従業員向けコンプライアンス研修とは何ですか？ 完全ガイドと使用するのに最適なツール

米国の企業は、平均して年間 1,500 万ドル近くをコンプライアンス問題に費やしています。 罰金に加えて、企業はコンプライアンス違反によって重大な結果に直面することがよくあります。 彼らは法廷闘争で数百万ドルを費やし、会社のライセンスを失い、評判に永久的な損害を被る可能性があります。

そのため、業界の規制や労働法を遵守することが重要です。 社内のすべての従業員がルールを理解し、ルールに従う方法について十分な訓練を受けていることを確認する必要があります。

このガイドでは、従業員向けのコンプライアンス トレーニングとは何か、またそれが企業の成功にとって重要である理由について説明します。 さらに、会社で効果的なコンプライアンス トレーニング プログラムを作成して実行する方法に関する重要なヒントも共有します。

従業員コンプライアンス研修とは何ですか?

コンプライアンス研修は、法的に遵守することが義務付けられている労働慣行について従業員を教育するプロセスです。 これには以下の遵守が含まれます。

• 外部規制、 業界法、ハラスメント防止ポリシー、安全規制など。
• 社内規定: 会社のポリシー、倫理慣行、行動規範など。

コンプライアンス研修の目的は、従業員が規則とその遵守方法を確実に理解できるようにすることです。

これにより、高品質の製品とサービスを提供し、従業員と顧客の安全を確保できます。 さらに、従業員、顧客、その他の利害関係者から訴訟を起こされたり、コンプライアンス違反に対して規制当局から高額の罰金を科せられたりするリスクも大幅に軽減されます。

トレーニングが必要なコンプライアンス問題の例

ここでは、コンプライアンス問題とそれに対処するために必要なトレーニングの例をいくつか紹介します。

労働安全衛生

建設業界などの多くの企業は、危険な環境で事業を行っています。 さらに、一部の業界では、従業員の安全にリスクをもたらす可能性のある製品やサービスを扱っています。 たとえば、誤った医療行為は病気の蔓延を通じて労働者の健康を危険にさらす可能性があります。

この種の業界の企業は、厳格な健康と安全の規則に従う必要があります。 これらの規則は、労働安全衛生管理法 (OSHA) に基づく法律で義務付けられています。 コンプライアンス違反は、従業員のライセンスの剥奪や、従業員や企業の評判の低下につながる可能性があります。

健康と安全のコンプライアンス トレーニングは、これらの規制に関する従業員の教育に重点を置いています。 これには、以下に関する従業員のトレーニングが含まれます。

• 業務範囲内のリスクと危険
• 火災安全
• 事故、怪我、その他の健康リスクを軽減するための予防措置
• 設備や機械の適切な使用
• 緊急時の対応
• インシデントレポートの作成方法

業界特有の規制

業界によっては、特定のコンプライアンス要件がある場合があります。 国際標準化機構 (ISO) は、さまざまな業界に必要な標準を定めています。

たとえば、食品および飲料会社は、食品が安全に消費されることを保証するために特定の慣行に従う必要があります。 コンプライアンス研修では、食品サービス従事者に次のことを教えます。

• 食品安全規制
• アレルゲンへの対応
• 調理済み食品の保管
• 適切な洗浄と消毒の実践
• 環境規制
• 廃棄物管理

食品医薬品局 (FDA) などの規制機関がこれらの法律を定め、施行します。 違反した場合、顧客の健康が危険にさらされ、その結果、施設はライセンスを剥奪され、場合によっては法的措置に直面する可能性があります。

標準化、品質管理、製品の安全性

製造業などの業界には、生産品質に関して厳格なルールがあります。 たとえば、製品は特定の品質の素材を使用して作成する必要がある場合があります。 さらに、使用に適していて欠陥がない必要があります。

この分野の企業は、商品を販売する前に品質保証チェックを実施する必要があります。 遵守しなければ、欠陥のある製品や使用が危険な製品を販売する可能性があります。 また、顧客やその他の利害関係者から訴訟を起こされるリスクにもさらされることになります。

外部ルールに加えて、企業には製品の一貫性を確保するための内部プロセスがある場合もあります。 たとえば、レストランでは、従業員は正確なレシピに従い、何かを準備するときに同じ材料を使用する必要があります。 こうすることで、高い基準を満たし、毎回同じ食品を確実に提供できるようになります。

