マネージャー向け固定スケジュール完全ガイド

公開: 2023-03-21

固定勤務スケジュールは、従業員を管理する上で不可欠な側面です。

マネージャーとして、チームの生産性を確保し、ビジネスニーズを満たし、従業員のモチベーションを維持できる勤務スケジュールを作成することが重要です。

このガイドは、固定勤務スケジュールを効果的に作成および管理するために必要な知識とスキルを提供することを目的としています。

固定勤務スケジュールについて

固定勤務スケジュールは、従業員が毎日決まった時間に 1 日あたりの設定された時間数働く必要がある一般的なタイプのスケジュールです。

一般的な「9 時から 5 時」のスケジュールは、固定勤務スケジュールの一例です。

これらは、いつでもシフトに使用でき、フルタイムとパートタイムの両方の仕事に使用できます。

固定勤務スケジュールとは何ですか?

決まったスケジュールで、従業員は同じ曜日に同じ時間、同じ場所で働きます。

固定スケジュールは通常、5 日間 8 時間のシフトで、昼休みのある午前 8:00 から午後 5:00 のシフトなど、合計で週 40 時間です。

ビジネスは、その活動が 24 時間体制で行われている場合、日勤と夜勤などの複数の固定シフトをずらして、いくつかの重複する時間帯を設けることがあります。

通常、組織はスケジュールを設定し、従業員はいつ、どのくらい働くかについて明確な期待を持っています。

企業と従業員の固定勤務スケジュールのメリット

固定勤務スケジュールは、従業員と企業の両方にメリットをもたらします。

ストレスの軽減やチームの結束の向上など、従業員がそれらを好む傾向にある理由のいくつかは、ビジネスの生産性とコミュニケーションを向上させます。

予測可能性がワークライフバランスを実現

職場でのスケジュールベースの予測可能性により、従業員は家族のイベント、娯楽、医師の診察などの活動を計画しやすくなります。

固定された勤務スケジュールは、従業員が一貫した睡眠パターンを維持し、機能するために必要な質の高い睡眠を確保するのにも役立ち、生産性を高め、健康をサポートします。

共有時間は同僚間のつながりを強化します

同じシフトで働く従業員は、自然により優れたチーム調整スキルを身につけます。

従業員のエンゲージメントは、チームを管理する上で重要な要素です。

より良いコミュニケーションはチームの結束を強化し、従業員は共通の目標に向かって一緒に働くときに同僚とのつながりをより感じるかもしれません.

スケジュールを設定することで、時間と労働力の管理が改善されます

マネージャーは、固定スケジュールの構築は、設定して忘れる見込みがあることを高く評価しています。

ビジネスに最適な固定勤務スケジュールを作成したら、座ってスケジュールを繰り返すことができます。

休暇を管理するか、必要に応じてコースを修正するだけで済みます。また、スケジュールを固定すると、従業員の生産性を簡単に測定できます。

おまけとして、シフトが好きな従業員は、残りたいと思うかもしれません。

企業と従業員の固定勤務スケジュールのデメリット

固定勤務スケジュールには多くの利点がありますが、欠点もいくつかあります。

従業員はより多くの柔軟性またはより良い勤務シフトを望んでいる可能性があり、マネージャーは人気のないシフトに人員を配置したり、経験豊富な従業員に時間を公平に分配したりするのに苦労している可能性があります.

柔軟性の欠如が従業員の摩擦を引き起こす

決まったスケジュールで働いている労働者は、生活状況が変化したときに自由に動ける余地が少なく、単純にシフトを交換することはできません。

同じ時間に同じ場所で同じことをするのに飽きて、ローテーションまたは柔軟なスケジュールを好む人もいます. さらに、最近のデータは、多くの労働者が勤務スケジュールの柔軟性を好むことを示唆しています。

設定されたスケジュールでは生産性が低下する可能性があります

通常、年功序列の高い従業員は、より良いシフトを好むため、意図せずに最も経験豊富な従業員が積み上げられた特定のシフトにつながる可能性があります。

これは、より経験豊富なリーダーを必要とするいくつかのシフトにつながる可能性があります。

一部の非常に効率的な労働者は、設定されたシフトが終了する前に設定されたタスクを完了します。

マネージャーがアウトプットを綿密に監視していない場合、これは時間を無駄にし、従業員を退屈させる可能性があります。

効果的な固定勤務スケジュールの策定

理想的な固定勤務スケジュールは、従業員のニーズだけでなく、ビジネスのニーズにも適合する必要があります。

固定勤務スケジュールの長所が短所を上回っていることに満足したら、会社に合わせてカスタマイズする時が来ましたが、いくつかの考慮事項を念頭に置く必要があります。

ビジネス要件の評価

固定された勤務スケジュールは、他の要素を満たす前に、ビジネスニーズに合わせる必要があります。

すべての業務がスムーズに進むように、すべての内部プロセスを完了するために必要なスキルレベルと労働力を考慮してください。

これにより、誰といつ作業する必要があるかがわかります。

従業員の空き状況と希望の決定

従業員の空き状況を慎重に確認して、運用上の問題を回避します。

従業員の空き状況や個人的な状況について推測するのではなく、それらを把握してください。

人々は常に人として扱われることを高く評価しているため、すべての人の個人的な好みに合わせてビジネスのニーズを犠牲にすることはできませんが、スケジュールの決定について明確なコミュニケーションを提供するようにしてください.

