派遣社員管理とは何ですか? (+ 最優秀ソフトウェア)

ギグワーカーとも呼ばれる派遣労働者は、正社員ではなくフリーランサーとして企業と契約します。 これにより、必要に応じて雇用したり解雇したりすることが簡単になります。 さらに、彼らは会社の福利厚生を受け取る権利もありません。

その一方で、派遣社員は会社やその使命とのつながりをあまり感じていません。 また、複数の場所に分散していることも多く、管理が難しくなります。

しかし、派遣社員にエンゲージメントを維持し、会社に対して期待以上の働きをしてもらいたいのであれば、派遣社員を適切に管理することが不可欠です。 このガイドでは、派遣社員管理について知っておくべきことをすべて説明します。 また、臨時チームの雇用、関与、管理に最適なソフトウェアも共有します。

派遣労働力とは何ですか?

派遣労働力とは、企業に臨時的に雇用される労働者を指します。 彼らは通常、専門的なプロジェクトに取り組んだり、季節的な需要に対応したり、人員不足を補ったりするために、一定の期間雇用されます。

派遣労働者は、次のように呼ばれることがよくあります。

• 独立請負業者
• 作業範囲記述書 (SoW) コンサルタント
• ギグワーカー
• フリーランサー
• 臨時労働者、または「臨時職員」 - ただし、これらは依然として従業員として分類される場合があります。

派遣労働者には長期雇用者と同じ特典や福利厚生が与えられていません。 彼らは、同僚や会社の使命や目標からも社会的に孤立していると感じることがよくあります。

派遣社員の使用は、仕事の性質、需要、会社の予算、利用可能な人材プールによって異なります。 彼らは通常、オンライン求人プラットフォームを通じて、あるいは人材派遣会社、採用担当者、その他の人材ベンダーを通じて企業に直接雇用されます。

派遣社員の中には正社員に転換する人もいますが、ほとんどは目標を達成したら会社との契約を終了します。

デジタル プラットフォームとギグ エコノミーの台頭により、過去数年間で派遣労働が増加しました。 人々は柔軟な働き方を望んでおり、企業はギグワーカーに伴う流動性と費用対効果を求めています。

派遣労働者を使用する業界の例

今日、フリーランサーについて考えるとき、グラフィック デザイナー、コンテンツ ライター、ビデオ編集者、IT コンサルタントや法律コンサルタントを思い浮かべるかもしれません。 しかし、臨時雇用制度は他の多くの業界にも広がっています。

人材派遣を利用している業界の例をいくつか紹介します。

• 小売業:休日などの需要の増加に対応するために、店舗では季節労働者が雇われることがよくあります。

• イベントとホスピタリティ:イベント管理会社やホスピタリティ会社は、サーバーやバーテンダーなどのギグワーカーを雇うことがよくあります。 特定のイベントや繁忙期の目標を達成するのに役立ちます。

• ヘルスケア:病院や診療所では、人員不足に対処するために派遣労働者を雇用するのが一般的です。 たとえば、パンデミック中に医療施設の 96% が臨時職員を雇用しました。

• 製造:生産需要が高い場合、組立ライン、品質チェック、その他の物流を支援するために派遣労働者が雇われることがよくあります。

• 建設:専門的なスキルを必要とする特定のプロジェクトでは、多くの請負業者が雇用されます。 プロジェクトには建設作業員に加えて、電気技師、配管工、大工などが必要です。

• 輸送と配達:宅配便、食品配達サービス、ライドシェア サービスは、主な雇用形態としてギグワークを使用することがよくあります。 時間や場所などで需要が絶えず変化するため、これらの企業は柔軟に働けるスタッフを必要としています。

派遣社員を活用するメリット

派遣社員は多くのメリットをもたらします。

まず、これらは変動するワークロードに対応し、企業が変化する市場状況を管理できるようにします。 たとえば、市場が繁栄し、顧客の支出が増えている場合、需要の高まりに対応するために追加の労働者が必要になる場合があります。 逆に、経済が低迷し需要が低い場合は、リソースを削減する必要がある場合があります。 派遣社員を使用すると、必要に応じてスケールアップまたはスケールダウンできます。

