フォーマルコミュニケーションの完全ガイド

コミュニケーションというと、友人や同僚との何気ない会話を想像するかもしれません。

ただし、多くの専門的な環境では、効果的かつ組織的なコミュニケーションのために正式なコミュニケーションが必要です。

では、正式なコミュニケーションとは正確には何でしょうか?

フォーマルコミュニケーションとは何ですか?

正式なコミュニケーションとは、公式情報、命令、指示に使用される、事前に定義されたコミュニケーション チャネルを指します。

それは、情報が事前に定義されたコミュニケーション チャネルを組織的に流れるときです。 これらのチャネルには、同じレベルの従業員間の対面の水平コミュニケーション、または異なるレベルの従業員間の斜めのコミュニケーションがあります。

正式なコミュニケーションの目標は、メッセージが明確かつ簡潔であり、適切な相手にタイムリーに届くようにすることです。

フォーマルなコミュニケーションは非公式な会話に比べて時間がかかるように見えますが、ビジネスでは秩序と構造を維持することが不可欠です。

事前に定義されたコミュニケーションチャネルは、明確な指揮系統を確立するのにも役立ち、上位の従業員が下位の従業員に命令や指示を与えることができます。

正式なコミュニケーションの一般的な形式には、電子メール、手紙、報告書、メモ、プレゼンテーションなどがあります。

フォーマルなコミュニケーションは、情報の流れが組織的かつ効率的に行われるようにするため、あらゆるプロフェッショナルな環境において不可欠な部分です。

形式張らない会話よりも構造化できる一方で、事前定義されたチャネルは組織内の秩序を確立するのに役立ち、全員が自分の役割と責任を明確に理解できるようになります。

公式コミュニケーションと非公式コミュニケーション

公式コミュニケーションと非公式コミュニケーションの最も大きな違いは、使用される言語です。 今後のプロジェクトについてマネージャーがチームに送信する電子メールには、形式的かつ正確な表現が含まれます。

しかし、その同じマネージャーは、チームメンバーの誕生日や今後の退職についてお祝いを送るときは、よりリラックスした表現を使用していました。

以下に、公式コミュニケーションと非公式コミュニケーションのその他の違いをいくつか示します。

• 信頼性— 書面または電子的な記録の証跡が常に存在するため、正式なコミュニケーションはより信頼できると見なされます。
• スピード— コミュニケーションを一般に公開する前に、コミュニケーションのレビューと承認に関して指定された階層があるため、正式なコミュニケーションはよりゆっくりと行われます。
• 時間がかかる— 正式なコミュニケーションの作成にはさらに時間がかかります。 お役所仕事や言葉遣いに関する法的問題を乗り越える必要があるかもしれません。 非公式なコミュニケーションは多くの場合、確認されずにすぐに送信されます。

フォーマルコミュニケーションの主な特徴

フォーマルなコミュニケーションの一般的な側面についてさらに詳しく見てみましょう。

• 構造— 電子メールやビジネスレターでの正式なコミュニケーションは、通常、一定の形式に従います。 通常、ヘッダー、一般的な形式の挨拶、最後に署名があります。 多くのビジネスマンは、公式情報を正しく伝えるためにテンプレートを使用してメモやその他の公式文書を作成しています。
• 言語— 専門的なコミュニケーションで使用される言語は、正確で状況に適したものである必要があります。 スラングやその他の非公式なフレーズは決して使用しないでください。 正式なコミュニケーションには適切な文法が含まれ、短縮形は使用されません。 たとえば、ライターは「don't」ではなく「do not」と綴る必要があります。
• トーン— プロフェッショナルなコミュニケーションのトーンは、真剣かつプロフェッショナルであり続ける必要があります。 文章の中に個人的な意見や感情が明らかであってはなりません。 代わりに、正確な情報を敬意を持って客観的に伝えることに重点を置く必要があります。 特にデリケートな話題に触れる場合は、中立的で外交的な言葉を選びましょう。
• 階層— 正式なコミュニケーションは、確立された社内階層を通じて行われる必要があります。 指定されたチャネルには、フローを管理するための手順とプロトコルが整備されている必要があります。 指定された会社担当者の事前の許可なしに、正式なコミュニケーションを行ってはなりません。
• 文書化— すべての正式なコミュニケーションは、組織内で行われた決定、ポリシー、またはアクションの記録を確実にするアーカイブ文書化プロセスの対象となる必要があります。 これにより、責任を負う環境が促進され、将来の参照に情報が利用できるようになります。
• コミュニケーションのチャネル— 正式なコミュニケーションは、指定された電子メール システムなどの公式チャネルを経由する必要があります。 たとえば、レポートや公式レターとして提示したり、組織された会議の他の参加者に提供したりできます。 正式なコミュニケーションには、企業によって認識および承認されたチャネルのみを使用する必要があります。

