従業員評価とは何ですか? + 評価を確実なものにするためのベストプラクティス

公開: 2023-06-14

従業員のパフォーマンスとスキルを時々測定しないと、チームが最高のパフォーマンスを発揮しているかどうかを知るのは困難です。従業員評価は、従業員を総合的に評価し、パフォーマンスに関するフィードバックを提供し、従業員の専門的な能力開発を支援する方法を提供します。

従業員の評価にアプローチするには、評価をガイドするソフトウェアを使用するなど、さまざまな方法があります。このガイドでは、従業員の評価について知っておくべきことをすべて説明し、従うべきベストプラクティスを取り上げ、その過程で役立つお気に入りのツールを紹介します。

重要なポイント

従業員評価を使用すると、従業員の長所と短所を含め、従業員のパフォーマンスを評価できます。
評価は、チームメンバーのパフォーマンスのベンチマーク、改善の機会の特定、目標の設定に役立ちます。
また、従業員の士気を高め、昇進候補者を特定するのにも役立ちます。
従業員評価を実施するには、まずパフォーマンスデータを収集し、従業員の長所と短所を特定します。その後、従業員と会って会話し、定期的なチェックインでフォローアップします。

従業員評価とは何ですか?

従業員評価は、従業員の仕事のパフォーマンスとスキルを評価するための正式なプロセスです。多くの企業は従業員を毎年評価していますが、より頻繁に評価を行うことを選択する企業も多くあります。

従業員の評価にはさまざまな形式があります。たとえば、スキルテスト、面接、同僚からのフィードバックなどが含まれる場合があります。

評価は、従業員のパフォーマンスをベンチマークしたり、専門能力開発の可能性のある分野を特定したりするために使用できます。また、報酬の見直しや昇進・解雇の検討の一環として実施される場合もあります。

従業員評価を使用するのは誰ですか?

あらゆる規模の企業が従業員評価を実施することでメリットを得ることができます。大企業では、評価によって従業員が漏れを出さないようにすることができます。中小企業では、評価によって従業員を評価し、成長の機会を特定するための体系的な方法が提供されます。

異なる職務に就いている従業員は、異なる方法で評価を使用する場合があります。

マネージャーは従業員評価を使用して、チームメンバーのパフォーマンスを評価できます。
上級マネージャーや経営幹部は、評価を使用して昇進候補者を特定できます。
人事スタッフは評価を利用して、その役割に必要なスキルと資質を判断できます。
採用担当者や採用担当者は、従業員の評価に使用されるのと同じツールや手法の多くを使用して求職者を評価することがあります。
評価を受ける従業員にとって、評価は自分の長所、短所、および開発すべき分野を理解する機会を提供します。

従業員評価のメリットは何ですか?

従業員のパフォーマンスをベンチマークする

従業員評価は、従業員のパフォーマンスを測定し、ベンチマークする方法を提供します。たとえば、評価にスキルテストが含まれている場合、そのテストにおける従業員のパフォーマンスを長期にわたって直接測定できます。評価に主観的なフィードバックを含めると、従業員に対するフィードバックが年ごとにどのように変化するかを確認できます。

目標の設定と評価

多くの企業が従業員の評価に目標設定を取り入れています。

あなたと従業員は協力して目標を設定する必要があります。理想的には、各目標には、従業員がそれを達成する方法に関する計画が伴う必要があります。

次回の従業員評価では、あなたと従業員は各目標が達成されたかどうかを振り返ることができます。新しい目標を追加したり、特定の目標が達成できなかった場合に問題を解決する方法について話し合ったりできます。

トレーニングと専門能力開発の機会を特定する

従業員の体力評価は、従業員に追加のトレーニングが必要な分野を特定するのに役立ちます。たとえば、従業員のスキルテストで会社のプロセスを完全に理解していないことが判明した場合は、そのための追加のトレーニングを提供できます。

