整理: 従業員の空き状況フォーム + 無料のテンプレート

公開: 2023-03-29

重要ポイント

従業員の空き状況を把握することで、効果的なスケジュールを作成し、目標を達成し、予期しない欠勤に対処することができます。
従業員の空き状況フォームは、従業員の空き状況と好みを収集するのに役立ちます。
フォームには、従業員情報、シフトの空き状況、好みなどのセクションを含めます。無料のテンプレートを使用して、会社に合わせて微調整できます。
Connecteam はこのプロセス全体を自動化し、時間と労力を節約します。

従業員のジョブスケジュールを管理することは、大変な作業になる場合があります。たった 1 つの間違いが、人員不足、締め切りの遅れ、顧客関係の損傷につながる可能性があります。さらに、ギリギリのギャップを埋めようとすることも面倒です。他の従業員のスケジュールを妨げ、生産性を低下させ、恨みにつながる可能性があります。

そのため、事前にチームのスケジュールを計画することが非常に重要です。従業員の空き状況フォームは、従業員の好みと空き状況を収集するのに役立ちます。これらの情報を事前に把握しておくと、効率的なシフトスケジュールを簡単に作成できます。

この記事では、従業員の可用性フォーム、それらが重要な理由、作成方法について詳しく説明します。また、無料のテンプレートを提供し、それを実装するためのベストプラクティスを共有します。

従業員の可用性フォームとは何ですか?

従業員の空き状況フォームは、雇用主が従業員の空き状況に関する情報を収集するのに役立つ文書です。製造、建設、ヘルスケアなどの業界全体で使用されています。

勤務可能状況フォームには通常、次の内容が含まれます。

可用性。 このフォームでは、確実に勤務できる曜日と時間帯を示すよう労働者に求めます。
環境設定。 一部のフォームでは、従業員が要求や好みを共有できます。たとえば、従業員は金曜日に勤務できる場合がありますが、金曜日は希望する休日でもある場合があります。
制限。 フォームには、従業員がスケジュール制限を入力できるスペースもあります。たとえば、その時点で保育所が利用できないために、個人が朝のシフトで働くことができない場合があります。

どうしてそれが重要ですか？

堅牢な勤務可能時間フォームは、次のことに役立ちます。

ビジネス目標を達成する

適切な人材を適切な場所に適切なタイミングで配置することは、ビジネスニーズを満たし、生産性を最大化するための鍵です。作業スケジュールで従業員の空き状況を追跡することで、プロジェクトが十分にカバーされるようになります。

また、特定の従業員が利用できない場合は、事前にシフトを調整することもできます。これにより、人手不足を防ぎます。また、低品質の作業、不完全なタスク、締め切りに間に合わないといったリスクも軽減されます。

柔軟な働き方をサポート

Harvard Business Review は、米国の労働者の 96% が職場での柔軟性を望んでいると報告しています。しかし、仕事のために物理的に立ち会う必要があるため、非デスクワーカーにリモートワークを提供するのは難しいことです。ただし、従業員の空き状況フォームを使用すると、最前線のチームに柔軟なスケジューリングを提供できます。

作業者の希望を事前に把握しておくことで、それらを考慮したスケジュールを作成できます。あなたまたはあなたのチームが、その日または必要な時間に他に誰が利用できるかを知っている場合、シフト交換も可能です.

従業員の燃え尽き症候群を防ぐ

チームの可用性を理解することで、生産性を損なうことなく、当然のダウンタイムを従業員に与えることができます。たとえば、契約時間を超えて働いた人に代わりに 1 日または数時間の休暇を提供したい場合があります。他に誰がギャップを埋めることができるかを知ることで、これを行うのがより簡単になります. 活力のある従業員は生産性が高く、病気で電話をかける可能性が低くなります。

欠勤を減らす

従業員が勤務可能であることを示すと、仕事が個人的なコミットメントと衝突することはありません。これにより、欠勤や遅刻を減らし、業務の中断を最小限に抑えることができます。

不測の事態のコストを削減

土壇場でのスケジュール変更は避けられません。しかし、ワーカーの空き状況を事前に把握しておくと、問題への取り組みがはるかに簡単になります。

たとえば、従業員が病気で電話をかけた場合、可用性情報を使用して、従業員の中から適切な代替を見つけることができます。これがなければ、請負業者を雇ったり、既存の労働者に残業代を支払ったりして、仕事を終わらせなければならなかったかもしれません. そのためのコストは非常に高くなる可能性があります。