フォーマルなコミュニケーションが重要なのはなぜですか?

正式なコミュニケーションでは、誤解や解釈ミスが生じる余地が少なくなります。 新しい仕事の方針の詳細を説明したメモを送信すると、従業員は質問があるときに参照できるように文書化されます。

電話でのカジュアルな会話のような非公式なコミュニケーションに依存すると、誤解が生じ、コストが高く危険な間違いにつながる可能性があります。

さまざまな種類の正式なコミュニケーションに対して確立された厳格なルールにより、適切な記録証跡が保証されます。 会社監査や法的問題が発生した場合、どのようなコミュニケーションがいつ行われたかについて文書を用意しておくことが常に重要です。 これは、従業員の記憶に頼ったり、もう会社にいない人に連絡したりするよりも優れたポリシーです。

直観に反するように思えるかもしれませんが、正式なコミュニケーションを確立することで、より多くの時間を節約できます。 書き終わったら、必要なだけ多くの人にすぐに送信できます。 つまり、同じ数の人にメッセージを伝えるために必要な対面での会話が少なくなります。

フォーマルなコミュニケーションの利点は何ですか?

フォーマルなコミュニケーションはビジネス プロセスの重要な部分であり、特に従業員がデジタル ツールに継続的にアクセスしたり、経営陣と直接対面してやり取りしたりできない可能性がある非デスク業界では、そのメリットは非常に大きくなります。

安全性の確保:建設、製造、物流などの非デスク産業には、潜在的なリスクや危険が伴うことがよくあります。 正式なコミュニケーションにより、安全プロトコル、ガイドライン、重要な最新情報がすべての従業員に明確に伝達され、理解され、遵守されるようになります。

明確な指示:労働者が現場や生産ラインにいる業界では、明確かつ簡潔な正式なコミュニケーションが誤解を防ぐのに役立ちます。 これにより、タスクが正しく効率的に実行され、間違いややり直しが最小限に抑えられます。

一貫性の維持:フォーマルなコミュニケーションにより、特に従業員が異なるシフトや場所で働く業界において、メッセージ配信の一貫性が確保されます。 これは、全員が同じ認識を持ち、品質基準を守るために非常に重要です。

規制順守:正式なコミュニケーションは、規制順守に必要な記録を維持するのに役立ちます。 これは、従業員がポリシー、手順、最新情報について適切に情報を与えられていることを実証するのに役立ちます。これはデスク以外の多くの業界にとって重要です。

情報ギャップの削減:デスクワーカー以外の従業員は、その役割の性質上、中核的な業務運営から孤立していると感じることがよくあります。 正式なコミュニケーションにより、会社のポリシー、変更、ニュースに関する最新情報を定期的に提供し、一体感を育むことで、このギャップを減らすことができます。

説明責任: 正式なコミュニケーションは、デスク業界以外の業界でも説明責任のシステムを構築するのに役立ちます。 書面によるコミュニケーションでは、指示の受け渡しの記録が残るため、紛争が生じた場合に参照することができます。

