2022 年に会社に必要な 18 の社内コミュニケーション ツール
公開: 2022-07-04ほとんどの企業にとって、社内コミュニケーション ツールの優先度が高くなかった時代がありました。 せいぜいマネージャーは、会社間の透明性を改善し、情報を共有するためにこれらのツールを高く評価していました。 しかし、これまで以上に多くの従業員がリモートまたはフィールドで作業しているため、彼らに連絡するためのより簡単な方法を見つける必要があります。
ビジネスによっては、電子メールや電話などの従来のコミュニケーション ツールを使用した方がよい場合もあります。 一方、デジタル通信ソフトウェア、ソーシャル メディア ネットワーク、従業員のイントラネットなどのより高度なツールに適している企業もあります。
いずれにせよ、ほとんどの従業員は、ブレインストーミング、フィードバックの送信、およびコラボレーションを簡素化すると同時に、従業員の関与と生産性を高めるツールを必要としています。
最高の社内コミュニケーション ツールの包括的なリストをまとめました。 また、ビジネスのコミュニケーション ニーズに最適なツールを理解するために、それらすべてをお読みになることをお勧めします。
社内コミュニケーション ツールから得られるものは何ですか?
優れた社内コミュニケーション ソフトウェア ソリューションは、あなたと従業員の両方に次のようなメリットをもたらします。
- 使い方は簡単で、従業員が機能を理解できるようにカスタマイズできます。
- 組織化されたインスタント メッセージング機能により、時間を節約し、不必要なやり取りをなくします。
- 従業員のエンゲージメントと生産性を高め、コミュニケーションを楽しく楽しいものにするプラットフォームを提供します。
- あらゆる形式の通信が安全でセキュアであることを保証し、すべてのデータと個人情報を保護します。
- コラボレーションを強化し、あなたと従業員が互いにフィードバックを共有しやすくします。 また、ある種の検索ツールを使用して従業員を簡単に見つけることもできます。
さらに深く掘り下げたい場合は、ビジネスの内部コミュニケーション戦略の作成と実装に関するガイドをご覧ください。
内部コミュニケーションの種類
選択できるさまざまな内部コミュニケーション ツールがありますが (詳細は後述)、これらは多くの場合、特定の種類の内部コミュニケーションとして分類できます。
- プロジェクトの共同作業: 従業員は、プロジェクトやタスクを効率的に共同作業するための社内コミュニケーション ツールを必要としています。
- 会社をリードする: 社内コミュニケーション ツールを使用して、会社に関するニュースを従業員と共有できます。 このニュースは、発表や従業員のマイルストーンから、新しい戦略やポリシーにまで及びます。
- 非公式なコミュニケーション: 職員は、公開フォーラムやプライベート メッセージなど、仕事に関係のない事柄についてもコミュニケーションをとる能力を持っている必要があります。
また、内部コミュニケーション ツールには、従業員が使用するように設計されているものもあれば、特に管理者が使用するように設計されているものもあります。
社内コミュニケーションツールの種類
従業員が使用する社内コミュニケーション ツール
ギャラップによると、従業員のエンゲージメントが高い企業は、そうでない企業よりも収益性が 21% 高くなります。
従業員は、リソースを共有し、互いにつながるための社内コミュニケーション ツールと方法を用意する必要があります。 これらは、従業員が上層部に関連する質問をしたり、プロジェクトで協力したり、仕事に関連するすべての問題についてフィードバックを提供したりできるようにする必要があります。
マネージャーが使用する社内コミュニケーション ツール
調査によると、トップダウンの会社情報とガイダンスを受け取っているチームは、組織化されている可能性が高くなります。
マネージャーは、コミュニケーション方法の実装に役立つ管理内部コミュニケーション ツールを必要としています。 たとえば、調査、ニュースレター、会社の最新情報などのコミュニケーション機能を構築およびカスタマイズします。
社内コミュニケーション ツールの主な種類について理解できたので、次に、ビジネス用の社内コミュニケーション ソフトウェア ソリューションを検討する際に含める必要がある機能の種類を詳しく見ていきましょう。