品質管理と標準化のトレーニングでは、次のことについて従業員を教育します。

• 製品の製造または作成プロセス
• 材料の適切な取り扱い
• 製品検査
• 品質管理のプロセスと対策

ライセンスと認定要件

特定の業界では、労働者が仕事をするためにはライセンスまたは資格を取得することが法的に義務付けられています。 たとえば、看護師や医師は働くために医師免許が必要です。 同様に、多くの州では電気技師にもライセンスと認定が必要です。

もう 1 つの例は建設業です。建設業では、労働者と会社自体の両方が営業許可を必要とします。 無許可で営業すると、法的に高額な罰金を科せられたり、重罪に問われる可能性もあります。

ライセンスおよび認定トレーニングでは、労働者と管理者に次のことを教育します。

• 必要な認定またはライセンス
• 入手方法
• 潜在的なテストや試験に備えるためのトレーニング コース
• 書類更新の重要性と更新方法

職場でのハラスメント、暴力、差別

会社の方針に加えて、ハラスメント、暴力、差別に関して労働者が従う必要がある法的規制もあります。 これらの法律に従うことで、企業はすべての従業員にとって安全な労働環境を促進できます。

また、すべての労働者が人種、性別、年齢、性別、国籍、障害などに基づく差別なく公平かつ平等に扱われることを保証します。

ほとんどの州は企業に対し、従業員向けハンドブックにハラスメント防止と差別防止の方針を追加するよう求めています。 コンプライアンス違反は、企業が従業員から訴訟を起こされ、利害関係者からの評判を失う可能性があります。

ハラスメント防止および差別防止トレーニングでは、次のことについて労働者を教育します。

• どのような行為がハラスメント、暴力、差別に該当するのか
• ダイバーシティ、平等、インクルージョン (DEI) トレーニングを通じて差別を防ぐ方法
• ネットいじめを含む職場でのいじめや暴力の防止
• セクシャルハラスメントを含む差別や嫌がらせの事件を報告する
• このような場合の当社の対応手順
• ハラスメントや差別に関する従業員の法的権利

データのプライバシーとセキュリティ

企業はビジネスを行う際に特定のデータを保護する必要があります。

たとえば、ヘルスケア企業は、個人データや病歴などの機密性の高い顧客情報を安全に保管する必要があります。 労働者は、医療保険の相互運用性と責任に関する法律 (HIPPA) に基づいて、保護された医療情報 (PHI) の保護に焦点を当てたトレーニングを受けます。

企業は、エンドツーエンドのデータ暗号化、二要素認証、アクセス許可制御、安全なクラウドベースのデータ ストレージなどの手段を通じてデータ保護を確保します。 データ侵害は、顧客または当局による法的措置につながる可能性があります。

多くの場合、企業には機密情報を保護するための内部ポリシーがあります。 この情報には、人事記録、顧客データ、労働慣行、またはその他の重要な会社文書が含まれる可能性があります。 ほとんどの従業員は、雇用契約書に機密保持と機密保持に関するセクションを見つけるでしょう。

データ プライバシーとセキュリティのトレーニングでは、従業員に次のことを教えます。

• 機密データを保護することの重要性
• データ処理のベストプラクティス
• データ侵害の防止
• データのセキュリティを維持するための通信チャネルとテクノロジーの適切な使用
• 適切な権限とアクセス制御の設定

サイバーセキュリティ

サイバーセキュリティは、企業のオンライン システムとネットワークをハッキングなどのデジタル攻撃から保護する実践です。

オンライン システムを使用するほとんどの企業は、企業データや機密情報が漏洩しないようにする必要があります。 そうしないと、企業秘密が失われる危険があります。 さらに極端なケースでは、企業がサイバー攻撃による金銭窃盗の被害者になる可能性もあります。

サイバーセキュリティ トレーニングは、従業員に次のことを教育することを目的としています。

• ハッキング、フィッシング攻撃、マルウェアなどの潜在的なサイバー脅威
• 不審なアクティビティを認識して報告する方法
• 強力なパスワードの作成
• 安全なブラウジング習慣を実践する

エシカルビジネス

ほとんどの企業は、倫理的な商行為に重点を置いた規制を遵守することを目指しています。

これらは、職場での倫理的な行動と誠実さを促進するのに役立ちます。

規制は、マネーロンダリング防止規制、インサイダー取引法、サーベンス オクスリー法 (会計不正防止) などの外部的なものである可能性があります。 これらは労働者と企業全体に影響を与えます。

規制は、利益相反、贈収賄禁止などの社内ポリシーである場合もあります。 これらの規則に従わない労働者は雇用を終了され、場合によっては刑事告訴される可能性があります。

