中小企業向けの従業員ハンドブックを作成する方法: 究極のガイド

公開: 2023-02-23

従業員ハンドブックは、会社の価値観、ポリシー、手順、および法的義務をカバーする文書です。マネージャーがいなければ、マネージャーは質問に答えるのにより多くの時間を費やし、従業員は彼らに期待されていることを明確に理解できません。さらに、ビジネスオーナーは、機密性の高い従業員の問題を処理するための明確なプロセスがない場合、法的な問題に直面する可能性があります。

よく書かれた従業員ハンドブックは、チームに会社の基準、手順、および期待を明確にします。さらに、従業員や雇用の問題について従うべき信頼できる便利なガイドがあります。

この記事では、中小企業の従業員ハンドブックを作成するための段階的なガイダンスと、必要に応じてダウンロードしてカスタマイズできる包括的な従業員ハンドブックのサンプルを提供します。

従業員ハンドブックが必要な理由

従業員ハンドブックを使用すると、中小企業の所有者と管理者は次のことができます。

コンプライアンスを維持します。 すべての企業は地方、州、および連邦の雇用法を順守する必要があるため、従業員ハンドブックは法的要件と従業員の権利に沿ったものにする必要があります。これは、法律に違反していないことを確認するための優れた方法であり、従業員が訴えた場合にビジネスを保護するのに役立ちます.

明確な期待を設定します。 中小企業の従業員ハンドブックを使用すると、会社の文化、価値観、基準を従業員と共有できます。あなたのチームは、彼らに期待されることと、ルールが破られた場合の結果について明確になります。

一貫性を確立します。 中小企業向けの従業員ハンドブックは、明確で一貫した雇用規則を提供します。これらは、部署、場所、年功序列に関係なく、社内のすべての人に適用されます。これは、すべての従業員が同じ待遇を受けられるようにするための良い方法です。

法的リスクを軽減します。 従業員ハンドブックは、差別、嫌がらせ、従業員の解雇、およびその他の法的要件に関する透明性を提供します。これにより、訴訟のリスクが軽減されるだけでなく、法的手続きに従っている限り、訴えられた場合でも保護されます。

簡単なオンボーディングを提供します。 新入社員は、従業員ハンドブックを使用して、ビジネスの使命、ポリシー、福利厚生などを理解できます。これにより、彼らはすぐに慣れ、あなたのビジネスの業務慣行についての質問への回答を得ることができます。

時間を節約する。 包括的な従業員ハンドブックを使用すると、中小企業の管理者は、従業員の問題に直面したときに多くの時間を節約できます。解決策を見つけるために貴重な時間を費やすのではなく、すぐにハンドブックを参照してガイダンスを得ることができます。

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中小企業向けの従業員ハンドブックを作成する方法

ステップ 1: 必需品を含める

中小企業向けの従業員ハンドブックを作成するための最初のステップは、カバーするトピックを決定することです。以下は、含めることをお勧めする必須要素です。

会社の価値観とミッションステートメント

従業員がビジネスに専念するためには、従業員はその使命、目標、および基本原則に関連している必要があります。ハンドブックの冒頭で優先順位を付けて、従業員がこれらの要素の重要性を理解し、簡単にアクセスできるようにします。

この最初のセクションは、会社のミッションステートメントから始める必要があります。ミッションステートメントが明確かつ簡潔で、ビジネスの全体的な目的を反映していることを確認してください。従業員、顧客、およびその他の利害関係者に刺激を与え、やる気を起こさせる必要があります。

次に、ビジネスの核となる価値観と原則 (卓越性、誠実さ、革新性など) を概説する必要があります。これらをそれぞれ明確に定義し、それらが会社にとって重要である理由を説明し、それらが日常業務にどのように反映されているかについて話し合います。このようにして、従業員は自分の仕事でこれらの価値をどのように示すことが期待されているかを知っています。

一般的な雇用方針と情報

中小企業のすべての従業員ハンドブックには、一般的な雇用ポリシーのセクションが含まれています。ここでは、従業員は次のような企業での雇用慣行に関する重要な情報を見つけることができます。

