従業員評価フォーム + 無料テンプレートの作成方法
公開: 2023-04-30重要ポイント
- 従業員評価フォームは、従業員の業績評価に一貫性と公平性をもたらします。 通常、パフォーマンス レビュー中に使用されますが、年次評価や 1 回限りの目標設定、または能力会議中に使用することもできます。
- 従業員評価フォームは、専門能力開発をサポートし、従業員とマネージャー間のコミュニケーションを促進し、法的紛争からビジネスを保護します。
- これらの評価フォームは、従業員の役割やビジネス固有のニーズに合わせて調整できます。
- 優れた従業員評価フォームを作成するには、評価システムを使用したり、自由回答形式の質問を含めたり、フィードバック用のセクションを組み込んだりすることができます。
従業員評価フォームは、企業が評価の一貫性と公平性を維持し、マネージャーが期待を伝える方法を提供し、従業員がフィードバックを受けてパフォーマンスを向上させる機会を提供するのに役立ちます。 また、マネージャがパフォーマンス レビュー中にどの質問をするかを決定するのにも役立ちます。 これらのフォームは公平性も確保しているため、企業を法的な紛争からも保護します。
この記事では、従業員評価フォームとその利点について説明し、従業員評価フォームを作成するための便利なテンプレートをいくつか紹介します。 また、優れた従業員評価フォームを作成するためのいくつかの重要なヒントについても説明します。
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従業員評価フォームとは何ですか?
従業員評価フォームは、マネージャーおよびスーパーバイザーが従業員の行動を評価し、評価および評価するために使用するフォームです。 パフォーマンスを管理します。 それらは通常、従業員の仕事を監督する責任があり、従業員のパフォーマンスに精通しているスーパーバイザーまたはマネージャーによって完成されます。 このようにして、彼らは従業員の強みと改善すべき分野について建設的なフィードバックを提供できます。
評価フォームはパフォーマンス レビュー プロセスで使用され、評価対象に応じて通常 1 ~ 3 ページの長さです。 評価プロセスの一環として、従業員に自己評価を提供させることもできます。
フォームは、コミュニケーション、仕事の知識、チームワーク、イニシアチブなどの従業員のスキルを評価できます。 また、従業員が主要業績評価指標 (KPI)、目標、サービス レベル アグリーメント (SLA) などをどの程度満たしているかを含めることもできます。 独自の従業員評価フォームを作成する利点は、ビジネスにとって重要な能力を測定するように調整できることです。
従業員評価フォームに記入した後、従業員が追加のトレーニングや能力開発を必要とする分野を特定できます。 同様に、この洞察を使用して、チーム メンバーの目標を設定できます。 その後、通常、従業員とのミーティングを開催して、評価の結果について話し合います。 これは通常、月次または四半期ごとのレビュー中に行われますが、フォームを 1 回限りの目標設定または能力会議に使用することもできます。
従業員評価フォームを使用する理由
従業員評価フォームを使用する理由はいくつかあります。 それらを使用して次のことができます。
業績評価の公平性を維持する
従業員評価フォームは、同じ基準で同じ役割の従業員を評価するための標準化されたプロセスを提供します。 これにより、一貫性と公平性が生まれます。 次に、偏見やえこひいきの可能性を取り除きます。
役割ごとに異なる評価フォームを使用して、就業者が特定の職務に対して公正に評価されるようにすることができます。
専門能力開発のサポート
従業員評価フォームは、従業員のパフォーマンスを評価し、従業員が追加のトレーニングや開発の機会を必要とする領域を特定するための公正かつ客観的な方法を提供します。 これは、従業員が組織内で新しいスキルを習得し、進歩するのに役立ちます。
専門能力開発の機会は、必ずしも昇進である必要はありません。 また、別の役割や部門への横移動、新規雇用やグループ トレーニングを主催する従業員、追加の責任を担う従業員なども含まれます。
従業員の進捗状況を文書化する
従業員評価を定期的に実施し、評価フォームを記録することで、従業員の進捗状況を書面で記録できます。 これは、パフォーマンス評価を完了するとき、または昇進または昇給に値する人物を決定するときに役立ちます。
従業員の最近の業績に基づいて決定を下すのではなく、この一連のドキュメントを使用すると、過去のデータに基づいて公平で偏りのない決定を下すことができます。
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フィードバックとコミュニケーションを増やす
評価フォームは、文書化されたフィードバックを従業員に提供するための構造化された方法を提供します。 このフィードバックには、従業員の長所、改善分野、およびビジネスへの貢献を含めることができます。 また、計時、欠勤による欠席日数、職場での一般的な行動、キャリア目標などに関するフィードバックを含めることもできます。
