ビジネスプロセスの自動化–利点、アプリケーション、例、および自動化する手順

従業員がタスクを不必要に繰り返したり、完了する前にタスクを放棄したり、詳細を見落としたり、ワークフローのステップをスキップしたりしないようにするために、企業は標準化されたプロセスを確立します。 これらのビジネスプロセスは、企業の運営方法におけるコンプライアンスと適合性を保証します。 したがって、ビジネスプロセスは、繰り返し実行しても一貫性を保つ必要があります。 ここで、ビジネスプロセス自動化（BPA）が役立ちます。

BPAは、日々のITプロセスとビジネス機能を自動化して、効率を最大化し、コストを削減し、円滑な運用を確保することに重点を置いています。 Markets and Marketsのレポートによると、世界のビジネスプロセス自動化市場の規模は2020年の98億米ドルから2026年までに196億米ドルに達し、CAGR 12.2％で成長すると予想されています。

ITインフラストラクチャをクラウドに移行することを計画している企業、ビジネスの継続性の向上、ビジネスオペレーションの改善などのさまざまな要因により、組織全体でBPAが広く採用されるようになりました。

次の記事では、ビジネスプロセスの自動化手法の利点と、ビジネスプロセスに自動化を実装する手順について説明します。

ただし、その前に、まずビジネスプロセス自動化とロボットプロセス自動化の違いを理解して、概念をより明確にしましょう。

それで、それ以上の苦労なしに、飛び込みましょう！

BPAとRPA–違いは何ですか？

ビジネスプロセスの自動化は、ロボットによるプロセスの自動化と混同されることがよくありますが、どちらも独自の方法で異なります。 ただし、これらは相互に補完し合い、全社的なデジタルトランスフォーメーションをシームレスに実装するのに役立ちます。

ロボットプロセスの自動化により、ソフトウェアユーザーは、ルールベースのビジネスプロセスを学習、模倣、実行できるソフトウェアロボットまたはボットを作成します。 RPAの自動化により、ユーザーは人間のデジタルアクションを観察することでボットを作成できます。 各ボットは、単一の特定のタスク用に設計されています。

たとえば、システムにログインしてデータをコピーし、そのデータをスプレッドシートに貼り付けるボットを作成できます。

一方、BPAは、ビジネスプロセスを最初から最後まで最適化および自動化するための包括的なアプローチです。 BPAは、ビジネスプロセス全体を自動化するためのエンドツーエンドのソリューションであり、RPAは堅実なBPAアプローチを補完するものです。 さらに、BPAは、RPAにはないさまざまな機能を提供します。 これらには、コラボレーションを強化し、プロセスパフォーマンスに関するデータと洞察を提供する機能が含まれます。

RPAとBPAの主な違いを調べたので、BPAがビジネスにどのように役立つか、および手動プロセスの自動化を検討するときにBPAが理想的なアプローチである理由をさらに理解しましょう。

ビジネスプロセス自動化のメリット

このセクションでは、ビジネスにおける自動化の主な利点と、それが組織の全体的な効率をどのように改善できるかについて説明します。

コストの削減

ビジネスプロセスを手動で実行すると、大量のリソースが無駄になり、非効率になる可能性が高くなります。 レポートによると、組織は非効率的なプロセスのために毎年収益の20〜30％を失っています。 手動プロセスから自動プロセスに切り替えると、エラーを最小限に抑えることができます。 そうすれば、問題の修正に時間とお金を費やす必要がありません。 また、リソースが最適に活用され、無駄がなくなります。

ヨーロッパの大手保険会社であるゼネラリ保険会社は、ビジネスプロセス自動化の最良の例の1つです。 時間とお金がかかる紙ベースのプロセスから、自動化されたビジネスプロセスに移行しました。 これにより、複雑なタスクを引き受ける時間が半分に短縮され、再利用可能なプロセスによって最大90％の節約になりました。

強化された顧客体験

BPAの最もエキサイティングな利点の1つは、顧客、ビジネスでの経験、および顧客へのサービス方法にプラスの影響を与えることです。

BPAを導入すると、顧客に効率的かつ迅速に対応し、顧客の時間を尊重し、同時に顧客の要求とクエリに正常に応答することができます。

以前は数時間または数日かかっていましたが、今では数分しかかかりません。 もちろん、これは注文処理を含む、顧客とのやり取りにいくつでも適用できます。

これにより、肯定的な口コミとより強力なオンラインレビューを通じて、視聴者の間での会社の評判が向上します。

運用効率の向上

ビジネスプロセス自動化ソフトウェアを実装すると、運用上の多くのメリットがもたらされます。 まず、自動化されたプロセスは主にハンズオフです。つまり、プロセス内の1つのタスクが次のタスクに進行していることを個人的に確認する必要はありません。

