効果的なフィードバックのための 5 つの上位従業員アンケートのベストプラクティス

公開: 2023-03-26

重要ポイント

企業は従業員アンケートを使用して、エンゲージメント、オンボーディング、パフォーマンスなどに関するフィードバックを収集します。
アンケートは誤解されやすく、回答に誤りや偏見が生じがちです。
参加を最大化し、偏見を減らし、有意義で実用的な結果を生み出す調査を設計する必要があります。
信頼できる価値のあるデータを取得するためのヒントを提供します。これらには、事前の計画、適切なターゲットグループの使用、主要な質問の回避などが含まれます。

多くの企業がアンケートを使用して従業員のフィードバックを収集していますが、結果には多くの場合、欠陥があり、誤解を招きやすく、分析が難しいものです。従業員の満足度、エンゲージメント、パフォーマンスなどを誤解すると、深刻な結果を招く可能性があります。

たとえば、結果は、従業員が職場で権限を与えられていないと感じていることを示している場合があります。より多くの所有権と独立性を提供することで、これを解決することができます。しかし、彼らがより多くのトレーニングとサポートを求めていた場合、失敗する可能性があります。

同様に、正直であることを恐れている労働者は、仕事に満足しているとあなたに言うかもしれません. あなたが次に知っているのは、彼らが辞めて、あなたを混乱させてしまうことです。

調査を作成および管理するときは、従業員調査のベストプラクティスに従うことが重要です。これらは、堅牢で信頼性の高い結果を保証するのに役立ちます。以下では、参加を促進し、会社にとって正直で有意義な洞察を収集するのに役立つ、専門家によるアンケートの設計に関する 5 つのヒントを紹介します。

事前に計画する

目的を定義する

従業員調査は、さまざまな理由で使用できます。企業はそれらを使用して、従業員のエンゲージメントレベルを測定します。従業員は、マネージャー、同僚、および直属の部下からフィードバックを収集するためにも使用できます。

調査の目的が何であれ、明確な目的を定義するようにしてください。 Forbes の調査によると、78% の企業が従業員エンゲージメント調査から質の高い結果を得ることができませんでした。その主な理由の 1 つは、一度に多くの問題に取り組みすぎていたことです。

目的をいくつかの重要なトピックに絞り込むことをお勧めします。このようにして、あまりにも多くの質問で従業員を疲れさせることはありません。さらに、調査の焦点を明確にすることで、より有意義な洞察を収集して、特定のビジネス成果を促進できます。

ターゲットオーディエンスを確立し、彼らが「代表的」であることを確認します

回答を収集する相手を特定します。対象となるオーディエンス、つまり「サンプル」は、調査で何を測定するかによって異なります。

従業員調査に関して言えば、ベストプラクティスには、「代表サンプル」からのフィードバックの収集が含まれます。これは、調査の質問が適用される可能性のあるすべての関係者を反映するグループを指します。代表的なサンプルからフィードバックを収集しないと、誤解を招くような調査結果になる可能性があります。

たとえば、エンゲージメントの高いチームメンバーだけにアンケートを送信しても、客観的な結果は得られません。これらのチームメンバーは、エンゲージメントのレベルがさまざまな可能性があるすべての従業員を代表しているわけではありません。この例では、エンゲージメントの低い従業員から話を聞く機会がないため、根本的な問題への対処に取り組むことができません。

最後に、適切なサンプルサイズがあることを確認します。これは、調査が母集団全体を代表していると見なされるためには、最小数の回答が必要であることを意味します。

サンプルのサイズは、会社の規模によって異なります。適切なサンプルサイズを計算するのに役立つオンラインツールがたくさんあります。

経験則として、従業員が 1,000 人を超える大企業の場合、通常は 10% が適切なサンプルサイズです。ただし、従業員が 100 人未満の小規模な企業の場合は、全員がアンケートに回答するようにする必要があります。

アンケートテンプレートが適切かどうかを判断する

アンケートを設計する前に、最初から作成する必要があるかどうかを評価してください。一部の企業は、新規または以前に使用した調査テンプレートを使用しています。たとえば、昨年の従業員満足度調査がうまく機能した場合は、今年もそれを使用できます。これにより、結果をより有意義に比較することもできます。

