すべてのデジタル ファイルは、暗号化とアクセス制御許可によって保護されています。 さらに、ほとんどのプラットフォームには、データ セキュリティ規制への準拠を維持するのに役立つツールが付属しています。
さらに理解を深めるために、6つの最高の電子ドキュメント管理システムと、選択する際に考慮すべきことをこのガイドにまとめました.
私たちの調査を読む時間がない場合は、簡単な比較表にジャンプしてください.
私たちのおすすめ
最高のオールインワン電子文書管理システム
もっと詳しく知る
自動文書ファイリングに適しています
ドキュメントでの共同作業に適しています
電子文書管理システムに求めるもの
最高のドキュメント管理ソフトウェアは、ドキュメントを保存するだけではありません。 注目すべきいくつかの重要な機能を次に示します。
- ドキュメントの管理と検索。タグ、カテゴリ、説明などのメタデータを追加する機能により、電子ドキュメントの保存と整理が容易になります。 さらに、検索機能を使用してドキュメントをすばやく見つけて取得します。
- カスタム アクセス許可。特定の従業員に特定のドキュメントへのアクセスを許可し、機密情報の安全性を確保します。 たとえば、Connecteam では、ユーザーとユーザー グループを作成し、一括権限を割り当てることができます。 一部のシステムには、パスワード保護と暗号化機能もあります。
- コラボレーション機能。ドキュメントを簡単に共有し、ドキュメントでチーム メンバーと共同作業できます。 複数のユーザーが同時にドキュメントを編集およびコメントできるため、チームワークが促進され、ワークフローが合理化されます。
- バージョン管理の追跡。監査目的でドキュメントの過去のバージョンと変更履歴を表示します。 これにより、事実確認とコラボレーションが容易になります。
- 企業コンプライアンス。企業はデータの保存と保護に関する規制に準拠する必要があるため、保持ポリシーや監査証跡などの機能を備えたドキュメント ファイリング システムを探してください。
- 電子署名機能。重要なドキュメントを従業員と共有し、従業員が自分のデバイスからデジタル署名できるようにします。
- 分析とレポート。レポートを生成して、ドキュメントのアクティビティ、パフォーマンス、使用状況などに関するデータを確認します。
- モバイルアプリ。いつでもどこでも、どのデバイスからでもドキュメントにアクセスして管理できます。
2023 年の 6 つのベスト電子ドキュメント管理システム
Connecteam — 最高のオールインワン電子文書管理システム
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
Connecteam は、最高のオールインワン電子文書管理システムとしてリストのトップにランクされています。 暗号化やアクセス制御など、ファイルを保護するためのセキュリティ機能を提供し、洗練されたユーザー フレンドリーなインターフェイスを備えています。
以下は、ドキュメントを簡単に管理するのに役立つ Connecteam の優れた機能です。
一元化されたダッシュボードによる合理化されたドキュメント管理
Connecteam を使用すると、会社のすべてのドキュメントを1 つの場所に保存して管理できます。 従業員は、証明書、フォーム、個人および規制ファイルなどを含むドキュメントを直接アップロードできます。 すべてが一元化されたダッシュボードで表示できるため、技術にあまり詳しくない人でも簡単にナビゲートできます.