ビジネス倫理トレーニングは、従業員が以下を理解するのに役立ちます。

• 法的および社内の観点から見た彼らの倫理的責任
• 許可されるアクション/行動と許可されないアクション/行動
• 非倫理的な労働慣行の内部告発と報告
• コンプライアンス違反の結果

雇用法

従業員を抱える企業は、従業員が地方、州、連邦の雇用法を遵守していることを確認する必要があります。

たとえば、最低時給、休憩、休暇などを確保するために、特定の法律が制定されています。 もう 1 つの例は、会社の福利厚生に関するものです。 米国では、従業員 50 人以上の企業は、家族および医療休暇法 (FMLA) に基づいて従業員に無給休暇を提供する必要があります。

労働者を保護するために多くの雇用法が制定されています。 従わない企業は高額の罰金や法的措置の対象となる可能性があります。

人事法トレーニングは、人事専門家または企業リーダーが以下を理解できるようにすることを目的としています。

• 主な就業規則
• 雇用、従業員の管理、解雇に関連する労働法
• 機会均等研修
• 公正な労働基準
• コンプライアンスを維持するためのベスト プラクティス

コンプライアンス研修のメリット

法的および金銭的罰金の回避

コンプライアンス研修により、従業員は仕事上どのような規則や規制に従う必要があるかを確実に理解できます。 また、コンプライアンスを遵守するために何ができるか、何ができないかを理解するのにも役立ちます。 さらに、従業員が仕事をするために必要な証明書やライセンスを確実に取得できるようにします。

コンプライアンストレーニングを実施すると、従業員が会社に罰金を科されたり訴訟を起こされたりするような、損害の大きいミスを犯す可能性が低くなります。

企業の企業秘密と機密データを保護します

コンプライアンス トレーニングでは、従業員に不正行為やデータ漏洩などから会社を守るためのベスト プラクティスについて教えます。 また、権限制御や 2 要素認証など、これを行うためにどのようなツールを使用できるかを理解するのにも役立ちます。 このようにして、企業はデータを安全に保つことができ、それによって競争上の優位性も得られます。

データを安全に保つために、従業員は顧客や従業員の情報などの他の機密データも保護します。 これは、データ保護法に基づく法的問題に直面することからビジネスを保護するのに役立ちます。

従業員にとって安全な労働環境を作り出す

コンプライアンス研修では、職場のハラスメント、差別、暴力などのテーマについて従業員を教育します。 労働者は、職場での権利と、危険信号を特定して報告する方法について教えられます。 これは、組織で安全な作業環境を構築するのに役立ちます。

プロのヒント:

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倫理的かつ誠実な実践の価値観を維持するのに役立ちます

コンプライアンス研修は、従業員が倫理的なビジネスを行うことの重要性を理解するのに役立ちます。 労働者は、贈収賄やインサイダー取引など、非倫理的な行為とは何かを学びます。

従業員は、何が許可されていて何が許可されていないのかを十分に認識していれば、誠実かつ誠実に働く可能性が高くなります。 さらに、社内で不審な行為を発見した場合に内部告発するために必要なツールも与えられます。 このようにして、彼らは会社の中核となる価値観を維持できるように訓練されます。

より高品質な製品で売上が増加します

業界標準、品質チェック、その他のコンプライアンス規則に準拠し続ける企業は、堅牢で信頼性の高い製品を作成する可能性があります。

良い製品はそれ自体を物語ります。 これらはより多くの収益をもたらし、市場での会社の良い評判を生み出し、より多くの顧客を引き付けるのに役立ちます。

外部からの良い評判を築く

高品質の製品を作成することは、会社の良い評判を築くのに役立ちます。

さらに、安全で倫理的な商習慣は、顧客、投資家、その他の利害関係者が安心して貴社と取引できるようにするのにも役立ちます。

最後に、労働者を公平に扱い、準拠する雇用主であることは、雇用市場で人材を惹きつけるのに役立ちます。

生産性と効率を向上

高水準の製品を作成する方法について十分なトレーニングを受けていれば、従業員はより速く、より良く、より少ないエラーで作業できます。

コンプライアンス トレーニングは、チーム メンバーが会社の価値観をより深く理解するのにも役立ちます。 これは、誠実さや誠実さなどのビジネス慣行に関連している可能性があります。 さらに、いじめなどの内部要因に対する会社の姿勢を示すのにも役立ちます。

全体として、組織の価値観に共感し、職場で安心感を得ることができる従業員は、エンゲージメントと生産性を維持する可能性が高くなります。

コンプライアンス トレーニング プログラムのベスト プラクティス

従業員コンプライアンス研修プログラムが有益であるためには、効果的に実施する必要があります。 コンプライアンス トレーニング プログラムを実施する際に従うべきベスト プラクティスをいくつか紹介します。