もう 1 つのオプションは、既存のテンプレートから始めて、ニーズに合わせて微調整することです。たとえば、調査にとって何が重要であるかに基づいて、質問を追加または削除できます。または、それが探しているものである場合は、作業者の提案用のコメントボックスを追加することもできます。

パイロット調査を検討するか、フォーカスグループからフィードバックを得る

一部の企業は、調査を対象者全員に送信する前にパイロット調査を実施しています。これは、企業が少人数のグループで従業員体験調査をテストし、回答者がすべての質問を理解できることを確認することを意味します。

企業はまた、パイロット調査を使用してバイアスを特定します。たとえば、全員がリストの最初または最後の項目を優先オプションとしてランク付けします。これは、プライマリバイアス (回答者が最初の項目を選択した場合) またはリーセンシーバイアス (回答者が最後の項目を選択した場合) と呼ばれます。

さらに、パイロット調査方法を使用すると、調査がより大きなグループに送られる前に、必要な変更を加えることができます。

しかし、パイロット調査だけが選択肢ではありません。少人数のグループに質問を読んでフィードバックを提供してもらうフォーカスグループを編成することもできます。

適切なタイミングと頻度を選択する

調査をいつ送信するかを慎重に検討してください。たとえば、パフォーマンス調査は通常、毎年または 6 か月ごとに送信されます。四半期ごとなど、より頻繁に従業員エンゲージメントまたは満足度調査を管理できます。これらは、パルスサーベイとも呼ばれます。

もちろん、アンケートは必要な頻度で送信できます。ただし、コンテキストを提供するため、タイミングは重要です。たとえば、ビジネスにとって困難な時期に従業員に満足度調査を送信できます。従業員の回答は、ビジネスが順調に進んでいるときに調査が送信された場合よりも否定的なものになる可能性があります。アンケートの回答を分析するときは、必ずタイミングを考慮してください。

誰が所有するかを決める

調査は、特定の人またはチームによって管理されるべきです。これは、人事、コミュニケーション、または別の関連チームである可能性があります。

これにより、関係者またはチームが時間通りに調査を管理し、結果を分析して関係者に提示する責任を負うことが保証されます。

参加を最大化し、誠実さを奨励する

短くて使いやすいものにする

アンケートが短く、直感的で、目にやさしいものであることを確認してください。理想的には、従業員は 20 分以内に調査を完了できる必要があります。このようにして、気を散らすことなく一度に集中することができます。

また、ロゴ、ページ番号、調査の進行状況などの視覚的要素は、すっきりとシンプルに保ちます。気が散る可能性があるため、色を使いすぎないようにしてください。さらに、調査を作成するときに使用するフォントを検討してください。従業員が質問をはっきりと読めるように、フォントサイズ 12 の Arial などのサンセリフフォントを使用します。

気を散らす要素が多すぎる長いアンケートは、気が遠くなり、従業員の参加率が低下する可能性があります。

匿名性および/または機密性を確立する

回答者は、調査が匿名かどうかを事前に知っておく必要があります。従業員は、回答が匿名であることを知っていれば、通常、より率直に回答します。匿名性は職場での開放性と透明性を妨げると主張する人もいますが、調査によると、匿名の調査では従業員の回答率が 90% 以上になることも示されています。

一部のアンケートは匿名ではありませんが、回答の機密は保持されます。これは、ワーカーがどのように応答したかを管理者だけが知っていることを意味します。そのような場合は従業員に通知し、回答が他の誰とも共有されないことを従業員に安心させることが重要です。

簡単な言葉を使用し、必要に応じて説明を提供する

回答の精度を高めるには、誰もが同じように理解できる簡単な言葉を使用してください。特に従業員エンゲージメント調査のベストプラクティスには、パイロット調査またはフォーカスグループを使用して、あいまいな質問がないことを確認することが含まれます。これは、これらのアンケートには、他の人が理解できない人事用語が含まれている可能性が高いためです。

