5 督促状のテンプレート

中小企業の経営者として、あなたは請求書と督促状の重要性を知っています。 売上や売掛金を追跡するのに役立つだけでなく、未払いのお金を回収するための効果的なツールにもなります。 効果的な督促状を書くのに役立つ斬新なアイデアをお探しの場合は、この記事の 5 つの督促状のサンプルをご覧ください。 それぞれが、いつでも時間どおりに支払いを受けることができるように設計されています。 飛び込みましょう！

督促状とは何ですか?

督促状は、通常、債務者がローンまたはその他の債務の支払いを怠った後に、債権者または債権回収機関から債務者に送付される手紙です。 手紙の目的は、債務者に未払いの債務を思い出させ、支払いを促すことです。

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債権回収書の書き方

取立機関と債権者は、多くの場合、標準の督促状テンプレートを使用します。 これらのテンプレートは役に立ちますが、債務の状況はそれぞれ固有のものであることを理解することが重要です。 そのため、債権の特定の状況に合わせて督促状を調整する必要があります。

効果的な督促状を書くための手順は次のとおりです。

ステップ 1: 要点をつかむ

督促状を書くときは、要点をつかむことが重要です。 何を書きたいのか、なぜ書いているのかを明確にしましょう。 むやみに打ちのめしたり、メッセージをシュガーコートしたりする必要はありません。

ステップ 2: 丁寧でプロフェッショナルな口調を使う

率直であることが重要ですが、丁寧でプロフェッショナルな口調も使用する必要があります。 結局のところ、敵を作るのではなく、借金を取り立てようとしているのです。

ステップ 3: 簡潔でわかりやすいものにする

督促状は短くて親切なものにする必要があります。 小説を書く必要はありません。 事実を述べて、要点をつかむだけです。

ステップ 4: 支払いを簡単にする

債務者が支払いを行う方法についての明確な指示が含まれていることを確認してください。 連絡先情報とその他の関連する詳細を含めます。

ステップ 5: フォローアップ

督促状を送った後に支払いを受け取れない場合は、恐れずにフォローアップしてください。 ボールを転がすには、電話、個人的な訪問、またはフォローアップの手紙が必要になる場合があります。

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督促状の例

あなたが中小企業の経営者で、その月の請求書を送信したばかりだとしましょう。 数日が経ち、顧客の 1 人から支払いがありません。 あなたは彼らに電話をかけますが、答えはありません。 次に何をしますか？ もちろん、督促状を送ってください！

最初に使用できる督促状のテンプレートは次のとおりです。

親愛なる __________、

______ ドルの未払い残高の支払い期限が過ぎていることをお知らせします。 追加料金や違約金を避けるため、できるだけ早くお支払いいただくことを強くお勧めします。

ご不明な点がございましたら、お気軽に ___________ までお問い合わせください。

ご清聴ありがとうございました。

心から、

あなたの名前

より効果的な督促状の例

上記のような督促状のテンプレートを使用することは良い出発点ですが、結果を得るにはさらに多くのことを行う必要があります. 2 番目の督促状の例を見てみましょう。これは、未払いのお金の支払いを支援するために使用できます。

2 番目の督促状テンプレート

最初の文字は効果的ですが、結果を得るにはより直接的なアプローチが必要になる場合があります。 この 2 番目の督促状テンプレートは、まさにそれを行うように設計されています。

親愛なる __________、

__________ドルの未払い債務の未払い残高の支払いができなかったことを残念に思います。 この状況を是正するために、すぐに行動を起こしてください。 債務の支払いを怠り続けると、賃金の差し押さえ、訴訟、資産の差し押さえなど、多くの法的罰則が科せられる可能性があります。

ご不明な点がございましたら、お気軽に当事務所までお問い合わせください。

心から、

あなたの名前

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第 3 の督促状テンプレート

最後の手段として使用できる 3 番目の督促状のテンプレートを見てみましょう。 この手紙は、支払いを受け取ることができず、クライアントとの支払いの取り決めをしようとしているときに使用する必要があります。

親愛なる __________、

申し訳ございませんが、お客様のアカウントは未払いのままです。 現在の残高は ____________ ドルです。

今日まで、私たちは支払いを受け取っておらず、支払いの手配についてあなたから連絡もありません。 この状況を是正するために、すぐに行動を起こしてください。

ご不明な点がございましたら、お気軽に弊社営業所までお問い合わせください。

ご清聴ありがとうございました。

心から、

あなたの名前

第 4 回集荷通知書テンプレート

この督促状のテンプレートは、クライアントがしばらくの間支払いを行っていないこと、およびビジネスが電話またはメールで連絡が取れていないことを反映しています.

