従業員の休暇申請フォーム + 無料テンプレートの書き方

マネージャーとして、チーム全体の休暇申請を追跡することは、本当に頭の痛い問題です。 適切な人員配置を確保しながら、従業員の個々のニーズに対応する必要があります。 そのため、明確に定義された休暇申請プロセスを用意することが不可欠です。

より大きな休暇ポリシーの一部としての従業員の休暇申請フォームは、このプロセスを標準化するための優れたツールです。 これにより、労働者は正式な方法で休暇を申請でき、あなたや他の人事 (HR) スタッフが申請を簡単に承認および拒否できるようになります。

各フォームに承認または拒否を記録することもできます。 これにより、誰がどの程度休暇を取得したかが一目でわかります。

この記事では、従業員の休暇申請フォームとは何か、フォームが重要な理由、休暇ポリシーにどのように適合するかについて説明します。 さらに、無料のテンプレートを提供し、組織でリクエスト フォームを最適に実装する方法を説明します。

休暇申請フォームとは何ですか?

従業員の休暇申請フォームは、チーム メンバーが必要な任意の種類の休暇を申請できる文書です。 休暇の種類には、次のようなものがあります。

• 休暇日数
• 産休
• 病欠
• 病気の日
• 兵役休暇
• 忌引き休暇
• 傷病休暇
• 家族医療休暇法（FMLA）に基づく休暇
• その他の理由による一般的な無給または有給休暇 (PTO)

これらのフォームは、各要求を承認または拒否するマネージャー、チーム リーダー、または人事スタッフに送信されます。

ただし、すべての組織が休暇申請文書を使用しているわけではありません。 メール、口頭、またはデジタルプラットフォームを使用して休暇を申請するよう従業員に依頼する人もいます。

全体として、これらのフォームは企業のより大きな休暇ポリシーの一部であり、休暇申請プロセスの標準化に役立ちます。

どうしてそれが重要ですか？

適切な休暇ポリシーと従業員の休暇申請フォームは、次の点で組織に役立ちます。

コンプライアンス

雇用主は、病気休暇や家族休暇など、特定の種類の休暇を提供する法的要件の対象となります。 たとえば、Family and Medical Leave Act (FMLA) では、雇用主は、病気休暇が必要な労働者または慢性疾患のある家族の世話をする必要がある労働者に、仕事を保護する 12 週間の無給休暇を提供する必要があります。

休暇申請フォームを使用することで、ビジネスが法的要件に準拠していることを確認し、従業員の休暇申請を一貫して確実に文書化できます。

さらに、従業員の休暇申請と承認の記録を保持しておくと、会社の休暇ポリシーが労働および記録管理の規制に準拠していることを示すのに役立ちます。

従業員の休暇と労働ニーズの管理

申請フォームを使用すると、誰が有給休暇 (PTO) を使用しているかを確認できます。 これにより、人員不足のリスクを軽減するために前もって計画を立てることができます。 フォームを使用すると、誰が休暇を承認されたかを追跡し、休暇申請を見逃さないようにすることもできます。

従業員をサポート

アメリカの労働者は世界で最も過労であり、民間部門の従業員の 20% 以上が PTO を利用できません。 これにより、ワークライフバランスが低下し、燃え尽き症候群やエンゲージメントの低下などの問題につながる可能性があります.

適切な休暇ポリシーにより、従業員は切望されていたダウンタイムにアクセスできるようになり、標準化されたフォームにより、従業員はより簡単に休暇を申請できるようになります。 その結果、従業員は、仕事から離れて再充電およびリフレッシュするための明確な道筋があることを知って、サポートされていると感じます。

離職率と欠勤率の削減

同様に、デロイトが 1,000 人の専門家を対象に行った調査では、全労働者の 42% とミレニアル世代の労働者のほぼ半数が、燃え尽き症候群のために仕事を辞めたと報告しています。 Harvard Business Review は、従業員が働きすぎると、企業は離職率が高くなり、欠勤が増え、保険料が高くなると報告しています。

申請フォームを使用すると、チーム メンバーは必要なときに休暇を簡単に申請できます。 このようにして、彼らは仕事を欠勤したり、さらに悪いことに、やめたりする誘惑に駆られることが少なくなる可能性があります。

