従業員記録管理の完全ガイド + 最適なツール

タイムシート、給与記録、およびパフォーマンス レビューの間で、従業員の記録を管理することは、ほとんどの人事部門にとって圧倒的な作業になる可能性があります。 そして、それを正しく理解することは必ずしも容易ではありません。

最良の場合でも、貧弱な記録管理は不便であり、必要なときにドキュメントを見つけるのが難しくなります。 最悪の場合、重大な法的結果を伴う責任になります。 そのため、効果的な従業員記録管理システムを使用することが不可欠です。

人事文書管理ソフトウェアはこれに最適です。 記録管理と検索プロセスを自動化することで、時間と労力を節約できます。 コンプライアンス義務に従って保管しながら、どこからでも人事文書にアクセスできます。 さらに、従業員のドキュメントを最新かつ正確に保つことが容易になります。

この記事では、従業員記録管理システムをセットアップする方法と、それを行うのに役立つ最適なデジタル ツールについて説明します。

従業員記録管理とは

従業員記録管理とは、関連する法律および規則に従って、従業員記録のライフサイクルを管理することを指します。 HR ドキュメント管理とも呼ばれ、従業員ドキュメントの保管、アクセス、処理、破棄が含まれます。

従業員の記録を処理する最善の方法は、文書管理システムを使用することです。 通常、ソフトウェア ベースのドキュメント管理システムは、ドキュメントを電子的に保存、整理、および追跡します。

従業員記録の種類

従業員記録には次のものが含まれます。

• 氏名、住所、銀行口座の詳細、緊急連絡先などの個人情報。
• 医療記録、医師からの手紙、身体障害に関する情報、宿泊施設のリクエストなどの医療情報。
• 職務記述書、応募書類、履歴書、面接メモ、内定通知書、リファレンス チェックなどの採用記録。
• 雇用記録、オンボーディング情報、I-9 フォームなどの雇用履歴。
• タイムシート、勤怠記録、税務書類、医療給付計画、給付登録フォームなどの給与と福利厚生。
• 警告やその他の懲戒処分、賞、退職面接などの離職票を含む人事記録。
• 業績評価、昇進、および異動に関する文書を含む、専門能力開発の記録。
• 要求および承認された休暇を含む記録を残します。
• 雇用契約、秘密保持契約、署名入りの従業員ハンドブックなどの契約および合意
• 方針書などの人事関連文書。
• 安全トレーニング資料、事故報告、労災補償文書など、安全とセキュリティの記録。
• トレーニング資料、プロフェッショナル ライセンス、認定資格。

効果的な記録管理が重要な理由

コンプライアンスのために必要です

多くの場合、従業員記録管理システムは法律で義務付けられています。 企業には一連の記録管理法が適用されます。 これにより、雇用主は、「保持期間」と呼ばれる一定期間、正確な従業員記録を維持する必要があります。

米国では、雇用主に従業員記録の保持を義務付ける連邦法がいくつかあります。 これらには次のものが含まれます。

• 年齢差別法
• 同一賃金法
• 公正労働基準法 (FLSA)
• 家族および医療休暇法 (FMLA)
• 労働安全衛生法（OSH法）
• 公民権法第 VII 編

たとえば、FLSA の下では、雇用主は、タイムシートやスケジュールなど、給与の計算に使用される記録を 2 年間保持する必要があります。

また、州および地方レベルでの記録管理法および規制もあります。 これらは、異なる保持期間とストレージ要件を設定します。

罰則を回避するには、従業員記録に関する法的義務を理解することが不可欠です。 これには複雑な法的枠組みが関係する可能性があるため、ビジネスに適用される法律について専門家のアドバイスを求める必要があります。

機密情報を安全に保管します

従業員の文書管理には、従業員の個人情報の取り扱いが含まれます。 これには、銀行口座の詳細、税務情報、医療書類が含まれます。 これらの機密文書は、多くの場合、個人データ保護法によって管理されています。 そのため、それらを安全に保管し、適切な人だけがアクセスできるようにすることが不可欠です。

優れた記録管理システムは、機密文書を保護するのに理想的です。 特にデジタル文書管理システムは、さまざまなセキュリティ機能を提供します。 これらには、パスワード保護、暗号化、権限制御、およびアクセス履歴が含まれます。

このような機能により、承認された人だけがドキュメントにアクセスできるようになります。 また、ドキュメントの履歴のデジタル マップを作成し、ドキュメントがいつ作成され、誰がいつアクセスしたかを示します。

アクセス制御や暗号化などのセキュリティ対策により、サイバー攻撃やデータ侵害のリスクを軽減できます。 バージョン コントロールは、ドキュメント管理システムのハッキングの試みを検出することもできるため、迅速に対応できます。