Connecteam のモバイル アプリを使用すると、あなたとあなたのチーム メンバーはいつでもどこからでもドキュメントをアップロードしてアクセスできます。ユーザーフレンドリーなインターフェイスにより、表示する必要のあるドキュメントに簡単に移動できます。
何よりも、Connectteam は無制限のストレージを提供します。 つまり、アップロードして保存できるドキュメントの数やサイズに制限はありません。
機密情報を安全に保つための安全なストレージとユーザー権限
Connecteam はすべてのドキュメントを高度に安全なクラウドに保存し、エンドツーエンドのデータ暗号化を備えています。 これにより、ドキュメントをアップロード、編集、または表示するときに、許可されていない第三者がドキュメントにアクセスするのを防ぎます。 Connecteam は、業界標準の 256 ビット SSL 暗号化も実行します。
さらに、Connecteam では、会社のすべてのユーザーにカスタム権限を設定できます。 どの従業員がどのドキュメントにアクセスできるか、およびそれらを編集できるかどうかを完全に制御できます。 これにより、適切な人だけが機密情報にアクセスできるようになります。
有効期限を設定することで、コンプライアンスを維持し、ドキュメントを最新の状態に保ちます
Connecteam は、アップロードしたドキュメントのすべての有効期限を表示します。 エントリまたはタイプに従って、ドキュメントにカスタムの有効期限を設定することもできます。
さらに、Connecteam は、ドキュメントの有効期限が近づくと自動的に通知します。 このようにして、重要な文書や証明書が決して古くならないようにするための措置を迅速に講じることができます。 また、ドキュメントの保管に関する関連法規への準拠も容易になります。
インスタント ファイル共有によるスムーズなオンボーディング
Connecteam のドキュメント管理機能は、オンボーディング プロセスを合理化することもできます。 新入社員は、必要なドキュメントと証明書をモバイル デバイスから直接アップロードできます。 これらには、納税申告書、署名済みの契約書、個人ファイルなどが含まれます。 これらにすぐにアクセスでき、デバイスに触れるだけで従業員に追加のドキュメントを要求できます。
また、新入社員にドキュメントをアップロードするようリマインダーを送信し、チェックリストを作成してオンボーディング中に確認することもできます。 これにより、何も見落とされないことが保証されるため、新入社員はより早くオンボーディングを完了できます。
より良いコミュニケーションのためのアプリ内チャットと会社のニュースフィード
Connecteam のビルトイン チャット機能を使用すると、チーム メンバーがいつどこで作業していても、リアルタイムでコミュニケーションをとることができます。 1 対 1 の安全なチャットまたはグループ チャットを数秒で設定し、カスタム ユーザー権限を作成して、会話を安全かつ状況に応じて維持します。
画像、動画、音声メモ、その他のファイルをメッセージで送信できます。 さらに、プッシュ通知により、メッセージを見逃すことはありません。
Connecteam には、ソーシャル メディア スタイルの会社のニュースフィードもあり、これを使用して、チーム全体と一度に最新情報やお知らせを共有できます。 投稿が最適な時間に送信されるようにスケジュールを設定し、誰があなたの投稿を閲覧したかを確認し、GIF や画像などでお知らせをカスタマイズします。
ドキュメント管理に関しては、これらの機能を使用すると、ドキュメントについて即座にやり取りできます。 従業員に文書を提出するように依頼したり、重要な認定資格の有効期限が近づいていることを知らせたり、チーム全体に同時に文書を要求したりします。
そして、はるかに
Connecteam は単なる電子文書管理ソリューションではありません。 また、トレーニング、タスク管理、従業員のスケジューリング、報酬と表彰などの機能もあります。
Connecteam は、従業員が 10 人以下のチーム向けに永久無料のスモール ビジネス プランを提供しています。 有料プランは、最大 30 ユーザーで月額わずか 29 ドルからで、無料トライアルも利用できます。
主な機能
ドキュメントを保存、編集、および管理するための一元化された場所
無制限のドキュメント ストレージ
カスタム ドキュメント アクセス制御
書類の有効期限
インスタント ファイル共有
個人およびグループ メッセージ用のビルトイン チャット
長所
技術に詳しくないユーザーでも使いやすい
外出先でドキュメントをアップロードしてアクセスできるモバイルアプリ
10 人までのチームは生涯無料
オールインワンの作業管理ソリューション
短所
今後の統合
価格
最初の 30 ユーザーは月額わずか 29 ドルから14 日間の無料トライアル無料プランあり
14 日間の無料トライアル、クレジット カードは不要
無料トライアルを開始するRubex by eFileCabinet — 自動化された文書ファイリングに適しています
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
Rubex by eFileCabinet は、自動ドキュメント ファイリング、チーム コラボレーションなどの機能を備えたクラウドベースのドキュメント管理システムです。 ドキュメントの承認プロセスを自動化し、ドキュメント データを視覚化できます。 Rubex は、日付またはキーワードでドキュメントにアクセスして取得するための検索機能を提供します。 モバイルまたは Web アプリとして利用できます。
管理者は、特定のユーザーが特定のドキュメントにアクセスしたり編集したりできないように、ユーザー権限を設定できます。 Rubex は、バージョン管理機能、ドキュメント テンプレート、電子署名、ファイル共有、およびファイル リクエストも提供します。
eFileCabinet による Rubex の詳細主な機能
