職場での効果的なコミュニケーションのための 10 のヒント

今日のほぼすべての仕事には、情報の共有と他者とのコミュニケーションが含まれます。 従業員へのパフォーマンス フィードバックの提供、電話への対応、チーム ミーティングへの参加、会社の最新情報に関するメールの送信など、従業員の 97% がコミュニケーションが毎日の仕事のタスク (および仕事を遂行する能力) に影響を与えると述べています。

それでは、効果的なコミュニケーションとは何であり、あなたの職場ではどのように見えるでしょうか? 良好なコミュニケーションとは、つながりと、関連情報が適切なチーム メンバーに適切なタイミングで確実に届くようにすることです。 それは、誰もが質問をしたり、効果的にコミュニケーションをとって仕事を終わらせることができると感じ、従業員がサポートされていると感じられるようにすることです。

職場のコミュニケーションを改善する理由

職場での効果的なコミュニケーションは、情報がスムーズに流れ、全員が関与していると感じ、仕事に必要なリソースを確保できるようにすることで、企業文化を強化することができます。 これは、より良いビジネス成果につながる可能性があります。ソーシャル テクノロジーを使用して、コミュニケーションを改善した職場では、生産性が最大 25% 向上する可能性があります。

優れたチーム コミュニケーションの妨げとなるものは何ですか?

米国で調査された従業員のわずか 7% が、組織内のコミュニケーションがオープンで、タイムリーで、信頼できるものであることに同意しました。 通信の問題は、次のようないくつかの要因から発生する可能性があります。

• 職場の変化: 2020 年以降の職場では、デスクレス、ハイブリッド、リモートの従業員がより重視されます。 現在、従業員の約 9% が大部分をリモートで作業しており、11% が完全にリモートで作業しています。 27 億人の労働者、つまり世界の労働力の約 80% がデスクを使用していません。 これらの従業員は、さまざまなコミュニケーション ニーズを持っています。 タスクに取り組むときは非常に独立している可能性があり、ジョブを実行するために、より多くの情報 (場合によっては非同期で提供される) が必要になる場合があります。
• チーム メンバー間のコミュニケーション ニーズの違い:マネージャーはメールを好むかもしれませんが、一部の従業員は対面での話し合いを好むかもしれません。 よりパーソナライズされたフィードバックを得たい従業員もいれば、仕事の期待に関するより一般的な情報を求めている従業員もいます。 多くのコミュニケーションを必要とするチーム メンバーもいれば、最小限の連絡を好むチーム メンバーもいます。 チーム内のコミュニケーションの好みは、性格、年齢、背景、文化、その他の要因によって異なり、常に全員を満足させることは難しい場合があります。
• 難しい会話の必要性:職場でのコミュニケーションにおける大きな課題の 1 つは、マネージャーやリーダーが難しい会話をする必要がある場合です。 パフォーマンス レビューが改善の必要性を示していることを従業員に伝えている場合でも、人員削減の必要性を伝えている場合でも、悪いニュースとの会話は、従業員が意欲を失ったり動揺したりする原因となります。 この種のコミュニケーションが慎重に扱われないと、従業員は不満を抱き、組織を離れたくなるかもしれません。

職場で発生する可能性のあるコミュニケーションの問題にもっと関心がある場合は、Connectteam に解決策を見つけるのに役立つトラブルシューティング ガイドがあります。

では、社内で強力なコミュニケーション プラクティスを構築する方法を検討してみましょう。

優れたチーム コミュニケーションを作成するにはどうすればよいですか?

職場での効果的なコミュニケーションは、従業員がサポートされていると感じ、情報やアイデアが正しく流れる職場環境を作り出すことにかかっています。 職場でこの種のコミュニケーションを促進する 10 の方法があります。

1. 明確でシンプルなコミュニケーション ルートを作成する

あなたのチームの誰かが特定の情報を必要としている場合、彼らはどこに行くべきか、または誰に頼ればそれを見つけることができるか知っていますか? 良好なコミュニケーションは、チャット、電子メール、プレゼンテーション、会議、パフォーマンス レビューなど、チームと連絡を取るすべての方法を定義することから始まります。 次に、何を伝える必要があるかを考えます。 チーム メンバーが自分のスケジュールとシフトを理解できるようにする必要がありますか? 従業員が仕事をするのを助けるために、トレーニングやチェックリストを提供する必要がありますか?

