インシデント レポート フォームをデジタル化し、職場のインシデントを変革

中小企業であろうと大企業であろうと、労働災害や事故、致命的または軽微なヒヤリハット、環境問題、施設または作業環境の欠陥などの職場での事故を常に回避し、先回りしたいと考えています。 それに加えて、より安全な職場を作り、職場環境を継続的に改善する方法を特定するのに役立つ、優れたインシデント報告文化を奨励する必要があります。

従業員の安全を確保するだけでなく、ビジネスが常に OSHA の規制基準に準拠していることを保証する必要があります。 マネージャーとして、職場での事故を防止するために可能な限りのことを行い、事故が発生したときにどのような手順を踏んだかを示す十分な文書を用意する必要があります。

これらはすべて、特に職場でのインシデントを処理するためにまだペンと紙を使用している場合、次の質問につながります。

• しかし、インシデントが発生したときのプロセスはどのようなものですか?
• 従業員はどのようにインシデントを報告しますか?
• リアルタイムで処理されますか？
• 従業員は参照できるマニュアルを手元に持っており、それに従って行動していますか?
• マネージャーとして、インシデントを他の従業員とすばやく共有するにはどうすればよいでしょうか?
• そして、どうすればすべての従業員がメッセージを受け取ったことを確認できますか?
• その上、新入社員は過去の事件についてどのように学べるでしょうか?

上記の質問と安全手順の厳しさから、危険や事故に対処する方法があることは否定できません。それについて以下で詳しく説明します。

危険と事故への対処方法

インシデントの前:

事故が発生する前に、潜在的な危険について従業員に警告してもらいたいと考えています。たとえば、はしごのへこみ、床の濡れ、ケーブルの露出などは、将来の事故を防ぐのに役立つため、事前に知っておく必要がある危険です。

インシデント中:

従業員が事故に巻き込まれた場合、従業員が事故の種類ごとに何をすべきかを理解できるように、事故の種類ごとにチェックリストを準備する必要があります。

最初のステップは、チェックリストを確認し、救急車を呼び、関連する緊急連絡先に通知することです。 次に、インシデント レポート フォームに記入します。 （もちろん、ある職場で事故が起きたときの効率的なチェックリストの作成はあなたの担当です。）危険や周囲の写真など、できるだけ多くの情報とともに、できるだけ早くデータを取得することが重要です。 GPS位置情報付き。

インシデント レポートに含める重要な要素

• 具体的で事実に基づく詳細と説明ですが、客観的なままです – 従業員情報、日付、時間、インシデントの状況。
• GPS の位置。
• 事件につながるもの。
• 事件とその周辺の写真を添付し​​てください。
• 体のどの部分が負傷したか、どのような治療が必要かを詳しく説明します。
• 設備・資材等の損壊
• 可能な限り目撃証言を含める。
• 一部の情報を機密にしてください。
• すべての関係者の署名。

インシデント後:

床が濡れたり、はしごが壊れたりするなど、同様の事故にさらされる可能性のあるすべての従業員と、事故に関する最新情報 (何が起こったのか、それを回避する方法) をできるだけ早く共有します。 これにより、同様のインシデントが再び発生するのを防ぐことができます。インシデントの数日後に、そのインシデントが発生した場合の対処方法に関する新しい詳細な手順の更新を共有できます。

ただし、ペンと紙などの旧式のインシデント レポート フォームをまだ使用している場合は、切り替える時が来ました。2021 年には、紙のチェックリストと手順は無関係です。モバイルに切り替える必要があります。

上記のすべてが強調されているため、企業がインシデントレポートに記入することを知っておくことも重要です。これは、次のことを証明するためです。

• 会社は事件を認めている
• 会社は事件を調査した
• 会社は、事件に関連する州または連邦の規制に準拠するために必要なすべての措置を講じました
• 会社は、事件に関与したすべての人が事件報告に含まれていることを確認し、彼らの報告が認められたことを確認しました
• 同社は、インシデントが発生した理由を突き止めるために根本原因分析を実施しました
• 同社は、再発を防ぐために必要な措置を講じました。

そして、私たちがそれを非常に明確にしなければ、ペンと紙のような時代遅れの方法を使用しても、もはやうまくいきません.