職場でフィードバックを提供することは、従業員の成功にとって重要です。 Gallup の調査によると、定期的なフィードバックを確認している従業員は、優れた仕事をする意欲があると言う可能性が 3.6 倍高いことがわかりました。 これは、顧客、チーム全体、そして最終的に収益に利益をもたらします。
ビジネスを法的な紛争から守る
従業員評価フォームは、ビジネスを法的に保護することもできます。
たとえば、業績が悪いために従業員を解雇しなければならないとします。 しかし、この従業員は業績が良かったと主張しており、あなたが差別的な理由で解雇したと信じています。 彼らはあなたに対して法的請求を提起しようとするかもしれません. 過去の従業員評価フォームを通じて従業員のパフォーマンスの低さの証拠を提供できれば、法的に有利な状況になります。
評価会議を開催した後は、必ず従業員に従業員評価フォームに署名してもらいます。 また、文書に署名してから、フォームをコピーする必要があります。 従業員にフォームのコピーを渡し、残りはファイルに保管してください。 さらに、安全なクラウドベースの人事管理ソフトウェアで記録をバックアップできます。
従業員評価フォームを作成するためのヒント
特定の焦点を持つ
評価フォームには、仕事のパフォーマンス、能力、または目標と目的など、明確な焦点があることを確認してください。
たとえば、仕事のパフォーマンスを評価している場合は、従業員が KPI を達成し、役割の基本的な責任を果たす能力を評価する質問を含めることができます。
評価基準の定義
組織での成功を評価するために、どの能力、責任、スキル、および/または行動が最も重要かを検討してください。 これを行うには、職務内容を確認し、会社の使命と価値観を思い出してください。
たとえば、評価基準には、優れたコミュニケーション スキル、前向きな姿勢、他者と協力する意欲などがあります。
役割ごとにフォームをカスタマイズする
評価する各ポジションに合わせてフォームを調整することで、その仕事にとって最も重要なスキルと能力を確実に評価できます。 これにより、あなたの評価が公平であることが保証されます。 従業員は、役割に関係のない基準に基づいて評価されることはありません。
たとえば、営業担当者を評価しているとします。 フォームには、販売目標を達成し、顧客との関係を構築する従業員の能力を評価する質問を含めます。
審査期間を含める
フォームには、評価中に参照する期間を記入してください。 たとえば、過去 3 か月間の従業員のパフォーマンスを確認している場合は、フォームに正確な日付を記入してください (例: 2023 年 1 月 3 日から 2023 年 4 月 3 日)。
評価制度を利用する
評価システムは、標準化された方法で従業員のパフォーマンス、行動、または能力を測定するための事前設定された尺度です。 これは、客観的な評価を提供するのに役立ち、評価が公正であることを保証します。
評価尺度は次のとおりです。
- 数値。 たとえば、1 ~ 5 のスケールで、1 はパフォーマンスが低いことを意味し、5 はパフォーマンスが優れていることを意味します。
- 説明的。 たとえば、「非常に悪い」、「悪い」、「まあまあ」、「非常に良い」、「非常に良い」などです。
- ビジュアル。 たとえば、星のうろこやにこやかな顔など、通常は全部で 5 つか 10 です。
- 信号機。 たとえば、赤はパフォーマンスが低いことを意味し、黄色は期待を満たしていることを意味し、緑は期待を上回っていることを意味します。
明確で客観的な言葉を使う
従業員評価フォームでは、複雑なフレーズや専門用語を避けてください。 明確で理解しやすい言葉を使用します。
同様に、客観的な言葉を使うことも重要です。 解釈の余地がある可能性のある主観的または感情的な言葉は避けてください。
たとえば、「この従業員は怠け者だと思いますか?」などの質問は含めないでください。 「怠け者」は主観的な言葉であり、従業員評価フォームで使用するにはあまりにも感情的です。 代わりに、「従業員はパフォーマンス目標をどの程度一貫して達成していますか?」と尋ねることができます。
クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンの両方を使用する
これらのフォームにクローズドエンド型およびオープンエンド型の質問を含めることは、従業員のパフォーマンスに関する定量的および定性的なデータを確実に収集するための優れた方法です。
クローズドエンド型の質問は、回答が限られています。 通常、「はい」または「いいえ」、「真」または「偽」、またはさまざまなオプション (評価尺度など) からあらかじめ決められたその他の応答で回答します。 それらは通常、定量的な情報を提供します。
クローズドエンド型の質問の例としては、「1 から 10 のスケールで、その従業員は同僚とどの程度協力していますか?」などがあります。 回答の範囲は、「1: 大幅な改善が必要」から「10: 常に期待を上回る」までです。
自由回答式の質問には、「はい」または「いいえ」で答えることはできません。 定性的な情報を提供します。 自由回答形式の質問の例としては、「従業員が改善する必要があると思う分野は何ですか?」があります。
フィードバックの余地を作る