トレーニングのニーズを特定し、それに応じてモジュールを調整します

あなたの会社にどのような法律や規制が適用されるかを理解します。

まず、どのような場所で事業を行っているか、所属している業界、従業員の数を検討します。 適用される法律は、関連する規制機関の Web サイトで見つけることができます。 たとえば、連邦雇用法は労働省の Web サイトで見つけることができます。 同様に、安全法については OSHA の公式 Web サイトで確認できます。

トレーニング情報と期限を明確に伝える

従業員は、どのようなトレーニングをいつまでに完了する必要があるかを知る必要があります。

たとえば、情報やオンライン コースへのリンクを共有するために電子メールを送信できます。 教室でのトレーニングの場合は、カレンダーの招待状を送信します。 コースが何であるか、事前作業が必要かどうか、いつ、どこでコースに参加する必要があるかを伝えます。

従業員のコンプライアンス研修コースの期限を明確に定めることも重要です。 これは、自分のペースで完了するオンライン コースに特に当てはまります。

トレーニングを一貫して定期的に行う

コンプライアンス トレーニングは 1 回限りの義務ではありません。 法律は変更される可能性があるため、従業員に最新の規則とそれに従う方法を常に知らせることが重要です。

社内のコンプライアンス専門家または外部コンサルタントに定期的に相談して、ビジネスに適用される法律に変更がないかどうかを確認してください。

法律が変更された場合は、行われた修正を反映するためにコースの内容を更新することが重要です。

法律が変わらない場合は、同じコンプライアンス コースを定期的に (たとえば、6 か月ごとに) 再実行することができます。 あるいは、更新コースを作成して割り当てることで、トピックを最新かつ関連性の高いものに保つことができます。

さまざまなトレーニング方法を活用する

混合学習 (または混合学習) は、従業員が情報を保持できるようにする最良の方法です。 このタイプの学習には、教室でのトレーニング、オンライン トレーニング、実地での学習など、さまざまな学習手法の使用が含まれます。

チームごとに異なる学習形式を使用することもできます。 たとえば、レストランの場合、座学トレーニングと実地学習を組み合わせて、レシピを標準化する方法を従業員に教えたい場合があります。

魅力的なものにする

コンプライアンス トレーニングでは、非常に重要ではあるものの、必ずしも刺激的なものではないトピックも取り上げます。 クイズ、現実のシミュレーション、ゲーミフィケーション要素などを追加して、モジュールをより魅力的にしましょう。

これらは学習を楽しくするのに役立ちますが、重要な概念に対する従業員の理解をテストする方法としても使用できます。

トレーニングの効果を評価する

コンプライアンス トレーニング プログラムに関するフィードバックを定期的に収集します。 これは、従業員へのチェックインを通じて行うことができます。 あるいは、従業員にオンライン アンケートを送信して、フィードバックや提案を収集することもできます。

プロセスを自動化する

扱うべきトピックが非常に多いため、コンプライアンス トレーニング モジュールの作成と実行は手動で時間のかかる作業になる可能性があります。 また、従業員が時間通りにプログラムを完了していることを追跡できる必要もあります。

コンプライアンス トレーニング プログラムを実行する最良の方法は、プロセスを自動化することです。 これは、従業員のコンプライアンス研修をデジタルで実施することを意味します。 これは、専用のトレーニング ソフトウェアを使用して行うことができます。

通常、このソフトウェアでは、テンプレートまたは簡単なドラッグ アンド ドロップ ビルダーを使用してカスタム コンプライアンス トレーニング コースを作成できます。 モジュールによる学習をテストするためにクイズを追加することもできます。

公開されると、従業員は完了する必要があるコンプライアンス トレーニング コースについて通知されます。 進捗状況を追跡し、トレーニングを完了するためのリマインダーを送信できます。

以下では、最高のオールインワン コンプライアンス トレーニング ソリューションである Connecteam を使用して、エンドツーエンドのコンプライアンス トレーニングを実行する方法について詳しく説明します。

Connecteam によるコンプライアンス トレーニング プログラムのセットアップ

Connecteam の主要なコンプライアンス トレーニング機能を見てみましょう。

カスタム トレーニング モジュールを数分で作成

Connecteam を使用すると、テンプレートを使用してコンプライアンス トレーニング コースを迅速に作成できます。 デバイスを数回タッチまたはクリックするだけで、カスタム トレーニング モジュールを最初から構築することもできます。