さらに、ビジネスプロセスの自動化により、ワークフローのエラーやボトルネックを特定して修正することもできます。 これにより、全体的なプロセス効率が向上します。

たとえば、Adidasは、ビジネスプロセス自動化ソフトウェアを実装して、プロセスを標準化し、財務、マーケティング、eコマース、小売などのさまざまな部門を自動化しました。 非常に成功したイニシアチブは、従来の社内開発と比較して市場投入までの時間を3分の2短縮し、運用効率を60％向上させました。

可視性と透明性

自動化により、カスタマイズ可能なダッシュボードを通じて、組織全体のプロセスの可視性を向上させることができます。 確立された主要業績評価指標（KPI）は、複数のプロセスについて簡単に追跡できます。 プロセスパフォーマンスの詳細なレポートは、改善が必要な領域への貴重な洞察を提供できます。

自動化により、ビジネスプロセスの透明性も促進されます。 これにより、チームは割り当てられたタスクに関する情報を常に入手でき、説明責任が促進されます。

たとえば、グローバルな資産管理会社であるInsight Investmentは、ビジネスプロセスを文書化、発見、デジタル化して透明性を構築したいと考えていました。 カスタマイズ可能なダッシュボードを使用してデータを視覚化することにより、複雑さを軽減し、上級管理職に可視性を提供し、作業の引き渡しの信頼性を高めるレポートシステムの基盤を構築しました。

従業員の士気の向上

ビジネスプロセス自動化手法の主な利点は、従業員の士気が高いことです。 自動化により、従業員は摩擦なく作業を効率的に行うことができます。 承認はより高速です。つまり、チームはマネージャーを待って思い出させるために時間を費やす必要がありません。

プロセスの透明性は、ハイパフォーマーが彼らにふさわしい認識を得るのに役立ちます。 自動化によって解放された帯域幅は、従業員が仕事のやり方を革新し、改善するように動機付けることができます。

ビジネスプロセスの自動化とは何かを理解し、ビジネスプロセスの自動化の例とともに主なメリットを確認したので、次に、エンタープライズプロセスの自動化の主要なユースケースについて詳しく説明します。

ビジネスプロセス自動化の主要なアプリケーション

ビジネスプロセス自動化のユースケースは、採用から予算の承認、販売およびマーケティングまで、幅広い運用領域をカバーできます。 これらのいくつかをもっと詳しく見てみましょう。

採用と人事

採用と人事は、管理する必要のあるプロセスと事務処理の数のために自動化を必要とする重要な領域です。

オンボーディングと採用は、多くの場合、退屈で時間のかかるプロセスです。 ただし、自動化の実装により、求人広告の掲載や新入社員のコンプライアンスの実施など、手動での作業方法を自動化できます。

HRは、多くの手動の事務処理タスクを必要とするもう1つの部門であり、その多くは自動化できます。 これらのタスクには、従業員のタイムシートの追跡、面接の終了、業績管理などが含まれます。 プロセスの自動化によって節約された時間は、HRスタッフがより重要なタスクに集中するのに役立ちます。 人事チームは、従業員のトレーニング、文化、および健康をより効果的に管理できます。

請求書の処理

列挙可能な請求書を追跡することは、手作業で処理すると疲れ果ててエラーを引き起こす可能性があります。 BPAを使用すると、請求書の処理を自動化し、ベンダーへのタイムリーな支払いを保証できます。 これにより、支払いプロセスにおける人為的ミスや不正確さも軽減されます。

自動化により、アカウントチームの時間を大幅に節約でき、予算の意思決定や予測などの優先度の高いタスクに集中できます。

発注書

発注書は、調達プロセス全体で重要な役割を果たします。 これにより、組織は運営に必要な商品やサービスを調達できます。 ただし、このプロセスは、物理的なフォームと手動のデータ入力に悩まされています。 従業員は、同じ発注書に記入するなどの反復的なタスクに毎週ほとんどの時間を費やしています。

