クライアントとのコミュニケーションがコラボレーションを成功させる鍵である理由

コミュニケーションは人生のあらゆる面で不可欠であり、これはクライアントをフリーランサーとして扱う場合に特に当てはまります。 実際、クライアントとの良好なコミュニケーションは、プロジェクトの目標を成功裏に実現し、業界で自分自身の評判を高めるための最大の鍵の1つです（最大の鍵ではないにしても）。

あなたがフリーランサーであるならば、あなたの仕事の質とあなたがあなたのパフォーマンスのために得るであろう評判は両方とも完全にあなたの手にあります。

クライアントの要件を順守し、あらゆる段階でクライアントとコミュニケーションをとることで、自分の能力に自信があり、取り組んでいるプロジェクトを管理していることをクライアントに伝えることができます。

明確なクライアントコミュニケーションは、誤解、エラー、遅延のリスクを最小限に抑えながら、あなたとあなたのサービスへの信頼を植え付けるのを助けることによって、クライアントの心を安心させます。 クライアントとの良好なコミュニケーションについて知っておくべきことと、特にフリーランスのプロジェクトでそれが非常に重要である理由は次のとおりです。

クライアントとのコミュニケーションが重要である理由は次のとおりです

クライアントの期待に応える高品質のプロジェクトを完了するために、クライアントとの明確なコミュニケーションが不可欠である理由はたくさんあります。 適切なクライアントコミュニケーション：

• コミュニケーションの誤り、フラストレーション、不必要な遅延がなく、最初から最後までスムーズで簡単なプロセスを保証します。
• あなたが引き受けることを選択したタスクを処理する知識のある専門家として自分自身を提示することができます。
• クライアントの期待を管理し、可能な限りそれらを満たすのに役立ちます。
• 手元のプロジェクトのペースとトーンを設定します。
• 計画されたプロジェクトの中で、望ましい結果が得られない可能性のある部分の実行可能な代替案を提案できます。
• あなたの能力、価格、労働倫理、および職業上の境界について、率直で、正直で、透明であるという評判を与えます。
• プロジェクトの目標とKPIを外部委託されたチームメンバーまたはVA（仮想アシスタント）に効果的に伝達できます。
• クライアントのニーズと要件を正確に測定し、共感と外交でそれらを処理することができます。
• プロジェクトの実現中に過度に制御している可能性のある顧客を、危険信号を見つけて丁寧に断る機会を与えてくれます。
• プロジェクトに関する最新情報について、クライアントがいつ、どのくらいの頻度で連絡を取りたいかを正確に知ることができます。
• 友好的で、快適で快適な相互作用と、あなた自身とあなたのクライアントとの間の強力な協力関係を促進します。

フリーランサーの間では、新しいクライアントを生成するよりも、既存のクライアントを保持して操作する方がはるかに簡単であることが一般的に知られています。 適切なクライアントとのコミュニケーションは、クライアントを維持し、スキルと能力に対する現実的な期待を構築するように促し、クライアントがあなたの仕事に満足し続けるのに役立ちます。

コミュニケーションが不十分だと、残念ながらクライアントを遠ざけてしまい、ビジネスを元に戻す可能性があります。

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クライアントとのコミュニケーションを成功させるための10のヒント

1.クライアントオンボーディングプロトコルを開発する

プロジェクトの早い段階でクライアントの期待を設定し、フリーランスビジネスのクライアントオンボーディングプロセスを作成することで、関係するすべての関係者が明確に定義された目標と期待を確実に持つようにすることができます。

クライアントウェルカムパケットを開発することは、目前のプロジェクトに関係なく、クライアントが受け取るエクスペリエンスが一貫性があり、予測可能で、信頼できることを保証するための優れた方法です。 これは、クライアントが自分のペースでプロセスを探索する機会を与えながら、クライアントをポートフォリオに歓迎するための優れた方法です。

ウェルカムパケットを渡すと、クライアントが抱く可能性のある一般的な質問はすべて解決されますが、最初のプロジェクト相談中に尋ねる時間や知識がなかった可能性があります。