- 電子署名
- 自動書類ファイリング
- モバイルアプリとウェブアプリ
- ユーザー権限とバージョン管理
長所
- サードパーティ製ソフトウェアとの統合を提供
- 不足しているドキュメントを検索できます
短所
- 公開されていない価格
- 基本有料プランの限定機能
価格
価格についてはベンダーにお問い合わせくださいトライアル: はい無料プラン: いいえ
Zoho Docs — ドキュメントでの共同作業に適しています
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
Zoho WorkDrive は、チーム コラボレーションに重点を置いたクラウドベースのドキュメント管理システムです。 チーム フォルダー機能を使用すると、ユーザーはドキュメントをリアルタイムで共有できます。 複数のユーザーがドキュメントを同時に共同作業することもできます。
ユーザーはドキュメントをオフラインでバックアップでき、インターネットに再接続するとデータが同期されます。 また、ドキュメントをフォルダーやサブフォルダーに整理し、場所、種類、キーワード、または名前で検索することもできます。
このソフトウェアは、バージョン管理、アクセス許可、およびファイル アクセスに関する監査証跡と統計を含むレポートも提供します。 さらに、セキュリティ機能があり、Zoho Office Suite へのアクセスをユーザーに提供します。
Zoho WorkDrive には、Android および iOS デバイス用のモバイル アプリと、デスクトップ アプリがあります。 残念ながら無料プランはありません。
Zoho Docsの詳細主な機能
- チーム フォルダ
- バージョン管理とアクセス許可
- オフライン データ バックアップ
- モバイルアプリ
長所
- フォルダを「公開」または「非公開」に設定できます
- ドキュメントをすばやく取得するための検索機能
短所
- 無料プランなし
- 下位プランのファイルアップロード制限は制限的である可能性があります
価格
$5/ユーザー/月から 試用: はい無料プラン: はい
PandaDoc — 電子署名の受け入れに適しています
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
Pandadoc は、電子署名と契約管理用のツールを備えたクラウドベースのドキュメント管理プログラムです。 雇用主は、ドラッグ アンド ドロップのドキュメント作成ツールを使用して独自のドキュメントを作成できます。 さまざまな種類のドキュメントの開始点を提供するテンプレート ライブラリがあります。
雇用主は、ファイル履歴を表示し、バージョン追跡を使用して経時的な変更を監視することもできます。 ファイル共有はアプリ内で利用できます。 アクセス制御を作成して、誰がどのファイルを表示できるかを制限できます。
残念ながら、Pandadoc は大規模なチームにとって非常に高価になる可能性があります。 ユーザーあたり月額 19 ドルからです。 これは、100 人のチームで月額 1,900 ドルに相当します。
PandaDoc の詳細主な機能
- ドラッグアンドドロップでドキュメント作成
- バージョン履歴
- アクセス制御
- ファイル共有
長所
- 使いやすい
- 大規模なテンプレート ライブラリ
短所
- 高価格
- 少し遅くなる可能性があります
価格
$19/ユーザー/月から 試用: はい — 14 日間無料プラン: はい
DocuWare — 請求書管理に適しています
上で利用可能
- ウェブ
- iOS
- アンドロイド
- ウィンドウズ
DocuWare は、請求および電子署名用のツールを備えた自動ドキュメント管理システムです。 雇用主は、中央管理ダッシュボードを使用してファイルを整理できます。 保存されたすべての情報は暗号化され、他のセキュリティ プラクティスによって保護されます。また、サードパーティとの統合もいくつかあります。
従業員、クライアント、およびアクセス許可を持つその他のユーザーは、モバイル アプリを使用してドキュメントを表示および編集できます。 マネージャーは、期限付きのアクション アイテムを設定できます。 組み込みのファイル検索があり、ドキュメントをファイルの種類で並べ替えることができます。 適切な人が適切なドキュメントを表示できるように、きめ細かいアクセス制御を利用できます。
潜在的な問題の 1 つは、DocuWare のすべてのプランにストレージ制限があることです。 最上位のパッケージでさえ、最大 100 人のユーザー間で共有される 250 GB のストレージしか提供しません。
DocuWareの詳細主な機能
- 安全な書類保管
- きめ細かなアクセス制御
- 組み込みのファイル検索
- サードパーティの統合
長所
- 優れたアクセス制御
- 使いやすいモバイルアプリ
短所
- すべてのプランにストレージ制限があります
- 無料トライアルまたは無料プランなし
価格
価格についてはベンダーにお問い合わせくださいトライアル: いいえ無料プラン: いいえ
Oneflow — 契約管理に適しています
上で利用可能
- ウェブ
Oneflow は、専門の契約管理プログラムです。 雇用主は、契約作成者と一緒にゼロからデジタル契約を作成でき、カスタマイズ可能なテンプレートがあります。 アクセス許可により、関係者のみが契約を表示および操作できるようになります。
ビジネス文書をリアルタイムで編集する機能など、コラボレーション ツールもあります。 誰もが構成可能な通知で最新の状態を維持でき、Oneflow 契約は電子署名ツールを使用してオンラインで署名できます。
主な欠点は、Oneflow が契約の作成と管理専用に設計されていることです。 より一般的なドキュメント管理には役に立ちません。
ワンフローの詳細主な機能
- 契約管理
- 契約ビルダー
- アクセス制御
- コラボレーション ツール
長所
- 迅速な契約作成
- カスタマイズ可能な契約テンプレート