採用方針

このサブセクションを使用して、応募プロセス、オンボーディング要件、バックグラウンドチェックなど、会社の採用プロセスを従業員に通知します。

さらに、このスペースを使用して、任意雇用など、あなたのビジネスが提供する雇用の種類を説明してください。これは、あなたまたはあなたの従業員が、理由なく、通知期間の有無にかかわらずいつでも自由に雇用契約を終了できる場合です。

最後に、ここは新入社員の試用期間について話し合うのに適した場所です。試用期間の期間に加えて、試用期間中に休暇や福利厚生を受ける資格があるかどうかについて話し合います。

労働時間

正社員、パート社員の労働時間の明確化。両者の雇用形態、福利厚生、および休暇に関する方針の違いを概説することを忘れないでください。

休憩と食事

法律では、通常、雇用主は労働時間中に食事の時間と休憩時間を労働者に提供する必要があります。従業員ハンドブックには、休憩の最小時間と最大時間を概説する必要があります。これらの休憩をいつ、どのように提供するかを指定することもできます。たとえば、従業員のシフトの途中や、すべての従業員が同時に休憩しないように時間差で休憩するなどです。

休憩中に笑いながら食べる女子社員2人 — (Shutterstock.com/GreenOak)

さらに、従業員が休憩中に支払われるかどうかについて透明性を確保してください。また、休憩中に特定の地域や現場にとどまるなど、他の制限があるかどうかを明確にします。

休暇と休暇

従業員は、休暇手当が何であるかを明確にする必要があります。これには、有給休暇、病欠、忌引休暇、陪審員の休暇、個人的な休暇が含まれます。

従業員は、企業が提供する長期休暇についても理解する必要があります。これらには、軍事休暇、延長医療休暇、サバティカル休暇、または育児休暇が含まれる場合があります。

休暇や欠勤に関する法的要件も遵守していることを確認してください。たとえば、一部の州法では、ビジネスの従業員数が一定数に達した場合に出産休暇を提供する必要があります。

重要なことは、さまざまな種類の長期休暇の許可日数、従業員が休暇を取得できる時期に関する制限、休暇が有給か無給かを指定することです。

最後に、このセクションには、欠勤の申請方法、欠勤資格基準、および職場復帰プロセスに関する情報も含める必要があります。

パフォーマンス管理手順

中小企業は、従業員ハンドブックにパフォーマンス管理のプロセスと手順を含める必要があります。これには、パフォーマンスの期待値、昇進基準、およびパフォーマンスのレビューとアピールプロセスが含まれます。

また、パフォーマンス改善プロセスについても説明する必要があります。成績の悪い従業員を軌道に乗せるためにどのような措置を講じているか、また解雇につながる可能性のある問題について話し合ってください。

安全とセキュリティの手順

中小企業の従業員向けの従業員ハンドブックには、ワークステーションや職場の安全とセキュリティの規則が含まれています。これには、消防訓練、避難手順、医療緊急事態に関する安全情報が含まれます。ハンドブックが、労働安全衛生局 (OSHA) および労働者補償規則による関連規則に準拠していることを確認してください。

さらに、セキュリティ手順には、データ保護、パスワードポリシー、および安全な領域へのアクセスなどの物理的なセキュリティ対策も含まれます。

退職・退職手続き

従業員ハンドブックには、退職と終了の手続きに関する明確なガイドラインを提供する必要があります。従業員は、退職の方法と通知期間を知る必要があります。引き渡し、退職面接、会社財産の返還に関する情報を含めることもできます。

解約については、契約を解約できる理由 (不正行為、業績不振、一時解雇など) について詳細を提供します。

また、予想される退職金、計算方法、支払い条件など、会社の退職金ポリシーも含めてください。

最後に、このセクションを使用して、従業員が雇用参照レターにアクセスしたり、会社の卒業生に参加したりする方法を従業員に伝えることもできます。

機密保持契約または機密保持契約

これは、どの従業員ハンドブックテンプレートにもあるトピックです。機密保持契約または機密保持契約により、従業員が機密のビジネス情報を外部の関係者と共有したり、個人的な利益のために使用したりすることを防ぎます。これには、企業秘密、事業計画、顧客データ、またはその他の個人情報が含まれる場合があります。

ハンドブックには、秘密保持契約の有効期間、違反の結果、法律で開示が義務付けられている場合などの例外について記載する必要があります。

差別禁止法およびハラスメント禁止法

従業員ハンドブックのこのセクションは連邦法で義務付けられており、職場での差別や嫌がらせを防止することを目的としています。また、関連するすべての州法の要件を満たす必要があります。