シフトのスケジューリングとタスクの割り当て

各シフトのタスクのスキルと労働力の需要を考慮してください。

最も熟練した経験豊富な従業員をさまざまなシフトに分散させて、効率を高め、スキルのギャップや労働力不足による遅れを回避したいと考えています。

従業員へのスケジュールの伝達

固定スケジュールを展開する前に従業員に通知することで、従業員のフィードバックを考慮する機会が得られ、迅速かつスムーズに調整できるようになります。

また、従う設定ポリシーを含め、スケジュールの背後にある理論的根拠を説明することもできます。

固定勤務スケジュールの管理

ビジネスに最適な固定勤務スケジュールを策定する際には、スケジュールの競合を事前に計画し、出席と生産性を監視するなど、それをサポートするポリシーを構築する必要もあります。

スケジュール変更の従業員要求の処理

従業員によるスケジュールの要求は、従業員のスケジューリングに関する最も一般的な問題の 1 つですが、解決策は複雑である必要はありません。

デジタルスケジューリングソフトウェアを使用すると、計画と調整の両方を簡単に行うことができます。

最終的に要求に対応できない場合でも、変更を要求するための明確な手段を従業員に提供して、従業員が聞いて考慮されていると感じられるようにします。

変更がビジネスに役立つかどうかを判断するには、変更しようとしているシフトとオフにしたいシフトで利用可能なリソースを検討してください。

従業員の可用性と人員配置要件のバランスを取る必要があります。

他のシフトが余分な手や追加の経験を使用できる場合、彼らの要求を受け入れることは理にかなっているかもしれません.

ただし、人員配置に問題がない人気のあるシフトの場合は、彼らの好みに合わせて何を変更する必要があるかを慎重に検討する必要があります。

従業員の要求に対する答えが「はい」の場合、ドラッグアンドドロップ機能を備えたデジタルスケジューリングツールを使用して、数分でシフトを再調整できます。

答えが「いいえ」の場合は、その理由と関連するポリシーを概説してください。「いつかは」という誤った希望を持たないようにしましょう。

将来、スケジュールの変更を許可できる可能性がある場合 (たとえば、定期的にシフトを再評価する場合、または特定の在職期間に達した従業員が優先的に考慮される資格を得る場合など)、そのプロセスを従業員に明確に伝えます。

スケジュールの競合の管理

病欠と休暇を分けるかどうかなど、従業員がいつ、どのように休暇を申請できるかを定義するポリシーを作成します。

従業員が簡単に参照できるように、これらのポリシーが従業員ハンドブックに明確に概説されていることを確認してください。

運用面では、人員配置の計画を立てます。

1 人が不在の場合、ビジネス活動を維持できますか、それとも別の従業員を呼び出してカバーすることができますか?

シフトスワップを直接調整する簡単な方法を従業員に提供することは理にかなっているかもしれません。

ポリシーが現地の労働法および規制に準拠していることを確認し、すべての従業員が公正に扱われるようにそれらに固執します。

従業員のパフォーマンスと出席を監視するための戦略

従業員が現場に来て仕事を片付けていることを確認する必要がありますが、従業員の自主性を損なうことは望ましくありません。

職場での欠勤は管理者が解決しなければならない真の問題であり、特定の就業日に欠勤する労働者はわずか 3% 強です。

それでも、多くの労働者は、細かく管理されている、または監視されていると感じることに憤慨しているため、透明性を保ち、職場の監視ポリシーを明確に伝えてください。

従業員が出退勤できるようにし、給与システムや人事システムとシームレスに統合できる、統合が容易な勤怠管理システムを探してください。

また、従業員がプロジェクトを予算内で迅速に完了するのに役立つ効果的なタスク管理ソフトウェアを使用して、パフォーマンスを追跡することもできます。

チェックリストを使用してタスクを設定すると、管理が容易になり、効率が向上します。

固定勤務スケジュールを管理するためのベストプラクティス

スケジュールを管理して、必要な場所に人を確保することと、スケジュールを適切に管理することには違いがあります。

ベストプラクティスには、強力なコミュニケーション、法令順守、従業員の意見、ワークライフバランスが組み込まれています。

従業員とのコミュニケーション

オープンなコミュニケーションラインは、使用するスケジュールの種類に関係なく、士気と生産性を維持するために不可欠です。

透過的なコミュニケーションとエンゲージメント機能をワークフローに組み込むことで、信頼の文化を育むことができます。

変更が必要な場合は、その理由を明確に伝え、変更に対応できるよう従業員にできる限り通知します。

労働法規の遵守の徹底

スケジューリングポリシーを作成するときは、関連する連邦、州、および地方の労働法および規制に準拠していることを確認してください。

残業のスケジュールと支払い、休日、食事と休憩、従業員にスケジュールを通知する時間枠などを考慮する必要があります。

従業員のフィードバックと提案を奨励する

早い段階で頻繁に従業員からフィードバックを求めて、自分の役割に満足して成功しているのは誰で、不満を募らせているのは誰なのかを把握しておきましょう。

問題がどこにあるのかがわかれば、より簡単に対処できます。

旧式の調査ボックスは無視される可能性がありますが、既にデジタルソリューションを使用している場合は、カスタマイズ可能な調査とテンプレート、ライブ投票、チャット機能など、コミュニケーションのための複数のチャネルを可能にする従業員フィードバックツールを簡単に統合できます。高速で直接入力。