2022 年に最適な 18 の社内コミュニケーション ツール
モバイル従業員アプリ
リモートまたは現場で働く従業員がますます増えているため、企業は従業員のモバイル デバイスへのアクセスを最大限に活用することが不可欠です。
なんで？ 多くの場合、従業員は日常的にコンピューターにすぐにアクセスできないため、その過程で生産性が低下します。 モバイル従業員アプリへのアクセスは、この問題に対処し、従業員の関与を維持するのに役立ちます。 さらに、従業員はどこからでもマネージャーと通信できます。
従業員のモバイル アプリケーションを使用すると、チームは常に会社の情報にすぐにアクセスでき、携帯電話、タブレット、ラップトップ、およびデスクトップで互いに通信できます。
Connecteam は、従業員管理を簡素化する従業員コミュニケーション アプリを備えたソフトウェア ソリューションの理想的な例です。 従業員は、オンライン ディレクトリを介して同僚やマネージャーと簡単に連絡を取り、1 対 1 またはチーム チャットでコミュニケーションを取り、リアルタイムで最新情報を受け取り、仕事に必要なすべての情報に即座にアクセスできます。
イントラネット
大規模なチームを持つ企業の場合、イントラネットは社内コミュニケーションに非常に役立ちます。 この種のソフトウェアは、記事、ドキュメント、チャートなどと同様に、部門間で知識を共有するために使用できます。 最も重要なことは、本社、サテライト拠点、または自宅で働いているかどうかにかかわらず、すべての従業員が会社のニュースに関して同じページにとどまることができるということです。
「企業のソーシャル ネットワーク」とも呼ばれるイントラネットは、カスタマイズ可能であるため、一見無限の方法で使用できます。 この種のツールを使用すると、ユーザーは仕事に関連するトピックについて透明性のある対話を行い、従業員のエンゲージメントを構築し、必要な数のドキュメントを保存できるため、リモート ワーカーと社内ワーカーの両方が常につながっていると感じることができます。
基本的に企業のイントラネット アプリとして機能するオールインワン ソフトウェアが Connecteam です。 主にデスクレス ワーカー向けに設計されており、ユーザーは会社関連のニュースをすべて読んだり、従業員のトレーニングを受けたり、アップロードされたドキュメントにアクセスしたり、アンケートに回答したりできます。
従業員アンケート
会社に関連するトピック、ポリシー、およびプロセスについて従業員が意見を共有できるようにすることは重要ですが、多くの従業員は匿名のままでいることを好みます。 そのため、オンラインの従業員エンゲージメント調査のように、無名で自分自身を発言できる安全な場所を従業員に提供することは、真に違いを生むフィードバックを確実に受け取る方法です。
その後、マネージャーは従業員の提出物を分析して、一般的な問題点と、大小を問わず会社の側面を変える方法を特定できます。
Connecteam などのアプリは、従業員がモバイル デバイスから直接記入できるアンケートを提供します。 従業員が簡単に投票できるアンケートを作成したり、会社の最新情報に絵文字で反応するようにコメントするオプションを作成したりすることもできます。
会社のニュースレター
社内ニュースレターを投稿して送信し、すべての受信者が読むことを保証する代わりに、企業はそれらをデジタルで共有できるようになりました. これは、アプリまたは電子メールを介して従業員と共有でき、最も関連性の高い最新情報やニュース項目を編集し、魅力的なテキストと画像のみを含めることができます。
企業は、デジタル企業ニュースレターを使用して、従業員またはチームの業績を認識することもできます。 これらはデスクトップまたはモバイル デバイスで共有できるため、誰もが自分に合ったデバイスでそれらを受け取ることができます。
Connecteam のような従業員向けアプリには、会社全体の最新情報をリアルタイムで送信するオプションがあり、基本的にデジタル ニュースレターとして機能します。
インスタント メッセージング ツール
おそらく最も明白なタイプのコミュニケーション ツールは、インスタント メッセージング アプリです。 WhatsApp や Messenger などの一般的な名前から、Connecteam などの従業員チーム チャット機能を備えた従業員管理アプリまで、この種のテクノロジは、仕事上の理由であろうと個人的な理由であろうと、人々が互いに連絡を取り合うのに役立ちます。