効率を改善し、ビジネスのコンプライアンスを維持します

手動の記録管理は時間がかかる場合があります。 数百または数千のドキュメントを含むファイリング キャビネットまたはストレージ ユニットを検索して、探しているドキュメントを見つける必要があります。 Wakefield Research の調査では、回答者の 54% が、電子メールやメッセージに返信するよりも、必要なドキュメントを探すのにより多くの時間を費やしていると述べています。

記録管理ソフトウェアは、文書の保管と検索プロセスをデジタル化します。 デジタル ファイルを 1 か所に保存して整理すると、必要なドキュメントをすばやく簡単に見つけることができます。 このようにして、より重要な作業に時間を割くことができます。

監査レポートやその他の規制目的でドキュメントを作成するには、ドキュメントにすばやくアクセスできることも不可欠です。 また、苦情や訴訟への対応にも関連しています。 このような状況では締め切りが発生することが多いため、ドキュメントをすばやく検索できることが重要です。

デジタル レコード管理では、ドキュメントの分類やファイリングなど、レコード管理プロセスの一部の段階を自動化することもできます。 これにより、事務処理を手動で処理するよりも速く仕事を完了できます。 また、ドキュメントが誤って破棄されるなど、人的エラーのリスクも軽減されます。

情報共有を改善します

ドキュメントが整理されてアクセスしやすくなれば、組織内の適切なユーザーと簡単に情報を共有できます。

ドキュメントが一元化された場所に保存されているため、従業員は仕事に必要なドキュメントにいつでもアクセスできます。 作業の重複も避けられます。 従業員は、ドキュメントを作成する前にドキュメントが存在するかどうかを確認できます。

さらに、効果的な文書管理システムにより、従業員の共同作業が容易になります。 ドキュメントをリアルタイムで共有および更新できます。

また、チームがより適切なビジネス上の意思決定をより迅速に行うのにも役立ちます。 情報に基づいた決定を下すために、誰もが最新の情報をすぐに利用できます。

デジタル文書管理システムのセットアップ方法

HR ドキュメントを分類する

ドキュメント管理システムを設定する際の最初のステップは、保存する必要がある人事ファイルの種類を特定することです。 ファイリングに役立つように、これらをカテゴリ別に分類します。 たとえば、人事記録、安全記録、トレーニング記録、苦情などです。

このように文書を整理すると、特に記録管理ソフトウェアに自動ファイリング機能がある場合は、簡単にファイリングできます。 また、ドキュメントが個別に保存されるため、アクセス権を簡単に割り当てることができます。

アクセス権限を設定する

次に、各タイプのドキュメントへのアクセスが必要なユーザーを決定できます。 原則として、記録の機密性が高いほど、記録にアクセスする必要がある人は少なくなります。

HR マネージャーは通常、さまざまな従業員レコードにアクセスできます。 たとえば、従業員の個人情報や医療情報だけでなく、給与記録も表示できる必要があります。

一方、交替勤務者は、この情報にアクセスする必要はありません。 代わりに、フォーム、安全性レポート、人事ポリシーにアクセスする必要があります。

アクセス許可を設定することで、誰がどのドキュメントにアクセスできるかを制御できます。 そのため、人事部門の全員が給与と従業員の記録を見ることができますが、他のすべての従業員がそれらを開くのを防ぐことができます。

ドキュメントの許可に関する関連法規を確認することが重要です。 一部の法律では、従業員記録に含まれる特定のドキュメントまたは情報にアクセスできるユーザーを指定しています。

保持期間を定義し、イベントをトリガーする

次に、ドキュメントの種類を保持する期間と、その時間に時計が動き始める時期 (つまり、トリガー イベント) を特定します。 たとえば、トリガー イベントには、レコードの作成、業績評価の日付、または従業員の退職を含めることができます。

保持期間とトリガー イベントは、多くの場合、法律で定義されています。 たとえば、連邦レベルの米国では、雇用主は以下を保持する必要があります。

• 1年間の求人応募と履歴書。
• 作成後3年間の給与記録。
• 記録が関連する年から 5 年間の労働安全衛生局 (OSHA) の記録。

ビジネスに適用される連邦レベルと州レベルの両方の法律と規制を確認してください。

法定保持期間を超えて記録を保持することを選択できますが、期限切れの記録を定期的に消去することをお勧めします。 不必要に記録を保持すると、文書管理がより困難になる可能性があります。 ドキュメントの保管コストが増加し、ドキュメント (特にハード コピー) の取得が遅くなる可能性があります。

