従業員トレーニングマニュアルを 10 ステップで作成する方法

効果的な従業員トレーニング マニュアルを作成すると、一貫した新入社員研修を実施し、社内の全員がビジネス目標と価値観に一致していることを確認し、従業員がそれぞれの役割で成功するために必要な知識を身につけることができます。

トレーニング マニュアルはさまざまな目的に使用でき、さまざまなトピック、ワークフロー、ベスト プラクティスなどをカバーできます。 ただし、これらのマニュアルは重要であり、多用途であるにもかかわらず、作成するのが難しい場合があります。

この記事では、独自の従業員トレーニング マニュアルを作成して実装するための 10 のステップを説明します。 Connecteam がどのようにプロセスを合理化できるかについても説明します。

トレーニングマニュアルとは何ですか?その目的は何ですか?

トレーニング マニュアルは、プロセス、ワークフロー、または主題に関する指示と情報を提供する包括的な文書です。

これらのマニュアルには標準的な形式はありません。 ステップバイステップの説明を提供するもの、フローチャートのようなビジュアルを提供するもの、長い形式の文書を提供するものもあります。

多くの企業は、従業員が新入社員か長年勤務しているかに関係なく、仕事関連の情報に簡単にアクセスできるように、従業員向けのトレーニング マニュアルを提供しています。

トレーニング マニュアルを使用する最も一般的な場合は次のとおりです。

• 新入社員のオンボーディング。 従業員が会社に入社すると、トレーニング マニュアルを使用することで、役割の要件、期待されること、企業で使用されるシステム、会社のポリシーと手順を簡単に理解できるようになります。
• 学習を続けます。 経験豊富な従業員であっても、時々は復習が必要です。 従業員がベストプラクティスやプロセスを参照できるように、トレーニングマニュアルを提供することが重要です。
• コンプライアンスおよび規制に関するトレーニング。 セクハラ、差別、内部関係者研修、サイバーセキュリティ、職場の安全などのトピックに関するトレーニング マニュアルは、会社を法的要件に準拠させるのに役立ちます。
• 製品またはシステムのトレーニング。 ビジネスに新しいシステムや製品を導入する場合、従業員はそれを適切に使用する方法を知る必要があります。 最適に使用するための段階的な手順を記載したトレーニング マニュアルを作成して、この情報を提供してください。

従業員のトレーニング以外にも、会社の製品やサービスの使用方法を顧客に知らせるためのトレーニング マニュアルが必要になることがよくあります。

トレーニングマニュアルのメリット

チームに一貫性をもたらす

優れたトレーニングマニュアルを使用すると、すべての従業員が同じトレーニングを経験できるため、混乱や間違いの可能性が低くなります。

重要なプロセスや手順がチーム全体に対して文書化されている場合、全員が同じプレイブックに基づいて作業し、同じ指示に従っていることを信頼できます。 これにより、チームは正しい手順に従っていることが保証されます。

オンボーディングプロセスを合理化する

トレーニング マニュアルを使用すると、新入社員のオンボーディングにかかる​​時間を節約できます。 すべての従業員が同じ標準情報を受け取り、初日から適切な体制を整えることができます。従業員が自分の役割の詳細を早く理解するほど、早く価値を提供し始めることができます。

従業員は、ポリシー、プロセス、手順を理解する必要がある場合でも、会社の製品やサービスに関する詳細なトレーニングを受ける必要がある場合でも、効果的なトレーニング教材を使用して、より迅速かつ生産的に新人研修を受けることができます。

機知、パフォーマンス、独立性を育む

効果的なトレーニングマニュアルの存在とその場所を知っていれば、従業員は問題を解決したり、新しいスキルを学んだりする際により機知に富むようになります。

彼らはあなたや他のマネージャーに助けを求めに来るのではなく、マニュアルを参照することができます。 これにより全員の時間が節約され、チーム メンバーが自分たちで解決策を見つけることに成功し、自信と独立性が高まります。