モバイルインシデントレポートフォームへの移行が必須である理由

モバイル インシデント レポート フォームを使用すると、日常のタスクに優先順位を付けて業務を合理化できるデジタル ソリューションを利用できます。 つまり、山のような事務処理に圧倒されることなく、スマートフォンから効率的にビジネスを運営できます。 外出先でもすべてを追跡および管理できます。デジタル チェックリストとレポートは、日常業務からの摩擦を減らし、情報の流れを自動化し、監視を強化するのに役立ちます。

モバイルインシデントレポートフォームに切り替える必要があるのはなぜですか? 以下は、もう少し光を当てるはずです。

• ハザードやインシデントレポートに関する情報を簡単に送信できます。 さらに、すべてがリアルタイムで報告されます。
• 写真と GPS 位置情報を追加するだけです。 百聞は一見に如かずというのに、長い説明を書く必要はありません。
• すべての従業員がアクセスでき、常にチェックリストとフォームにアクセスできます。
• ワンクリックで更新された手順を送信できます。
• すべてのデータは測定可能であり、安全に保管されます。
• 機器を適切に使用し、危険や事故に対処する方法のビデオを共有します。
• 誰が何をしたかを確認できるため、100% コンプライアンス。
• ドキュメントは、トレーニングや規制要求のためにいつでもアクセスでき、ドキュメントが更新されるたびに、すべての従業員が最新バージョンをすぐに入手できます。
• 必要に応じてインシデント レポート フォームを定期的に改善および更新します。

上記のすべてを念頭に置いて、インシデントレポートソフトウェアに関して何を探すべきかを知る必要があります. 提供される機能や価格だけではありません。どちらも重要ですが、重要なことに集中できるように、さらに一歩進んだインシデント レポート ソフトウェアが必要です。

インシデントレポートソフトウェアで見るべきもの

• モバイルで利用可能

このようにして、従業員は、便利で非常に簡単に危険やインシデントを報告するという性質に常に接続されます。 机のない従業員がいると、コンピューターの前に座ってインシデントや危険を知らせる時間がありません。 しかし、スマートフォンですぐに利用できるということは、外出先でもすべてを把握できるということです。

• 非常に使いやすい

長いトレーニング プロセスを経る必要はありません。1-2-3 のようにシンプルであるべきです (特に、技術に精通した従業員が少ない場合)。 アプリの使い方を学ぶために時間を無駄にしたくはありません。 報告が簡単でなければ、従業員はそれを使用する意欲を失います!

• 実装が簡単

アプリのダウンロードは数秒で完了し、複雑なプロセスではないため、時間を節約し、新しいインシデント レポート ソフトウェアをすぐに使い始めることができます。

• 通信機能を搭載

さまざまなトピックについてプライベート チャットまたはグループ チャットを開くことができるので、あなたとあなたの従業員はビートを見逃すことはありません。 コメント機能を使用して、または使用せずに更新を送信して、メッセージが確実に配信され、通知が多すぎて誰も気にしないようにします。

• デジタルフォームが利用可能

テンプレートから選択するか、独自のカスタマイズされたデジタル フォームを作成します。これにより、フォームが会社のルック アンド フィールに似ていることが保証され、従業員が盲目的になることはありません。

• 手頃な価格

会社の規模に応じて、会社と財布に最も適したソフトウェアを選択する必要があります。

これらすべてを念頭に置いて、適切なインシデント レポート ソフトウェアをどのように選択すればよいでしょうか? 私たちは袖をまくり上げて、あなたのために仕事をしました！ 以下に、貴社に最適な 12 のインシデント レポート ソフトウェア オプションを示します。