休暇申請フォームに記載する内容

良い休暇申請フォームに含めることができるものは次のとおりです。

フォームの説明

これらは、フォームへの記入方法をワーカーに説明する必要があります。 また、従業員が休暇を申請するのにどれくらい前にすべきかを示すこともできます。

リクエストの日時

人事チームとマネージャーは、従業員がいつ休暇を申請したかを確認して、フォームをタイムリーに承認または拒否できるようにすることが重要です。

従業員情報

フォームには、従業員の名前と署名が含まれている必要があります。 組織によっては、会社が従業員を特定するのに役立つように、従業員番号、役割、および部門を含めることもできます。

リクエストされた日付とその理由

フォームには、従業員が休暇を要求している正確な日または時間、および要求している合計日数または時間数を示すことができるセクションが必要です。

従業員が休暇を申請している理由を追跡することも重要です。 これは、HR が休暇申請を承認するかどうかを決定するのに役立ちます。

このセクションには、作業者が要求に関する詳細情報を提供したい場合に、追加のコメント用のスペースを含めることもできます。

リクエストが承認されたかどうかを追跡するセクション

人事担当者がリクエストが承認されたかどうかを示すことができる領域が必要です。 このセクションには、マネージャーまたは人事担当者の署名用のスペースも必要です。

無料の従業員休暇申請テンプレート

休暇申請フォームは、Google ドキュメント、Adobe Acrobat、Microsoft Word、またはその他のワード プロセッサを使用して作成できます。 会社のロゴと色を追加して、フォームを PDF 形式で保存できます。 フォームを PDF 形式で保存することをお勧めします。この形式でデジタル的に記入する方が簡単です。

フォームを作成するときは、シンプルで簡潔な言葉を使用してください。 これにより、作業者はフォームにすばやく記入し、混乱を防ぐことができます。 また、少しフォーマルなトーンを採用することもできます。 たとえカジュアルな職場環境であっても、形式的で事実に即した口調は文書の重要性を伝えます。

フォームをゼロから作成するのは難しい場合があるため、無料休暇申請フォーム テンプレートをダウンロードして、出発点として使用してください。 必要に応じてカスタマイズできます。

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従業員の休暇申請フォームを効果的に実装するためのベスト プラクティス

休暇制度を設けている

休暇申請フォームは、休暇申請が公平に処理されるように、より大きな休暇ポリシーの一部である必要があります。 休暇ポリシーは、従業員が簡単にアクセスできるようにする必要があります。 従業員ハンドブックに含め、チーム メンバーが簡単に参照できる場所に保管してください。

ポリシーで次のことを説明できます。

• 病気休暇、家族休暇、PTO など、さまざまな種類の休暇があります。
• 従業員が休暇を取ることができるとき。
• 従業員が休暇を申請する方法。
• 休暇申請書の適切な使用。
• 土壇場で緊急事態が発生した場合や、休暇申請フォームが許可されない病気になった場合に、従業員がすべきこと。
• 同時に何人の労働者が仕事を休むことができるか。 これは、チームまたは部門の 20% など、パーセンテージで表すことができます。
• リクエストを確認、承認、および拒否する人。
• 従業員が休暇申請について質問がある場合、どこに問い合わせるべきか、または誰に連絡すべきか。
• リクエストが拒否された場合にワーカーができること。

休暇ポリシーには、次の詳細も記載する必要があります。

リクエストの通知期間

従業員は、休暇をどのくらい前に申請する必要があるかを理解する必要があります。 一部の企業は、休暇について少なくとも 2 週間から 1 か月前に通知する必要があります。

どのくらいの通知を求めるかは、会社のスケジュールがどの程度柔軟かによって異なります。 たとえば、4 週間以上などの長期休暇については、少なくとも 2 か月前に通知するよう労働者に依頼することができます。

十分な通知があると、それに応じて従業員のスケジュールを計画するのに役立ちます。 また、必要に応じて一時的に代わりの人を雇う時間も与えられます。

回答のタイムライン

理想的には、休暇申請フォームに3 日以内に返信できる必要があります。 1 週間以上かかることはありません。 従業員にオンライン プラットフォームを介してデジタルでリクエストを送信してもらうと、リクエストにさらに迅速に対応できます。

リクエスト変更のルール

従業員の計画が変更された場合の申請フォームの変更に関するルールを検討してください。 チーム メンバーが特定のマネージャーまたは HR チーム メンバーにフォームを変更するように電子メールで送信する必要がある場合があります。 または、作業者に新しい要求フォームを送信するように要求する場合があります。