おそらく、あなたの会社での良好なコミュニケーションには、さまざまな種類のやり取りが含まれています。 組織で共有する必要があるすべての情報と、現在のコミュニケーション方法のリストを作成すると役立つ場合があります。 多くのコミュニケーション ツールやプラットフォームを使用している場合は、合理化が役立つ場合があります。 たとえば、Connecteam のようなソリューションを使用すると、スケジュールの作成、トレーニングの提供、安全なアプリでの従業員とのチャットなどをすべて 1 つのプラットフォームで行うことができ、従業員がコンピューターやモバイル デバイスを持っていればどこからでもアクセスできます。 これにより、従業員は、必要なすべての情報を 1 か所で取得できることを常に認識できます。 1 つのシステムまたは最小限の数のシステムにより、失われるものが少なくなり、従業員がどこに向かうべきかがより明確になります。

グラフィックやリソース シートを作成して、従業員が特定の種類の情報を検索できる場所を作成することも役立ちます。 このように、HR フォーム、特定のオンライン トレーニング リソース、または抱えている特定の問題について誰と話す必要があるかを判断する必要がある場合に、チームが参照できる指定された場所があります。

2. 双方向のコミュニケーションを促進する

コミュニケーションの最良の形態は、共有と傾聴を伴うものです。 リモートまたはデスクレスの従業員がいる場合でも、時間をかけてフィードバックを求め、直接会うか、ビデオ会議を介して会議を行ってください。

チームとコミュニケーションを取っているときは、積極的に傾聴してください。 このアイデアは、1957 年にカール ロジャースとリチャード ファーソンによって最初に開発されたもので、具現化された、前向きな、完全に現在の方法で注意を払うことを含みます。 積極的に耳を傾けることで、集中力、敬意、そしてオープンマインドでコミュニケーションに取り組んでいることをチームメンバーに示すことで、従業員のエンゲージメントを向上させることができます。 チームとして一緒にアクティブリスニングを練習できます。 この方法には以下が含まれます。

• 双方向のコミュニケーションを行う前に、気を散らすものをすべて片付けます。
• 十分に注意を払い、話している人の話を聞く。
• 発言者が完全に話すのをやめるまで、判断を差し控え、中断や発言を避ける。
• 返信する前に、しばらくお待ちください。
• 会話中に肩がこるなどの反応がないか、身体で確認します。 これにより、反応性を保つことができなくなります。 体が緊張していることに気づいたら、息をする時間を少し増やしてから、快適でプロフェッショナルなコミュニケーションを保つように努めてください。
• 言われたことを自分の言葉で言い換えて要約し、明確にすることで、伝えられたことを確実に理解できるようにします。
• 話し手の考えや視点を理解したと感じたら、自分の考えや反応を紹介してください。

デスクレスまたはリモートの従業員がいる場合、双方向のコミュニケーションはアクセスに依存しています。 Connecteam Chat などの安全なアプリを使用すると、従業員は必要なときに連絡を取ることができ、オンラインの 1 対 1 のチャットやグループ チャットで積極的に傾聴することができます。

3. 定期的にチェックインする

効果的なコミュニケーションとは、コミュニケーションの方法だけでなく、頻度も重要です。 従業員が自分の意見を聞いてくれ、サポートされ、関与していると感じるのに十分な頻度でコミュニケーションを取りながら、頻繁な会議によって仕事が中断されて従業員がイライラするほど頻繁にコミュニケーションを取らないように、バランスを取る必要があります。 タイムリーに効果的に通信するには、いくつかの種類の通信チャネルを設定する必要があります。

• 非同期チャネル:チームが仕事を遂行するために必要な日常の情報、トレーニング、更新、およびドキュメントについて、必要なときに必要なものを誰もが簡単に見つけられるオンラインまたは対面の場所を 1 つ用意します。 従業員が必要なものを簡単に見つけられるように、すべてのアイテムに明確なラベルを付けて効果的に整理する必要があります。 古い古い資料を廃棄またはアーカイブして、チームが常に必要なものだけを手元に置いておくことができます。
• リアルタイムのコミュニケーションとコラボレーション:会社のミーティング、チーム ミーティング、および個別のミーティングは、全員に最新情報を提供し、大きな変更を発表し、プロジェクトでコラボレーションしたり、パフォーマンスのフィードバックを提供したりするために必要になる場合があります。 チームの規模とニーズに応じて、リアルタイム ミーティングを四半期ごと、毎月、またはそれ以上の頻度でスケジュールすることができます。
• 時間に敏感なコミュニケーション:停電、突然の締め切り、または作業に影響を与える可能性のある気象条件について、緊急のコミュニケーションが必要になることがあります。 緊急性はストレスを生む可能性があるため、可能であれば、即時の応答が必要なメッセージの数を減らすようにしてください。 時間に制約のあるものを送信する必要がある場合は、チャット アプリなどのリアルタイム通信システムを検討し、メールやプッシュ メッセージなどの複数のチャネルを介してメッセージを送信し、重要な情報が必要なすべての人に確実に届くようにします。 .

