職場での出勤と退勤に関する最良のヒント (+ 時間を追跡する 6 つの方法)
公開: 2023-05-29正確な時間追跡は、時間の盗難、超過残業、従業員の勤怠の問題を防ぐのに役立ちます。
ただし、特にペンと紙やその他の手動システムを使用している場合は、出勤と退勤の効果的な戦略を実装することを習得するのが難しい場合があります。
デジタル タイム クロックは使いやすく、より正確ですが、誤って使用すると問題が発生する可能性があります。
従業員全体の正確な時間を維持するために、従業員の時間を追跡する必要がある理由、一般的な方法、打刻アプリを使用するメリットについて説明します。
また、タイム レコーダー ソフトウェアを最大限に活用するための重要なヒントもいくつかリストしました。
重要なポイント
- 時間追跡は、時間の盗難を防止し、クライアントに正確に請求書を発行し、従業員に正しく支払われることを保証するのに役立ちます。
- 従業員の時間を追跡することは時間給労働者にとって法的要件であり、正確なタイムシート記録を維持する必要があります。
- 時間を追跡するには、手動のペンと紙のシステム、モバイルまたはデスクトップ アプリ、または専用のタイム クロック キオスクを使用するなど、さまざまな方法があります。
- クロスプラットフォームのデジタル タイム クロックは、最も柔軟性と汎用性が高く、さまざまな種類のデバイスから従業員の時間を正確に追跡できます。
- 出退勤の打刻方法を説明し、従業員に期待されることを正確に説明する包括的な時間追跡ポリシーを作成します。
従業員の勤務時間を追跡する必要がありますか?
時給を支払われている労働者の労働時間を常に追跡する必要があります。 いくつかの理由から、他の従業員の勤務時間を追跡することも役立ちます。
FLSA準拠
まず、公正労働基準法 (FLSA) では、従業員の労働時間と給与の正確な記録を追跡し、保管することが義務付けられています。 また、従業員が週の勤務時間中に40時間を超えて働いた場合には、残業代を支払わなければならないとも規定されています。 正確な時間追跡は、これらおよび州ベースの規制へのコンプライアンスを維持するのに役立ちます。
時間の盗難を防ぐ
正確な時刻追跡は、時間の盗難を防ぐのに役立ちます。 ジオフェンシング (現場の周囲に仮想境界線を配置し、その場所へのパンチインとパンチアウトを制限する) などのツールを使用し、追加の認証レイヤー (自撮り写真認証など) を追加すると、従業員が適切に出退勤を記録していることを確認できます。
たとえば、1 人の従業員が毎日 15 分早く出勤し、15 分遅れて退勤しているとします。 これは、1 日当たり 30 分の追加の無給労働に対して料金を支払うことになることを意味します。 これは、1 週間あたり 2.5 時間、または年間 130 時間に相当します。 複数の従業員がこれを行う場合、年間数万ドルのコストがかかる可能性があります。
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見積もりと請求の精度を向上させる
従業員の勤務時間を追跡すると、各業務にどれだけの時間が費やされているかを正確に把握するのに役立ちます。 これは、請求の際や、将来正確な見積もりを作成できるようにする場合に役立ちます。
時間の追跡と従業員のスケジュール管理を合理化する
最後に、時間追跡は、社内全体で作業が公平に分散されていることを確認するのに役立ちます。 時間追跡システムにリンクされた従業員スケジュール ツールを使用すると、全体的に一貫した労働時間を維持し、1 人の従業員がすべての残業で行き詰ることを防ぐことができます。
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従業員の勤務時間を追跡する 6 つの方法
従業員の勤務時間を追跡するための最良の方法は、使いやすく、正確で、信頼できるものでなければなりません。 ここでは、6 つの一般的な時間追跡オプションを紹介します (順不同)。
ペンと紙
ペンと紙の時間追跡は、そのシンプルさから今でも広く使用されている方法です。 これには、従業員がサインインとサインアウトの時間を書き留める必要があります。 ただし、従業員が出勤時刻と退勤時刻を簡単に変更できるため、この方法は時間盗難の危険性があります。
モバイルアプリ
Connecteam などのモバイル タイム レコーダー アプリを使用することは、従業員の勤務時間を正確に記録する最も簡単な方法の 1 つです。 ほとんどのオプションは使いやすく、ワンタッチの出勤・退勤機能を備えているため、従業員は迅速かつ効率的に出勤することができます。
デスクトップアプリ
デスクトップ時間追跡アプリも、特にオフィスやデスクベースのワーカーに人気があります。 これらはモバイル アプリと非常によく似ており、ワンタッチでタイムレコーダーを使用できます。 一部の製品には、雇用主が従業員の時間を検証するのに役立つアクティビティ追跡や定期的なスクリーンショットなどの機能も付いています。
時間追跡キオスク
職場によっては、複数の従業員が共有する単一の出退勤キオスクが最適なサービスを提供する場合があります。 各従業員は自分のアカウントにアクセスできる独自のログイン詳細を持ち、ワンタップで出退勤を記録できます。
知ってますか？