また、保管期間が終了した文書をどのように処分するかを決定する必要があります。 通常、デジタル記録管理ソリューションは、このプロセスを自動化します。 有効期限が切れた電子記録を安全に破棄し、再構築できないようにします。

物理的な記録もある場合は、その文書を単に捨てることができるか、それとも安全に廃棄する必要があるかを検討してください。 従業員の個人データを含む機密文書などの機密文書を収集、細断、破棄するために、厳密な一連の管理手順を備えた文書破棄会社に依頼する必要がある場合があります。

セキュリティ対策を追加する

最後に、ドキュメント管理システムにセキュリティを追加する方法を検討してください。

電子記録管理システムにより、文書の種類に応じたアクセス権限を設定できます。 ただし、従業員の記録が暗号化されていることも確認する必要があります。 これは、従業員がそれらを使用、共有、またはアップロードしている間に第三者がそれらにアクセスした場合、それらが読み取られたり編集されたりするのを防ぐことを意味します。

セキュリティのさらなるレイヤーとして、特定のドキュメントにアクセスするユーザーにパスワードまたは 2 要素認証を追加することもできます。

システムがダウンした場合に備えて、従業員の記録を定期的にバックアップすることも重要です。 暗号化されたファイルを使用して、安全なオンプレミスまたはクラウドベースのサーバーにデジタル バックアップを保存します。 ハード コピーのバックアップは、施錠されたファイリング キャビネットまたは施錠された保管場所に保管する必要があります。

従業員のドキュメント管理システムを保護するもう 1 つの方法は、オンライン トレーニング コースなどを通じて従業員にデータ セキュリティについて教育することです。 これは、リスクを理解し、従業員の記録を侵害する可能性のある潜在的なサイバー脅威を特定する方法を理解するのに役立ちます。

留意すべきその他のベスト プラクティス

従業員の権利を理解する

文書の保管と保持期間に関する法律に加えて、記録に関する従業員の権利を理解することが重要です。

個人データ保護法は、従業員に、自分の個人情報がどのように収集、処理、共有されているかを知る権利を与えています。 人事部と従業員の両方がこれに関するトレーニングを受けていることを確認してください。 たとえば、個人データ保護に関する一連のウェビナーを実施し、従業員ハンドブックでこのトピックに対処するようにしてください。 これにより、組織内の全員が個人データ保護の権利と義務を理解するのに役立ちます。

また、オンライン フォームなどを使用して、従業員が自分の個人情報へのアクセスまたは変更を要求するためのプロセスを設定することも重要です。 ポリシーと手順のマニュアルで、従業員が誰に質問すればよいかがわかるように、この問題の責任者または部門を特定します。

明確な書面による文書管理ポリシーとプロセスを策定する

ドキュメント管理計画は、文書化されたポリシーとプロセスによってサポートされている必要があります。 これらは、従業員レコードを作成、整理、および保存する方法について人事部門をガイドします。

文書を作成する際には、さまざまな種類の従業員文書、これらの文書の保管方法、文書へのアクセス権を持つユーザー、文書をいつどのように破棄する必要があるかを必ず説明してください。

これらのポリシーとプロセスを従業員と共有することも不可欠です。 これを行うには、それらをポリシーと手順のマニュアルに含め、オンボーディング プロセスに組み込み、記録管理手順について従業員に思い出させるために定期的に全社的なメールを送信します。

このガイダンスを書き留めてチームに伝えることで、組織の記録管理全体の一貫性が確保されます。 また、人事部門が従業員の記録を処理する際に正しい決定を下せるように、簡単な基​​準点を提供します。

法令順守の最新情報を入手する

記録管理に関する法規制は頻繁に変更されます。 これは、デジタル記録管理に関するテクノロジーの進化に関して特に当てはまります。

これらの変更を常に最新の状態に保ち、必要に応じてポリシーと手順を調整してください。 そうすることで、罰金や法的措置などの罰則につながる可能性のある違反のリスクを制限できます。

従業員記録を定期的に確認する

従業員情報は定期的に変更されます。多くの場合、離職、昇進、および個人的な状況の変化の結果です。 従業員の記録を定期的に見直して、正確な情報が含まれていることを確認するシステムを導入します。

多くの場合、デジタル記録管理ツールには、これを支援する機能があります。 たとえば、チーム メンバーが個人および緊急連絡先の詳細を更新するように、定期的な年次リマインダーを設定できます。

3 つの最高の従業員ドキュメント管理ツール

さまざまな従業員記録管理ソフトウェアが利用できるため、ビジネスに最適なものを決定するのは難しい場合があります. 3 つの最高のドキュメント管理ツールの推奨事項を次に示します。

