新入社員のための 14 の最も重要なオンボーディング ドキュメント

序章

オンボーディングの目標は、新入社員が歓迎され、十分な情報を得て、すぐに仕事に取り掛かる準備ができていると感じられるようにすることです。 プロセスをわかりやすく、楽しく、有益なものにすることで、新しいチーム メンバーと長く良好な関係を築くための準備を整えることができます。

効率的な従業員のオンボーディングの大部分は、適切なドキュメントを提供することです。

この記事では、オンボーディング プロセスにおけるオンボーディング ドキュメントの重要性について説明し、新入社員に提出する必要がある 14 のドキュメントを紹介します。

適切なオンボーディング プロセスが重要な理由

優れたオンボーディング プロセスは、新入社員が歓迎されていると感じ、新しい役職への移行を容易にするため、ビジネスにとって不可欠です。

新入社員が前向きなオンボーディング体験をすると、従業員のエンゲージメントも向上します。 スタッフは自分の仕事に専念していると感じる可能性が高くなり、パフォーマンスの向上と定着率の向上につながる可能性があります。

実際、Brandon Hall Group による 2015 年の調査では、強力なオンボーディング プロセスを備えた組織は、従業員の定着率が 82% 高いことがわかりました。

オンボーディング ドキュメントの合理化は、プロセスの重要な部分です。 役割、福利厚生、および会社のポリシーに関する明確で簡潔な情報を含む新規採用の書類を提供することで、従業員が新しいポジションに迅速に慣れ、自信を持てるように支援します。

これにより、混乱が減り、時間が節約され、移行がスムーズになり、生産性が向上します。 新入社員と組織全体の両方にメリットがあります。

オンボーディング ドキュメントとは

オンボーディング ドキュメントは、新しいチーム メンバーを成功に導くための重要な情報を提供します。 また、政府の要件を満たすのにも役立ちます。

以下に、最も重要なオンボーディング ドキュメントの概要を 4 つのセクションに分けて示します。

法律および税務フォーム

これらは必須であり、州または連邦政府によって要求されています。 これには、W-4 や I-9 フォームなどの書類が含まれ、罰金や罰則を避けるために従業員の入社日から数日以内に記入する必要があります。

会社固有のドキュメント

これらは、役職に関係なく従業員が知っておくべきすべての情報を網羅しています。 これらには、従業員ハンドブック、組織図、ミッション ステートメントが含まれます。

役割固有のドキュメント

これらは、新入社員に期待する内容を詳述し、標準業務手順書 (SOP) と方針および手順書を提供します。

給与および福利厚生書類

これらは、従業員がどのように支払われるか、どのようなメリットを利用できるかを教育します。 また、福利厚生を利用するために必要な情報を労働者に提供します。 このカテゴリには、健康保険パケット、401k 情報、休暇ポリシー、ストック オプション ドキュメントなどが含まれます。

詳細については、Connecteam のオンボーディング チェックリスト テンプレートを参照してください。

14 の重要なオンボーディング ドキュメント

オンボーディング ドキュメントとは何かを理解したところで、新入社員に提供するために最も重要な 14 のドキュメントについて説明しましょう。

法務および税務に関するオンボーディング ドキュメント

W-4形

新入社員には、源泉徴収ステータスを調整できるW-4 連邦所得税フォームを提供することが重要です。 各従業員の最新の W-4 フォームを追跡し、更新された源泉徴収の選択が給与に反映されていることを確認するのは、あなたの責任です。

規制を順守するために、雇用税の期日または支払日のいずれか遅い日から少なくとも 4 年間、各従業員のこれらの税務書類をファイルに保管する必要があります。

組織化された状態を維持し、正確な記録を保持することで、ビジネスが法律に準拠し、従業員に正確に支払われるようにすることができます。

I-9フォーム

雇用 I-9 フォームは、新入社員が米国で働く資格があることを確認するために使用される重要な書類です。

雇用主として、新規採用者が市民権、ビザ、居住者、および移民ステータスに基づいて、その国で働くことを法的に許可されていることを確認するのはあなたの責任です。 I-9 フォームは、市民と非市民に必要です。

I-9 プロセスには、次の 2 つの重要なステップが含まれます。

• 新入社員は、資格を宣言するフォームと、ステータスを確認するために使用できる書類に記入する必要があります。
• 新規採用者は、雇用主が確認する必要のある就労資格書類を提出する必要があります。 通常、企業の人事部門は、ドキュメントが IRS の許容ドキュメントのリストを満たしているかどうかを確認します。 これらの文書は、たとえば、パスポート、出生証明書、または永住者カードである可能性があります。