Connecteam はタイム キオスクとして使用できます。 これにより、各従業員がパーソナライズされた PIN コードを使用して数秒で入力および打刻できるようになり、時間の盗難を防ぐために打刻と打刻の特定の時間枠を設定できます。
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生体認証によるクロックイン
生体認証計時ソフトウェアは、指紋スキャンや顔認識などの生体認証を使用して従業員を識別するように設計されています。 これは、時間盗難の主な原因であるバディ パンチを排除する非常に効果的な方法です。
バディパンチは、従業員が実際に勤務していないときに友人や同僚に出勤または退勤の打刻を依頼するときに発生します。 これは生体認証ではほぼ不可能です。
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ブラウザ拡張機能
時間追跡ブラウザ拡張機能は、主にコンピュータを使用して実行されるジョブに役立ちます。 従業員は Web ブラウザから直接時間を記録できます。 これらのツールには、従業員の勤務時間を確認するのに役立つ URL 追跡やアクティビティ追跡などの機能が含まれていることがよくあります。
ボーナス: ジオフェンシングと GPS 追跡
一部のモバイル時間追跡プログラムには、ジオフェンシングおよび GPS 位置追跡機能が含まれています。 これらはそれ自体を時間の追跡に使用することはできませんが、出勤と退勤の記録と密接に関係しています。
ジオフェンスを使用すると、従業員が出退勤できる場所を制限し、勤務時間の追跡を開始する前に従業員が確実に現場にいるようにすることができます。
GPS 機能を使用すると、勤務中の従業員の位置を追跡できます。 これにより、正しい現場または場所で作業していることを確認できます。
プロのヒント:
システムがどのように機能するのか、従業員の責任は何なのかを正確に説明した、明確な従業員時間追跡ガイドを必ず作成してください。 職場に出勤する方法を学ぶことは重要であり、明確なガイドを用意しておくことで、全員が同じ認識を持つことができます。
出勤・退勤アプリのメリット
使いやすさと時間の節約
出勤・退勤アプリの最も優れた点の 1 つは、その使いやすさです。 ほとんどは Android と iOS の両方で利用できるため、従業員はスマートフォンやその他のモバイル デバイスからアクセスできます。
Connecteam などの一部のアプリには、時間を節約するためのさまざまな自動化機能も付属しています。 これには、タイムシートの自動生成や、休暇、休憩、残業の自動管理が含まれます。
監視の強化
打刻・退勤アプリを使用すると、従業員をより適切に監視できるようになります。 特定の時刻に誰が打刻しているか、全員がいつ出勤および退勤したか、タイムシートのエントリに添付された説明やメモを確認できます。
GPS 追跡が有効になっている場合は、出勤中の従業員の位置を監視することもできます。
プロのヒント:
Connecteam のような、従業員が退勤すると位置情報の追跡を自動的に停止するアプリを探してください。 これによりプライバシーが確保され、従業員に安心感が与えられます。
バディパンチのリスクの軽減
ほとんどのタイムレコーダー アプリには、生体認証認証などの追加の認証レイヤーが付属しています。 バディパンチのリスクを軽減します。 システムによっては、従業員がパンチインするたびに簡単な自撮り写真を撮ることを要求する場合があります。これらを使用して、友人や同僚にパンチインまたはパンチアウトを受けていないかどうかを確認できます。 他のアプリでは、指紋スキャンや顔認識を提供する場合があります。
精度の向上
タイムレコーダー アプリは正確で、秒単位まで時間を追跡できます。 従業員はタイムシートに記入するときに時間を四捨五入することができなくなり、従業員が手動で追加した時間エントリをアプリで確認して承認できるようになります。
つまり、従業員が働いた正確な時間に対してのみ支払いが行われるため、すべての人にとって公平になります。
知ってますか？
Connecteam には、給与計算用の無料のカスタム タイムシートを作成できる便利な給与時間計算ツールがあります。
時間入力の詳細と分類を可能にする
もう 1 つの優れた機能は、タグ、説明、メモ、その他の情報を時間エントリに追加できることです。 これにより、従業員は自分が取り組んでいた内容を正確に詳細に説明し、自分の時間を正当化するために必要な情報を提供できるようになります。
顧客、仕事、職場などごとに時間を分類することもできます。 これは請求や請求書発行の目的に便利で、見積もりが正確であることを確認するのに役立ちます。
休暇、欠勤、残業を簡単に管理できるようにする
タイムレコーダーアプリの中には、休暇、従業員の欠勤、休憩、時間外管理などの高度な機能を備えているものもあります。 これにより、時間を節約し、従業員管理のエラーを減らし、関連する労働法の遵守を確実に維持することができます。
たとえば、Connecteam を使用すると、残業代が正しく支払われ、従業員が適切な時間に適切な休憩を取れるようにするための自動化を作成できます。
知ってますか？