短所
- 契約管理に限定
- 比較的高価
価格
$18.42/ユーザー/月から トライアル: はい無料プラン: はい
最高の電子文書管理システムを比較する
| トピック |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| レビュー |   | | | | | |
| 価格 | 最初の 30 ユーザーは月額わずか 29 ドルから | 価格についてはベンダーにお問い合わせください | $5/ユーザー/月から | $19/ユーザー/月から | 価格についてはベンダーにお問い合わせください | $18.42/ユーザー/月から |
| 無料トライアル | はい 14日 | はい | はい | はい 14日 | いいえ | はい |
| フリープラン | はい 最大 30 ユーザー | いいえ | はい | はい | いいえ | はい |
電子文書管理システムとは
電子文書管理システム (EDMS) は、組織が重要な文書をデジタルで保存、管理、およびアクセスできるようにするクラウドベースのソフトウェアの一種です。
これらのシステムは、紙の文書をファイリング キャビネットに保管するなど、物理的なストレージ ソリューションに取って代わります。 代わりに、ドキュメントを保存するための安全な中央の場所を提供します。 アクセスと検索が簡単な電子ファイル管理のようなものだと考えてください。 企業は、請求書や契約書から、従業員の記録やトレーニング資料に至るまで、あらゆるものを保存できます。
EDMS ソフトウェアは、承認やレビュー プロセスなどのドキュメント ワークフローも自動化します。 これにより、生産性が向上し、ビジネスの時間を節約できます。 さらに、これらのシステムには多くの場合、特定のドキュメントへのアクセスを制御し、ドキュメントに対して行われた編集を追跡する機能があります。 これにより、データのセキュリティが向上します。
さらに、これらのシステムは紙の使用量を削減し、ドキュメントの紛失や置き忘れをなくします。 これにより、企業は長期的にお金を節約できます。
電子文書管理システムはどのように機能しますか?
電子文書管理システムは、企業の従業員がアップロードするすべての文書を安全に保管することで機能します。
これらのシステムのいずれかを使用するには、企業はまず EDMS ソフトウェアをダウンロードする必要があります。 ほとんどは、モバイルおよび/またはデスクトップ アプリとして利用できます。 一部は Web ブラウザからも利用できます。 従業員は、アプリをモバイル デバイスに直接ダウンロードするか、デスクトップ コンピューターでソフトウェアにアクセスできます。
次に、企業は、システムの使用方法について従業員をトレーニングし、ドキュメントをアップロードして整理するためのプロセスを開発する必要があります。 従業員とマネージャーの両方がドキュメントをアップロードでき、雇用主は、従業員がアップロードできるドキュメントの種類についてカスタム ルールを設定できます。
ドキュメントがシステムにアップロードされると、従業員はいつでもどこからでもアクセスできます。 タイトル、日付、作成者、キーワード、またはその他の条件でドキュメントを検索できます。 また、これらのシステムにより、従業員はドキュメントで互いに共同作業を行うことができます。 複数の従業員が一度に同じドキュメントで作業でき、システムは各ユーザーが行った変更を追跡できます。
管理者はこれらのシステムを使用して、ドキュメントが安全に保管されていることを確認し、ドキュメントを必要とする従業員にアクセスを提供できます。
電子文書管理システムの利点
簡単なアクセスと取り出し
これらのシステムにより、いつでもどこからでもドキュメントにすばやく簡単にアクセスできます。 これにより、あなたとあなたの従業員が互いに簡単にドキュメントにアクセスして共有できるようになります。
同様に、EDMS ソフトウェアは、ユーザーが探している正確なドキュメントをすばやく検索するためのツールを提供します。 キーワード、タイトル、著者、日付、およびその他のさまざまな条件で検索できます。 探しているドキュメントを見つけるために山のようなドキュメントを掘り下げる必要はもうありません。
時間の節約
電子文書管理システムは、文書ワークフローの多くの時間のかかる部分を自動化します。 手作業によるドキュメントのレビュー、承認、および処理が不要になります。 これにより時間が解放され、より重要な作業に戻ることができます。
コラボレーションの強化と生産性の向上
これらのシステムにより、従業員はドキュメントの共同作業を簡単に行うことができます。 複数のユーザーが同時にドキュメントを編集でき、EDMS ソフトウェアは各ユーザーが行った固有の変更を自動的に追跡します。
コラボレーションを改善し、ドキュメント ワークフローを合理化することで、これらのシステムは最終的に生産性も向上させます。
セキュリティの向上
ほとんどの EDMS ソフトウェア ソリューションでは、特定のドキュメントやユーザーに対してカスタム アクセス許可を設定できます。 これにより、許可された人だけが機密情報や機密情報にアクセスできるようになります。 同様に、このソフトウェアは、ユーザーがドキュメントに加えた変更を追跡できます。 これにより、特定の変更の責任者を簡単に確認できます。
コンプライアンスの強化
これらのシステムにより、関連する法律や規制に従って文書を保管および管理することが容易になります。 ドキュメントを保存してアクセスするための信頼できる方法により、正確で最新の記録を維持し、必要なときにいつでも即座に作成できます。
コスト削減
EDMS ソフトウェアを使用すると、紙の文書の印刷や保管にお金を費やす必要がなくなります。 これらのシステムは、ドキュメントをデジタル化して電子的に保存することで、高価になる可能性がある物理的な保存スペースも不要にします。 これにより、ビジネスは長期的に多くのお金を節約できます。
電子文書管理システムの費用はいくらですか?