2.すべてのレベルで透明性を保つ

透明性は、クライアントとの良好なコミュニケーション慣行を維持し、自分とクライアントの間に信頼を築くための鍵です。 価格設定ガイドの提供からクライアントへの作業スケジュールと納期の提供まで、プロジェクトのすべてのステップで正直で透明性を保つ必要があります。

潜在的な遅延について正直に話し、仕事を完了するために追加の時間やリソースが必要な場合は、クライアントと直接連絡してください。

3.頻繁に通信する

あなたの仕事から大きな進展がまだ生じていなくても、あなたのクライアントは常にあなたからのアップデートを高く評価します。

プロジェクトに懸命に取り組んでいること、および説明した次のマイルストーンまたは期限に到達するために順調に進んでいることをクライアントに通知することで、定期的にタイムリーな更新を提供できます。 専門家は、これらの更新を週に1回送信することをお勧めします。

今後も最新の状態に保つことをお約束します。また、いつものように、発生した問題や遅延についてもすぐに知らせてください。

4.親しみやすい言葉を使う

クライアントと連絡を取り合うときは、強力な法律用語や業界用語を避けるのが最善です。

代わりにわかりやすい専門用語を使用し、プロセスや通信についての質問を歓迎します。 可能な場合は、クライアントの質問を先制的に予測して回答することに重点を置く必要があります。

クライアントとのミーティングの後、あなたが話し合ったことを要約し、プロジェクトの次の段階に関する貴重な情報を提供するメッセージをクライアントに送信します。

どのように進める予定かを正確に伝え、以前に話し合った計画の変更を合理的な範囲内で要求する機会を与えます。

5.プロフェッショナルでありながら、信頼できる

冷たいロボットの相互作用を高く評価する人はほとんどいません。 もちろん、顧客を扱うときは常に専門家であり続ける必要がありますが、顧客があなたと快適にやり取りできるように努めてください。

彼らとの敬意を持った人間関係を確立し、相互に有益な協力関係を築き、維持することができるようになります。

6.あなたの使命と個人的な働き方に忠実であり続ける

フリーランサーとしてのあなたの使命は、あなたがするすべてのことにおいて明確でなければなりません、そしてそれはクライアントのコミュニケーションにも当てはまります。 クライアントとの書面によるやり取りには、個人の働き方や精神を反映した重要なフレーズや用語を含める必要があります。

コミュニケーションで「高度」、「パーソナライズ」、「信頼できる」、「最先端」などの用語を使用して、最高の品質と能力を伝えることを検討してください。

7.適切なコミュニケーション媒体を使用する

一部の通信チャネルは、他のチャネルよりも特定の状況に適しています。 ニュースやアップデートをクライアントに配信する最善の方法を検討する必要があります。 一般的な通信方法には、電子メール、インスタントメッセージ、電話、テキスト、個人的な手紙、ファックスなどがあります。

適切な通信チャネルを選択する秘訣は、通常、クライアントの個々の好みにあります。 一部のクライアントはWhatsAppメッセージの形式での迅速な更新を好むかもしれませんが、他のクライアントは電子メールなどのより専門的な媒体を高く評価するでしょう。

クライアントが最も快適なチャネルがわからない場合は、いつ、どのように連絡を取りたいかを遠慮なく尋ねてください。 これは、彼らが最も快適な方法で彼らとつながりたいことを示しています。

8.パーソナライズされた連絡スケジュールを作成します

クライアントとの連絡を維持することについて言えば、クライアントの入力を使用して連絡スケジュールを作成することにより、クライアントと効果的かつ定期的に通信できるようにするためのより多くの手順を実行できます。

各クライアントと一緒に座って、更新と進捗レポートが必要な頻度、クライアントに最も適した時間帯、および上記のように推奨されるコミュニケーション方法をクライアントに尋ねます。

彼らが毎週電話をかけたい場合、あなたは彼らのニーズを満たすためにあなたの快適ゾーンから出る必要があるかもしれません、そしてあなたはインスタントメッセージを介して通信することを好みます。 しかし、プラス面として、これは対人コミュニケーションスキルを伸ばし、より親切なフリーランサーになるのに役立つ可能性があります。