さらに、予期せぬ欠席はチームの士気を危険にさらす可能性があります。欠勤している従業員を補充できない場合、チームメンバーは少ないリソースで締め切りに間に合わせるという負担になります。これにより、チーム内で恨みが生じる可能性があります。また、締め切りに間に合わなかった場合に他人を責める文化を助長する可能性もあります。

従業員の可用性フォームを使用すると、チームに十分なカバレッジとサポートを確保することで、これを防ぐことができます。

効果的に雇う

スキルのギャップを埋めることに加えて、企業はシフトのギャップを埋めるために採用することがよくあります。すべての空き状況フォームが完成したら、リソース不足のリスクがあるシフトを特定できます。次に、その時間帯に特別に働くことができる従業員を雇うことができます。

静かな終了を特定する

従業員の空き状況を長期にわたって監視することで、物静かに辞める人を特定することができます。これらは、割り当てられた職務を完了するが、自分の役割を超えて行動しない労働者です。

従業員が時間の経過とともに可用性が低下するパターンを探します。これらは、精神的にチェックアウトしたか、副業に従事している静かな禁煙者である可能性があります。

次に、トレーニング、パフォーマンス改善計画、またはその他の形式のサポートを提供できます。他のすべてが失敗した場合は、シフトに対応できる別の労働者に置き換えることができます。

従業員の空き状況フォームに含めるもの

優れた従業員の空き状況フォームには、次のものが含まれている必要があります。

有効

フォームが有効な期間を示します (例: 年の第 1 四半期)。このようにして、従業員はその特定の時間だけの可用性と好みを提供できます。

従業員の連絡先情報

少なくとも、従業員のフルネーム、電子メールアドレス、および電話番号のためのスペースを用意してください。これは、彼らと連絡を取り、スケジュールの変更を知らせるために必要です。

明確な指示

フォームの記入方法について明確な指示を提供します。従業員に、ボックスを交差またはチェックする必要があるかどうかを伝えます。または、「利用可能」または「利用不可」などの特定の用語を使用して好みを示すように指示することもできます。また、誤解を避けるために、時間の好みを示すときは AM と PM を追加するように伝えてください。

空き状況のスケジュール

フォームのこの部分は、効率的なスケジューリングに重要であり、従業員が勤務可能時間を入力できる場所です。このセクションは、色を付けたり、テキストを追加したりできるテーブルとしてフォーマットできます。または、時間と曜日の空き状況を確認するために使用できるチェックリストを含めます。

どの形式を選択する場合でも、シンプルで直感的なものにしてください。従業員が応答をどのように表示すべきかを理解するのに役立つ例を含めることができます。

優先シフト

希望するシフト時間または曜日があるかどうかを示すスペースを従業員に提供します。また、避けたい日や時間帯についての設定を追加することもできます。

アベイラビリティとプリファレンスの違いは、プリファレンスは労働者にとって便利なものであるということです。すべての要求に対応できるわけではありませんが、必要に応じて考慮することができます。

休暇

従業員は、特定の日付または時刻が既にわかっている場合、このセクションを使用して、休暇、医療予約、個人的な日などを共有できます。ただし、これはオプションであり、従業員がすべての有給休暇申請を事前に共有する必要はありません。

追加コメント

従業員が空き状況に関するその他の情報を提供できるスペースを提供します。たとえば、別の水曜日にしか対応できない人がいる場合があります。このセクションでは、可用性セクションに当てはまらないニュアンスを取り上げます。

謝辞

従業員が正確な情報を提供したことを確認する声明を含めます。また、変更についてあなたに最新情報を提供する責任があることを述べてください。彼らがフォームに署名し、署名の日付を追加するためのスペースを残してください。

作り方（無料テンプレート付き）

Microsoft Word、Google Docs、または同様のツールを使用して、ワーカーの空き情報フォームテンプレートを作成できます。フォームを PDF 形式で保存して、作業者に送信する前に変更できないようにします。

ゼロからフォームを作成すると時間がかかることは承知しています。無料の従業員空き状況フォームテンプレートを使用して、手間を省いてください。ニーズに合わせて調整できます。

無料の従業員空き状況フォームテンプレート

従業員の空き状況フォームを効果的に実装するためのベストプラクティス

制限の変更

従業員がフォームを変更できる頻度を制限します。 1 人の空き状況が頻繁に変更されると、チーム全体のスケジュールに波及効果が及ぶ可能性があります。これはいら立たしく、管理が難しい場合があります。