十分な訓練を受け、自分の仕事の知識に自信を持っている従業員は、パフォーマンスも向上し、生産性も向上し、エンゲージメントを維持する可能性が高くなります。

コンプライアンスと安全性の向上

チームが規制に従うことを保証する最善の方法は、チームに適切な情報と従うべき手順を確実に提供することです。 トレーニング マニュアルを作成することは、コンプライアンス問題や訴訟を回避するために、これらの手順とプロトコルの概要を説明する優れた方法です。

書面によるマニュアルと一緒にトレーニング ビデオを提供することもできるため、従業員は要件を順守する方法を実際の状況で表現することができます。

ミスを減らす

詳細なトレーニング プログラムにより、重要な情報が従業員に直接提供されます。 従業員がタスクを適切に実行する方法、仕事を文書化する方法、プロトコルや手順に従う方法を忘れてしまうのではないかと心配する必要はありません。

間違いを回避すると、作業をやり直す必要が最小限に抑えられ、全体的な作業の品質が向上します。

また、罰金や時間外労働の支払いを避けるのにも役立ちます。 たとえば、適切なトレーニングを行うと、最初から作業が正しく完了する可能性が高くなります。 これにより、従業員が遅刻して問題を解決するために残業代を支払う必要がなくなります。 また、特に安全性やコンプライアンスに関して従業員に適切な手順を知らせることで、違反による罰金のリスクを制限します。

トレーニング費用を節約する

トレーニング マニュアルは、ビジネスのコスト削減に役立ちます。 まず、特定のトピックについて全員をトレーニングするための一貫した方法が提供されます。 個別のトレーニング セッションやトレーニング ビデオを作成して提供するために料金を支払う必要はありません。 代わりに、その情報をすべての従業員が使用できる単一のソースに凝縮できます。

さらに、従業員はいつでもトレーニング マニュアルを参照できるため、従業員が情報を忘れた場合に最新情報を得るために、再教育コースやマイクロラーニング セッションを作成するのに費用を費やす必要はありません。

従業員トレーニングマニュアルを 10 ステップで作成する方法

正確なプロセスは企業のニーズによって異なりますが、トレーニング マニュアルの作成は 10 の一般的な手順に従うだけで簡単です。

ステップ 1: トレーニングと知識の目標を特定する

最初に行う必要があるのは、このトレーニングを通じてどのような知識を教えたいかを把握することです。 従業員に達成してもらいたい最も重要な目標について考えてください。 どのようなスキルを学習または開発する必要がありますか? 彼らはどのような情報を学ばなければなりませんか?

いくつかの具体的な目標を書き留めておくと役立ちます。 例: 「このマニュアルを読むと、従業員は福利厚生に登録するための正確なプロセスを理解できるようになります。」 または、「このトレーニングにより、チームメンバーはパフォーマンスの自己レビューを記入するための具体的な指示を得ることができます。」

ステップ 2: 対象ユーザーを定義する

次に、対象となるユーザーについて考えます。 誰がこの知識を必要とするか、誰がこれらの指示から恩恵を受けるかを考えてください。

経験レベル、役割、背景などを考慮する必要があります。 たとえば、上級従業員は若手従業員とは異なる知識を持っている可能性が高いため、各従業員がどのような種類の研修からメリットを得られるかを意識してください。

同様に、従業員の立場が異なれば、スキルや理解度も異なります。 たとえば、エンジニア向けのトレーニング マニュアルには技術情報を含めることができますが、人事担当者向けのマニュアルでは混乱を引き起こす可能性があります。

対象読者を定義するときは、設定する目標についても考慮する必要があります。 たとえば、最大の目的は倉庫内の安全性を向上させることかもしれません。 対象となるのは、そこで働くことに時間を費やしている人たちです。 あるいは、優秀なコーチを集めた経営チームの構築を目指しているのかもしれません。 対象者は、すでに管理職に就いている従業員、または昇進に興味のある従業員です。

ステップ 3: リソースと情報を収集する

トレーニング マニュアルを作成する前に、必要な情報がすべて揃っていることを確認してください。

たとえば、会社の特定の手順に関するトレーニング マニュアルの場合、その手順と関連プロセスに関する既存の文書をすべて収集します。 ソフトウェアまたはシステムのトレーニングの場合は、マニュアルまたは実装ガイドを手元に用意しておくとよいでしょう。 安全教育マニュアルを作成するには、必ず規制や規定を調べてください。