9.クライアントに主導権を握らせる

あなたはこのシナリオの専門家かもしれませんが、あなたのクライアントは彼らの仕様に従ってタスクを完了するためにあなたにお金を払っています。 これは、自分の専門知識をどのように伝えるか、そして自分が引き受けるプロジェクトをどのように管理しているかを意識する必要があることを意味します。 あなたがあまりにも強引または断定的であるならば、あなたはあなたの大切な顧客を追い払う危険を冒すかもしれません。

コミュニケーションの間は注意深く立ち会ってください。ただし、ほとんどの場合、クライアントに手綱を握らせてください。 彼らが話しているときに邪魔をしないで、彼らがあなたの仕事上の関係から何を期待しているのかを明確に理解できるようにしてください。

彼らが言及したことで明確にしたいことがあると感じたら、質問してください。

10.パフォーマンスを追跡する

コミュニケーションの観点から目標や期待を設定する場合は、それらに固執することが重要です。 バーチャルアシスタントをお持ちの場合は、フィードバックを提供し、パフォーマンスを向上させる方法を知らせてください。

あなたがクライアントとコミュニケーションをとっているのであれば、あなた自身の戦略を評価し、コミュニケーション戦略を完成させるために取り組む必要のある分野について正直に言ってください。

クライアントのコミュニケーションを改善する方法

クライアントのコミュニケーションアプローチを最適化するのに苦労している場合、この問題を解決するための最初のステップは、発生している問題を診断することです。

あなたのコミュニケーションプロセスは明確なコミュニケーションを妨げていますか？
選択した通信チャネルは、思っていたよりも最適ではありませんか？
一緒に仕事をしているクライアントとのコミュニケーションは難しいですか？

明確にコミュニケーションする能力を妨げているものを理解することで、アプローチを改善するための戦略を立てることができます。

挑戦的なクライアントへの対処

クライアントが課題の原因であると思われる場合は、互換性のない可能性のあるクライアントを最初から取り除くことをお勧めします。 このガイドは、危険信号を見つけて、より調和のとれたレベルで作業できるクライアントを見つけるのに役立ちます。

問題の真実は、あなたのプロセスに従うことをいとわないクライアントはあなたの努力の最終結果に満足していると感じる可能性が低いということです。 あなたはあなたのプロジェクトの間に彼らと定期的に意見の相違に遭遇するかもしれません、そして多くの場合、あなたは前進する道に全く同意しないかもしれません。 このような場合、これらのクライアントを完全に拒否するのが最善です。

しっかりとした境界を維持し、最初から一緒に働くすべてのクライアントとの明確なコミュニケーションを維持します。 プロセスに妥協しないこと、およびタスクを十分に完了するために必要な専門知識があることを明確にします。

あなたは専門家であり、彼らではありません！

クライアントにプロセスの流れを指示させ、プロジェクトの開始からあなたを制御させる場合、この傾向は時間が経つにつれて悪化するだけです。

アクティブリスニングの練習

適切なクライアントを選択したら、その要件に積極的に耳を傾けて、成績を上げる作品を作成する必要があります。 クライアントとコミュニケーションをとる人は、会話に集中し続け、必要に応じてメモを取る必要があります。

効果的にコミュニケーションを取り、彼らがあなたに何を期待しているかを理解するには、クライアントと専門家の話し合いに完全に参加する必要があります。 これは、あなたのクライアントがあなたの相互作用の間に尊敬され、評価されていると感じることを確実にするのに大いに役立ちます。

最初の会議でメモを取ることは、クライアントが達成してほしいことを明確かつ正確に把握するための優れた方法です。

常に一貫性を保つ

一貫性は、効果的なコミュニケーションの暗黙の黄金のルールです。

クライアントとの最初のコミュニケーションは、専門的な関係のトーンを確立し、関係する両方の当事者に将来の期待を設定します。

クライアントがあなたの通信に混乱したり誤解されたりしないように、今後のすべてのコミュニケーションを元のトーンに合わせてください。 定期的なコミュニケーションスケジュールを維持する必要があります。