評価は、あなたとあなたの従業員が専門能力開発の機会を特定するのにも役立ちます。たとえば、従業員が調査したい主題分野やソフトウェアを持っている可能性があり、レビュー中にそれをあなたに持ち出すことができます。

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正直な会話の機会

日々の仕事が忙しいと、職場の問題への対処が後回しになりがちです。

従業員の評価は、問題に焦点を当て、それについて正直に話す機会を提供します。あなたと従業員は座って問題に取り組み、前進するための生産的な方法を見つけることができます。

職務上の責任と期待を明確にする

スタッフの評価中、あなたと従業員は自分のパフォーマンス以上のことについて話すことができます。彼らの仕事の内容を批判的に見ることもできます。

これは、従業員の役割の範囲の変更に対処する良い機会です。従業員が元の職務内容にない追加の責任を負った場合は、その責任を軽減する方法や追加の報酬を提供する方法について話し合うことができます。

従業員は、期待されることを明確にするために、職務について質問することもできます。これは、新入社員または最近新しい役割に昇進したばかりの社員にとって特に重要です。

従業員の士気を高める

評価は、従業員の優れたパフォーマンスを評価し、報酬を与える機会でもあります。従業員が優れている分野を特定し、その仕事が会社に与えた影響について話し合うことができます。

この賞賛は、従業員の士気を高め、優秀な従業員が会社に留まるよう奨励するのに大いに役立ちます。

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昇進候補者を特定する

従業員の評価後、レビューのために従業員からの文書を人事マネージャーや上位のマネージャーに渡すことができます。定期的に従業員と対話しない場合でも、これらの上司は昇進の候補者を特定できます。

これは、注目を集めて昇進できる、成績優秀な従業員にとっては良いことです。また、優秀な従業員の報酬を高め、維持し、昇進させることができるため、会社にとっても良いことになります。

従業員評価の種類

従業員評価にはいくつかの種類があります。ビジネスでは 1 つのタイプのみを使用できますが、異なるタイプを一緒に使用すると、従業員をより総合的に把握できるようになります。

性能評価

これらは最も一般的に使用される評価です。通常、あなたと従業員の間で 1 対 1 の面談が行われ、従業員の長所、短所、目標について話し合います。従業員の同僚からフィードバックを収集することも含まれる場合があります。

多くの企業は、従業員のパフォーマンス評価を毎年または半年ごとに実施することを選択しています。

スキル評価

これらは、パフォーマンス評価よりも狭い範囲に焦点を当てています。通常、職務固有のスキルや特定のソフトウェアや機械を使用する能力など、従業員のハードスキルをテストするように設計されています。リーダーシップやコミュニケーションなどのソフトスキルもテストできます。

スキル評価を使用して、従業員が追加のトレーニングや専門能力開発から利益を得られる分野を特定できます。

性格テスト

性格テストでは、従業員の好みの働き方やモチベーションなど、従業員の性格についての洞察を得ることができます。

このタイプの従業員評価は、企業が企業文化を理解または変更しようとする場合に最も一般的に使用されます。チーム内で同僚間で軋轢が生じている場合にも役立ちます。

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認知能力テスト

認知能力テストは、従業員の論理と推論のスキルを評価します。このタイプのテストでは、たとえば、タスクに優先順位を付けたり、数値的な問題を迅速に解決したりする従業員の能力を測定できます。

従業員を異なる責任を持つ新しい役割に昇進させることを検討している場合、認知能力テストは有益な洞察を提供する可能性があります。

従業員評価の実施方法

ステップ 1: パフォーマンスデータを収集する

従業員の評価を実施する最初のステップは、従業員のパフォーマンスに関するデータを収集することです。

これには、あなたとあなたの従業員が以前に話し合った主要業績評価指標など、具体的で測定可能な指標が含まれる場合があります。あなたとあなたの従業員が前回のパフォーマンス評価中に目標を設定した場合は、各目標が達成されたかどうかを評価します。