トレーニング機能は、画像、ビデオ、PDF などをサポートしています。 このように、さまざまな方法を使用して、コンテンツを楽しく魅力的なものにすることができます。

さらに、コースを一口サイズのチャンクに分割し、好みに合わせてフォーマットをカスタマイズできます。 また、コンプライアンス トレーニング モジュールにクイズを追加して、従業員が重要な情報をどの程度保持しているかを確認することもできます。

Connecteam のモバイル ファーストのアプローチにより、従業員はどこからでもコースにアクセスして受講できるようになります。 彼らはトレーニングを終了するための自動リマインダーを受け取り、中央のダッシュボードからリアルタイムで進捗状況を確認できます。

すべてのコンプライアンス トレーニング コンテンツを 1 つの集中ナレッジ センターに保存する

Connecteam を使用すると、すべてのコンプライアンス トレーニング文書とガイド (およびその他の会社文書) を保存できるナレッジ ベースを作成できます。 これには、安全マニュアル、標準操作手順 (SOP)、社内ハンドブックなどが含まれます。

ナレッジ ベースは画像、ビデオ、ドキュメント、PDF、さらにはオーディオ クリップもサポートしているため、コンテンツを任意の形式で保存および管理できます。 また、ファイル サイズやストレージ全体の制限もありません。

従業員は、モバイル デバイスからあらゆるコンプライアンス ガイダンスに直接アクセスできます。 彼らは、やり取りをすることなく、必要な答えを即座に得ることができます。

従業員のコンプライアンス履歴とライセンスをタイムラインから簡単に表示

Connecteam では、タイムライン機能を使用して従業員の雇用履歴、トレーニング ステータス、認定資格やライセンスを表示することもできます。

認定やライセンスの有効期限がいつ切れるかがわかるので、常に整理整頓できます。 さらに、コンプライアンス トレーニング モジュールや更新コースをタイムラインに追加して、完了する必要があるトレーニングが通知されるようにすることもできます。

フォームとチェックリストを使用して業界規制を遵守します

Connecteam のカスタム チェックリストを使用すると、作業者は一日の終わりの手順や安全チェックなどの重要なタスクを忘れずに完了できます。 Connecteam のフォーム機能を使用して、インシデント レポートなどを提出することもできます。 進捗状況を追跡し、フォームやチェックリストの更新をリアルタイムで確認できます。

これらすべてに加えて、Connecteam には、従業員と個別またはグループでコミュニケーションするために使用できるアプリ内チャットがあります。 メッセージはリアルタイムで送信され、チャット データはクラウドに安全に保存されます。 会社のニュースフィードは、新しいトレーニング モジュールが公開されたときに全員に知らせる簡単な方法でもあります。

Connecteam では、これらすべてのツールやその他多くのツールを使用して、コンプライアンス トレーニング プログラムを簡単に実行できます。

結論

コンプライアンス研修では、従業員が職場で遵守すべき法令や規制について教育します。 適切なトレーニングを受けていないと、従業員は高額な罰金、ライセンスの剥奪、または会社に対する法的措置につながる高額なミスを犯す可能性が高くなります。

そのため、企業内でしっかりとしたコンプライアンス研修プログラムを導入することが重要です。 安全基準、倫理的な労働、差別などについて従業員をトレーニングできます。

とはいえ、コンプライアンス トレーニングを作成して実行するのは面倒な場合があります。 Connecteam などの専用トレーニング ソフトウェアを使用して、プロセス全体を自動化します。 カスタム トレーニング コンテンツを作成して割り当て、コンプライアンス ガイドを保存し、従業員のトレーニング履歴、証明書、ライセンスをすべて 1 か所で表示できます。

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よくある質問

従業員のコンプライアンス トレーニングをオンラインで作成するにはどうすればよいですか?

学習管理システム (LMS) や Connecteam などのオールインワン作業管理プラットフォームを使用して、コンプライアンス トレーニング コースをオンラインで実施できます。 テンプレートを使用してコースを簡単に作成し、カスタム コースを一から構築し、完了リマインダーを送信し、作業者の進捗状況をリアルタイムで追跡します。 Connecteam はモバイル学習も提供しているので、従業員はどこからでもコースを完了できます。

コンプライアンスの責任者は誰ですか?

社内のすべての従業員と管理者は、社内規則と外部法を遵守しなければなりません。 適切なコンプライアンス研修は、労働者が規則とその遵守方法を理解するのに役立ちます。 また、コンプライアンスを遵守するための労働者の役割と、コンプライアンス違反の結果についても強調しています。

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