休暇申請を拒否する手順

マネージャーまたは人事担当者が休暇申請を拒否するときに従わなければならない正式な手順を作成します。 次に、休暇ポリシーでこれを概説します。

たとえば、要求を拒否した人に、従業員に直接連絡して決定を説明するよう依頼することを検討できます。 ポリシーには、マネージャーまたは人事部が従業員に妥協案として別の曜日または時間の休暇を提供することに注意してください。

または、1 件が却下された後、一定数 (たとえば、1 件または 2 件) の追加の要求を送信するよう従業員に依頼することもできます。従業員に、後続の要求フォームに別の曜日または時間を記載するよう要求することもできます。

デジタル休暇管理ソリューションを使用する

Connecteam のようなデジタル休暇管理ソフトウェアを使用すると、休暇ポリシーを簡単に作成し、休暇申請を管理できます。

Connecteam は、従業員をより効率的に管理できるように設計されたさまざまな機能を提供する包括的な従業員管理ソリューションです。

Connecteam の休暇管理機能を使用すると、従業員はモバイル デバイスから休暇申請を送信でき、マネージャーは数回クリックするだけで申請を承認または拒否できます。 システムはすべての休暇申請と承認を自動的に追跡するため、手動で申請を追跡したり、スプレッドシートを使用したりする必要はありません。

また、最高の従業員 pto トラッカーの詳細なレビューもお読みください。

Connecteam を使用すると、従業員が取得できる休暇の時間、従業員が提供する必要がある通知の量、および休暇申請に対して 1 年の特定の期間を除外するかどうかに関するルールを設定できます。

何よりも、Connecteam の休暇管理機能は、Connecteam プラットフォームの他の部分とシームレスに統合されているため、単一のプラットフォームから従業員のあらゆる側面を管理できます。 これにより、シフトのスケジュール、従業員とのコミュニケーション、時間と出席の​​追跡をすべて 1 つの場所から簡単に行うことができます。

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ボトルネックと問題を事前に計画する

大きなイベントや休暇の前後には、多くの従業員が同時に休暇を申請するのが一般的です。

休日の 1 か月以上前に従業員と連絡を取り、誰が喜んで働くかを調べて、事前に計画を立てることができます。 この期間に利用できる従業員の銀行を作成します。 また、次の休暇中にこれらの従業員に休暇を与えることを検討することもできます。 こうすることで、同じ従業員に何日も何時間も費やす必要がなくなります。

また、最低限のスタッフ レベルを設定する必要があります。 各シフトに必要なスタッフの割合を検討してください。 また、この数の従業員が、顧客が他の時期に期待する品質のサービスを提供できることを確認してください。

組織が休暇中も仕事をしている場合や、誰もが休暇を望んでいるために忙しい場合は、休暇前に一時的な人材派遣ソリューションを手配して、ギャップを埋めることができます。

さらに、人気のある休暇期間中に休暇申請が公平に処理されるようにする方法がいくつかあります。 年功序列、先着順、または休暇が最も少ない人を見て、要求に優先順位を付けるポリシーにすることができます。 主要な休日にも喜んで働く従業員にボーナスを提供することもできます。

病気と緊急事態

従業員は突然病気になったり、緊急事態に遭遇したりする可能性があります。 このような場合、通常、申請フォームを使用して数日または数週間前に休暇を申請する時間はありません。 そのため、土壇場での休暇のためのポリシーを整備することが不可欠です。

ポリシーには以下を含める必要があります。

• 病気または緊急事態を構成するものの定義。
• このような状況で従業員が誰に連絡する必要があるかについての説明。
• 従業員が勤務開始前に行う必要がある最低限の通知。 例えば2時間。
• 従業員が戻った場合に病気のメモが必要かどうか。 多くの組織では、3 日間の欠勤後に病気のメモが必要です。
• 土壇場での休暇が支払われるかどうか。

さらに、土壇場での欠席に対処するための内部ポリシーを作成する必要があります。 シフトの突然のギャップを埋める方法を知っておく必要があります。 土壇場で連絡できるオンコール ワーカーのリストがある場合があります。 従業員にグループ テキストまたはメール リクエストを送信して、誰かが対応可能かどうかを確認することもできます。

