従業員懲戒処分フォーム + 無料テンプレートの書き方

公開: 2023-05-07

懲戒処分は、従業員を管理する上で残念ですが不可欠なタスクです。問題のある行動にすぐに対処できるようにし、従業員に行動を正す機会を提供します。しかし、効果的な懲戒プロセスは、公正で一貫性があり、文書化されている必要があります。

従業員の懲戒処分フォームは、従業員の不正行為またはその他の懲戒問題の事例を記録し、それらがどのように処理されるかを詳述するための便利なツールです。これらのフォームは、同じプロセスが個々の従業員に適用されるため、懲戒プロセスが差別的でないことを確認するのに役立ちます。

さらに、従業員による将来の法的措置が発生した場合に備えて、記録を作成します。たとえば、状況によっては、懲戒フォームは、従業員による虚偽の申し立てに異議を唱えるのに役立つ証拠になる場合があります。

この記事では、従うべきベストプラクティスを含め、懲戒フォームの作成方法について説明します。簡単に始められるテンプレートもご用意しています。

重要ポイント

懲戒処分フォームは、職場での不適切な行為またはポリシー違反に対して従業員に発行される書面による警告です。
これらのフォームには、問題またはインシデントに関連するすべての情報と、従業員が行動を正すために必要な手順を詳述する必要があります。
懲戒処分フォームは、あなたと従業員の両方を保護します。懲戒プロセスが公正かつ一貫していることを保証すると同時に、従業員に自分の行動に対処する機会を与えます。

従業員懲戒フォームとは何ですか?

従業員懲戒フォームは、従業員の行為に関する書面による警告です。職場での従業員の行動に関する懸念を記録し、その行動に対処するために何をする必要があるかを概説し、それを怠った場合の結果を詳述します。

このフォームは、従業員が不適切な行動をしたり、会社のポリシーや手順に違反したりする場合に使用されます。たとえば、従業員懲戒フォームを発行して、次のことに対処することができます。

不適切な行為または言葉遣い。
安全違反。
理由のない欠席、遅刻、早退。
仕事の質の問題。
不服従。
服装規定違反。
会社のポリシーまたは手順の違反。

懲戒フォームは通常、従業員の直属の上司またはマネージャー、または人事部によって作成されます。後で参照できるように、従業員のファイルにコピーを配置する必要があります。また、記録のために従業員にコピーを渡す必要があります。

懲戒処分の種類

組織は、ポリシーと手順のマニュアルで懲戒プロセスを設定する必要があります。これにより、従業員は自分に期待されていることを理解し、コンプライアンス違反の結果を認識できるようになります。

懲戒プロセスの具体的な手順は、組織および関連する労働法によって異なります。それらには次のものを含めることができます。

口頭での警告。 コンプライアンス違反の最初の例の場合、または従業員の行動が破壊的であるが深刻な違反ではない場合、マネージャーは口頭で警告することがあります。この会話中に、マネージャーは従業員に関連するポリシーまたは手順を紹介し、彼らの行動を正す方法について話し合う必要があります。
書面による通知。 同じ行為またはより深刻な違反を含むその後の違反については、マネージャーは従業員に書面による警告を与えることができます。一部の組織は、次のレベルの規律に移行する前に、いくつかの書面による通知を発行します。
公式レビュー。 繰り返しの違反または深刻な最初の違反については、従業員および人事担当者とのミーティングで、従業員の行動についてレビューが行われる場合があります。
サスペンション。 組織は、従業員が重大な違反を犯した場合、または従業員が警告を繰り返しても行動を正さなかった場合、有給または無給で従業員を一時的に職務停止にすることができます。
終了。 非常に重大な違反に対応するため、または違反が繰り返された場合の最後の手段として、雇用主は労働者の雇用契約を終了することができます。

なぜ従業員懲戒フォームを使用する必要があるのですか?