親愛なる __________、

申し訳ありませんが、しばらくの間、お客様から支払いを受け取っておらず、電話またはメールで連絡が取れませんでした。

今が誰にとっても困難な時期であることは理解していますが、未払いの残高をすぐに支払うよう主張しなければなりません。

お支払い方法やお支払い方法のご相談はお早めにご連絡ください。

ご理解いただきありがとうございます。

心から、

あなたの名前

第 5 回コレクション レター テンプレート

これは、クライアントが支払いを行っていないこと、ビジネスが電話やメールで連絡が取れていないこと、最終通知であること、法的措置が取られる可能性があることを伝える督促状のテンプレートです。

親愛なる __________、

残念ながら、数か月間あなたから支払いを受け取っておらず、電話またはメールで連絡を取ろうとしてもうまくいきませんでした。

大変な時期であることは承知しておりますが、$__,___ の未払い残高をすぐに受け取ることを主張しなければなりません。

これが最終通知であり、7 日以内に支払いが受領されない場合、法的措置を講じることを余儀なくされます。

何卒ご理解とご了承を賜りますようお願い申し上げます。

心から、

あなたの名前

督促状のヒント

債権回収通知書は、借りているお金を回収する効果的な方法です。 しかし、あなたの手紙ができるだけ効果的であることを確認するために心に留めておくべきことがいくつかあります. 督促状を作成する際の 6 つのヒントを次に示します。

テンプレートを使用する

テンプレートを使用する必要はありませんが、従うべき一般的な形式があると便利です。 これにより、あなたの手紙は一貫性があり、プロフェッショナルなものになります。 テンプレートは、自分で手紙を書くのに苦労している場合に、創造力を発揮するのに最適なツールでもあります。

すべての関連情報を含める

督促状には、借りている金額、借金の日付、連絡先情報など、関連するすべての情報を必ず含めてください。 これにより、レターの送信者は、支払いに必要なすべての情報を入手できます。

明確にする

前述したように、何を書きたいのか、なぜ書いているのかを明確にすることが重要です。 ブッシュの周りを打ち負かす必要はありません。 要点をつかみ、支払われることを期待していることを明確にします。

礼儀正しく理解する

借金をするのが好きな人はいません。 そのため、クライアントの状況に礼儀正しく、理解し、共感することが重要です。 特に現在のように、インフレやガソリン価格の高騰などの経済的要因により、多くの人々が経済的に苦しんでいる時期には.

柔軟です

債務の状況はそれぞれ異なることを忘れないでください。 したがって、柔軟なアプローチを取り、特定の状況に合わせて督促状を調整してください。 2 つの文字がまったく同じであってはなりません。

法律に従う

最後になりましたが、督促状を送るときは、すべての州法および連邦法に従っていることを確認してください。 これには、債権回収者の行動を規制する公正債権回収慣行法 (FDCPA) が含まれます。

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督促状で何を言いますか?

債務が未払いになった場合、債権者は債務を回収するために法的措置を講じることができます。 督促状では、債権者は通常、債務が支払われない場合、そのような措置を取ると脅迫します。 この手紙は、債務者に支払いを促すための脅迫的な戦術である場合もあれば、法的措置を取るための最初のステップである場合もあります。

督促状テンプレートとは何ですか?

督促状テンプレートは、債権回収者が債務の支払いを要求するために使用する定型書簡です。 レターには、通常、負債の額、支払い期日、および回収担当者の連絡先情報が含まれています。 テンプレートを使用するときは、十分な注意を払い、債権回収に関する州の法律を理解してください。

督促状のテンプレートをどのようにカスタマイズしますか?

会社の情報を追加し、個々の顧客の状況に合わせて手紙をパーソナライズすることで、督促状のテンプレートをカスタマイズできます。 たとえば、顧客が過去にはよく支払っていたが、最近支払いを怠っている場合、支払い期日が近いというフレンドリーなリマインダーを含めることができます。

画像: Envato Elements