禁止されている行動を含め、差別や嫌がらせをあなたのビジネスがどのように定義しているかを明確に説明してください。これには、セクシャルハラスメント、性差別、人種差別、またはその他の形態の差別や嫌がらせが含まれる場合があります。

ハンドブックには、差別や嫌がらせに対処するためのビジネスの手順の概要が記載されている必要があります。これには、苦情を報告する方法、どのような調査が行われるか、および違反者にとってどのような結果がもたらされるかをカバーする必要があります。さらに、職場での差別やハラスメントについて従業員をトレーニングするための企業のアプローチについて話し合うこともできます。

最後に、あなたが機会均等の雇用主である場合は、これを強調するのに適した場所です。従業員を差別なく採用、昇進、および報酬するためのアプローチについて話し合います。

行動規範

従業員ハンドブックのこの部分は、企業内での従業員の行動と行為に焦点を当てています。従業員は、行動規範に定められた規則を順守することが期待されています。コードを壊した場合の結果も強調してください。

含めるものは次のとおりです。

プロフェッショナリズム:従業員が職場で同僚、顧客、および他の人をどのように扱うべきか。

服装規定:従業員が仕事中に着ることができるものとできないもの。手術中の医師や看護師が長袖の服やマニキュアの着用を制限されているなど、特定の制限を含めます。

倫理:不誠実、詐欺、違法行為に関する会社の定義と基準。

薬物とアルコールの使用:仕事の内外での薬物とアルコールの使用に関する規則。ルールを破った場合の結果を強調します。

テクノロジーの使用:従業員が会社の携帯電話、仕事用の電子メール、ワークステーションや職場でのインターネット、または仕事関連のアプリを使用する方法に関する規則。

ソーシャルメディアポリシー:従業員があなたのビジネスや仕事についてソーシャルメディアに投稿することを許可されているものと許可されていないもの。これには、従業員がソーシャルメディアアカウントにヘイトスピーチや不適切なコメントを投稿することを企業が容認しないなど、他の制限も含まれる場合があります。

利益相反:従業員の個人的または経済的利益が会社の最善の利益のために行動する能力を妨げる状況に関する会社のポリシー。

これには、顧客、将来の従業員、またはベンダーからの贈り物の受け取りに関するポリシーを含める必要があります。また、従業員間、または顧客やその他の利害関係者とのロマンチックな関係、および親戚、友人、元同僚、または知人の雇用に対するビジネスのスタンスも含める必要があります。

さらに、会社で金銭的な所有権を持っている従業員、またはビジネスと競合する活動に従事している従業員のトピックをカバーする必要があります。

勧誘:贈収賄、個人的な利益のために他の従業員や顧客にサービスを販売しようとすること、または従業員が異動したときに同僚を新しい会社に引き抜くことを含む、あらゆる種類の勧誘に関するビジネスのポリシー。

経費と払い戻し:仕事関連の経費を請求するためのプロセス。旅費や研修費など、仕事に関連する費用について具体的に説明してください。

違反の報告:従業員は、会社のポリシーまたはコードの違反をどのように報告する必要があるか、およびこれらの違反にどのように対処するか。

報酬と福利厚生

従業員は、報酬と福利厚生のセクションを頻繁に参照します。従業員の給与や福利厚生に関する重要な情報を提供します。

このセクションでは、従業員への支払い方法 (時給、日給、週給、月給など) について説明します。また、休日やその他の事情により支払いが遅れる可能性がある場合、従業員への支払いが期待できる時期についても説明する必要があります。たとえば、給料日が祝日または週末に当たる場合、労働者は翌営業日に支払われます。

従業員の福利厚生を表すシンボルを持つキューブが積み上げられています。 — (Shutterstock.com/3rdtimeluckystudio)

また、賃金の計算方法についても説明します。たとえば、時間給の従業員が自分の時間をどのように記録し、労働時間に対する賃金率を記録するかについて説明します。最低賃金、残業代、休憩に関するポリシーなどの法的要件に必ず準拠してください。

口座振替、小切手、ペイカードなど、利用可能なさまざまな支払い方法を含めることもできます。

さらに、従業員が給与から期待できる控除の概要を説明します。これらは、連邦税や州税などの必要な控除、または健康貯蓄口座などの給付のための任意控除である可能性があります。また、あなたのビジネスが病気休暇やその他の欠勤の給与を差し引いているかどうかを言及することも重要です.