上位 12 のインシデントレポート ソフトウェア ソリューション

1.コネクトチーム

Connecteam の使いやすいオールインワン モバイル アプリにより、インシデントの報告と処理が迅速かつ簡単になります。 事故が発生する前にレポートを作成し (濡れた床など)、事故後にインシデント レポート フォームに記入し、ライブラリを開いてインシデント後にすべきことのチェックリストを確認し、新しいプロトコルを数分で全員に送信します。インシデントから数日または数週間ではなく、 さらに、Connectteam 内の従業員ディレクトリにすべての勤務先電話番号が保存されるため、指定された緊急連絡先にすばやく連絡できます。

• 堅牢な機能セット:直感的なドラッグ アンド ドロップ エディターにより、フォームを数分で簡単に作成できます。 画像、署名、ロケーション スタンプ、ドロップダウン リスト、音声録音、添付ファイルなどの高度な機能を使用して、デスクレス チームから情報を取得します。
• 24 時間年中無休のアクセス:外出中、チームはアプリにアクセスして任意のフォームに入力して送信できるため、事務処理や煩雑な手書き、古いフォームに対処する必要がなく、数日 (数週間ではない場合) の待ち時間を回避できます。記入する重要な書類。
• リアルタイム通知:チームが作成したすべてのエントリーについてリアルタイムで通知を受け、スマートフォンやオフィスから確認できます。 さらに、完了率を追跡し、自動リマインダーを設定し、フォームに記入しなかった人にフォローアップします。
• 迅速な情報処理:管理者として認識しておく必要があることは、高度なフィルタリングと検索可能なインターフェイスで一目でわかります。 例外にフラグを立て、履歴データを分析し、必要に応じて情報をエクスポートします。 さらに、以前のエントリはすべて文書化されており、必要なときにいつでも利用できます。
• ワークフローの自動化:必要に応じて Excel レポートを自動的にダウンロードして送信し、各エントリの PDF コピーを取得するなどして、チームと会社を整理して積極的に保つことができます。
• ループを閉じる:提出物について、すべてのエントリのメモと色分けされたステータスを使用して、チームに即時かつ直接的なフィードバックを提供します。
• オールインワン:自動操縦でビジネスを運営するために追加料金を支払う必要はありません。Connecteam は、ビジネスを合理化するためのさらに多くの機能を提供します。 従業員名簿、アプリ内チャット、プッシュ通知、会社の更新ツール、専用のタスク管理ツールなどを利用できます。

価格:固定月額料金で、Connecteam は最高の価値を提供します。価格は月額わずか 29 ドルからです。 Connecteam の生涯無料プランから始めて、その驚くべき機能をテストしてください。

2.タイプフォーム

コンピューターの前にいる大多数のオフィス ワーカーがいる場合、Typeform は最適です。 これは Google フォームに似ており、会社固有のものではありません。 従業員がインシデント レポート フォームに記入できるように、既存のフォーム テンプレートから選択します。

価格: Typeform には 3 つの料金プランがあります。無料 (非常に制限されています)、1 ユーザーあたり月額 35 ドルの Pro、1 ユーザーあたり月額 70 ドルの Pro+ です。

3.フレッシュサービス

Freshservice は、クラウド内の IT サービス管理 (ITSM) です。 問題、変更、リリース、資産管理など、他の ITSM プロセスと統合できる多数のインシデント管理機能をホストします。 電子メール、サポート ポータル、チャットなどのさまざまなチャネルを通じてチケットをオープンします。 会社の IT 部門は、チケットの割り当てを自動化し、定型応答を発行できます。

価格: 21 日間の無料試用を開始し、その後、Freshservice が提供する 4 つの月額プランから選択します。彼らの 4 つの料金プランには、月額 29 ドル、月額 59 ドルが含まれており、大規模なチームや企業向けに月額 99 ドルのプランが 2 つあります。

4.A1トラッカー

このインシデント管理ソフトウェアを会社のルック アンド フィールに合わせてカスタマイズします。 簡単に実装して、ダッシュボードのメトリックとチャート、Web ポータル、インシデント レポート、ロスランなどを取得します。 イベント、インシデント、契約、保険、請求、傷害、給与データ、および資産を追跡するためのモジュールを提供することもできます。