新入社員の市民権を確認したら、彼らはあなたの会社で働き始めることができます。

雇用 I-9 フォームまたは確認書類を提出する必要はありませんが、入国管理官から要求された場合は、それらを用意しておく必要があります。

州税のフォーム

一部の州には、必須の源泉徴収フォームがあります。 従業員がこのオンボーディング書類を完了する必要があるかどうかについては、地方自治体に確認する必要があります。

現状では、 31 の州で州税の源泉徴収証明書が必要です。 これらは：

• アラバマ州
• アリゾナ
• アーカンソー
• カリフォルニア
• コネチカット
• コロンビア特別区
• グルジア
• ハワイ
• イリノイ州
• インディアナ
• アイオワ
• カンザス
• ケンタッキー
• ルイジアナ
• メイン州
• メリーランド州
• マサチューセッツ州
• ミシガン州
• ミシシッピ
• ミズーリ
• ニュージャージー
• ニューヨーク
• オハイオ州
• オクラホマ
• オレゴン
• ペンシルバニア
• ロードアイランド
• バーモント州
• バージニア州
• ウェストバージニア州
• ウィスコンシン

薬物検査と身元調査

会社で薬物検査が必要な場合は、入社書類に薬物検査ポリシーのコピーを含める必要があります。

政府または業界の規制に準拠するために、テスト結果とバックグラウンド チェックの記録を保持することも重要です。

私のアドバイス:カスタム フォームとドキュメントのアップロードをサポートするデジタル オンライン従業員管理システムを使用すると、会社のすべての従業員ファイルを 1 か所に保管できます。

Connecteam を使用すると、従業員は W-4、I-9、およびその他の詳細をどこからでも入力できます。 これにより、オンボーディング プロセスを合理化および簡素化できます。 無料トライアルにサインアップして、これらの機能などをテストしてください。

会社のオンボーディング ドキュメント

競業避止義務契約

競業避止協定は、従業員が競合他社で働くことを禁止します または、会社を辞めた後、6か月などの特定の期間、同様のビジネスを開始します。

これらの契約は、成功に不可欠な専有情報や顧客関係の構築に多額のリソースを投資する企業にとって役立ちます。

さらに、競業避止協定は、元従業員が知識や専門知識を競合他社と共有することを防ぐことで、企業が競争上の優位性を維持するのに役立ちます。 また、利益相反を回避するのにも役立ちます。 これらの契約は、従業員が現在の職務に専念し、競合するビジネスに利益をもたらすために社内での地位を利用しないようにするのに役立ちます。

緊急連絡先フォーム

従業員用の緊急連絡先フォームを用意することは、企業のリスク管理計画の不可欠な部分です。 このフォームを使用すると、緊急事態や事故が発生した場合に、会社は従業員が指定した緊急連絡先に迅速かつ簡単に連絡を取ることができます。

緊急連絡先フォームがあることで、従業員の満足度も向上します。 雇用主が緊急連絡先情報をファイルに保存しており、緊急時に連絡できることを知っていると、従業員は安心し、大切にされ、世話をされていると感じることができます。 これは、ポジティブな企業文化を構築し、従業員間のコミュニティとサポートの感覚を育む上で、長い道のりを歩むことができる簡単なステップです.

従業員規則手帳

従業員ハンドブックは、会社の方針、期待、および手順に関する従業員のためのガイドブックとして機能します。 従業員に期待されること、および従業員が会社に期待できることについて、明確かつ簡潔な概要を提供します。 また、会社を法的に保護するのにも役立ちます。

従業員ハンドブックに含める必要がある重要な要素は次のとおりです。

• 会社の概要:会社、その使命、およびその文化の概要を提供する紹介から始めます。 これは、従業員が組織とのつながりを感じ、その価値と目標を理解するのに役立ちます。

• 雇用ポリシー:従業員の分類、職務内容、勤務スケジュール、福利厚生など。

• 行動規範:従業員の行動に対する会社の期待を概説します。これには、服装規定、職場での行動、および差別禁止と嫌がらせに関するポリシーに関連するポリシーが含まれます。