クローズドエンド型およびオープンエンド型の質問に加えて、コメント用のスペースと従業員への一般的なフィードバックを含めるようにしてください。 各質問の後にフィードバック用の小さなセクションを含めるか、評価フォームの最後に大きなボックスを配置できます。
評価者は肯定的なフィードバックと否定的なフィードバックの両方を含める必要があり、そうする場合は直接的で丁寧な言葉を使用する必要があることをフォーム内に記載することをお勧めします。 これにより、フィードバックがバランスの取れた建設的なものになります。
最高の従業員フィードバック ツールの詳細なレビューを読む
たとえば、「顧客の懸念を処理し、顧客のニーズを満たすソリューションを提供する素晴らしい仕事。 ただし、お客様がなじみのない用語を使用したため、混乱を招いた可能性があります。 説明を理解しやすくするために、より簡単な用語を使用することをお勧めします。 全体として、お客様に満足していただけるよう尽力していただきありがとうございます。」
さらに、評価者は、フォームにコメントを残す際に実際の例を示す必要があります。 たとえば、時間管理について否定的なフィードバックをする場合は、従業員が遅刻した具体的な事例を提供します。
SMART 目標について説明するセクションを含める
フォームに、従業員が評価に従って取り組むことができる目標の概要を示すスペースを追加します。 これらの目標は SMART である必要があります。
- 特定の。 たとえば、「時間管理を改善する」は具体的ではありません。 ただし、従業員が各シフトで 5 分早くなるのは特定の場合です。
- 測定可能。 たとえば、従業員は、第 1 四半期から第 2 四半期にかけて売上高を 20% 増加させることを目指すことができます。
- 達成可能。 従業員が現在いる時点から目標を達成できますか? たとえば、月に 1 人のクライアントとの契約から、一晩で月に 10 人のクライアントとの契約に移行することはできません。 達成可能な目標は、次の四半期内に 1 か月あたり 1 クライアントから 3 クライアントに署名することです。 これは、従業員が進歩を続けられるように、後日増やすことができます。
- 関連する。 目標は従業員とあなたのビジネスに関連していますか? たとえば、関連する目標は、ホテル マネージャーが今後 3 か月以内に顧客満足度スコアを 10% 向上させることです。
- 期限付きの。 たとえば、プロジェクト マネージャーは、商業建設プロジェクトを 6 か月以内に完了することを目指すことができます。 この目標には特定の期限があるため、時間制限があります。
機密性を確保する
従業員の業績評価の秘密を守ることは非常に重要です。 詳細は、従業員とそのマネージャーまたはスーパーバイザー以外の誰とも話し合うべきではありません。 同様に、従業員は、自分のものではない物理的な従業員評価フォームにアクセスできないようにする必要があります。
機密性を確保するために、完成した従業員評価フォームのコピーを安全に保管してください。 これを行うには、それらを施錠されたファイル キャビネットに保管するか、文書管理システムなどにフォームをデジタルで保管します。
デジタル ルートを使用する場合は、フォームがパスワードで保護されていることを確認し、各フォームに適切なアクセス許可を設定してください。 就業者とそのマネージャまたはスーパーバイザのみが評価フォームにアクセスできるようにする必要があります。
従業員評価書テンプレート
あなたとあなたの従業員の両方が仕事のパフォーマンスを評価するために使用できる 2 つの無料の従業員レビュー テンプレートが含まれています。
1 つは、管理者が記入する標準評価フォームのテンプレートです。 もう 1 つは、従業員が自己評価中に記入できる自己レビュー フォームのテンプレートです。
標準従業員業績評価フォーム
従業員業績評価フォームのサンプルをダウンロード
自己評価フォーム
自己評価フォームの場合、手がかりは名前にあります。チーム メンバーが自分で記入します。 彼らの採点から、なぜ彼らがこのように採点したのかについて会話を始めることができます。 たとえば、従業員の出席率が低いとマークされていても、1 日も仕事を欠席したことがない場合は、その理由を尋ねます。
通常、自己評価フォームでは、事前に決められた評価システムが使用されます。 従業員は、自分の職務の主要な能力に対して自分自身をマークします。
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まとめ
従業員評価フォームは、従業員のパフォーマンスと行動を評価する簡単な方法を提供します。 これらのフォームを使用して、建設的な従業員のフィードバックを提供し、目標を設定して共有し、従業員の強みと改善すべき領域を特定することもできます。
これらのフォームは、従業員を評価するための標準化された方法を提供するため、評価全体の公平性を保証します。 これは、万一法的な紛争が発生した場合にあなたを保護するのに役立ちます。
この記事で概説されているヒントに従い、無料のテンプレートを使用することで、公平で効率的でわかりやすい従業員評価フォームを確実に作成できます。