提供するすべての特典の詳細を列挙する必要はありませんが、基本事項は網羅する必要があります。たとえば、どの健康保険プランが提供されているか、扶養家族がカバーされているかどうか、年間のオープン登録がいつ行われるかを指定します。

同様に、有給休暇 (PTO)、退職金制度、生命保険、ジムの割引など、その他の福利厚生に関する基本情報をレイアウトします。これは、従業員に資格があることを知らせ、提供する職場での福利厚生を誇示するための優れた方法です。

懲戒および重大な不正行為に関するポリシー

従業員が会社の規則に違反した場合、雇用主はしばしば懲戒処分に訴える必要があります。ハンドブックは、懲戒プロセスが何であるかを明確に概説する必要があります。調査プロセスと、口頭および書面による警告、または重大な不正行為の場合の解雇を含む予想される結果を説明します。

窃盗、薬物使用、差別など、重大な不正行為と見なされる行動の例を挙げてください。さらに、重大な不正行為による解雇が、通知期間、将来の雇用の参照、および未払いのボーナスに関してどのような意味を持つかを指定してください。

免責事項と署名

従業員ハンドブックは契約ではないことを示す免責事項を含めます。これにより、ハンドブックの手順が守られていない場合に、従業員があなたを訴えるのを防ぐことができます。

中小企業の従業員向けの従業員ハンドブックのサンプルには、オプションの署名セクションもあります。これは、従業員がハンドブックのコピーを受け取り、それを読んで理解したことを確認するために署名できる場所です。繰り返しますが、これは、従業員が会社の規則を知らないというふりをして不当な訴訟を起こした場合に、ビジネスを保護するのに役立ちます.

ステップ 2: 企業文化を反映していることを確認する

従業員ハンドブックは、あなたのビジネスが何を表し、従業員が企業文化に何を期待できるかを紹介する優れたツールです。

温かみのある、またはフォーマルなど、ビジネスのアイデンティティに一致する口調を使用します。また、会社の価値観に沿ったポリシーを作成します。たとえば、差別をまったく容認しない場合でも、服装規定についてはより寛容になる場合があります。ハンドブックがあなたのビジネスとその文化を真に表現するように、各セクションを調整してください。

ステップ 3: 労働法に準拠していることを確認する

人事担当者または事業主が作成した従業員ハンドブックは、法的審査の恩恵を受ける可能性があります。これは、勤務地、従業員数、労働者の種類などの要因によって規制が異なるためです。ドキュメントをレビューする弁護士は、関連するすべての連邦、州、および地方の法律を網羅していることを確認できます。これにより、訴訟が発生した場合にビジネスを保護できます。

ステップ 4: 読みやすく、見つけやすくする

過度の専門用語やその他の複雑な用語に注意してください。特に、小規模ビジネスオーナー向けの無料の従業員ハンドブックテンプレートを使用している場合は、ビジネスで使用しない単語やフレーズが含まれている可能性があります。ハンドブックは読みやすく、理解しやすいものでなければなりません。

さらに、ハンドブックをアクセシブルにします。従業員が簡単に見つけられる共有ドライブに保存することを検討してください。

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ステップ 5: 公開して定期的にレビューする

ハンドブックを確認して保存場所を決定したら、従業員が読めるように公開できます。

さらに、従業員からのフィードバックや法律の変更に基づいてハンドブックを定期的に見直して更新するために、指定された所有者またはチームを用意することをお勧めします。

ステップ 6: サポートを利用する — 包括的なサンプルハンドブックをダウンロードしてください!

従業員ハンドブックを作成するのは大変なことです。幸いなことに、ゼロから作成する必要はありません。参考として他社のハンドブックを参照するか、有料の専門家に作成を依頼してください。

ただし、ハンドブックを作成する最も効果的な方法は、中小企業向けの無料の従業員ハンドブックテンプレートを使用することです。以下の包括的なテンプレートをダウンロードして、ビジネスのルールと手順に合わせてカスタマイズしてください。