Connecteam のタイム クロック機能は、モバイル デバイスとデスクトップ デバイスの両方で利用できます。 また、非常にユーザーフレンドリーで、タスク管理、従業員のスケジュール設定、自動タイムシート生成、ジオフェンシングなどの他のツールスイートと完全に統合されています。
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出勤・退勤ソフトウェアを使用するためのヒント
模範を示す
タイム レコーダー システムの適切な使用を促進する最良の方法の 1 つは、自分でタイム レコーダー システムを使用することです。 あなたや他のマネージャーがこれを使用しているのを従業員が見れば、彼らもより快適に使用できると感じるでしょう。
タイム レコーダー ソフトウェアを直接体験することは、それがどのように機能するかを正確に理解するのにも役立ちます。 これにより、新入社員のトレーニングや問題のトラブルシューティングが非常に簡単になります。
単純にする
時間追跡システムをシンプルで使いやすいものにしておくことが重要です。 従業員がそれに問題を抱えている場合、従業員はそれを正しく使用しなくなる可能性が高く、あるいは完全に使用しなくなる可能性が高くなります。 これにより、時間が正しく記録されなかったり、時間入力の説明が不十分になったりするなどの問題が発生する可能性があります。
したがって、ユーザーフレンドリーな出勤および退勤システムを選択することが重要です。 使用するのに多くのトレーニングや特別な技術スキルを必要としない、カスタマイズ可能なインターフェイスを探してください。 Connecteam は、直感的なモバイル アプリとワンタッチの出退勤機能を備えた優れた例です。
タイムログを毎日確認する
毎日 5 ～ 10 分かけて全員のタイムシートのエントリに目を通すと、問題をすぐに特定して対処できるようになります。 たとえば、誰かが出勤または退勤の打刻を忘れた場合、話しかけて必要な措置を講じることができます。
時間追跡ポリシーを作成する
勤務時間の記録方法と、時間の記録に関して従業員に期待することを正確に規定した、包括的な時間追跡ポリシーがあることを確認してください。 タイム レコーダーの設定方法や使用方法など、タイム レコーダーのあらゆる側面を説明するチュートリアルが含まれている必要があります。
時間追跡ポリシーには、期待に従わなかった場合の結果に関する情報も含める必要があります。 これらには、口頭での警告、書面での警告、さらにはポリシー違反を繰り返した場合の解雇のリスクも含まれる可能性があります。
従業員が時間追跡の重要性を理解していることを確認する
従業員が時間管理の重要性を理解すれば、正しく管理する可能性が高くなります。 時間追跡ガイドには、労働時間を追跡する必要がある理由、つまり従業員に適切な給与が支払われ、会社が労働法や規制の遵守を維持するための理由が説明されていることを確認してください。
一貫した計時に対して報酬を提供する
一貫した時間追跡に対する報酬やボーナスを提供することで、従業員が自分の労働時間を正しく追跡するようさらに奨励できます。 たとえば、毎週最も安定したスタッフ メンバーに少額の報酬またはボーナスを与えることができます。 あるいは、期待を満たし、期待を上回った全員に少額のボーナスを毎週提供することもできます。
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タグと説明を活用する
タグと時間入力の説明機能を最大限に活用していることを確認してください。 時間エントリにタグを付けることで、ジョブ、クライアント、チームなどごとに時間エントリをすばやく簡単に並べ替えることができます。 これは、どこに時間が費やされているかを理解するのに役立ちます。
より長い説明により、従業員は何に時間を費やしたかを詳しく説明できます。 これは、タイムシートを確認し、全員がやるべきことに取り組んでいることを確認するのに役立ちます。
結論
従業員の正確な時間追跡は多くの場合法的要件であり、これによりすべての従業員が公平に支払われることが保証されます。 時間を追跡する方法はたくさんありますが、Connecteam のようなタイム レコーダー アプリを使用すると、時間がかからず、より正確で、あなたとあなたの従業員にとってコツを掴むのが簡単です。
Connecteam は、経営するビジネスの種類に関係なく、職場全体で一貫した時間を維持するのに役立ちます。
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よくある質問
従業員が出退勤を記録するための最良の方法は何ですか?
Connecteam のようなデジタル タイム レコーダーは、従業員が出退勤を記録するための正確で使いやすい方法を提供します。 Connecteam は使いやすく、休憩と残業の管理、タイムシートの自動生成、ジオフェンシング、GPS 位置追跡などの機能を備えています。
時間の盗難を減らす最善の方法は何でしょうか?
ジオフェンシングや自撮り認証などの機能を備えたデジタル タイム クロックを使用すると、社内での時間の盗難を減らすことができます。 ジオフェンシングにより、従業員がパンチインおよびパンチアウトできる場所が制限され、追加の認証方法により、各従業員が自分で出勤および退勤を記録することが保証されるため、仲間のパンチングが防止されます。