Connecteam を使用すると、作成から廃棄まで、あらゆるタイプの従業員ドキュメントを簡単に管理できます。 Connecteam の文書管理機能は、機密文書を安全に保管し、運用を簡素化し、コンプライアンスを維持するのに役立ちます。

Connecteam のフル機能のモバイル アプリを使用すると、あなたと従業員は外出先でドキュメントをアップロードできます。 その後、一元化されたダッシュボードを介して、安全な場所から従業員の記録にアクセスできます。

さらに、Connectteam は無制限のストレージを提供します。 法律で義務付けられている期間、必要なだけ文書を保管してください。

組み込みのチーム チャットを使用すると、Connecteam を使用すると、ドキュメントを従業員とリアルタイムで共有して話し合うこともできます。 ドキュメントを最新かつ正確に保つために使用できる高度な通知機能もあります。 たとえば、Connectteam は、雇用契約の期限が切れる時期を通知できます。

アクセス許可とエンドツーエンドの暗号化により、従業員の機密文書がさらに保護され、データ侵害が防止されます。

Connecteam には、直感的なインターフェイスと包括的なカスタマー サポートもあります。 チームは簡単に開始でき、質問や懸念がある場合はカスタマー サービスに簡単に連絡できます。

しかし、Connecteam は単なる従業員記録管理アプリではありません。 これは、スケジューリング、コミュニケーション、従業員の認識、トレーニングの機能を備えたオールインワンのデジタル従業員管理ソリューションです。

また、非常に手頃な価格のドキュメント管理ソリューションでもあります。 Connecteam の永久無料のスモール ビジネス プランでは、従業員のドキュメント管理など、最も人気のある機能に最大 10 人のユーザーがアクセスできます。 有料プランは、最大 30 ユーザーで月額 $29 から始まり、追加ユーザーごとに月額わずか $0.50 です。

価格

• 最初の 30 ユーザーは月額わずか 29 ドルから
• 14 日間の無料トライアル
• 無料プランあり

DynaFile は、従業員のファイル管理に使用できるクラウド ドキュメント管理ソフトウェアです。 一元化された Web ベースのストレージを提供し、企業の記録管理プロセスをデジタル化します。

大量のドキュメントのバッチ スキャンをサポートする自動スキャン機能が含まれています。 ユーザーは、公開または非公開のドキュメント リンクを介してファイルを共有することもできます。

DynaFile は、スキャン中にバーコードをファイルに割り当て、後でレコードを検索するために使用できます。 また、ドキュメントを自動的にファイリングできる機能も提供します。

その他の機能には、ユーザー アクセス許可、管理コントロール、および電子署名が含まれます。 ただし、DynaFile はモバイル アプリを提供していません。

価格

• 価格についてはベンダーにお問い合わせください
• トライアル: いいえ
• 無料プラン: いいえ

Avokaado は、契約のライフサイクル管理のためのデジタル ツールです。 ユーザーが契約の起草、交渉、署名、および管理を行うのに役立ちます。

ユーザーは、条項ベースの自動化とテンプレートに基づいて契約を起草できます。 また、締め切りの追跡を自動化し、更新日などのドキュメントに関連する重要な日付についてリマインダーを設定することもできます。

Avokaado はプライベート クラウド ストレージを使用します。 これにより、雇用主は元の契約またはテンプレートベースの契約を追跡し、協力することができます。 このプラットフォームでは、ユーザーがファイル アクセスを管理し、契約に電子署名を追加することもできます。

Avokaado はスタンドアロンの契約管理システムです。 ただし、Persona や Salesforce など、ユーザーの既存のソフトウェアとの統合を提供します。

価格

• 月額 312.40 ドルから (価格はユーロでのみ記載されています: 月額 290 ユーロ)
• トライアル: はい
• 無料プラン: はい

詳細については、HR ドキュメント管理ソフトウェアのベスト 10 に関する記事をご覧ください。

ビジネス向けのデジタル記録管理ソリューション

従業員記録管理ソフトウェアは、従業員の記録を保存してアクセスするための最良の方法です。 手動のデータ処理では対応できないレベルのセキュリティで、これを迅速かつ簡単に行うことができます。

従業員の記録を管理する上で最も重要な側面の 1 つは、法的義務を理解することです。 連邦および州レベルの法律および規制を確認して、保持する必要がある記録、保持する期間、およびそれらにアクセスできるユーザーを確認してください。

これにより、関連する法律に準拠するだけでなく、ビジネスのニーズを満たすデジタル ドキュメント管理システムをセットアップできます。