混乱を招く可能性のあるものについては、明確な説明を提供してください。このようにして、従業員は質問の意味を理解しようとするのではなく、質問に答えることに集中できます。

簡単な質問で始まり、簡単な質問で終わる

アンケートの開始時に簡単な質問をすることで、前向きな従業員体験を作りましょう。たとえば、「たとえば、「この会社の一員であることを誇りに思います。」簡単な最初の質問は、従業員を安心させ、調査の残りの部分に快適に回答できるようにします。

簡単な質問で締めくくると、従業員も前向きな気持ちになります。これにより、将来の調査への参加意欲が高まる可能性があります。

テクノロジーを使用して調査を管理し、回答を追跡する

従来、調査は紙の形式で実施されていました。一部の企業はまだこれを行っていますが、参加率の低下、回答の喪失、質問の見逃しにつながる可能性があります. さらに、手動で結果を分析するには多くの時間と労力がかかります。

従業員調査ソフトウェアなどのテクノロジを使用して、従業員調査をオンラインで作成および管理します。すべての回答はクラウドに保存されるため、データが失われることはありません。全員に回答してもらいたい場合は、特定の質問を必須にすることもできます。さらに、応答をリアルタイムで簡単に追跡および分析できます。

または、Microsoft Word または Google Docs 形式でアンケートを送信し、従業員にメールで送信することもできます。これはまだテクノロジーを使用していますが、制限があります。個々の回答をまとめて、手動でデータを分析する必要があります。

重要なのは、テクノロジーを使用することで、従業員はインターネット接続があればどこからでも参加できるようになることです。これは、分散したチームの従業員の応答率を向上させる優れた方法です。

モバイルフレンドリーにする

モバイルデバイスでアンケートを管理すると、従業員はさらに簡単に参加できます。外出先で調査にアクセスし、一時停止する必要がある場合は、保存して後で続行できます。

調査によると、ミレニアル世代の 90% と Z 世代の労働者の 98% がスマートフォンを使用しています。そのため、モバイルフレンドリーなアンケートは現在、フィードバックを収集する効果的な方法です。

アドバイス: Connecteam などのモバイルアプリも備えたチーム管理ソフトウェアを使用します。

Connecteam には、アンケートを作成して割り当て、リアルタイムで回答を追跡できるアンケート機能が組み込まれています。また、作業員に通知を送信して、調査を完了する必要があるときに思い出させることもできます。さらに、Connecteam のレポートツールを使用すると、調査の傾向を簡単に表示および分析できます。無料トライアルにサインアップして、今すぐチェックしてください。

インセンティブを提供したり、調査を義務付けたりする

調査を必須にすることは、従業員の参加を増やすのに役立ちます。また、公平で代表的なサンプルも提供します。

または、報酬を提供して、従業員がアンケートに回答するよう奨励することを検討してください。たとえば、小売店やレストランなどに法人割引を提供できます。または、1 人の回答者が賞品を獲得する抽選を行います。

時間を割いてくれた回答者に感謝する

従業員に一連の質問に答えてもらうことは、従業員調査の終わりではありません。ベストプラクティスには、参加者の時間と労力に対する感謝が含まれます。

アンケートの最後にお礼のメモを追加するか、メールを送信できます。または、全社的なニュースフィードで回答者にタグを付けて感謝することもできます。これにより、将来、より多くの労働者が参加するようになる可能性があります。

尊敬され、感謝されていると感じている従業員は、将来の調査に参加する可能性が高くなります。

意味があり、関連性があり、客観的な質問を作成する

1 つのトピックをカバーするように各質問を作成します

1 つの調査で複数のトピックを取り上げることができますが、各質問は 1 つの特定のアイデアまたはトピックのみに焦点を当てる必要があります。

たとえば、トレーニングやメンターシップの機会にどの程度満足しているかを従業員に尋ねた場合、これらの個々のトピックに対する評価を分けることはできません。したがって、これらの洞察を効果的に使用することはできません。代わりに、1 つの質問を使用してトレーニングに焦点を当て、別の質問を使用してメンターシップに焦点を合わせます。