スキルギャップを埋めるために派遣社員を雇用することもできます。 たとえば、特定のプロジェクトや期間限定で特定のスキルが必要になる場合があります。 派遣社員を雇えば、正社員に支払う必要がなく、イノベーションの恩恵を受けて成長を続けることができます。

さらに、派遣社員に健康保険、退職金制度、有給休暇 (PTO)、その他の福利厚生を提供する義務はありません。 これにより、特に困難な時期に費用対効果が高くなります。

派遣社員を管理するためのベスト プラクティス

人員配置のニーズを評価する

まず、なぜ派遣社員が必要なのか、そして派遣社員があなたのビジネスのどこに当てはまるのかを考えてみましょう。 たとえば、既存の従業員ではスキルが不足している特定のプロジェクトについて専門家を必要とする場合があります。 あるいは、製品やサービスの需要が一時的に急増しており、ビジネス ニーズを満たすために追加のスタッフが必要になる場合もあります。

理由が何であれ、特定の仕事に臨時労働者が必要か、それとも常勤労働者が必要かを評価してください。 役割によっては、派遣社員よりも正社員の方が適している場合もあります。 これは、その役割が社内で長期的に定着する可能性が高い場合によく見られます。 この場合、長期的にコミットし続けることができる常任チームメンバーの方が適しています。

優れた人材の獲得とベンダー管理に時間を投資する

派遣労働者の雇用は多くの場合、直接、または代理店や他のフリーランス プラットフォームの助けを借りて行われます。 どのような人材を調達する場合でも、正しい採用選択を行っていることを確認してください。

派遣社員が、割り当てられている特定のプロジェクトに必要なスキルを持っていることを確認してください。 また、その仕事に必要なライセンスや資格を持っているかどうかも確認する必要があります。

さらに、代理店を通じて採用している場合でも、自分で面接して、彼らが適切な文化に適合し、既存の従業員に溶け込めるかどうかを確認してください。

最後に、派遣社員を管理するときは、代理店や採用担当者など複数の関係者とやり取りすることになります。 適切な職務プロファイルに対して適切な人材ベンダーを選択する必要があります。 たとえば、休暇中に追加の補償が必要な場合は、季節限定の接客業従事者の採用を専門とする採用担当者を選択することもできます。

また、複数のベンダー契約を管理し、いつ更新が必要かを把握し、条件が満たされていることを確認する必要もあります。

さまざまな人事マネージャー間で作業を分割することで、ベンダーとのコミュニケーションや関係を整理した状態に保つことができます。

ただし、こうした継続的な関係を管理する最善の方法は、専門のベンダー管理システムを使用することです。 これらにより、ベンダーや代理店の選択、管理、有効性評価のプロセスが簡素化されます。

仕事の範囲と条件を明確に説明する

採用段階で派遣社員向けにSMART (具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限付き) 目標を設定します。 これらを請負業者契約の作業明細書 (SoW) に追加し、署名できるようにします。

これにより、派遣社員は自分の仕事の範囲と何が期待されているかを完全に理解することができます。 こうすることで、会社がコストのかかる雇用上の間違い、たとえば、その仕事に取り組む準備ができていない人を雇うなどのミスを防ぐこともできます。

さらに、派遣労働者が自分たちが何に対して支払われているのかを理解していることを証明するために、この署名済みの文書を用意しておくと便利です。 場合によっては、企業は、任務を完了していないのに報酬の支払いを要求する労働者と法廷闘争に陥ることもあります。

最後に、派遣労働者の会社に対する法的責任を契約書に明記することが重要です。 機密保持契約、機密保持、その他の重要な条項を事前に含めておくと、将来の紛争の余地が少なくなります。

