請求書作成でよくある 10 の間違い (およびその回避方法)

公開: 2018-06-04

間違いは誰にでもありますが、それを避けるために最善を尽くすべきではないという意味ではありません。これは、オンライン請求の場合に特に当てはまります。最適でない支払い条件などのエラーは、収益の損失やキャッシュフローの問題、またはさらに悪いシナリオにつながる可能性があります。

生活のほとんどの分野と同様に、これらの請求エラーに対する最善の防御策は、知識と準備です。どのような間違いが起こりやすいかを理解することで、警戒することができます。さらに、エラーを防止する (またはエラーが発生した場合に対処する) ための計画を立てることで、エラーの影響を最小限に抑えることができます。

この記事では、請求書の提出を遅らせる、フォローアップを行わない、支払いのリマインダーを送信しない、驚くべき手数料を含めるなど、最も一般的な請求書作成の 10 の間違いについて説明します。また、同じことを繰り返さないようにするための手順についても説明します。見てみましょう！

1. 一貫性のないクライアントへの請求

請求書の送付を遅らせたり、毎月別の日付に送付したりするなど、一貫性のない請求書の送付は、犯しやすい間違いです。毎月の日付が同じ曜日に当たらないため、これは理解できます。多くの人は、月曜の朝か金曜の午後を選んで仕事に取り掛かります。

ただし、これはクライアントとあなたの両方に問題を引き起こす可能性があります。クライアントは、請求書がいつ届くかほとんどわからないため、支払いが遅れる可能性があります。解決策は、カレンダーから作業し、請求期間を毎月定期的に設定することです。これは通常、初日または最終日ですが、中間点でも同様の一貫性が得られます。今後は、請求サイクルが予測可能になるため、クライアントは支払いの準備により多くの時間を割くことができます。

2. 未払いの請求書で債務者を追跡しない

請求書を発行することは 1 つのことですが、[送信] を押したら仕事が終わったわけではありません。実際、未払いの請求書を追跡することは、単にその月の仕事を締めくくる以上のことです。そうしないと、成長する能力が著しく妨げられる可能性があります。

基本的なレベルでは、この間違いを修正するには、組織を改善する必要があります。請求書が送信されたら、お気に入りのカレンダーアプリケーションでリマインダーを設定できるため、忘れずに借金を追うことができます。その時が来たら、各クライアントに電子メールを送るだけで、彼らを行動に駆り立てるのに十分なはずです.

ただし、Hiveage ユーザーは、請求書ステータスの追跡と、各支払いの現在のステータスを管理するのに役立つ包括的な監査証跡を提供するアカウントエージングレポートを利用することもできます。

さらに、Hiveage のようなほとんどの請求ソフトウェアには、顧客ベース全体に対する自動リマインダーが含まれているため、年老いた債務者を追跡する作業がはるかに簡単になります。

3. 不明確な支払い条件の提供

請求書を処理する担当者は、簿記に関連するさまざまな用語や専門用語のすべてに精通していると考えてよいでしょう。もちろん、業界の基本的な知識が不足している財務担当者は、当然のことです。ただし、不明確な支払い条件を提供すると、支払いプロセスが混乱する可能性があります。

たとえば、支払日: 「ネット 15」の支払条件を提供している企業の数を考えてみてください。これは、請求書が発行されてから 15 日以内に支払いが行われることを意味します。ただし、それは金融チェーンのどこかで誤解される可能性があるほど漠然としたメッセージです。

たとえば、「net 15」には営業日のみが含まれ、会社がまだ営業している週末は除外されますか? 「15 営業日」などの明確で固定された用語を提供することは、より理にかなっていて、誰にでも理解できるほど直接的です。幸いなことに、Hiveage では特定の請求書の期日を設定できるため、これらの混乱を完全に回避できます。

4.請求書に請求エラーを含める

良心的であれば、成果物に故意にエラーを含めることはありません。さらに、作品を提出する前に、作品が適切な基準を満たしていることを必ず確認してください。

請求書にも同様の注意を払う必要があります。特に、期日までに支払いを受けたい場合は注意が必要です。そうでなければ、あなたが間違いを犯しているのは、クライアントのお金とビジネスです。請求書の項目分けや (さらに悪いことに) 金額の不一致を見ると、注意と注意の欠如が叫ばれます。このような請求ミスを心配するクライアントが別のサプライヤーを探すことは想像に難くありません。

クライアントの信頼を維持するには、請求書を入念に作成する必要があります。 Hiveage にはデフォルトで時間追跡機能が含まれていますが、最初に正しい詳細を入力することに代わるものはありません。提出する仕事と同じように、請求書を送信する前に再確認することで、すべての違いが生まれます。

5. クライアントの支払いを困難にする

他のすべてを正しく行うこともできますが、クライアントにスムーズな支払い方法を提供できなかった場合、多くのクライアントが高齢の債務者リストに加わる可能性があります. これを回避する簡単な方法の 1 つは、複数の支払いオプションを提供することです。

ここでメリットを売り込む必要はありません。一言で言えば、請求プロセス全体は、クライアントが毎月完了しなければならない最も簡単なタスクである支払いを行うように調整する必要があります. 複雑な指示や詳細を伴う複雑な支払いプロセスと、支払いの遅延との間には直接的な相関関係があります。

これに対処する方法はたくさんありますが、定期的な支払いのためのシステムを誇りに思っています。

この機能を使用すると、請求書の自動発行を毎月同時に設定し、特定の「発生」回数を選択できます。さらに、含めることができるさまざまな支払いオプションが多数あり、送信した請求書から直接ワンクリックでアクセスできます。

6. 請求書に会社のブランドを使用しない

次に、重大な影響を与える可能性があるにもかかわらず、優先度が低いことが多い請求要素を見ていきます。ブランディングは、顧客に接するビジネスのほぼすべての側面で重要であり、これには請求書も含まれます。

