デジタル ワークフローとフォームが運用効率を向上させる方法

プロセスの自動化と標準化は、すべてのビジネスにとって重要なことです。 ワークフローを使用すると、従業員はレポート、フォーム、チェックリスト、リクエストなどをすべてモバイル アプリから入力できます。

毎日のワークフローにより、従業員はより効率的かつ効果的に仕事を行うことができ、規則や規制へのコンプライアンスも確保できます。

タスク管理をペンと紙、クリップボード、ログブックから移行すると、プロセスの自動化による多くの利点が得られます。 例えば：

• CEO とマネージャーは、運用データの分析やステータス レポートの確認など、自動化できる作業に 20% 近くの時間を費やしています。
• ビジネス プロセスに関しては、60% の企業が自動化によって約 30% の時間を節約できました。 セールス リードの生成、事務処理の承認、およびドキュメントの処理は、自動化によって時間を節約できるタスクのほんの一部です。
• 市場調査会社の IDC によると、企業は非効率なプロセスにより、毎年 20 ～ 30% の収益を失っています。
• 従業員の 1/2 は、外出中にドキュメントにアクセスして編集したいと回答しました。

デジタル ワークフローと運用チェックリストには、運用の自動化に価値をもたらす 4 つのコア品質があると考えています。

毎週のチェックリスト、インシデント レポート、または最近のポリシー リリースの確認など、チームはワークフローをいつでも利用でき、数回クリックするだけで簡単に入力できるため、ビジネス オペレーションの自動化を簡単に促進できます。

デフォルトでは、すべてのワークフロー エントリがファイリングされ、検索可能で整理された方法ですべての履歴情報にアクセスできるため、後で収集した情報から関連レポートを検索、エクスポート、または生成できます。

ワークフローは情報を収集するだけでなく、関連する利害関係者がアクションを実行できるように情報を自動転送します。 応答と通信のオーバーヘッドを削減し、ビジネスの効率と生産性を高めます。

マネージャーは、ワークフローを使用してステータスを追跡したり、署名でエントリを確認したりできるため、チーム メンバーによってトリガーされたフォローアップ アクションを追跡できます。

では、デジタル ワークフローの実際の例をいくつか見てみましょう。

これをすべて理解するために、実際の顧客のデジタル ワークフローの例をいくつか見てみましょう。 ワークフローとデジタル フォームは、いくつかの主要なカテゴリに大まかに分類できます。

ワークフローの例：「現場のオープニングチェックリスト」、「ドライブ前のチェックリスト」、「毎月の安全チェックリスト」。

利点:すべてのチーム メンバーが同じレポート形式に準拠しているため、デフォルトで運用チェックリストによって組織全体の標準化が指示されます。これらは、運用効率を高め、サービス レベルを向上させ、さらに注意が必要な例外にフラグを立てるのに役立ちます。

たとえば、店長のボブは、携帯電話からいつでも今日の開店チェックリストを確認し、店にいなくても潜在的な例外に対処することができます。

ワークフローの例：「インシデント レポート」、「安全上の問題レポート」、「事故レポート」

利点:レポート ワークフローにより、いつでもどこからでも迅速に詳細なレポートを作成でき、迅速な対応が可能になります。

一例として、発生したインシデントについて Jessie が報告すると、彼女のマネージャーは自動的にリアルタイムで通知を受け、現場からインシデントの詳細、画像、および場所の PDF コピーを取得します。

ワークフローの例: 「サイト監査」、「安全衛生検査」、「チーム パフォーマンス監査」

利点:監査レポートを使用すると、監査人は調査結果を文書化し、検査プロセスを標準化し、組織全体からのすべての監査をデジタル化してアクセス可能で比較可能にすることで、時間の経過とともに組織全体で結果を追跡することが容易になります。

例として、Rob がレストランのサイトで健康と安全の監査を実施する場合、彼は最初に昨年の監査を見て以前の結果を評価し、改善の傾向やさらなる措置があるかどうかをレポートに含めることができます。チームの基準を上げるために必要です。

ワークフローの例：「従業員の帳簿承認」、「毎日のCOVID19健康宣言」、「統一ポリシーの承認」。

利点:読み取りと署名のワークフローは、チームから迅速かつ文書化された応答を取得するのに非常に効率的であり、コンプライアンス基準を満たし、チームが社内のプロトコルとガイドラインを最新の状態に保つことができます。読み取りと署名のワークフローにより、誰がフォームに記入したかを完全に把握でき、記入しなかったチーム メンバーだけにプッシュ通知で簡単にフォローアップできるため、チームのコンプライアンスを 100% 達成できます。

一例として、HR の Elise は、会社の従業員ハンドブックの最新の更新情報をチーム全員に最新の状態に保ちたいと考えています。 そのため、彼女は関連情報の詳細を記載した読み取りと署名のワークフローを発行し、24 時間以内にチーム全員から確認を集めることができます。 彼女はまた、コンプライアンス目的の文書を確保するために、入力されたすべてのフォームの PDF コピーをダウンロードします。

ワークフローの例: 「メンテナンス チケットを開く」、「払い戻しフォーム」、「在庫注文」、「スピード チケットを報告する」。

利点:チケット発行ワークフローを使用すると、すべてのチーム メンバーが、サポート画像やその他の必要な情報のアップロードなど、すべての関連情報を簡単に入力して文書化できます。すべてのチケットは自動的に文書化、ファイル化、および整理されるため、チームは後で必要に応じて対応および対応できます。

例として、James は、承認された経費をチーム メンバーに払い戻す責任を負う管理者です。 給与計算の時間になると、彼は自分の払い戻しワークフロー テーブルを見て、先月のすべてのエントリを確認します。次に、支払われたすべての費用をマークし、必要に応じて関連するチーム メンバーに説明を求めることさえできます。 彼は、記録管理のためにすべての請求書をダウンロードし、次のタスクに進みます。

ビジネス オペレーションの自動化のためのデジタル ワークフローの力

ワークフローは、すべてのチームにとって優れたツールであり、時間の節約、標準化、情報の流れ、コンプライアンスなどの点で大きな価値を提供します。 セットアップが簡単で、誰にとっても作業が簡単になるため、チーム メンバーに広く採用されています。