派遣社員を分類して適切なシステムに登録する

労働者を誤って分類すると、コンプライアンス違反として法的罰則が科せられる可能性があります。 1099 請負業者を W2 従業員として分類しても、W2 雇用法を満たしていない場合、労働省または IRS から罰金を科される可能性があります。

たとえば、企業は給与計算時に W2 従業員の税金を差し引き、従業員がこれらの税金を確実に支払うことが法的に義務付けられています。 ただし、請負業者は給与を全額（控除なし）受け取り、税金も自分で処理することが求められます。

派遣労働者は会社の福利厚生や給与計算に登録されません。 また、W2 従業員とは支払い条件も異なります。 たとえば、時間給で支払われたり、プロジェクト料金が固定されたりする可能性が高くなります。 通常、サービスに対して毎月請求書を作成し、財務チームから支払いを受けます。 財務チームが毎月適切な支払いを行えるように、これらの詳細を財務チームに提供することが重要です。

場合によっては、労働者に直接ではなく代理店に支払うことになります。 財務チームが誰にいつ支払うか、また給与の計算方法について正確な情報を持っていることを確認してください。 たとえば、契約によっては、労働者の給与に加えて代理店への仲介手数料が発生する場合があります。

分類したら、派遣社員に企業で使用されているシステムへのアクセスを許可する必要があります。 会社のメールアドレスと ID カードを渡す必要がある場合もあります。

彼らの関与を維持し、プロジェクトの進捗状況を追跡する

派遣社員に定期的に連絡を取り、進捗状況やサポートが必要かどうかを確認してください。 彼らは正社員ではありませんが、それでもあなたのビジネスに価値を加えています。

まずはタイムレコーダーを使用して、さまざまなタスクにどのように時間を費やしたかを追跡します。 これは、期限を守り、要求どおりに作業していることを確認するのに役立ちます。 一部のタイムレコーダーは GPS 対応なので、派遣社員が適切な場所にいることを確認でき、ギグワークでよくある時間の盗難などの課題を防ぐことができます。

さらに、従業員にパフォーマンスに関する定期的なフィードバックを提供して、何がうまくいっていて何がうまくいっていないのかを把握できるようにします。

最後に、派遣社員は会社や同僚から孤立していると感じることがよくあります。 組織内での帰属意識を高めるために、社内チャットに追加したり、社交イベントに招待したりすることをお勧めします。 こうすることで、彼らは会社の目標に積極的に取り組み、コミットし続ける可能性が高くなります。

適切に教育し、訓練する

トレーニングは投資であり、長期的には存在しない派遣社員のトレーニングを手抜きしたくなる企業もあるかもしれません。 しかし、彼らを適切に教育することが不可欠です。そうしないと、パフォーマンスの低下、顧客エクスペリエンスの否定、製品の品質の低下などの問題に直面する可能性があります。

役割固有のスキル、会社の価値観、労働慣行について最新情報を確実に理解できるようにします。 正社員と同じように行動規範に従い、顧客の期待に応えることが重要です。 これは、教室でのトレーニング、オンライン学習、および現場でのシャドーイングを通じて行うことができます。

彼らとつながるために努力する

派遣社員は退職すると、そのスキルや知識を持ち帰ってしまいます。 彼らと良好な協力関係を築きましょう。 こうすることで、この知識の少なくとも一部をチームメンバーに伝達するのに役立つ可能性が高くなります。 たとえば、従業員が退職後に特定のプロジェクトやタスクを継続できるようにする引き継ぎガイドを作成できます。

派遣社員とつながることには、もう 1 つの重要な利点があります。将来のプロジェクトのために派遣社員を再雇用したり、正社員として人材パイプラインに追加したりできる可能性があります。 彼らは、チームの他のメンバーや会社全体とのつながりを感じられれば、フルタイムで参加する傾向が強まるでしょう。

