雇用確認書の書き方 + 無料テンプレート

公開: 2023-04-24

重要ポイント

雇用確認書は、誰かの雇用状況を確認します。これには、職歴、役割、給与に関する情報が含まれます。
これらの手紙は、通常、金融機関、家主、その他の雇用主、または政府機関から収入の証明として要求されます。
関連するポリシーと手順を用意し、テンプレートを使用することで、これらのレターを従業員向けにすばやく簡単に作成できます。
また、ポリシーと手順により、レターに一貫性があり、特定の要求に関連するすべての情報が含まれていることが保証されます。

雇用主として、あなたの従業員は、住宅ローンの貸し手、家主、または別の雇用主のために雇用の詳細を確認するようにあなたに依頼する場合があります。

通常、雇用確認書は短く簡単に作成できますが、正しく作成することが重要です。

間違いを犯すと、会社に悪い影響を与えるだけでなく、従業員がローン、住宅、または新しい仕事を得る能力にも影響を与える可能性があります。

このガイドでは、どのような情報をカバーするかを含め、雇用証明書の証明書を準備する方法について説明します.

あなたを助けるために、いくつかの雇用確認レターのサンプルも含まれており、すぐに使用できる2つのテンプレートも用意されています.

ここから無料のテンプレートをダウンロードしてください

従業員確認フォーム – 現在の従業員

従業員確認フォーム – 元従業員

雇用確認書とは何ですか？

就労確認書は、誰かの現在または以前の雇用を証明するものです。従業員があなたの会社で働いている (または働いていた) ことを確認し、雇用日、役割、給与などの詳細が含まれます。

雇用確認書は、次のように呼ばれることもあります。

雇用証明書
雇用証明書の証明
就労確認書
給与確認書
収入証明書
雇用確認フォーム

これらの手紙は、第三者の主要な雇用の詳細について独立した検証を提供します。手紙の要求は、従業員を介して、または銀行、家主、政府機関、またはその他の雇用主などの第三者から直接届く場合があります。

就労確認書は、従業員が役割をどれだけうまく遂行したかを説明する参照状または推薦状とは異なります。代わりに、雇用証明レターは、従業員の会社での時間に関する中立的な情報を提供します。

従業員確認レターのリクエストはどこから送信されますか?

給与確認書のリクエストは従業員から送信される場合があり、従業員はそれを情報を必要とする第三者に渡します。

従業員は、手紙を要求している理由をあなたに話す必要はありません。ただし、第三者に代わって手紙を要求するときに、どのような情報を含める必要があるかを伝える必要があります。

リクエストは、サードパーティから直接送信されることもあります。これらには以下が含まれます：

金融機関。 たとえば、従業員が住宅ローンやその他のローンを申請する場合、銀行は返済能力を確認する必要があります。従業員が既存のローンの再構築または財政難による支払いの延期を申請する場合、銀行は申請を許可するかどうかを決定する前に、収入を確認する必要があることもよくあります。
家主。 従業員が物件の賃貸を申し込むとき、家主は、賃貸料、敷金、およびその他のサービス料金を支払う能力があるかどうかを確認したいと考える場合があります。
他の雇用主。 従業員が別の会社に求職票を提出する場合、将来の雇用主は、従業員の履歴書の情報を照合するために、就労確認書を要求する場合があります。
移民弁護士は、従業員またはその家族のビザ申請を準備する際に、雇用主からの手紙を要求する場合があります。たとえば、給与証明書は、従業員が家族の永住権申請を後援する能力があることの証拠として使用できます。
債権回収機関は、雇用主に連絡して、支払いを促すために就労確認書を要求することがあります。多くの場合、法律により限定された情報しか公開できないため、このような種類の要求への対応については、法的助言を求める必要があります。
政府機関は、社会保障詐欺の事例を特定するため、または裁判所の決定のために賃金を確認するために、雇用証明書の確認を要求する場合があります。このような依頼を受けた場合は、弁護士に相談して指導を受けることをお勧めします。

また、雇用証明の手紙の要求に対応することが法律で義務付けられている場合を理解するために、法的助言を求めることも重要です。

多くの場合、そうする必要はありません。ただし、たとえば、住宅ローンの取得、リースへの署名、または新しい仕事の検索を支援するなど、従業員をサポートする場合は、手紙を提供することをお勧めします。

通常、政府機関からのリクエストは例外です。これらに対応することが法律で義務付けられている場合があり、その要求には通常、関連する規制または法律が定められています。

雇用証明書の確認には何を含める必要がありますか?

雇用確認書を書く際に必ず含めるべき基本的な情報がいくつかあります。具体的な詳細は、要求、および会社のポリシーと関連する法律および規制によって異なります。

レターに次のものが含まれていることを確認してください。

手紙が書かれた日付なので、受取人はその中の情報が最新であることを知っています.
あなたの会社名と住所。
挨拶。 受信者の詳細がわかっている場合は、直接宛先を指定できます。そうでない場合は、「これが関係する可能性のある人へ」を使用してください。
従業員の氏名。
開始日と終了日を含む雇用日。従業員がまだあなたの会社で働いている場合は、終了日を「現在」として記録できます。
受取人に質問がある場合、または詳細情報が必要な場合に備えて、あなたの名前と連絡先情報。
あなたのサイン。

法律で特に要求され、許可されている場合は、以下も含める必要がある場合があります。

受信者の会社の名前と住所 (わかっている場合)。
従業員の役職と部門。
従業員の職務の簡単な説明。
従業員の給与。
給与明細やタイムシートなど、給与を裏付ける証拠。
支払い頻度 (毎週または毎月など)。
従業員が 1 週間または 1 か月に勤務する時間数。
雇用形態（常勤、パート、契約）
彼らの雇用が終了する理由。
彼らの仕事が継続することが期待されているかどうか。
従業員の再雇用の資格。