ビジネスプロセス自動化ソフトウェアの助けを借りて、このプロセス全体を簡単に合理化できます。 発注書をデジタル化し、SQLデータベースに接続して顧客情報を取得することもできます。

経費請求

経費報告を手動で管理すると、処理時間が長くなり、組織は経費詐欺に対して脆弱になります。 たとえば、従業員は膨らませたり、偽造した主張をしたりする可能性があります。 BPAを使用すると、各ステップを合理化し、人的エラーのリスクを減らすことができる自動化されたワークフローを作成できます。

従業員は電子フォームにすばやく記入でき、領収書も含めることができます。 経費請求が送信されると、フォームは自動的にマネージャーにルーティングされ、マネージャーはすぐに確認できます。

このプロセス全体を通じて、従業員は経費請求を追跡できます。 自動化されたプロセスにより、従業員は時間どおりに払い戻しを受けることができ、明確な道筋があるため、経費詐欺を減らすことができます。

予算の承認

予算の承認は、財務計画に関して重要な文書です。 これにより、組織は予算を効果的に管理し、将来の計画を立てることができます。 ただし、予算の承認を手動で管理することは、特にそれらを確認して承認する必要がある財務チームにとって、面倒で時間がかかる可能性があります。

自動化ソフトウェアを使用すると、予算承認用にカスタマイズされたフォームを簡単に作成できます。 このソフトウェアを使用して、すべてのフォームを適切な承認者にルーティングする自動ワークフローを作成することもできます。

セールスとマーケティング

ビジネスプロセス自動化ソリューションから多大な利益を得るもう1つの重要な分野は、販売とマーケティングです。 営業担当者とBPAソリューションが連携して機能する場合、リソースの割り当て、販売予測、管理タスクなどを改善できます。 営業担当者は、顧客との面談時間と顧客体験を増やすことで、より顧客志向になることができます。

ビジネスプロセス自動化ソリューションをマーケティング部門に適用すると、電子メールマーケティングとリード管理に大きな可能性があります。 費用対効果が高く、望ましいビジネス結果をもたらします。 また、リードの育成、リードの獲得、リードの認定、およびリードのスコアリングにも役立ちます。 さらに、自動応答/顧客サポートも支援します。

休暇申請

従業員は、個人的な緊急事態や病気のために休暇申請を提出することができます。 これらのリクエストの処理は、物理的なフォームやメールでは非常に難しい場合があります。 BPAを使用すると、このプロセスを合理化し、従業員が休暇申請を簡単に提出できるようにすることができます。 これにより、プロセスが可視化され、承認がスピードアップします。

また、マネージャーが従業員に適切に報酬を与えるためには、休暇申請のプロセスを整えることが重要です。

価格見積もり

見込み客が見積もりを求めるとき、それは彼らがあなたとビジネスをすることに非常に興味を持っていることを意味します。 ただし、十分な情報に基づいた意思決定を行うために、詳細な価格情報が必要です。 このプロセスが遅れると、見込み客にコストがかかる可能性があります。

営業チームは、BPAソフトウェアを使用して見積もりをすばやくまとめ、レビューのためにマネージャーに自動的に送信できます。

価格見積もりを自動化すると、顧客に素晴らしい第一印象を与えるのに役立ちます。 あなたがしなければならないのはあなたの顧客に価格見積もりへのリンクを送ることだけです、そして彼らはすぐに文書に署名することができます—前後の電子メールを扱う必要はありません。

ビジネスプロセスの自動化を実装する手順

調査によると、組織の75％は、BPMとテクノロジーが組織の目標達成に役立ったと考えています。 さらに、73％が、BPMに対する組織の関心のレベルが過去数年間で適度にまたは急速に高まったと報告しています。

これらの統計は、世界中の組織が生産性を向上させ、ビジネスプロセスを改善するために自動化にどのように移行しているかを示しています。

このセクションでは、組織にエンタープライズプロセスの自動化を正常に実装するのに役立ついくつかの手順を示しました。

だから、それをまっすぐに始めましょう。

反復的なタスクを特定する

ビジネスプロセス自動化サービスを選択する際の最初のステップは、改善の機会がある可能性のあるビジネス内の反復的なタスクと領域を特定することです。

そのような分野や問題を特定するには、ビジネスを深く理解することが重要です。 最良のオプションは、フロー図を使用して現在のワークフローを視覚的に表現することです。 これは、ビジネスをよりよく理解し、反復的なタスクを特定するのに役立ちます。