4. 会社のコミュニケーションに関するフィードバックを得る

組織としてのコミュニケーション スキルを構築する際に、コミュニケーションのニーズとスタイルに関するフィードバックを得てください。 チェックインを増やすか、チェックインを減らすかなど、チームが見たいものについて尋ねます。 特定の種類の情報やコミュニケーションが必要であるのに表示されていないかどうかを尋ねます。 誰もがコミュニケーションのスタイルに満足していますか、それとも対処すべき問題がまだありますか? すべての人の懸念に対処することはできないかもしれませんが、パターンが明らかになった場合は、変更を加えたいと思うかもしれません.

何よりも、チームのコミュニケーションを定期的に測定する必要があります。 取り違えやフラストレーションが減り、効率が向上していますか? 見過ごされている情報が少なくなっていますか? 正しく評価するには、会社のコミュニケーションを測定するためのガイドをお読みください。

5.コミュニケーションスタイルを人を第一にする

より効果的にコミュニケーションをとる方法の 1 つは、専門用語を排除し、対面でもテキストでも、コミュニケーションをより親しみやすいものにすることです。 箇条書きや断片的なフレーズを使用する代わりに、完全な文を使用します。 「パラダイム シフト」や「サークル バック」などの専門用語を使用する代わりに、「変更」や「もう一度話し合う」などのよりシンプルで明確な言葉を使用します。 頭字語を使用する必要がある場合は、「多様性、公平性、包括性 (DEI)」のように、最初に頭字語を綴り、その後に頭字語を含めます。 聴衆を念頭に置いて書き、専門家とのやり取りで使用する言語を使用すると、口調が温かみのある魅力的なものになります。 また、メッセージをより明確にすることもできます。

個人またはチームと通信するときは、最初に連絡をとっている相手にチェックインして、メッセージを個人的なものにしてください。 たとえば、チーム メンバーとのミーティングを開始する場合は、「お元気ですか?」と率直に尋ねることから始めます。 そして、その答えを十分に聞いています。 チームに真の関心を持って信頼関係を築くことで、聴衆とそのニーズを知ることができるため、コミュニケーションが容易になります。

6. チームとして一緒に個人のスキルに取り組む

感情的知性、スピーキング スキル、ライティング スキルなどのスキルをまとめて取り組むことで、チームとしてより効果的にアイデアや情報を共有することができます。 トレーナーを雇って、コミュニケーション スキルを向上させ、一緒にコミュニケーションするためのガイドラインを確立するように設計されたセッションを実行することができます。 従業員トレーニング アプリケーションを使用すると、コミュニケーション スキルを中心としたコースを作成したり、参加状況を追跡したりできます。

7. インクルーシブ コミュニケーションを作成する

障害を持つアメリカ人法 (ADA) の第 1 編に基づき、米国の雇用主は、障害のある労働者に合理的な配慮をすることを義務付けられています。 すべての従業員が情報にアクセスできるように、会議の記録にクローズド キャプションを提供し、スピーチまたは口頭でのコミュニケーションの後に書面によるオンライン ノートを提供できます。 国連には、コミュニケーションを包括的にするための追加のアイデアが満載のオンライン ガイドがあり、ADA には効果的なコミュニケーションの概要があります。

8. あらゆるコミュニケーション方法に対応する

また、次の 4 つの主要なコミュニケーション タイプを考慮して、包括的で効果的な職場のコミュニケーションについて考えることもできます。

通話、プレゼンテーション、対人会話などの口頭でのコミュニケーション

電話やプレゼンテーションを事前に練習し、これらを確認して、言語のどれもが誰かを除外しないようにすることができます. すべての従業員が必要に応じて情報を再確認したり参照したりできるように、スライド デッキまたはプレゼンテーションの書面によるバージョンを提供します。