要求に応じて、デジタル形式またはハードコピー形式の雇用証明書を提供し、郵送、電子メール、またはファックスで送信できます。

雇用証明レターのフォーマット方法

会社のレターヘッド付きの手紙または会社のロゴが入った文房具を用意してください。これにより、受信者の信頼性が確認されます。

これらの手紙を提示する最良の方法は、ビジネスレター形式です。

会社名と住所、日付、受取人の住所 (わかっている場合) を手紙の左上に記入します。次に、挨拶、手紙の内容、「心から」や「よろしく」などの正式なサインオフを含めます。あなたの署名、名前、および役割が続く必要があります。

就労確認書のポリシーと手順

雇用主として、従業員は定期的に雇用確認フォームを要求する場合があります。このため、雇用レターポリシーの確認を作成し、それらを要求および準備するための手順を設定すると便利です。

ポリシーと手順を作成することで、会社は雇用証明書の証明に対して一貫したアプローチを取ることができます。

ポリシーと手順は、あなたとあなたの従業員の時間を節約します。従業員が簡単に見つけられるように、ポリシーと手順のマニュアルにそれらを追加できます。手順を明確に設定することで、従業員から必要なすべての情報を取得できます。

ポリシー

従業員確認フォームのポリシーでは、手紙のリクエストがどのように処理され、誰がその準備を担当するかを定めています。

ポリシーを作成する前に、連邦レベルと州レベルの両方で法的義務を確認することが重要です。雇用通知の確認には、従業員の機密情報の第三者への公開が含まれます。

多くの場合、公開できる従業員情報と公開できない従業員情報、および公開プロセスに関する法律や規制があります。たとえば、米国の一部の州では、雇用主は給与履歴を第三者と共有できません。

雇用証明の手紙を提出する前に、従業員から署名付きの同意を得て、情報を公開する必要がある場合があります。また、書面による要求を要求することもお勧めします。書面による要求と署名されたリリースフォームは、後で紛争が発生した場合の記録を作成します。たとえば、従業員が開示した情報に異議を唱えた場合などです。

これらの理由から、人事 (HR) は、多くの場合、従業員の確認レターの要求に対応する任務を負っています。その後、手紙が会社の内部ポリシーおよび関連する法律に準拠していることを確認できます。

マネージャーまたはスーパーバイザーは、従業員確認フォームを作成することもできます。ただし、HR は送信前にそれらを確認する必要があります。

手順

雇用通知書の確認を要求するための標準的な手順を作成することで、あなたと従業員の時間を節約できます。従業員は、誰に依頼すればよいか、どのような情報が必要かを知っています。

手順では、次のことを説明してください。

従業員および第三者が要求を行うべき相手。
誰が手紙を準備する責任がありますか。
手紙を準備するために必要な情報。
デジタルまたはハードコピーの手紙が必要かどうか、および送付先。
リクエストに応答するための時間枠。
関連するポリシーまたはフォームへのリンク。

従業員がレターを要求するために使用できるサンプルフォームを作成すると役立つ場合があります。ポリシーと手順のマニュアルまたは従業員ハンドブックにフォームを追加すると、従業員が簡単に見つけることができます。必要な情報を入力して、関係者または部門に送信するだけです。

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就労確認書を準備するためのヒント

給与証明書を書くときは、これらの点に注意してください。

短く要点を押さえてください

これらの手紙は、長くて複雑である必要はありません。要求された情報を中立的に提示する必要があるだけです。これらの手紙は、従業員の業績や性格などについて意見を述べるべきではありません。

手紙を送る前に校正する

外部とのコミュニケーションと同様に、雇用証明書はあなたのビジネスを反映したものです。エラーがなく、プロフェッショナルである必要があります。

また、要求されたすべての情報がレターに含まれていることを確認してください。これは、従業員が住宅ローン、住宅、または将来の雇用を得るのに役立つ重要な文書です。不完全な情報を提供すると、アプリケーションが遅くなる可能性があります。

手紙に含まれる情報が正確かつ真実であることを確認してください

手紙の詳細は、人事記録に基づいている必要があります。第三者があなたの手紙を使用して、従業員の家族にビザを付与または拒否するなど、従業員に関する重大な決定を下す可能性があります。

また、正確性は、提供した情報に不満を持っている従業員からの苦情から保護するのにも役立ちます。

時間通りに手紙を提供する

従業員確認レターのリクエストは、多くの場合、時間に敏感です。たとえば、住宅ローンの申し込みを検討している銀行では、2 営業日以内に情報が必要になる場合があります。

従業員が雇用確認書を要求した場合は、できるだけ早く対応するようにしてください。ポリシーと手順で所要時間を概説できます。従業員は、どのくらい前に要求を行う必要があるかを理解します。

雇用確認書のサンプル

以下は、現在の従業員と元従業員の両方の就労確認書の 2 つの例です。

現在の従業員

この現在の雇用証明書テンプレートの検証は、正式なビジネスレターのようにフォーマットされています。関連情報に合わせてテキストをカスタマイズします。参照用にコピーを保存し、将来の雇用確認の連絡を迅速、明確、かつ簡潔に保ちます。

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元社員

この過去の雇用証明レターテンプレートは、正式なビジネスレターのようにフォーマットされています。関連情報に合わせてテキストをカスタマイズします。参照用にコピーを保存し、将来の雇用確認の連絡を迅速、明確、かつ簡潔に保ちます。

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