既存の従業員と新規採用者にフォームを配布する

既存のチームの空き状況を収集するだけでなく、すべての新規参加者にフォームに記入するよう依頼してください。これにより、チーム全体のスケジュールをより効率的に計画および編成することができます。

フォームを最新の状態に保つ

従業員に、四半期ごとまたは 6 か月ごとなど、定期的にフォームを確認して更新するように依頼します。設定が変更された場合、更新するのは彼らの責任です。

フォームの重要性を強調する

従業員の空き状況フォームに記入して更新することの重要性を定期的に伝えます。従業員ハンドブックの標準的な会社の期待の一部にしてください。全員がフォームに記入し終わるまで、従業員をフォローアップします。従業員のフォームが 1 つでも欠けていたり、不完全だったり、古かったりすると、業務全体の効果が妨げられる可能性があります。

公正な労働慣行を確保する

柔軟性を提供するときは、公正かつ公平であること。全員の好みが平等に考慮されるようにします。えこひいきの兆候は、恨みを生む可能性があり、差別の法的リスクにさらされることさえあります。

コンプライアンスを維持する

一部の法域では、雇用主は労働者の勤務スケジュールを変更する際に労働者に通知する必要があります。会社に適用される法律を理解し、遵守するようにしてください。

有効性を評価する

可用性フォームがどの程度機能しているかを分析します。これを行うには、欠勤、シフト交換、およびその他のスケジュール変更に関するデータを収集します。フォームを改善する方法を考えてください。たとえば、より頻繁に更新する必要がありますか? または、現在のフォームに欠けている情報を求める必要がありますか?

Connecteam でプロセス全体を自動化

従業員の空き情報を収集して使用するのは、骨の折れる作業です。しかし、 Connecteam のようなソフトウェアを使えば、その手間が省けます。

空室状況と設定を最新の状態に保ちます

ワーカーはConnectteam のモバイルアプリを使用できますいつでもどこからでも空き状況を更新できます。これにより、各応答を手動で 1 つのチームの空き状況ドキュメントに照合する必要がなくなります。さらに、情報はリアルタイムで最新の状態に保たれるため、数か月ごとにプロセスを確認して繰り返す必要はありません。

簡単で柔軟なスケジューリングを提供

Connecteam のドラッグアンドドロップスケジューリングツールを使用して、労働者の場所、空室状況などに基づいてシフトを作成および割り当てることができます。

設定が長期間有効な場合は、再利用可能なシフトテンプレートを使用して、共通のシフトまたはスケジュールを毎日、毎週、または毎月繰り返すように設定できます。

従業員は共有スケジュールでチーム全体の空き状況を確認できるため、必要に応じてシフトを簡単に交換できます。これにより、シフトを交換してくれる人を探す時間を節約できます。

スマートアラート、メモ、ファイルなどを提供

すべてのシフト変更をリアルタイムで確認して承認できます。さらに、従業員のシフトが変更されるとスマートアラートが送信されるため、影響を受けるすべての従業員に連絡して知らせる必要はありません。これにより、プロセス全体が簡素化され、柔軟性を簡単に提供できます。

資格のない従業員がシフトに割り当てられた場合にも、スマートアラートが送信されます。 Connecteam では、ファイル、メモ、添付ファイルをシフトに添付することもできます。そのため、資格のない人が土壇場で同僚に代わって記入しなければならない場合でも、仕事を完了するために必要なすべての情報を見つけることができます。

Connecteam は、スケジュールの管理、空き状況の追跡などに最適なワンストップショップです。 無料試用版にサインアップして、タイムトラッキング、アプリ内チャット、会社ディレクトリなど、すべての機能を確認してください。

まとめ

従業員の可用性は、効果的なジョブスケジューリングとビジネスニーズへの対応に不可欠です。従業員の空き状況を把握することで、柔軟性を提供し、予期しない欠勤に対処し、業務をスムーズに実行し続けることができます。

従業員の空き状況フォームは、従業員の空き状況と好みに関する情報を収集するのに役立ちます。無料のテンプレートを使用して、会社用に作成できます。この記事では、可用性フォームの管理と更新に関するベストプラクティスに関するヒントも共有しました。

有用ではありますが、可用性フォームを収集して維持する作業は手動であり、時間がかかります。 Connecteam のようなソフトウェアは、テクノロジーを使用してプロセス全体を簡素化し、自動化します。時間を節約し、スケジュールの競合やエラーを減らすために、今すぐチェックしてください。