ビジネスの世界では、従業員同士やマネージャー同士が連絡を取り合う必要があります。
いくつかの質問は、電話ではなく簡単なメッセージで尋ねやすいものです。 また、メッセージング アプリは、個人的なメッセージ スレッドと混同されるのではなく、仕事に関連するすべてのディスカッションが同じプラットフォームで行われるようにします。
インスタント メッセージングは、多くの場合長くて返信に時間がかかる電子メールよりも、書面によるコミュニケーションの迅速で便利な形式でもあります。
コラボレーション ツール
一部の社内コミュニケーション ツールは、単に従業員が互いにメッセージを送信する機能以上のものを提供できます。 コラボレーション ツールを使用すると、従業員は世界中のどこにいても、実際に同僚とプロジェクトに取り組むことができます。 進行状況を追跡して簡単に同期する必要がある大規模なグループは、この種のテクノロジーから大きなメリットを得ることができます。
コラボレーション ツールを使用すると、マネージャーは作業を従業員に分割し、特定の従業員にタスクを割り当て、リアルタイムでファイルにコメントすることができます。
コラボレーション ツールのその他の一般的な機能には、ファイル共有とタスク管理が含まれます。これら 2 つの機能は、Connecteam のようなアプリで実行できます。
従業員表彰および報奨センター
従業員とコミュニケーションをとるための最良の方法の 1 つは、従業員に必要な場所を認識させることです。 一歩先を行くためでも、同僚の模範となるためにも、デジタル従業員認識センターを使用すると、企業は簡単に従業員にスポットライトを当てることができます。
ある調査によると、効果的な認識ツールを使用している企業は、効果のないツールを使用している、またはツールをまったく使用していない企業よりも売上高が 31% 少なくなっています。
従業員を表彰し、他の従業員にその努力に感謝の意を示す機会を与えることは、前向きな企業文化の構築に役立ち、従業員の生産性を高めるインセンティブを与えます。 マネージャーは、この機能で月間プログラム、昇進、退職、および別れの従業員を共有することもできます。
Connecteam の従業員表彰および報奨機能は、この種のツールの能力を完全に示しています。
ソーシャル エンプロイー アドボカシー ツール
ソーシャル エンプロイー アドボカシー ツールを使用すると、従業員は自社のオンライン ブランド アンバサダーとしてのスキルを示す機会を得ることができます。 この種のツールは、従業員が組織の前向きな声になり、メッセージや製品の最新情報を自由に表現できると信頼していることを従業員に証明します。
そうは言っても、この種の社内コミュニケーション ツールを使用して、従業員の擁護義務を最大限に高めるためのガイドラインと指示を従業員に提供できます。 このようなツールからソーシャル メディア チャネルへの投稿をワンクリックで共有できる機能により、従業員のアドボカシーへの参加がさらに容易になります。
従業員フィードバック アプリ
驚くべきことに、従業員の 3 分の 1 以上が、マネージャーから何らかのフィードバックを受け取るまでに 3 年以上待つ必要があります。 それでも、建設的なフィードバックは、従業員が成長し、会社の運営に独立した貢献者になるのを助ける重要な方法です。
多くのソフトウェア ソリューションには、1 対 1 のチャット、カスタマイズ可能な調査、提案ボックスなどを通じて、従業員がフィードバックを要求し、マネージャーがフィードバックを提供できる機能が用意されています。 これにより、マネージャーは従業員の満足度をより正確に把握し、将来のビジネス上の意思決定を改善することができます。
コネクトチームでは、次のことができます。
- 提案ボックスを開き、チームからフィードバックを収集します。
- 1 対 1 のチャットやチーム チャットでリアルタイムのフィードバックを収集します。
- コメントやリアクションでフィードバックを受け取りながら、最新情報や会社の発表などを共有できます
- アンケートとライブ投票を使用して、ビジネス上の意思決定を改善します。
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ビデオ センター/ライブラリ