外部の支援を検討するか、社内のプロセスを自動化する

派遣社員の管理には時間と労力がかかります。 彼らは正社員とは異なる方法で雇用され、給与が支払われます。また、派遣労働者には遵守する必要のある一連の法律や規制も異なります。 (たとえば、以前に概要を説明した支払いと税金に加えて、W2 の従業員は、通常 1099 の請負業者には適用されない失業手当を受け取る権利があります。)

多くの企業には、これらすべてを社内で管理する能力がありません。 派遣社員を管理する専門機関を通じて外部の助けを求めることもできます。 ただし、自分で管理する場合と比べて費用がかかる可能性があります。

最善の解決策は、従業員管理システムを使用して従業員を社内で管理することです。 これらのソフトウェア システムは、正社員とギグ ワーカーをすべて 1 つのプラットフォームから管理するのに役立ちます。 従業員の雇用と雇用、事務処理の整理、コンプライアンスの維持などに役立つツールがいくつか提供されています。

開始しやすいように、以下で 3 つの最高の派遣社員管理ソフトウェアについて説明します。

派遣社員管理ソフトウェアのベスト 3

最高のオールインワン派遣労働力管理ソフトウェア

Connecteam は、最高の派遣社員管理ソリューションのリストのトップにランクされています。 派遣社員を管理し、雇用するために必要なすべてのツールを提供します。

Connecteam は使い方が簡単で、実践的なカスタマー サポートが付属しており、モバイル アプリを介して外出先でも使用できます。

Connecteam の主な機能を詳しく見てみましょう。

ドラッグ アンド ドロップのスケジュール設定により、リソースを迅速かつ柔軟に割り当てることができます

ドラッグ アンド ドロップ スケジュール ツールを使用すると、数分でシフトを作成して従業員に割り当てることができます。 テンプレートを使用してスケジュールを作成したり、以前のスケジュールをコピーしたり、Excel からエクスポートしたりすることもできます。

従業員は自分の場所、空き時間、好みを表明できるため、効率的にジョブを割り当てることができます。 さらに、彼らの資格を確認して、彼らを適切なシフトに配置し、スキルを最大限に活用できるようにすることができます。

さらに、Connecteam では柔軟なシフト交換が可能です。 従業員がもう作ることができないシフトに派遣社員を割り当てることも、承認の有無にかかわらず、空いているシフトから選択することもできます。 シフトに変更があると、すべての従業員にスマート アラートが送信されます。

これらの機能を使用すると、常にスタッフを配置しながら、正社員に柔軟性を提供することもできます。

GPS タイムレコーダーにより、派遣社員を監視できます

Connecteam のタイム レコーダーを使用すると、従業員はデスクトップまたはモバイル デバイスを使用してシフトの入退勤を記録できます。 Connecteam をキオスク アプリとして使用して、従業員が中央の場所にある共有デバイスに出入りできるようにすることもできます。

どちらを選択しても、タイムレコーダーは労働者の時間を秒単位で追跡します。 多くの派遣社員は時間給ベースで支払われるため、これは請求可能時間を計算する場合に特に便利です。

Connecteam にはGPS 機能も組み込まれています。 従業員の位置をリアルタイムで追跡して、従業員が必要な場所にいることを確認できます。

最後に、Connecteam を使用すると、ジオフェンス (作業現場の周囲に仮想境界線) を設定できます。 従業員がジオフェンスの外にいる場合、パンチインは制限されます。 作業ゾーンを離れるときはパンチアウトするよう警告されます。 これにより、不必要な残業代を大幅に節約できます。

フル機能のタスク管理により、プロジェクトの進捗状況を追跡できる

Connecteam を使用すると、タスクとサブタスクを作成して従業員に迅速かつ簡単に割り当てることができます。 さらに、各タスクにメモ、画像、ファイルを添付できるため、作業者は必要なすべての情報に 1 か所からアクセスできます。

Connecteam は、タスクを完了するためにすべての従業員に自動リマインダーを送信します。 さらに、進捗状況をリアルタイムで追跡し、作業が遅れている人にプッシュ通知を送信することもできます。 いつでも、どこからでも、ワーカーやプロジェクト全体の完了ステータスを確認できます。