これは、社内または社外の対象分野の専門家に相談する絶好の機会でもあります。 トレーニングのテーマに深く関わっている人は、あなたが思いつかなかった洞察、アイデア、ベスト プラクティスを提供してくれる可能性があります。

ステップ 4: 形式と構造を選択する

次に、マニュアルのフォーマットと構成を決定します。

最適な形式を選択してください

トレーニング資料には多数の種類があるため、さまざまな形式から選択できます。

ドキュメントを作成したり、スライドデッキ (PowerPoint や Google Sheets プレゼンテーションなど) を作成したり、インタラクティブな学習管理システム (LMS) を使用してマニュアルを作成したりできます。

最終的には、提供するトレーニングの種類と対象者に最適なものを選択してください。

たとえば、安全性を重視したマニュアルのワークフローやインフォグラフィックスなど、多くのビジュアルを含むマニュアルにスライドデッキを使用できます。 人事担当者が必要に応じて参照できるマニュアルの場合、ドキュメントを使用すると、必要な情報を簡単に見つけることができます。

マニュアルを構成する

情報をどのように提示するとしても、コンテンツ自体の強力な概要が必要です。 コンテンツを小さく、理解しやすい部分に分割するアウトラインを作成します。

まず、各セクションの見出しを作成します。これには、ユーザーが学習できる内容を説明するトレーニングの紹介、目次、説明した内容を要約する結論が含まれます。

マニュアルを作成するときは、シンプルでアクセスしやすいデザインに焦点を当ててください。 あまりにも多くの色やスタイルの中でトレーニング コンテンツが埋もれてしまうことは望ましくありません。 会社のブランド スタイルに固執するか、異なる色を数色だけ使用します。 これにより、マニュアルが読みやすくなります。

また、必ず同じ読みやすいフォントを全体で使用してください。 Arial のようなサンセリフ フォントは安全なオプションです。 タイトル、見出し、小見出し、本文などには、必要に応じていくつかの異なるフォント サイズのみを使用します。

視覚補助を含める

効果的なトレーニング資料には視覚補助が含まれています。 トレーニングが主にテキストベースである場合でも、いくつかの視覚補助を含めることは、特に視覚的に学習する人にとって情報を伝えるのに役立ちます。

従業員の関心を維持するために、プロセスの実行方法を示す画像 (フローチャートや説明図など) やイラストを追加することを検討してください。 表は、大量の情報を分かりやすく表示するのに役立ちます。

画像を使用するとマニュアルの視覚的に興味深いものになりますが、画像を多用しすぎないように注意してください。 より重要な情報から注意をそらし、コンテンツが乱雑に見える可能性があります。

ステップ 5: コンテンツの下書きと編集

作成したアウトラインを参照して、空白を埋め始めます。 必要に応じて具体化します。特に、中小企業と話したり文書を確認したりするときに新しい情報を発見した場合はそうです。

望ましい最終結果をガイドとして使用してください。 従業員が十分なトレーニングを受けて帰宅するためには、何を学ぶ必要がありますか? 彼らに何を説明する必要がありますか?

情報が論理的に流れるように、情報の順序を念頭に置いてください。 最初から始めて、トレーニング全体を通してトピックを構築してください。

例として、安全手順に関するトレーニング マニュアルを作成しているとします。 あなたは次のことを行うかもしれません:

• まず、安全がなぜ重要なのか、そしてこれらの手順によって会社の安全がどのように向上するのかについて説明します。
• トレーニングの「核心」に踏み込み、従業員が知っておくべきことをすべて説明します。
• 最後に概要と手順を説明します。 従業員は次に何をすべきでしょうか? 訓練を受けた後はどのように進めるべきでしょうか?