パフォーマンスデータは主観的なものになる場合もあります。たとえば、態度やコミュニケーションなどのカテゴリを作成し、これらの各カテゴリで従業員を 1 から 10 のスケールで評価できます。従業員の職務内容を見て、評価でどのカテゴリを評価するかを決定できます。

従業員にこれらの各カテゴリで自分自身を評価してもらうこともお勧めします。こうすることで、あなたと従業員のパフォーマンスの認識の相違をすぐに特定できます。

従業員の職責によっては、同僚にその個人を評価してもらったり、パフォーマンスについてのフィードバックを提供してもらったりすることも役立つ場合があります。

ステップ 2: 長所、短所、目標を特定する

収集したパフォーマンスデータに基づいて、従業員の初期評価を実施できるはずです。

彼らの長所と短所を、彼らがよくやったまたは悪かったタスクや職務の具体例を含めて書き留めます。従業員の優れている点と改善の余地がある点の概要を書くことも役立つでしょう。

次に、今回の評価と次の評価の間に従業員が追求すべきと思われる目標を書き留めます。前回の評価の目標の一部は継続している可能性があることに注意してください。

プロのヒント:

従業員と会う前に、これらのメモを従業員に送信すると便利です。こうすることで、従業員はフィードバックについて事前に考える機会が得られます。

ステップ 3: 話し合う

この時点で、従業員とのミーティングが始まります。この会議は、双方が参加する双方向のディスカッションとして組み立てる必要があります。

ミーティング中に、作成した各評価カテゴリでの評価について話し合うことができます。あなたの評価と従業員の自己評価の間に大きな差異がある場合は、その不一致について話し合うことが重要です。

特定した従業員のそれぞれの長所と短所について話し合うこともできます。建設的であることを忘れないでください。あなたとあなたの従業員は協力して、特定された弱点を解決する方法を特定する必要があります。これには、追加のトレーニング、仕事の責任の変更、または別の解決策が含まれる可能性があります。

最後に、前回の評価で得た従業員の目標と、それが達成されたかどうかについて話し合います。その後、新しい目標を一緒に決めることができます。これには、会議の前に立てた目標の修正も含まれる場合があります。これらの目標を達成するために従業員に何を期待するのか、また従業員の達成をどのようにサポートするのかを明確にしてください。

プロのヒント:

具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限が定められた、スマートな目標を設定するようにしてください。従業員向けの SMART 目標 (SMART 目標の実装方法を含む) に関する詳細なガイドをお読みください。

ステップ 4: チェックインのスケジュールを設定する

正式な従業員評価は 6 か月または 12 か月ごとにのみ行われる場合があります。評価と評価の間には長い時間がかかります。その間に従業員が目標から外れてしまった場合は、問題に遅らせるよりも早く対処する方がはるかに良いのです。

したがって、各従業員との定期的なチェックインをスケジュールすることをお勧めします。これらは完全なパフォーマンス評価ほど複雑ではありませんが、従業員が目標を達成するために順調に進んでいることを確認する機会を双方に与えることができます。

従業員の評価に使用するツール

従業員の評価は紙とペンだけで実施できますが、デジタルツールを活用すると、評価からより貴重な洞察が得られます。

ここでは、使用するのに最適な従業員評価ツールをいくつか紹介します。

アンケート

アンケートは従業員評価の基礎となることがあります。チームメンバーを評価するパフォーマンスカテゴリを作成できます。次に、回答者は各カテゴリに対して数値による評価または書面によるフィードバックを提供できます。

パフォーマンス評価にアンケートを使用することの利点の 1 つは、レビュー対象の従業員ごとに、また毎年一貫した形式を維持できることです。チームのパフォーマンス指標の変化に応じてアンケートを調整することを忘れないでください。

アンケートを使用するもう 1 つの利点は、従業員の同僚にアンケートを簡単に送信して追加データを収集できることです。 Connecteam のようなプラットフォームを使用すると、すべての調査結果を 1 か所で表示して、従業員のパフォーマンスについてチームがどのように考えているかを完全に把握できます。