オープンエンドの質問を避け、感情ではなく事実に焦点を当てる

大規模なターゲットグループでさまざまなトピックを対象とする場合は、自由回答形式の質問を制限することをお勧めします。従業員はそれぞれ異なる反応を示し、冗長で一貫性のないフィードバックを分析するには時間がかかります。また、重要なテーマを選択し、フィードバックに基づいて行動する方法を決定するのも難しいでしょう。

逆に、定量的な質問は回答と分析が容易です。調査設計者は、統計的に分析できる明確なデータを収集するために評価尺度を使用することがよくあります。

アンケートの質問で一般的に使用される評価尺度の例を次に示します。

Q: 私のマネージャーは、私に効果的なフィードバックを提供してくれます。

強く同意しない
同意しない
中性
同意
強く同意します

ただし、この種の質問でも問題になる可能性があります。観察可能な事実が何であるかよりも、従業員がどのように感じているかに焦点を当てています。それは、従業員が「効果的なフィードバック」と見なすものに帰着します。

別のオプションとして、番号ベースのシステムを使用することもできます。

数値ベースのアンケートの質問の例を次に示します。

Q: 昨年、マネージャーは効果的で実用的なフィードバックを提供してくれました

1.絶対にしない ………………………………………………………………………… 10.常に

この質問は現在、観察可能な事実に焦点を当てており、より客観的です。数字での回答は、言葉での回答よりも強力なデータを提供します。

最終的には、調査の目的とターゲットグループの規模によって、最も有意義な結果が得られる質問と評価尺度が決まります。

定性的なフィードバックにはその場所があります

ほとんどの場合、調査には、従業員が定量的なフィードバックに加えて、コメントなどの定性的なフィードバックを提供できるようにする少なくとも 1 ～ 2 つの質問が含まれています。

これは、従業員の提案を探しているときに最も効果的です。定性的なフィードバックにより、従業員の意見をより詳細に把握し、より深く理解することもできます。さらに、これは、従業員が自分の意見を聞いて尊重されていると感じさせる優れた方法です。

中立を保ち、誘導的な質問を避ける

主要な質問は、回答者を特定の望ましい回答に導くために表現されます。たとえば、「人手不足を感じますか？」参加者がネガティブに集中するよう促します。

中立的で感情的でない質問は、より効果的で客観的なフィードバックを集めます。代わりに、「スタッフの規模にどの程度満足していますか?」と考えてみてください。

同様に、企業はしばしば、「私のマネージャーは協力的です」などの肯定的なステートメントをアンケートに散りばめます。感情に訴える発言が多く含まれるアンケートの結果は、信頼できないことがよくあります。したがって、それらを避けるのが最善です。

会社の業績と成功にとって意味のある質問をしてください

調査を短く簡潔にするために、調査の目的にとって意味のある質問に固執してください。差し迫った優先事項ではない、知っておくと便利な質問をアンケートに詰め込むことは避けてください。これにより、有意義な洞察をより簡単に収集して、行動を起こすことができます。

ときどき言い回しを変えて、望ましい答えを否定的にする

必要な回答を時々否定に変更することで、従業員の関与と緊張を維持します。

たとえば、「上司から効果的なフィードバックが得られない」などです。これにより、すべてに「同意」する傾向、つまり調査の終わりに向かってより強力になるバイアスが取り除かれます。

バイアスを最小限に抑えるようにフォーマットする

セクションラベルを避け、質問の順序をランダムにしてみてください

セクションにラベルを付けたり、一連の質問をボックスにまとめたりすることは避けてください。たとえば、福利厚生に関する質問をグループ化する企業もあります。柔軟な働き方に対する労働者の見方は、健康保険などの他の福利厚生の評価に影響を与える可能性があります。従業員は、ボックスまたはセクション内の質問に対して同様に回答または評価する傾向があります。

質問がグループ化されないように、質問の順序をランダムにすることができます。たとえば、福利厚生に関するすべての質問が連続して表示されないようにします。一度に 1 つの特典だけに当てはまる偏りのない回答を得ることができるように、アンケート全体にそれらを広げてください。

偏りを防ぐために、質問の長さは同じにしてください

ほぼ同じ長さの質問を書くことを目指します。たとえば、1 文、5 ～ 10 語、または 20 語未満の長さです。質問に適した長さを決定し、アンケートを作成する際に一貫性を保ちます。

従業員は、長くて言葉の多い質問ほど、会社にとって重要であると考えるかもしれません。これにより、特に特定されることを心配している場合は、これらの質問に対してより肯定的に答えることができます.