さらに、コンテンツの下書きを作成するときは、視聴者を考慮することを忘れないでください。 一般の聴衆を対象にトレーニングを行う場合は、過度に特殊な専門用語や専門用語を避けてください。 また、トレーニングに含まれる、聴衆に関連するものはすべて手元に置いておいてください。

たとえば、会社全体を対象としたトレーニング マニュアルでは、役割固有の専門用語を避けます。 代わりに、立場に関係なく誰もが理解できる言葉を使用してください。 一方、1 つのチームにのみ適用されるプロセスに焦点を当てたトレーニングの場合は、そのチームの知識に合わせてマニュアルを調整できます。

コンテンツを作成したら、内容を読み、必要に応じて編集します。

ステップ 6: テストマニュアルを配布し、必要に応じて変更を加える

全社的な展開を行う前に、社内の少数のグループでテストしてください。 バランスの取れたグループを作るために、特定の部門のメンバー、リーダーシップのメンバー、または部門を超えたチームから 1 ～ 2 人を選択することもできます。

トレーニングマニュアルを読んでもらい、フィードバックを求めます。 次のような質問をするアンケートを送信します。

• このトレーニングから何を学びましたか?
• マニュアルを読んだ後、このトピックについての理解度はどのように評価されますか?
• このトレーニングはあなたの役割にどの程度関連していますか? それは仕事の改善にどのように役立ちますか?
• 学びたかったのにできなかったことが何かありましたか?
• このトレーニングに対する将来の追加または変更についてどのような提案がありますか?

フィードバックを収集したら、その回答を分析して、改善のテーマと領域を理解します。 マニュアルを全員に公開する前に、その情報を使用してマニュアルに変更を加えます。

ステップ 7: 全従業員に展開する

おめでとうございます。トレーニング マニュアルを公開する準備が整いました。 今度は従業員と共有します。

まずは新しいリソースをチームに伝えることから始めます。 マニュアルが存在する理由、マニュアルがどのように役立つか、どこからアクセスできるかを説明します。

多角的なコミュニケーション戦略の使用を検討してください。 電子メールを送信し、会社のメッセージング アプリでマニュアルを共有し、社内のナレッジ ベースまたは Wiki ページに公開します。 これによりすべての基本がカバーされ、誰も情報を見逃すことがなくなります。 また、従業員にマニュアルにアクセスするためのさまざまなオプションも提供します。

ステップ 8: 進捗状況を追跡する

従業員がトレーニング マニュアルに沿って作業するとき、進捗状況と完了状況を追跡するのに役立ちます。

すべてのマニュアルの進捗状況を追跡する必要はありません。 それはトレーニングの種類によって異なります。 必要に応じて参照することを目的としたマニュアルや、特定のソフトウェアの使用方法をユーザーに教えるマニュアルは、通常、進捗状況の追跡を必要としません。

ただし、規制やコンプライアンスの理由で必要なトレーニングや、新しい情報を提供するマニュアルの進捗状況を追跡する必要がある場合があります。

ステップ 9: 従業員の知識をテストする

トレーニング マニュアルにクイズやその他のインタラクティブな要素を追加することを検討してください。 これらは、従業員の知識をテストし、従業員の関与を維持するのに役立ちます。

メモした主な知識目標を参照してから、クイズを作成し、その知識を評価するための質問を含めます。 マニュアル全体または最後にのみクイズが表示されるように設定できます。 トレーニングマニュアルを正式に完成させる前に、従業員にクイズに合格するよう要求することもできます。

ステップ 10: フィードバックを収集し、時間をかけて更新する

マニュアルを試行したときと同じように、トレーニング マニュアルを改善するために従業員のフィードバックを求めることもできます。

ここでもアンケートは効果的です。 従業員がマニュアルを読む前に 1 回、その後に 1 回のアンケートを実施することも検討できます。

初期調査の例としては、次のような質問が挙げられます。

• このトレーニングマニュアルから何を学びたいですか?
• このトピックについての現在の理解度を 1 ～ 5 のスケールでどのように評価しますか?