自己評価

自己評価は、従業員にパフォーマンスを評価してもらうために送信するアンケートです。これには、従業員が自分のパフォーマンスをどのように感じているか、何が妨げになっていると感じているか、長期的なキャリア目標は何かなどを尋ねる自由回答式の質問が含まれる場合があります。

心理測定評価

心理測定評価には、性格検査と認知能力検査が含まれます。最新の科学に基づいて専門家が作成したテストを使用することをお勧めします。そうすることで、得られた結果を信頼し、自信を持って解釈できるようになります。

企業向けに利用できる心理測定テストプラットフォームは数多くあります。

クイズ

クイズは、会社の手順やソフトウェアの習熟度など、従業員の技術スキルを評価するのに役立ちます。 Connecteam などのソフトウェアを使用すると、従業員の職務に固有のクイズを作成できます。

従業員評価ソフトウェア

従業員評価プラットフォームは、従業員を評価するためのアンケート、自己評価、クイズ、その他のツールを組み合わせたオールインワンのソフトウェアパッケージです。従業員評価の実施プロセスを合理化し、結果の分析に役立ちます。

Connecteam は、あらゆる規模の企業にとって最も効果的な従業員評価ソフトウェアです。

当社のソフトウェアを使用すると、クイズ、自己評価、フィードバック調査を簡単に作成できます。また、仕事用チャットも組み込まれているため、いつでも従業員をフォローアップし、質問に答えることができます。

Connecteam の従業員タイムラインは、評価の実施に特に役立ちます。従業員の以前の評価、昇給、昇進、認定資格、プロジェクトのマイルストーンなどを確認できます。タイムラインイベントにファイルを添付することもできるため、評価関連のドキュメントを簡単に追跡できます。

Connecteam は従業員 10 名までの企業には無料です。大規模企業は、従業員 30 人まで月額わずか 29 ドルから Connecteam を利用でき、従業員が増えるごとに 0.50 ドルが追加されます。

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従業員を効果的に評価するためのヒント

正直かつ明確であること

従業員に自分の弱点やパフォーマンスを下回ったときのことについて話すのは気まずいかもしれません。ただし、会話中は正直に、率直に、明確に話すことが重要です。

従業員は、自分がどのように失敗したか、そして将来あなたの期待に応えるために何ができるかを理解する必要があります。フィードバックを理解しているかどうかを従業員に直接尋ね、質問するよう奨励することをお勧めします。

性格特性を批判しないようにする

従業員の弱点について話し合うときは、従業員の性格的特徴ではなく、行動に焦点を当てることが重要です。

たとえば、従業員に「彼らは無愛想だ」と言う代わりに、従業員のコミュニケーションが不十分だった例を挙げて、なぜその例がプロフェッショナルではないのかを説明することができます。

潜在的な解決策を提供することで、常に建設的な批判を行ってください。

従業員を互いに比較しないでください

評価中に従業員を互いに比較することはできる限り避けてください。名前を付けずに、別の従業員を例として使用することができます。従業員の名前を具体的に指定すると、たとえそれが意図していなかったとしても、同僚の間に緊張が生じる可能性があります。

目標を文書化する

あなたと従業員が目標について合意したら、必ずそのコピーを従業員に送ってください。

また、文書に署名する、電子メールを送信する、またはその他の希望する確認方法を使用して、目標を承認するよう依頼することもできます。そうすれば、何に焦点を当てるべきかについての誤解が生じる可能性はありません。

結論

従業員評価は、従業員のパフォーマンスを評価するための正式なプロセスです。これらの評価は、目標の設定、改善の機会の特定、従業員の関与にとって非常に価値があります。

アンケート、クイズ、自己評価など、従業員の評価の実施に役立つツールが多数あります。プロセスを合理化するには、Connecteam などの専用の従業員評価ソフトウェアの使用を検討してください。