ミレニアル世代と Z 世代が 2030 年までに世界の労働力の合計 71.6% を占めることになることを考えると、これはビデオを通じて情報にアクセスすることに慣れている労働力の大きな部分です。
ビデオ コンテンツは、アイデアを伝達し、従業員と情報を共有するための強力な方法です。
ビデオ ライブラリを使用すると、知識の共有が視覚的かつ聴覚的に行われます。つまり、トレーニング リソース、会議、デモンストレーションをより効率的に教えることができます。 さらに、従業員はアップロードされたすべての動画に、自分の裁量でどこからでもアクセスできます。 企業レベルでは、組織はビデオ ライブラリを使用して、新しい会社の目標とポリシーに関する即時の発表を共有できます。
Connecteam のようなアプリを使用すると、管理者は、トレーニングや会社のお知らせなどのために、チームや個人とビデオを即座に共有できます。
オンボーディング センター
適切な知識や指導なしに新しい仕事を始めることは、まったくの悪夢になる可能性があります。 オンボーディング センターを設けることで、新入社員に論理的な手順を提供し、新しい役割に慣れるための重要な基本事項をすべて確実に習得できるようにします。 それだけでなく、オンボーディング センターは、新入社員が新しい会社のプロセスや文化に慣れるのに役立ちます。
この種の社内コミュニケーション ツールを使用すると、マネージャーは特定の採用者やチーム向けにトレーニング リソースをカスタマイズし、ナレッジ ベースを構築し、新しい採用者を従業員名簿に追加できます。従業員名簿では、社内のすべての関連人物の連絡先の詳細を見つけることができます。
Connecteam などのアプリを使用すると、マネージャーは新入社員向けの効果的な従業員トレーニングプログラムを設定できます。
分析/測定ツール
従業員に社内コミュニケーション ツールを提供するだけでは十分ではありません。 また、従業員のインタラクティブ性、エンゲージメント、生産性を追跡することも重要です。
分析およびレポート システムを使用すると、選択したデジタル プラットフォーム内に投稿されたコンテンツとチームがどのようにやり取りしているかを正確に追跡できます。
たとえば、会社の発表、ポリシーの更新、ライブ ポーリング、または非公式の投稿で、従業員の関与を測定できます。
ドキュメント/ファイルの共有と保管
ユーザーがドキュメントやファイルをアップロード、共有、および管理できるプラットフォームを持つことは、効果的なチーム コラボレーションに不可欠です。
ドキュメント ストレージ用の中央ライブラリを含む社内コミュニケーション ツールは、従業員が、管理目的であろうと業務目的であろうと、アップロードする必要があるドキュメントを確認できる明確なスペースを提供します。 前者の場合、マネージャーはポリシー、ライセンス、および従業員のドキュメントを最新の状態に簡単に保つことができます。
Connecteam のドキュメント機能により、HR マネージャーはすべての従業員の重要なドキュメントを簡単に追跡でき、ステータスに応じてドキュメントを承認および却下することができます。
内部ポッドキャスト
ポッドキャストは現在、世界で最も人気のあるメディア フォームの 1 つです (Forbes によると、1 億人以上の人が少なくとも月に 1 回利用しています)。企業が社内で従業員を引き付けるためにポッドキャストを使用できない理由はありません。
ポッドキャストは、複雑ではありますが貴重な情報をよりシンプルな方法で労働者に提供し、仕事中でも聞くことができます。
Connecteam を使用すると、音声ファイルをアップロードしてポッドキャストとしてブランディングし、アセットに追加して、従業員がボタンをクリックするだけで簡単にアクセスできます。
人物ディレクトリ
会社の規模に関係なく、会社の透明性とアクセシビリティを向上させるために、チームに社内の人物を特定して連絡する機会を与える必要があります。
従業員名簿ソフトウェアは、このための便利な社内コミュニケーション ツールです。 また、組織図は、各従業員が誰で、どの部門で働いているかを正確に確認するための優れた視覚的補助手段です。
Connecteam の従業員名簿を通じて、従業員は個人情報、連絡先情報、プロフィール写真などを送信できます。
ソーシャル メディア ネットワーク