• 安全とセキュリティ:緊急時の手順、職場の安全規則、IT セキュリティ ポリシーなど、安全とセキュリティに関連するポリシーを含めます。

• パフォーマンス管理:パフォーマンスの評価方法、フィードバック、懲戒手続きなど、会社のパフォーマンス管理プロセスについて説明します。

• 解雇と辞任:通知要件や退職面接など、解雇と辞任に関する会社のポリシーと手順を説明します。

また、従業員が署名するための確認フォームも含めます。 これは、彼らがハンドブックを受け取って読み、その内容を理解していることを示します。

さらに、文言をシンプルで理解しやすいものにすることを忘れないでください。ポリシーや手順の変更を反映するためにハンドブックが定期的に更新されるようにしてください。

組織図

新入社員に組織図を提供すると、従業員は会社の構造、階層、および報告関係を理解するのに役立ちます。

また、新入社員が同僚とより効果的にコミュニケーションをとるのにも役立ちます。 同僚の役割と責任をよりよく理解できるため、協力して共通の目標を達成することが容易になります。 組織図は、従業員が質問や懸念事項を誰に伝えるべきか、誰が特定の決定を下す権限を持っているかを判断するのにも役立ちます。

ブランドガイドライン

ブランドガイドラインドキュメントは、従業員が会社のブランドアイデンティティとそれを一貫して表現する方法を理解することを保証します. この文書は、会社の声とイメージが従業員全体で一貫していることを保証します。

このドキュメントには、次のガイドラインを含める必要があります。

• マーケティング資料の声と口調
• ロゴの使用
• 使用するフォントとタイポグラフィ
• 取り入れたい配色と形
• 写真とアートワークの使用に関するガイドライン

役割固有のドキュメント

採用通知書

採用通知書には、新入社員の期待される役割、給与、福利厚生の概要が記載されています。 従業員がオファーレターを慎重に確認して署名した後、潜在的な問題が発生した場合に備えて、将来参照できるようにファイルに保管する必要があります。

従業員契約

従業員のオファーレターよりも詳細な別の従業員契約を結んでいる場合があります。

雇用契約には、次の詳細を含めることができます。

• 役職と職務
• 仕事のスケジュール
• 補償
• 終了のポリシーと手順
• 知的財産
• 守秘義務
• 紛争解決の方針と手続き
• 利点

私のアドバイス:従業員契約には、報酬や労働時間など、役割に固有の詳細を含めてください。 すべての従業員が遵守し、知っておく必要がある、より一般的な規則と情報を従業員ハンドブックに記載します。 従業員契約の従業員ハンドブックを参照できます。

プロセスと手順のマニュアル

オンボーディング仲間による実践的なオンボーディングとトレーニングに加えて、正式な手順マニュアルを従業員に提供することをお勧めします。 これらには、新入社員が担当するさまざまなタスクの詳細な指示が含まれている必要があります。 また、発生する可能性のある課題を処理するためのエスカレーション手順の概要も説明する必要があります。

従業員は、最初のオンボーディング プロセスが完了したら、これらのマニュアルを簡単に参照できます。

給与および福利厚生書類

口座振替フォーム

多くの従業員は、銀行口座への直接預金を通じて給与を受け取ることを好みます。 このプロセスを容易にするために、新しい従業員に、銀行口座の詳細と預金の設定を入力できる直接預金フォームを提供する必要があります。

特典概要ドキュメント

従業員向けの福利厚生概要ドキュメントには、会社が提供する福利厚生パッケージの包括的な概要を記載する必要があります。

ドキュメントには次のものが含まれている必要があります。

• 健康保険：プランの種類、補償額、保険料など、従業員が利用できるオプションについて説明します。

• 退職プラン: 401(k) プランや年金プランなど、会社が提供する退職プランについて詳しく説明します。 従業員の拠出要件と雇用主のマッチング拠出を含めます。

• 休暇ポリシー:休暇時間、病気休暇、私用日、休日に関する会社のポリシーの概要を説明します。

• その他の保険:生命保険、身体障害保険、眼科および歯科保険など、追加の保険給付について詳しく説明します。

• ウェルネス プログラム:ジムのメンバーシップ、健康診断、ストレス軽減プログラムなど、会社が提供するウェルネス プログラムについて説明します。

• 従業員支援プログラム:カウンセリング サービス、財務計画、法的支援など、会社が提供する従業員支援プログラムについて説明します。

• その他の特典:従業員割引、授業料の払い戻し、交通費の補助など、会社が提供するその他の特典について詳しく説明します。

明確で包括的な福利厚生の概要ドキュメントを提供することで、従業員は福利厚生パッケージの価値を理解し、情報に基づいて選択肢について決定を下すことができます。

まとめ

効果的なオンボーディングは、新入社員の成功に不可欠です。 それは会社での彼らの経験のトーンを設定し、前向きな雇用関係の基盤を確立します。

これには、オンボーディング事務処理が大きな役割を果たします。 明確かつ体系的な方法でドキュメントを提供することにより、雇用主は、新入社員のオンボーディング プロセスのストレスと混乱を軽減し、新しい役割で成功するように準備します。