プロジェクトでクライアントの更新を週に1回開始した場合は、プロジェクトの期間中、その更新頻度を維持してください。 彼らは、タスクの進行状況についてあなたが彼らに提供する情報の量に満足している必要があります。

礼儀正しくプロフェッショナルになる

これは言うまでもありませんが、クライアントと接するときはマナーとエチケットを使うことが不可欠です。 クライアントとのコミュニケーションで「お願いします」、「ありがとう」、「よろしく」などの基本的な礼儀は、あなたの専門的な関係を友好的に保つことで驚異的に機能します。

特に明記されていない限り、営業時間（月曜日から金曜日の午前9時から午後5時）の間はクライアントとのコミュニケーションを維持してください。

クライアントが異なるタイムゾーンに住んでいる場合は、その場所の時間を確認し、連絡する前に適切な時間であることを確認してください。 フィードバックを提供しようとしている善意のあるフリーランサーによるものであっても、午前3時のウェイクアップコールを高く評価する人は誰もいません。

仮定をしないでください

あなたが必要だと感じたとき、あなたはあなたのクライアントに彼らの要件について質問することを躊躇してはいけません。 たとえ答えが明白に見えるかもしれないとしても。

先に進む前に、クライアントが何をするように求めているかを常に確認して再確認してください。 あなたは期待と何が必要かについて異なる考えを持っているかもしれません。 これは、誤解やイライラするプロジェクトの遅延の可能性を排除するのに役立ちます。

同様に、どんなに些細なことでも、クライアントが尋ねるすべての質問に答える必要があります。 あなたが彼らの質問に適切に答えたかどうか彼らに尋ねて、彼らが確信が持てない答えを明確にする機会を彼らに与えることを忘れないでください。

クライアントの要求に沿ってより良い結果が得られると思われる場合は、クライアントが提案している代替アプローチについて専門家の提案を行います。

クライアントをぶら下げたままにしないでください

幽霊になることを楽しむ人は誰もいませんが、クライアントとの取引に関しては、応答しないことは悲惨なプロの偽物です。 できるだけ早くクライアントにフォローアップし、クライアントの質問に簡潔に、丁重に、そして詳細に答えてください。

これを行うと、あなたが彼らのプロジェクトに優先順位を付けていること、そしてあなたがフォロースルーできることを彼らに知らせます。 仕事の状況について頻繁に報告し、全員が同じページにとどまり、確実に成果を上げることができる場合を除いて、確固たる約束ではなく保証を行うようにします。

クライアントにフィードバックを求める

クライアントとのコミュニケーションアプローチの有効性についてまだ確信が持てない場合は、クライアントにどう思うか聞いてみませんか？

彼らは提供する価値のあるフィードバックを持っているかもしれません、そしてあなたがあなたのコミュニケーションスタイルまたは頻度をどのように改善することができるかについての有用な推薦を提供するかもしれません。

追加された機能が実装されたらすぐに確認するようにクライアントに依頼することをお勧めします。 新しい作品を見つける場所と、それをテストまたは評価する方法を正確に伝えます。

これにより、クライアントはレビューが必要なものを簡単に見つけて理解できるようになり、クライアントとの今後の作業もより明確な方向性が得られます。

成功の鍵を握る

透明性、信頼性、開放性は、クライアントとのコミュニケーションを成功させるための鍵です。

フリーランサーとして、スピーキングとリスニングのスキルを磨き、顧客への対応の詳細を理解し、作業プロセスを明確に伝える必要があります。 これを行うことにより、クライアントを満足させ、サービスに対する期待に応えることができます。

すべての顧客とすべてのプロジェクトはユニークです。 したがって、処理する各タスクとクライアントの好みと複雑さに応じてアプローチを調整することをお勧めします。

正直にそして頻繁に通信することはあなたのビジネスのために不思議に働くことができます。 それはあなたが高収入の顧客を維持し、紹介と素晴らしい業界の評判を通して新しい顧客を引き付けるのを助けるでしょう。

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