人口統計学的な質問を慎重に配置する

性別、年齢、民族性、性的指向に関する人口統計学的な質問は重要です。 DEI (多様性、公平性、包括性) と差別に関して危険信号を特定するのに役立ちます。

一方で、回答者の特定が容易になります。これにより、従業員が質問に正直に答えるのをためらう可能性があります。

人口統計に関する質問はオプションにすることをお勧めします。このようにして、従業員は自分の詳細を開示するかどうかを決定できます。

また、これらの質問を調査のどこに配置するかを検討してください。従業員エンゲージメント調査のベストプラクティスには、最後に人口統計学的質問を配置することが含まれます。これにより、従業員がアンケートから脱落するのを防ぎ、偏った回答を減らすことができます。

結果が信頼できるものであることを確認し、使用してください!

検証チェック

調査結果を実際の実際のデータや傾向と照合します。たとえば、従業員が調査で、会社に長期滞在する可能性が高いと述べたとします。しかし実際には、彼らは調査を完了した直後に辞職しました。これらの不一致を特定し、その原因を理解することが重要です。

ベンチマーク

同業界の他のチームや企業が実施した調査から得られたベンチマークデータ (同じまたは類似の質問に対する結果) を利用します。

たとえば、結果が従業員のエンゲージメントが高いことを示しているとします。おそらく、同じ質問に対する別の会社の結果は、従業員のエンゲージメントも高いことを示しています。

これらの類似の比較は、データを検証するのに役立ち、競合他社と比較してチームがどのように機能しているかを示すことができます。

回答がほとんどない質問やアンケートを破棄する

回答数が少なすぎて対象母集団を代表していない場合は、調査や質問のデータに依存しないでください。

たとえば、50 人の会社があり、5 人しか参加していない場合、結果にはすべてのチームメンバーの意見が反映されません。したがって、重要な決定を下すために使用するべきではありません。

歪んだ応答

調査結果が一方に偏っているように見える場合があります。このような場合、調査データが少数の極端な回答の影響を受けていないことを確認してください。

たとえば、ほとんどの人が休暇手当について「満足している」または「どちらでもない」と答えたが、少数の従業員が「非常に不満」だった場合、全体的な結果を「不満」に押し上げる可能性があります。これを「スキュー」と呼びます。

ファローアップ

AON は、マネージャーのほぼ 80% が従業員調査データに基づいて行動していないことを明らかにしました。これは、従業員の 80% がアンケートに回答しても労働条件に違いはないと感じていることと一致しています。

米国の従業員エンゲージメントが低下傾向にあるため、企業が従業員調査から収集したデータを使用することが重要です。

それをチェックボックスの演習として扱わないでください。これらの調査は、企業内の文化と作業慣行を改善するために使用できる貴重な洞察を提供します。

従業員アンケートのベストプラクティスの要点

従業員アンケートは、従業員からフィードバックを収集する効果的な方法です。従業員のエンゲージメント、満足度、オンボーディングなどに関する洞察を提供します。

しかし、調査結果には偏りや誤りが生じやすく、誤解を招きやすいものです。これにより、従業員のために間違った決定を下す可能性があります。

したがって、効果的でありながら、これらのエラーを考慮した調査を作成する必要があります。事前に計画を立て、参加率を最大化し、従業員から率直で公平な回答を得る必要があります。

この記事では、アンケートの設計、管理、および分析を改善するための 5 つの専門家のヒントについて説明します。これらの洞察により、従業員アンケートの力を最大限に活用できます。

効果的なフィードバックのための 5 つの上位従業員アンケートのベスト プラクティス