ほとんどのシステムは、ユーザーごと、月ごとに料金が設定されています。 たとえば、Panadoc はユーザーあたり月額 19 ドルを請求します。 一方、Zoho WorkDrive の基本プランは、ユーザーあたり月額 3 ドル強です。 ただし、すべての機能へのアクセスは含まれていません。 追加のツールを使用するには、1 か月あたりの料金が高くなります。
一部のソリューションでは、料金プランが公開されていません。 つまり、価格情報についてはベンダーに直接問い合わせる必要があります。
Connecteam は価格設定に関して透明性があり、あらゆる規模の企業に手頃な価格のオプションを提供します。 最大 10 名のチームは、生涯無料で Connecteam を使用できます。 大規模なチームは、最大 30 人のユーザーに対して月額わずか 29 ドルから始まる有料プランを利用できます。その後、追加のユーザーは月額わずか 0.50 ドルです。
Connecteam は、有料プランに加入する前にテストするために使用できる無料試用版も提供しています.
よくある質問
電子文書の例は何ですか?
電子文書とは、電子的に作成、編集、保存できる文書です。 たとえば、PDF ファイル、Excel スプレッドシート、Microsoft Word ドキュメントなどがあります。 Connecteam などの電子ドキュメント管理システムを使用して、ドキュメントをデジタルで保存および管理できます。
電子文書管理システムの例は何ですか?
電子ドキュメント管理システムは数多くありますが、Microsoft SharePoint、Google Drive、Alfresco などの例があります。 ただし、Connectteam ほど多くの機能を提供するものはありません。 Connecteam には、ドキュメント管理のための強力な機能と、スケジューリング、イベント計画、オンボーディング、トレーニングなどのツールがあります。
EDMS と ERMS の違いは何ですか?
電子文書管理システム (EDMS) は、電子文書を保管および管理するために使用されます。 電子記録管理システム (ERMS) はより包括的で、ライフサイクル全体で記録を管理するために使用されます。 電子記録には、ドキュメントだけでなく、電子メール、画像、ソーシャル メディアの投稿などが含まれます。
つまり、EDMS はドキュメントの保存と管理に重点を置いています。 一方、ERMS には、ドキュメントを含む記録を管理するためのより高度な機能があります。
電子文書管理システムの結論
電子ドキュメント管理システム (EDMS) を使用すると、あらゆる種類のデジタル ドキュメントを簡単に保存、管理、および共同編集できます。 ユーザーは、いつでもどこでもそれらにアクセスして取得できます。
EDMS ソフトウェアを使用すると、企業は時間の節約、コストの削減、生産性とコラボレーションの向上というメリットを得ることができます。 さらに、ソフトウェアがビジネスのコンプライアンスを維持し、データを安全に保つことができるので安心できます。
そこには多くの EDMS ソフトウェア ソリューションがありますが、Connecteam は最高です。Connecteam には、洗練された中央ダッシュボード、ファイル共有機能、アプリ内チャットなど、ビジネスでドキュメントを簡単に管理するために必要なものがすべて揃っています。 価格は、最大 30 ユーザーで月額わずか 29 ドルからです。 また、最大 10 ユーザーの企業は、生涯無料で Connecteam にアクセスできます。
14 日間の無料試用版にサインアップして、 Connecteam の価値を自分で確認してください。