実用的な観点からは、請求書にブランドを付けることは、クライアントがあなたが誰であるかをすぐに知っていることを意味し、できれば請求書が何に関連しているかを理解することを意味します. 説得力のあるロゴと明確な全体的なブランディングを使用すると、請求書が山の中で確実に目立つようになり、クライアントが請求書を渡す可能性が低くなります. さらに、ブランドの請求書にはプロフェッショナルな雰囲気があり、認知度と地位を向上させることができます。

幸いなことに、Hiveage には、カスタムの請求書テンプレートを作成し、特定の要件に基づいてブランド要素を追加するために必要な機能があります。

ほぼすべての要素を好みに合わせてカスタマイズできます。これにより、協力するための優れた基盤が得られ、ブランドの認知度を高める別の機会が得られます.

7. 明確さと箇条書きを提供しない

顧客ベースを構築すると、必然的にある程度の離職が発生します。それでも、あなたの中核には長期的なクライアントがいる可能性が高く、彼らがあなたの本に長くいるほど、請求書が「緩い」ものになる危険性があります. 最終的には、この親しみやすさから、単に合計額を記載した請求書を送信したり、完了した内容について漠然とした説明を送信したりするだけであることがわかります。

これは理解できることですが、これは主に、どの作業が完了したか、およびどのくらいの費用がかかるかを知っているためです。ただし、明確性を高く保ち、すべての仕事を箇条書きにすることで、クライアントとビジネスの関係を専門的な立場に保つことができます。これは特に中小企業に当てはまります。仕事ごとに報酬を受け取ることは、大規模な組織よりも大きな意味があります。また、各請求書の詳細レベルが高いため、クエリが発生する可能性が低くなります。

私たちの意見では、これは組織の問題です。着手した作業を明確にラベル付けし、すべての側面を箇条書きにすることは、プロジェクトの開始時から行われていることを確認してください。フレーズを選択して (たとえば、「ホームページの再設計」)、常に参照することをお勧めします。これには、電子メールの件名、内部文書内、そして最も重要なこととして、クライアントの請求書のエントリとして使用することが含まれます.

8. 間違った人に請求書を送る

ここでは率直に言いますが、間違った人に請求書を送ることは、特に潜在的な結果を考えると、間違いなくあなたが犯す可能性のある最大の請求ミスの1つです.

お客様の立場で考えてみてください。時間をかけてプロジェクトを実行しましたが、支払い情報を適切な人に送信することさえできません。この小さなタスクで露骨な間違いを犯した場合、彼らはあなたの仕事で他にどのような問題が発生する可能性があるのか疑問に思うでしょう. このリストにある他の多くの請求ミスと同様に、単純なエラーが劇的な結果をもたらす可能性があります。

Hiveage ユーザーにとって、この問題は過去のものです。クライアントにはそれぞれ独自のプロファイルがあり、設定したメールアドレスに関連付けられています。そのため、請求書を間違った人に送る言い訳はできません。これは朗報です。適切な場所に配送することで、支払いをより迅速に受け取ることができる可能性があるからです。

9.請求書をバックアップしない

Web サイトの管理に関する記事を読んだことがあれば、あらゆる機会にコンテンツをバックアップするようにというアドバイスに出くわしたことがあるでしょう。ウェブサイトを復元する方法なしにクラッシュすると、お金が無駄になるため、これは不可欠です。

請求書のバックアップも同様に重要です。これは、特に (法域によっては) 一定期間、請求書をファイルに保管することが法的に義務付けられているためです。さらに、要求に応じて顧客の請求書のアーカイブを提供できるということは、顧客のアカウントを正しく管理していることを示しています。

幸いなことに、Hiveage には冗長ストレージスペースを使用した自動バックアップオプションが用意されており、ファイルが安全で健全であることを確認できます。バックアップは毎日実行されるため、ビジネスの規模や請求の頻度に関係なく、情報は安全です。

10.請求書に隠れた、または驚くべき料金を含める

この最後の請求ミスは、支払い段階に入る前であっても防止したいものです。隠れたコストを好む人はいません。請求書にそれらを含めることは、ビジネスに多大な損失をもたらす可能性がある悪い形です。

驚くべき手数料の犠牲になったことがあるなら、クライアントがどこから来ているかがわかります。率直に言って、詐欺の総悪臭に予想外の請求が追加されました。少なくとも、信頼の問題が発生しています。これは通常、クライアントが競合他社の1つに向かい、二度と戻ってこず、途中であなたの悪口を言うことで終わります.

答えは、すべての料金を事前にクライアントに伝えることです。これは一見シンプルに見えるソリューションです。プロジェクトの費用だけでなく、「キル料金」、アドオン、税金などについても詳細に説明する必要があります。

税金に関して言えば、Hiveage には柔軟な機能も含まれており、コストを明細化し、各クライアントの特定の設定を保存するのに役立ちます. これにより、請求プロセスを大幅にスピードアップできます。

結論: 請求プロセスの間違いを避ける

請求書発行は、特にフリーランサーや小規模なチームにとって、ビジネスを行う上で中心的な部分です。期日どおりに支払いを受けることが、良い月と悪い月の違いになる可能性があるため、請求プロセスが完璧であることを確認することが重要です。

この記事では、請求書を間違った人に送ったり、ブランディングを放棄したりするなど、些細な請求書の間違いが、支払いを受ける能力をどのように妨げる可能性があるかを調べました. 解決策は、Hiveage などの強力なオンライン請求ソリューションを選択し、本来の業務に戻ることです。

このリストに記載されていない、請求に関する間違いはありませんか? 以下のコメントセクションであなたの経験について教えてください！