トレーニング後のアンケートでは、テスト実行アンケートで使用したものと同様の質問を使用できます。 彼らがどれだけ学んだかを測定し、フィードバックや提案を収集することができます。

これらの回答を分析し、必要に応じてトレーニング マニュアルを更新します。

Connecteam がトレーニングでどのように役立つか

Connecteam は、魅力的な従業員トレーニングを提供するために必要なものがすべて含まれたオールインワンの作業管理プラットフォームです。

カスタムの従業員トレーニング資料とコースを作成する

Connecteam を使用すると、完全なトレーニング コース、短いビデオ、カスタマイズされたトレーニング マニュアル、その他の資料を簡単に作成できます。

テンプレートを使用するか、資料やコースを最初から作成します。 PDF、ビデオ、フォーム、画像、インフォグラフィックスなどを含めて、コースを理解しやすいモジュールに分割できます。

さらに、状況が変化しても、必要に応じてトレーニング内容を簡単に修正および更新できます。

従業員は Connecteam モバイル アプリを使用して、いつでもどこからでもトレーニング情報にアクセスできます。 これにより継続的な学習が促進され、自信と独立性を高めることができます。

すべての情報を 1 か所に保存

Connecteam を使用してトレーニング資料を作成すると、すべての情報を中央のナレッジ ベースに安全に保存できます。

従業員は、必要に応じていつでもトレーニング資料やその他の重要な会社文書を参照できます。 この単一の真実の情報源により、さまざまな場所から情報を探すのに時間を費やす必要がなくなります。

進捗状況を追跡し、知識をテストする

Connecteam を使用すると、従業員のトレーニングの進捗状況を簡単に追跡できます。 中央のダッシュボードを表示するだけで、各従業員のトレーニングがどの程度進んでいるかを確認できます。 Connecteam を使用すると、従業員に自動リマインダーを送信して、トレーニングの完了を奨励できます。

さらに、インタラクティブなクイズを使用してチーム メンバーの知識を確認できるため、チーム メンバーがトレーニングから必要なものを確実に取得できるようになります。

従業員がトレーニングを終了し、アプリ内クイズに合格すると、その成果に表彰バッジやデジタル トークンを与えることができます。

フィードバックを求めるのは簡単です

Connecteam のアンケートと投票機能を使用すると、従業員からのフィードバックを迅速かつ簡単に収集できます。 アプリ内でアンケートや投票を作成して共有でき、従業員はどこからでも回答できます。

テンプレートを使用するか、はい/いいえ、評価スケール、自由回答式、多肢選択式の質問を含む独自のカスタム アンケートを作成します。 モバイル デバイスから直接リアルタイムで結果を表示し、締め切り前にアンケートに回答するよう従業員に通知するスマート アラートを送信します。

従業員のトレーニングに制限はありません

無制限のトレーニングを作成し、無制限のユーザーと共有できる機能により、Connecteam は従業員の数が 10 人、100 人、または 10,000 人であっても、会社とともに成長します。 ストレージ容量が不足したり、学習者を増やすために追加料金を支払ったりする必要があることを心配する必要はありません。

結論

従業員トレーニングマニュアルを作成すると、新人研修が容易になり、従業員のパフォーマンスが向上し、一貫性が向上し、間違いが減ります。 このガイドを使用すると、10 のステップに従って独自のトレーニング マニュアルを設計して実装することができます。

Connecteam は、資料の作成からフィードバックの収集まで、従業員トレーニングのあらゆるニーズに対応できます。 従業員は外出先でも資料に簡単にアクセスできることを高く評価するでしょうし、あなたも知識豊富で熟練した従業員を抱えていることから恩恵を受けるでしょう。 プランは最大 30 ユーザーまで月額わずか 29 ドルから始まり、従業員 10 人以下の小規模企業は Connecteam を永久に完全無料で使用できます。

よくある質問

トレーニング資料には何を含めるべきですか?

従業員トレーニング資料には、文書によるコンテンツ、プロセスとワークフローを説明するための視覚的資料、およびビデオデモンストレーションを含める必要があります。 ベスト プラクティスは、従業員の知識を確認するためのテストやクイズも含めることです。

従業員のトレーニングにはどのようなツールが使用されていますか?

従業員のトレーニングに使用できるデジタル ツールは数多くあります。 ただし、カスタマイズ オプション、文書およびビジュアル コンテンツ、無制限のユーザー、外出先からのアクセスを提供するものを選択することが重要です。 Connecteam は、オールインワンのトレーニング ソリューションとして最適な選択肢です。

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