これは、プロセスの実際のユーザーおよび主要な利害関係者と緊密に連携して実行する必要がある重要なステップです。

また、効果的なコスト削減と時間の節約という観点から、正味のビジネスプロセス自動化のメリットを検討する必要があります。 これは、これらのビジネスプロセスの自動化をサポートするための明確なビジネスケースを提示するのに役立ちます。

目標を定義する

次のステップは、現在のワークフローをベンチマークとして使用して、ビジネスの目標と目的を定義することです。 目標は、電子メールの作成と送信、チームメンバーへの通知、タスクステータスの更新などの日常的なタスクを自動化することです。

また、データ入力に多くの時間を費やすのではなく、従業員がプロセスの洞察と最適化にもっと集中することを望むかもしれません。

おそらく何でもかまいませんが、自動化を使用して目標を達成する方法と、目標を測定してパフォーマンスを追跡する方法を正当化できるはずです。

適切な自動化ソリューションを選択する

ビジネスプロセスを自動化するために、カスタムコーディングソフトウェアに数百万ドルを費やす必要はありません。 市場には、企業がビジネスプロセスを設計および自動化するのに役立つ、多数のビジネスプロセス自動化サービスおよびデータ分析サービスがあります。 ソフトウェアを選択するか、組織に最適なカスタムソフトウェアを作成してください。 デモをリクエストし、自動化ツールがビジネス目標をどのようにサポートできるかを探ります。

特定のニーズに基づいて、3〜5社のベンダーを候補リストに入れ、比較分析を行って最適なベンダーを選択できます。 選択したソフトウェアがシンプルでユーザーフレンドリーであり、ユーザーが簡単に適応できることを確認してください。

ユーザーをトレーニングする

組織に自動化ツールを実装したら、次のステップは、新しいソフトウェアを使用するように従業員をトレーニングすることです。

経営陣によってもたらされた新しい変更は、通常、従業員が不必要であると感じるため、抵抗に直面します。 したがって、最初のステップ自体からエンドユーザーを含めることが不可欠です。 彼らをあなたの議論の一部にして、彼らがプロセスをよりよく理解し、彼らのアイデアやフィードバックを共有できるようにします。

既存の手動プロセスから新しい自動システムへの明確な移行パスを提供し、適切なトレーニングを提供することは、この移行を成功させるのに大いに役立ちます。

進捗状況を追跡する

新しい自動システムを稼働させたら、 KPIを追跡し、ワークフローシステムを改善し続けることが重要です。

ユーザーは、プロセスに関する貴重なフィードバックを提供します。 問題を修正し、現在のワークフローを改善するために、必ずそのフィードバックを実装してください。

自動化されたワークフローの継続的な監視と測定は、ボトルネックを特定し、改善すべき領域を提案するのに役立ちます。 新しくアップグレードされたワークフローを継続的に評価することで、チームの効率が向上します。

最終的な考え

ビジネスプロセスを自動化することで、ビジネスを直線的な成長からより速い成長へと移行させることができます。 在庫管理からスタッフのオンボーディングやコアプロセスのデジタル化まで、合理化された自動システムが手動処理を排除し、洗練されたエラーのない操作を実現します。

不格好な手動プロセスのコストを削減し、ビジネスプロセスを合理化することを検討している場合は、 Appinventivなどの評判の高いAIソフトウェア開発会社に問い合わせることができます。 Appinventivは、ビジネスプロセスを効率的に自動化するために必要なすべての複雑なテクノロジーの処理に完全に精通しています。

たとえば、私たちは最近、人工知能と機械学習テクノロジーを使用して、グローバル銀行が銀行業務プロセスを自動化するのを支援しました。 当社のビジネス自動化ソリューションは、顧客の苦情をリアルタイムで解決したり、クレジットカードの盗難事件を報告したりするなど、複雑なタスクを処理するのに役立ちました。

自動化により、顧客維持率が20％向上し、手動プロセスが35％削減されました。

したがって、ビジネスプロセスの自動化についてサポートが必要な場合は、お問い合わせください。 当社の専門家は、手頃な価格で使いやすい包括的なソリューションを提供します。 また、ソフトウェアに含めることができるビジネスプロセス自動化の重要な機能についても説明します。