これらのフォームを懲戒プロセスの一部として使用する理由はいくつかあります。

従業員の否定的な行動に対処する

従業員が悪い行動やパフォーマンスの低下を続けることを許可すると、個々の従業員だけでなく、より広い従業員にも悪影響を与える可能性があります。

たとえば、従業員が安全手順に従わなかった場合、従業員は自分自身と同僚の両方を負傷の危険にさらします。ある従業員の不適切な行動は、職場の文化や他の従業員の士気にも影響を与える可能性があります。

懲戒フォームは、従業員の行動が受け入れられないことを警告し、それに対処する方法を理解するのに役立ちます。パフォーマンスの低下やポリシー違反などの問題に対処することで、従業員全体にとってより前向きで安全な職場環境を作り出すことができます。

離職率を下げる

不適切な行為に対処することは、従業員の離職率の低下にも役立ちます。従業員に懲戒処分フォームを発行することで、従業員は自分の行動を正すことができます。これにより、従業員の契約の終了につながる可能性のある追加のアクションを実行する必要性が軽減されます。

書面による警告を発行するプロセスは、従業員の行動またはパフォーマンスの低下の根本的な理由を特定することもできます。これにより、従業員をサポートし、従業員が退職する前に介入する機会が得られます。

たとえば、従業員が違反した安全規則に気付いていなかったと言う場合、職場の安全に関するさらなるトレーニングを提供できます。これにより、問題の根本原因に対処し、従業員が自分で解決できるようにするのではなく、従業員をサポートします。

懲戒処分の文書化

組織内の懲戒処分を文書化することが重要です。従業員懲戒フォームは、懲戒処分の即時記録を作成し、いつ、なぜそれが行われたかを説明します。また、従業員が応答し、行動を正すために必要な機会と、組織が従業員をサポートするために取った手順も記録します。

この記録は、従業員の規律に関連する苦情や法的措置から組織を保護するために不可欠です。

これらのフォームは、従業員が差別や不法解雇などであなたを訴えた場合の証拠となる可能性があります。彼らは、従業員の申し立てに対応したり、虚偽の申し立てを反証したりするのに役立ちます。

懲戒フォームは、懲戒プロセスをすべての従業員に一貫して公平に適用していることを示すことができるため、差別の提案に対抗するのにも役立ちます。

懲戒処分の一貫性と専門性を維持する

懲戒処分を文書化することで、すべての従業員にプロセスを一貫して適用していることを確認できます。毎回同じ種類の情報を記録します。

これらの詳細を書面にして従業員にコピーを提供することも、透明性を促進します。これは、懲戒プロセスが秘密主義や関与なしに実施されるのではなく、正直でオープンであることを従業員に示します。

フォームを使用すると、マネージャー、スーパーバイザー、および人事部は、専門的な方法で従業員を訓練するためのフレームワークも提供されます。目前の問題について従業員との話し合いに集中するのに役立ちます。

懲戒フォームは、従業員への公平性も確保します。従業員は、懲戒処分を受けている理由を明確に理解でき、不正行為の申し立てに対応する機会が与えられます。

従業員規律フォームに含める必要があるものは何ですか?

懲戒フォームは、組織のニーズや関連する労働法に合わせて調整できます。

通常、これらのフォームには次のものが含まれます。

従業員の氏名。
彼らの役割。
従業員の上司またはマネージャーの名前。
フォームが完成し、従業員に渡された日付。
違反のタイプ。 たとえば、出席、安全、仕事の質、不服従、嫌がらせなどです。
日付、時刻、場所、目撃者の詳細など、問題または違反の詳細な説明。これは具体的で、詳細な情報を提供する必要があります。たとえば、「従業員が職場の安全ポリシーに違反した」と言うのではなく、どのようにポリシーに違反したか、いつどこで違反が発生したか、他の従業員や組織に対する行為の影響を説明する必要があります。
従業員の行為が違反したポリシーおよび/または手順。これは、従業員が警告のコンテキストと期待される行動基準を理解するのに役立ちます。
最近の関連する違反の詳細。最近の違反は通常、過去 5 年以内のものです。
従業員が行動に対処するために講じなければならない手順(時間枠を含む)。たとえば、「従業員は、今後 4 週間以内に 6 時間の追加の安全トレーニングを実施する必要があります。」これらのアクションは通常、関連する会社のポリシーに沿って、従業員のマネージャー、人事部、またはその両方によって決定されます。
提案されたフォローアップ。 たとえば、2 か月後のチェックインミーティング。
従業員が自分の行動に対処しなかった場合の潜在的な結果。たとえば、「従業員が追加の安全トレーニングに参加しなかった場合、または安全ポリシーにさらに違反した場合は、人事部とのレビュー会議に出席する必要があります。」
マネージャーのコメント。たとえば、フォームにすでに記載されている詳細を詳しく説明したり、従業員がフォームへの署名を拒否したことに注意したりします。
従業員のコメント。従業員が警告に書面で応答できるようにすることで、従業員はプロセスに関与し、彼らの意見が確実に聞かれるようになります。彼らのコメントは、行動や問題の背景を説明し、従業員をサポートする方法を特定するのに役立ちます。たとえば、従業員が育児の問題のためにいくつかのシフトに遅れたと言っている場合は、シフトを遅らせることについて従業員に話すことができます。
フォームを読み、コピーを受け取り、是正措置を取ることに同意したことを認める従業員の署名。
管理人のサイン。または、人事担当者など、懲戒処分を担当する別の人物の署名。