カスタマイズ可能なフォームとチェックリストは、請負業者のオンボーディングとコンプライアンスを支援します。

Connecteam は、従業員がさまざまなタスクに使用できる、完全にカスタマイズ可能なフォームを提供します。 重要な情報を収集するためにオンボーディングおよびオフボーディング フォームを作成して割り当てることができ、従業員はインシデント報告などの重要なコンプライアンス タスクにフォームを使用できます。

フォームに加えて、従業員用のカスタム チェックリストを作成することもできます。 こうすることで、安全検査、在庫チェック、職場での一日の終わりの手順などの重要なタスクを確実に完了させることができます。

フォームとチェックリストの両方をリアルタイムで追跡して、すべての従業員が必要なことを完了していることを保証できます。

トレーニングと知識ベースにより、派遣社員の仕事のスピードが向上します

Connecteam のトレーニング機能を使用すると、カスタム トレーニング コースを作成して従業員に割り当てることができます。 職務固有のトレーニングやコンプライアンス トレーニングなどを提供して、従業員が会社の目標にすぐに貢献できるようにすることができます。 さらに、カスタマイズ可能なクイズにより、学習が楽しく魅力的になり、主要な概念の知識をテストできます。

Connecteam のトレーニングはモバイル対応なので、従業員はどこからでもコースを完了できます。

ナレッジ ベースは、従業員が重要なトレーニング資料にアクセスするのに最適な場所でもあります。 画像、PDF、ビデオ、オーディオ クリップをアップロードできるため、選択した媒体でトレーニングできます。 従業員は、標準作業手順 (SOP)、会社ポリシーなどを表示できます。 これにより、企業の文化や労働慣行をより深く理解できるようになります。

一元化された文書管理により、組織化とコンプライアンスの維持に役立ちます

Connecteam の文書管理ツールを使用して、請負契約書や 1099 税務フォームなどのコンプライアンス文書を安全に保管します。 W-9、労働者のライセンス、証明書、その他の従業員の記録も保存できます。

ここで文書を整理しておくと、レコードの欠落や重複などのエラーを防ぐことができます。 ドキュメントに有効期限を設定して、ドキュメントが定期的に確認および更新されるようにすることもできます。

アプリ内チャットやアンケートなどを使用してギグワーカーとつながりを保ちましょう

Connecteam のアプリ内チャットは、 従業員と連絡を取り合いましょう。 1 対 1 またはグループの会話で、即座かつ安全にメッセージを送信できます。

また、重要な情報やお知らせを従業員全体と一度に共有するために使用できる更新機能もあります。

最後に、アンケートや世論調査は、派遣社員を含む従業員からのフィードバックを収集し、従業員が評価され、関与していると感じてもらうのに役立ちます。

手頃な価格で複数のプラン

Connecteam は、これらすべての機能とその他の機能を非常に手頃な価格で提供します。 有料プランは、最大 30 ユーザーまで月額 29 ドルから開始できます。 ユーザーが 10 人未満の中小企業は、アプリを完全に無料で永久に使用できます。

今すぐ 14 日間の無料トライアルにサインアップしてください。

主な特長

• ドラッグアンドドロップによるスケジュール設定
• GPS位置追跡
• 正確なタイムレコーダー
• 機能が豊富なタスク管理
• 強力なトレーニングおよびオンボーディング ツール
• 一元的かつ安全な文書管理

長所

• モバイルアプリ
• ユーザーフレンドリーなインターフェース
• サポート的なカスタマーケア
• スマートアラートとプッシュ通知

短所

• さらに多くのサードパーティ統合が開発中

人材プール管理に適しています

Avature は人材獲得および管理ソリューションです。 企業は顧客関係管理 (CRM) ツールを使用して請負業者のプールを管理できます。 Avature は他のベンダー管理システムともリンクします。