価格:顧客サービス担当者とチャットして、月額または年額の費用を確認してください。

5.サービスデスクプラス

ServiceDesk Plus で得られるのは、ヘルプ デスクおよび資産管理ソフトウェアです。 また、トラブル チケット、購入、契約管理、セルフサービス ポータルなどのインシデント管理のパッケージも備えています。

価格: ServiceDesk Plus の価格について詳しくは、カスタマー サービス担当者にお問い合わせください。

6.Incy.io

モバイル、コンピューター、またはタブレットで Incy.io を使用して、インシデント レポートまたは観察を発行します。 インシデント レポート フォームのカスタマイズ、画像の追加、リスクと傾向の分析を行うことができ、すべてのデータがリアルタイムで表示されます。

価格:彼らは年会費のみを提供し、組織の規模に応じて、顧客サービス担当者に連絡して見積もりを提示する必要があります.

7. PagerDuty

PagerDuty は、自社を「IT 部門向けの SaaS インシデント対応プラットフォームを作成するクラウド コンピューティング企業」と表現しています。 インシデント管理に関する SMS 通知をすばやく簡単に送信 - チームまたは個人用にカスタマイズします。

価格: PagerDuty の価格は、6 ユーザーのみで月額 6 ドルから、月額 35 ドル、月額 47 ドル、月額 119 ドルです。

8.ビクターオプス

VictorOps は、オンコールの基本、チーム間のコラボレーション、およびシンプルな可視性を誇っています。 IT と DevOps システムを使用して自動アラートをプッシュし、情報を統合し、重要なドキュメントをホストします。

価格:価格はユーザーあたり月額 9 ドル、ユーザーあたり月額 29 ドル、月額 49 ドル、またはすべてのインシデント レポートのニーズに対応するカスタム料金プランを入手できます。

9. SAI Globalによるコンプライアンス360

インシデント レポート機能に関する限り、コンプライアンス 360 は、監査証跡、是正措置、インシデント レポート、根本原因の診断、およびタスク管理をサポートします。

価格:価格の見積もりを取得するには、カスタマー サービス担当者に相談する必要があります。

10. アダシシステムズ

緊急サービス組織は、すべてのインシデント レポートのニーズに Adashi Systems を使用しています。 第一対応者は、すべてのインシデントを安全かつ迅速に報告、対応、および管理できます。

価格:価格プランについては、カスタマー サービス担当者にお問い合わせください。

11. ProcessMAP インシデント管理

ProcessMAP Incident Management は、環境、怪我/病気、財産、および車両のインシデントの調査、報告、および分析を行う Web ベースのソリューションです。

価格:価格については、ProcessMAP Incident Management のカスタマー サービス担当者にお問い合わせください。

12. OnPage – インシデント管理システム

監査証跡、根本原因の診断、災害復旧、インシデント レポート、安全管理、タスク管理、およびチケット管理 - これが、オンページ インシデント管理システムがインシデント発生時にサポートする理由です。 監査証跡とレポートを使用して、リアルタイムおよび事後調査でインシデント レポートを作成できます。 OnPage は、RMM や PSA ソリューション、Slack などのチャット ツールとも統合されています。

価格: OnPage には 7 日間の無料試用版があります。それ以外の場合は、価格の詳細についてカスタマー サービス担当者に問い合わせる必要があります。

インシデント レポート ソフトウェア ソリューションの要点

職場の事故や危険を管理する必要性は見逃すことはできません。 ただし、このプロセスを本当にスムーズで無痛にするためには (しゃれが意図されています)、時代の先を行く最新のツールを使用する必要があります。 安全で快適な職場環境を作ることは必須です。

データにリアルタイムでアクセスできるため、インシデントが発生する前に発見でき、全員が同じページに簡単にアクセスできるため、安全な職場文化の促進が会社の DNA に組み込まれます。 したがって、12 の最高のインシデント レポート ソフトウェア ソリューションのリストに目を通し、ビジネスと従業員にとって最適な選択を行ってください。