電子メール、手紙、レポートなどの書面によるコミュニケーション

書くときは、良い書き方のエチケットに注意してください。たとえば、すべて大文字にしたり、感嘆符を過度に使用したりしないでください。 素材を送信する前に必ずチェックして、一部の視聴者を悩ませる可能性のあるエラーや表現がないことを確認してください。 たとえば、「pow-wow」や「grandfathered in」などの用語の使用は避けてください。これらは人種的偏見に根ざしており、一部の人々が排除されていると感じる可能性があるためです。 人種差別主義者、障害者差別主義者、年齢差別主義者、またはその他の有害な表現に注意してください。 言語は常に変化しているため、執筆時にガイドを参照すると便利です。 アメリカ心理学会には、包括的言語の有用な概要があります。 可能であれば、共有する前に、誰かにあなたの文書に問題がないか目を通してもらいます。

文字で情報を送信する場合は、視覚障害のある人がどのようにアクセスできるかを考慮してください。 従業員が使用できる、書かれたメモを読み上げるソフトウェアまたはアプリはありますか? これは、視覚障害のある人だけでなく、他のチーム メンバーにも役立ちます。 情報にアクセスする方法を複数用意することで、従業員は自分にとって最も効果的で快適な方法を選択できます。

必要に応じて、他のユーザーがテキストにコメントしたり、テキストに追加したり、編集したりできる生きたドキュメントを作成します。 これにより、非同期フィードバックが可能になり、全員が参加する機会が得られ、チーム メンバーに別のコミュニケーション オプションが提供されます。

動画や写真などのビジュアルコミュニケーション

写真や映像を共有するときは、その画像が不快感を与える可能性があるかどうかを考慮してください。 他の誰かを犠牲にしたジョークはありますか? チーム全員の写真や動画の場合、全員から共有の許可を得ていますか?

視覚的なコミュニケーションを共有するときは、クローズド キャプションまたは静止画の説明を使用して、視覚障害のある人を支援します。 これを行うと、低速のインターネット接続を使用していて、読み込みが遅い画像を簡単に見ることができない人にも役立ちます。

9. 非言語的コミュニケーションの手がかりに対処する

姿勢、ボディー ランゲージ、顔の表情などの非言語的コミュニケーションはメッセージの 55% を占め、使用する言葉はわずか 7% です。 しかし、彼らがどのような印象を与えているかを認識している専門家はほとんどいません。

他の参加者の許可を得て、会議やプレゼンテーションを録画し、声のトーン、ピッチ、身振り、身ぶりを評価します。 コーチやチームの他のメンバーからフィードバックを得ます。 あなたの非言語的コミュニケーションは、あなたのメッセージを理解したり、関与させたりするのを難しくしていますか?

コーチと協力することで、より効果的なスピーカーになることができます。 メディア コーチは、ボディ ランゲージ、表情、自信を身に付け、言語と非言語のコミュニケーションを改善するのにも役立ちます。

10. 自分の内部コミュニケーションに注意する

会社のコミュニケーションについて話すとき、内部のコミュニケーションはあまり議論されませんが、他の人とのやり取りに影響を与える可能性があります。 私たちは皆、経験したことについて「ストーリー」を作成する傾向があります。 たとえば、誰かが腕を閉じている場合、そうでなくても、動揺していると解釈することがあります。 意識せずにこの仮定を行うことができ、他の人とのやり取りは潜在意識の解釈の影響を受ける可能性があります.

自分自身にストーリーを語っていることに気付くには、ある程度の練習が必要です。 誰かとコミュニケーションをとるときに身につけるべき良い習慣は、頻繁に (そして黙って) いくつかの質問を自問することです。

• この状況についての事実は何ですか？
• それらは本当に事実ですか、それとも仮定ですか?
• この状況について、私は自分自身にどのような話をしていますか?
• 私が自分自身に語っている話は本当ですか、それとも別の可能な説明がありますか?

事実に固執するのではなく、自分自身の話をしていることに気付いた場合は、他の人の最善の意図を想定して明確にすることが役立つ場合があります. 時々、自分がこのように脱線していることに気付いた場合は、次のように言ってチェックインできます。 . .しかし、私は物事を次のように解釈していることに気づきました。 . . 私が同じページにいることを確認するために、明確にしていただけますか？」 この直接的なアプローチにより、誤解を減らすことができます。そのため、チーム全体にそれを採用するように教えたいと思うかもしれません.

最後の言葉

あなたの一日のほとんどは、おそらく情報を受け取るか、他の人と共有することに費やされています。 配線の交差、電話の切断、誤解は起こりますが、組織に効果的なコミュニケーション テクニックがあれば、チーム メンバーが必要なときに明快でタイムリーな情報と信頼できるリソースを利用できる職場になることができます。