従業員が懲戒書への署名を拒否した場合の対処方法

従業員は、違反が発生したことに異議を唱えたり、提案された是正措置に同意しない場合など、懲戒書への署名を拒否する場合があります。

このような状況では、従業員がフォームに署名できるように、従業員の立場を反映するように承認を変更することができます。

たとえば、承認は、従業員がフォームのコピーを受け取ったことを確認できますが、警告には同意しません。また、従業員が意見の相違を説明する書面で回答することを許可することもできます。その後、ステートメントをフォームに添付できます。

少なくとも、フォームのコピーを受け取ったことを確認するために、従業員の署名を得ることが重要です。

懲戒フォームを書くためのヒント

すぐに行動する

違反または問題が発生した直後に、書面による警告を発行することが重要です。これにより、従業員は問題を悪化させるのではなく、すぐに問題に対処するための措置を講じることができます。

すぐに対応することは、従業員が違反と懲戒処分との関連性を理解するのにも役立ちます。このリンクを明確にすることで、従業員が警告が報復または嫌がらせであると示唆する可能性を減らします。

詳細かつ具体的に

フォームの情報が十分に詳細であることを確認してください。これは、問題やインシデントを説明する際に特に重要です。明確な説明により、従業員は対処する必要がある行為と、それが受け入れられない理由を理解できるようになります。

たとえば、従業員が「早退した」と言うのではなく、フォームに「従業員は 2023 年 4 月 1 日に、事前の承認やマネージャーへの通知なしに 2 時間早く退社しました。これにより、下級スタッフが監督されず、安全上の問題のリスクが高まりました。」

インシデントの説明も客観的でなければなりません。従業員が会社に対して法的措置を取った場合に、何が起こったかのリアルタイムのアカウントとして後で使用される可能性があります。

詳細を記載することは重要ですが、問題に直接関連する情報のみをフォームに含める必要があります。より広い問題に立ち入らないでください。これは従業員を混乱させる可能性があります。

完成したフォームを安全に保管する

懲戒手続は一般的に、特に懲戒手続きは秘密にすべきです。完成したフォームは、従業員の記録に追加する必要があります。必要な人だけがアクセスできるように、これらの記録を安全に保管することが重要です。

記録をデジタルで保存することは、懲戒フォームを安全に保管し、組織内の特定の人だけがアクセスできるようにするための優れた方法です。また、デジタル記録管理により、必要なときにドキュメントを簡単に見つけることができます。

または、フォームのハードコピーを従業員のファイルに、施錠されたファイリングキャビネットまたは安全な保管施設に保管することもできます。

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テンプレートを作成する

従業員の規模によっては、半定期的に懲戒フォームを使用する必要がある場合があります。問題やインシデントが一貫して記録されるように、組織全体で使用するテンプレートを作成すると便利です。テンプレートが関連する労働法に準拠していることを確認することも重要です。これにより、懲戒プロセスが同様に必要な法律や規制に準拠することが保証されます。

テンプレートは時間の節約にもなります。毎回ゼロからフォームを作成するのではなく、必要なフィールドに入力するだけです。ポリシーと手順のマニュアルまたは従業員ハンドブックにテンプレートを追加することで、マネージャーとスーパーバイザーはいつでも簡単にアクセスできます。

あなたを助けるために、出発点として使用する懲戒処分フォームテンプレートを作成しました。会社のニーズと法的要件に合わせてフォームを調整してください。

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Googleドキュメント

懲戒処分フォームはあなたとあなたの従業員を保護します

懲戒フォームは、組織の懲戒プロセスの重要な部分です。従業員の不正行為や方針に従わなかった事例を記録し、それに対処するための手順を文書化します。

これは、法的な紛争や異議申し立てが発生した場合に必要になるだけでなく、懲戒プロセスが従業員にとって公正で一貫性があり透明であることを保証し、従業員を偏見や差別から保護します。

従業員懲戒フォームには、従業員の詳細、行為の説明、合意された是正措置など、問題またはインシデントに関連するすべての情報を含める必要があります。詳細な規律記録を維持することで、組織内に責任の文化を築き、より安全で前向きな職場環境に導くことができます。