当然のことながら、多くの企業は、Facebook や Instagram などのソーシャル メディア プラットフォームがチームの気を散らし、逆効果になる可能性があると考えています。 ただし、ソーシャル メディア アウトレットのように見える社内コミュニケーション ツールは、実際には従業員にプラスの効果をもたらす可能性があります。
社内のソーシャル ネットワークは、仕事関連の情報とソーシャル メディアのコミュニティの側面を組み合わせています。 さらに、従業員はソーシャル メディアの使用に慣れてきました。 そのため、使い慣れたインターフェイスで設計された従業員用アプリは、作業プロセスをより簡単で快適なものにすることができます。
Connecteam の従業員用モバイル アプリには、ソーシャル メディア プラットフォームを連想させるユーザー インターフェイスがあります。 また、マネージャーはソーシャル フィードを介して即時の更新を共有でき、従業員は Messenger 風の 1 対 1 またはチーム チャットを介して相互にやり取りできます。
知識ベース
チームにデジタル知識ベースを提供することは、仕事関連の問題を解決するために必要なすべての情報をチームに提供する優れた方法です。
効果的なナレッジ センター (Connecteam のような) はカスタマイズ可能である必要があり、マネージャーは職場で発生する可能性のある潜在的な問題をトラブルシューティングするためにチームが必要とするすべてのリソースを追加できます。 これには、マニュアル、従業員ハンドブック、ポリシー、および法的文書が含まれる場合があります。
ニュースセンター
長くて退屈なメール スレッドや投稿の途中でわからなくなってしまう手紙を提供しても、従業員に会社のニュースを提供することはできません。 会社のニュースレターとあまり似ていないデジタル ニュース センターは、従業員が会社で起こっている最新のことを即座に知ることができる優れた方法です。
ニュース センターがニュースレターと異なる点は、従業員が、最新の会社の最新情報、ブログ投稿、プレス リリース、プロジェクト ニュースなどをすべて含む一元化されたハブに簡単にアクセスできることです。 企業は、ニュース センターを使用して、優秀な従業員に光を当てることもできます (たとえば、今月の従業員プログラム)。
ニュース センターとは呼ばれていませんが、Connecteam のソーシャル フィードの更新により、企業は上記のニュース項目の多くを共有できます。
チェックアウトする価値のあるその他の社内コミュニケーションツール
企業がニーズに応じて実装を検討すべき社内コミュニケーション ツールは他にもたくさんあります。 これらには以下が含まれます：
従業員のコミュニケーション ツールとは
内部コミュニケーション ツールは、企業内のマネージャーと従業員の間のコミュニケーションを改善するために設計されたリソースです。
これらには、問題の会社全体の透明性とコラボレーションを促進するソフトウェア ソリューション、機能、コミュニケーションの方法が含まれます。 社内コミュニケーション ツールは、従業員が直面している可能性のあるコミュニケーションの問題に対処するように設計されています。
今日、前例のない数の内部コミュニケーション ツールから選択できます。これらは、職場のチャットやファイル共有からコラボレーションやフィードバックまで、さまざまな種類のコミュニケーションを処理できます。
社内コミュニケーション ツールの結論
会社に最適な従業員管理ソフトウェアを選択するときは、どのソリューションが最も幅広い社内コミュニケーション ツールを備えているかを検討する必要があります。 少なくとも、ビジネスに必要なものを備えている必要があります。
それを念頭に置いて、私たちのプロのヒントは、前述の18の内部コミュニケーションツールがすべて何らかの形で含まれているConnectteamを試してみることです. このオールインワン ソリューションは、コミュニケーション ハブを通じて豊富な内部コミュニケーション ツールを提供し、管理者と従業員が即座に連絡を取り合うのに役立ちます。
Connecteam のコミュニケーション機能は、従業員の生産性、エンゲージメント、透明性を一度に最大化します。 無料試用版を試して、ソフトウェア内のどの社内コミュニケーション ツールがビジネスに最適かをより明確に把握することをお勧めします。
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