休暇申請に迅速に対応するための受付プロセスを作成する

従業員が休暇を申請するとき、おそらく返事を待ち望んでいます。 また、欠勤の影響を受けるスケジュールやシフトを入力できるように、どのリクエストが承認されているかを知る必要があります。

摂取プロセスが役立ちます。 これは、リクエスト フォームの送信と処理のプロセスを意味します。 それはあなたの休暇方針と密接に関係しています。

摂取プロセスを作成するときは、次のことを考慮する必要があります。

• フォームが送信される場所と方法。
• 誰がそれらをレビューする責任がありますか。
• 休暇の決定方法。
• 完成したフォームをファイルする方法。

たとえば、記入済みのフォームを電子メールで、または自分自身、指定されたチーム メンバー、または人事部に直接提出するよう従業員に依頼できます。 オンラインの作業管理プラットフォームまたはファイル共有ソフトウェア ソリューションを使用して、デジタル形式でフォームを提出するよう労働者に依頼することもできます。

要求フォームを担当する人事スタッフと共有する一連のステップバイステップの指示を作成することで、インテーク プロセスを手動で作成できます。 しかし、これは困難で時間がかかる場合があります。

Connecteam のようなデジタル プラットフォームを使用することで、休暇申請プロセスの多くを自動化できます。 従業員はどのデバイスからでも休暇を申請でき、あなたはリアルタイムで申請を受け取ることができます。 これらのプラットフォームを使用すると、従業員が要求した休暇をすぐに確認できます。

また、要求に対して決定が下されたときに従業員に通知します。 さらに、誰が休暇を申請し、誰の申請に対応する必要があるかを一目で確認できます。

一部のデジタル プラットフォームはスケジューリング機能にも直接リンクしているため、シフトやスケジュールをすばやく更新したり、不在の従業員をカバーできるチーム メンバーに質問したり、シフトに追加の従業員が必要な場合に通知を受け取ったりできます。

コンプライアンスのための休暇ポリシーを確認する

法律に違反していないことを確認するために、弁護士と一緒に休暇ポリシーを確認することをお勧めします。

たとえば、ほとんどの場合、雇用主は従業員の FMLA 休暇を拒否することはできません。 ただし、雇用主の従業員数が 50 人未満の場合、または休暇を申請する労働者の会社での勤務時間が 1,250 時間または 12 か月未満の場合は、休暇を取得できない場合があります。 この法律の詳細を理解することは重要です。

あなたの会社で休暇に関する決定を下す人は誰でも、いつ休暇申請を承認しなければならないか、いつ労働者が休暇の資格を得ることができないかを理解する必要があります。

休暇申請フォームの有効性を評価する

休暇申請フォームは、欠勤やノーコール、ノーショーの従業員を減らす必要があります。 そうでない場合、または従業員が定期的にフォームを適切に送信していない場合は、ポリシーを再評価してください。

従業員に追加情報を要求する必要があるかどうかを検討してください。 または、従業員が要求フォームに適切に記入し、時間どおりに送信できるように、フォームに追加できる指示がないかどうかを確認してください。

たとえば、フォームが複雑すぎると、従業員が自信を持ってフォームに記入できない可能性があります。 申請フォームを 1 ～ 2 ページに簡素化し、簡単な言葉を使用すると役立ちます。 フォームに追加のメモを記入するスペースを設けることで、従業員は自分の言葉で休暇が必要な理由を説明する機会を得ることができます。

土壇場での欠席が多い場合は、タイムラインを詳しく確認することもできます。 労働者に何ヶ月も前に通知するように要求していますか? 一部の従業員は、それほど前もって計画を立てていない可能性があります。 労働者が数週間前に通知して休暇を申請できるようにすると、柔軟性が高まる可能性があります。

まとめ

休暇申請フォームは、従業員が休暇、病欠、またはその他の種類の休暇が必要なときに連絡を取るのに役立ちます。 また、これらの要求に優先順位を付けて、特定の休暇を取得できるかどうか、いつ取得できるかを従業員に通知することもできます。

効果的な従業員の休暇申請フォームは、従業員と管理者の間の混乱や誤解を減らし、法的要件の遵守を保証することもできます。

無料のテンプレートと、この記事で概説されているベスト プラクティスを利用することで、休暇申請を管理するストレスを取り除き、ビジネスに最適な申請フォームを作成できます。

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