ワークライフバランスをサポート

仕事とプライベートの両立は社員共通の課題です。

マッキンゼーの調査によると、従業員のほぼ半数が燃え尽き症候群の症状を報告しています。

仕事と家庭生活の分離により、労働者は仕事から離れてリフレッシュするための健全な時間を得ることができます。

マネージャーは、指定されたワークスペースとデバイス、仕事関連のメッセージを読んで返信するための合理的な境界、健康的な習慣、予測可能なスケジュールなど、そのバランスを維持するための戦略について従業員を指導できます。

固定勤務スケジュールを管理するためのツール

従業員のスケジューリングは、固定された勤務スケジュールの比較的安定性がある場合でも、複雑な作業です。

さまざまな固定スケジュールで多くの従業員を管理しているとします。

その場合、前もって計画を立てるのにより多くの時間を費やすことになり、スケジュールが設定されると、フレキシブルスケジュールなどの他のスケジュールタイプほど多くの監視を必要としなくなります。

固定勤務スケジュールを管理するための 2 つの主なアプローチには、手動シフトスケジューリングとスケジューリングソフトウェアがあります。

手動シフトスケジューリング

マネージャーまたはチームの他の誰かが、手動でスケジュールされたシフトの勤務スケジュールを決定します。

通常、複雑なスプレッドシートを使用して、従業員の可用性と好みをビジネスのニーズと比較検討し、妥協点を見つけようとします。

実践的なアプローチと好みを考慮する人間的要素を好む人もいますが、人間的要素は人的ミスの余地も残します.

少数の従業員がいる場合、セットアップと監視に時間がかかるプロセスであり、データを手動で分析すること自体が雑用です。

スケジューリングソフトウェアの紹介

スケジューリングソフトウェアは、従業員のスケジューリングの時間的負担を軽減します。

Connecteam のオールインワンジョブスケジューラアプリは、シフト管理を最適化し、手間をかけずに最高の生産性を達成するのに役立ちます。効率と精度が向上し、自動レポートも組み込まれています。

Connecteam は、すべての従業員管理と作業スケジューリングタスクを合理化し、継続的な運用効率を可能にする機能を提供します。

チームのリマインダーやステータスの更新など、日常的な従業員管理タスクのデジタル化
タイムレコーダーアプリを使用して従業員を追跡する
デスクレスチームとのスケジュールの即時作成と共有
レポート、チェックリスト、フォーム、および要求をオンラインで作成して、従業員から情報を収集する

よくある質問

固定勤務スケジュールと柔軟な勤務スケジュールの違いは何ですか?

固定された勤務スケジュールでは、従業員は通常、同じ週のシフトで、同じ時間数と同じ日数で働きます。ただし、すべてのジョブに厳密なスケジュールが必要なわけではありません。

柔軟な勤務スケジュールは厳格ではなく、従業員は週または 1 日あたりの勤務時間を特定できますが、これらのシフトは必ずしも正確に同じ時間に行われるとは限りません。

固定勤務スケジュールに代わるものは何ですか?

マネージャーが検討できる勤務スケジュールは、少なくとも 15 種類あります。他の一般的な勤務スケジュールには、従業員と雇用主が協力して従業員の勤務時間を決定する柔軟なスケジュール、労働者が昼と夜のシフトを循環する交替制勤務スケジュール、従業員が 1 日に 2 つの時間枠を延長して勤務する分割シフトなどがあります。間に休憩し、従業員が必要に応じて働くオンコールシフト。

従業員の士気に対する固定勤務スケジュールの影響は?

従業員はそれぞれ異なり、勤務時間と個人的な時間を分けることができる固定スケジュールの予測可能性を高く評価する人もいれば、スケジュールの繰り返しの性質に退屈したり、好きではないシフトに不満を感じたりする人もいます.

固定勤務スケジュールがすべての従業員にとって公正かつ公平であることを確認するにはどうすればよいですか?

すべてのスケジューリングポリシーについて事前に明確なコミュニケーションを確保し、それらのポリシーを順守することが、従業員に公正で公平な勤務スケジュールを確保するための最良の方法です。

希望するスケジュールや休暇の申請を検討する際は公平を期し、在職期間と業績を考慮に入れる方法に一貫性を持たせてください。偏った意思決定の機会を最小限に抑えるスケジューリングソフトウェアの使用を検討してください。