人材プールに連絡するための電子メール、SMS、ソーシャル メディア、WhatsApp などの機能を備えています。 レポートと分析のダッシュボードもあるので、代理店や企業は進捗状況を追跡し、洞察を得ることができます。

Avature は、人材プールの中からギグワーカーを雇用するのに役立ちますが、仕事用チャットやアンケートなど、ギグワーカーの仕事への関与を維持する機能が欠けています。 また、時間の追跡やスケジュール設定などのプロジェクト管理ツールもありません。

主な特長

• CRM機能
• 応募者追跡システム
• ソーシャルメディア広告
• レポートと分析

長所

• モバイルに最適化
• 他のベンダー管理システムとのリンク

コン

• 仕事上のチャットやアンケートは禁止
• タイムレコーダーやシフトスケジュールは不要

価格

• 価格についてはベンダーにお問い合わせください
• 無料プランの利用可能: いいえ
• 無料トライアルの利用可能: いいえ

オンボーディングとオフボーディングに適しています

SAP Fieldglass は、当社の最高の派遣社員管理ソリューション リストの最後のエントリです。 マネージャーや人事チームは、アプリを通じて関係者と共同作業することで、求人テンプレートを使用したり、新しい求人依頼を作成したりできます。 求人情報をベンダー プラットフォームに送信して公開することができます。

SAP Fieldglass を使用すると、管理者は、現役社員や現役求職者などのステータスごとに候補者のプロフィールを表示できます。 Microsoft Outlookとの統合を使用して面接を行うことができます。

SAP Fieldglass には、派遣中の派遣社員を管理する機能も提供されています。 これには、オンボーディング、タイムシート管理、請求書の追跡が含まれます。

最後に、マネージャーはアプリを使用して派遣社員をオフボードし、評価や再雇用/再雇用しないタグを付けることができます。 ただし、SAP Fieldglass には、ギグ ワーカーの書類を保管および管理するための集中ドキュメント センターがありません。

主な特長

• 求人テンプレート
• 候補者のプロフィールビュー（空き状況を含む）
• タイムシート管理
• 請求書と支払いの追跡

長所

• 作業者には、割り当ての終了時に星評価を与えることができます
• サードパーティの統合をサポート

短所

• アプリ内チャットはありません
• ドキュメントセンターなし

派遣社員管理の要点

人件費の上昇と需要の変動により、ビジネスニーズを満たすためにギグワーカーを活用する企業が増えています。 彼らはあなたのビジネスに柔軟性と特別なスキルをもたらしますが、彼らに会社の福利厚生を提供する義務はなく、費用対効果の高い採用ソリューションとなります。

派遣社員は正社員ではありませんが、派遣社員を正しく管理することが重要です。 関連する法律を遵守していることを確認する必要があり、従業員の特典や福利厚生を利用せずに従業員を仕事に従事させ続ける必要があります。

派遣社員の管理は難しい場合がありますが、上で概説したベスト プラクティスを実践すれば、仕事のストレスは大幅に軽減されるはずです。

派遣従業員の管理をさらに合理化するには、派遣従業員向けの人員管理ソリューションを使用することをお勧めします。 最も優れているのは Connecteam です。これは、派遣社員を管理し、派遣するための機能を豊富に提供します。

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よくある質問

派遣社員を見つけるにはどうすればよいですか?

派遣労働者は企業から直接調達できます。 LinkedIn や特別なフリーランサー プラットフォームなどの求人サイトに求人を掲載できます。 多くの企業は、派遣社員を専門とする外部の代理店や人材紹介会社も利用しています。 彼らは、調達、採用、新人研修のプロセスを通じてあなたをサポートします。

独立請負業者をどのように管理すればよいですか?

労働力管理ソフトウェアを使用して、独立請負業者を管理します。 Connecteam は最高の従業員管理ソリューションです。 時間追跡、スケジュール設定、ドキュメント管理、トレーニングなどの機能を提供します。 また、どこからでも派遣社員と連絡を取り合ったり、派遣社員と連携したりするために使用できるモバイル アプリもあります。

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