フィードバックの仕組み:正式なコミュニケーションは、非デスクワーカーが懸念事項、アイデア、フィードバックを表明するためのプラットフォームを提供することもできます。 これは、ビジネス プロセス、安全性、従業員の満足度を向上させるために非常に貴重です。

プロフェッショナルな環境の構築:正式なコミュニケーションにより、プロフェッショナルな労働環境が促進され、会社の権限と階層構造が強化されます。 これは、組織が従業員を大切にし、敬意を持ってプロフェッショナルな態度で従業員とコミュニケーションをとっているというメッセージを送ります。

トレーニングと能力開発:デスクワーク以外の仕事が普及している業界では、トレーニングと能力開発の目的で正式なコミュニケーションがよく使用されます。 これにより、企業は教育資料、ガイドライン、手順の最新情報を共有し、従業員が必要な知識とスキルを確実に身につけることができます。

フォーマルコミュニケーションの種類

組織は通常、5 つの方法のいずれかで正式なコミュニケーションを配布します。

下向きのコミュニケーション

下向きのコミュニケーションには、上層部から会社を介して重要な情報が伝達されます。

本質的には、指揮系統に従っていることになります。 たとえば、副社長は、PTO ポリシーの今後の変更について取締役に通知するメモを送信する場合があります。 これらのマネージャーは、その情報をチームのメンバーに渡します。

企業は通常、下向き通信を使用して情報を送信します。

• 新しいポリシーの定義
• 既存のポリシーに対する変更の概要
• 委任責任の変更に関する情報の提供
• 今後の人事異動について説明します

下向きのコミュニケーションは、非公式なコミュニケーションでも発生する可能性があります。 マネージャーは電子メールを送信する代わりに、チームと直接話すこともあります。 ただし、大きな改革では、メッセージの配信を確認するために常に正式なコミュニケーションプロセスを使用する必要があります。

上向きのコミュニケーション

上向きのコミュニケーションは、従業員が経営陣や会社のリーダーにフィードバックを提供するために使用するプロセスです。 例としては、従業員が会社のさまざまな側面についてどう感じているかを尋ねる年次調査に回答することが挙げられます。

会議中に上向きのコミュニケーションを行うこともできます。 通常、従業員は書面による質問を提出し、経営陣から正式な回答を受け取ります。 多くの企業には、従業員が問題を文書化したり改善を提案したりできる目安箱やフォーラムもあります。

上向きコミュニケーションの目標は、職場環境についての従業員の感情を文書化することです。 これは、経営陣が採用している人物像をよりよく理解するための方法です。

従業員から提供されるフィードバックにより、経営陣や経営陣は従業員の生産性を高めたり、従業員が自分の貢献に対してより価値があると感じたりできるようにプロセスを改善することができます。

横のコミュニケーション

水平方向または横方向のコミュニケーションは、ほぼ同じレベルの従業員間で行われます。 彼らは同じ部門で働いているか、似たような役職を持っている可能性があります。

現場監督が別の現場監督に仕事関連のメッセージを送信する場合、それは水平方向のコミュニケーションの一例となります。

プロジェクトに取り組むチームメンバー間の横のコミュニケーションをよく見かけます。 休暇中のチームメンバーは、自分の作業プロセスを文書化し、それを不在中に記入する人に渡すことができます。

水平方向のコミュニケーションは、同僚間のより良いコラボレーションと調整を促進することを目的としています。

斜めのコミュニケーション

斜めのコミュニケーションは、異なるレベルの、別個の指揮系統の下での従業員間の直接的な関与を促進します。 マネージャーは、新しいプロジェクトの現場リーダーが自分たちの仕事のより広範な状況をよりよく理解できるように、正式なコミュニケーションを渡す必要があるかもしれません。

同じ現場リーダーが、プロジェクトのステータスに関する最新情報を上位の従業員に渡して、プロジェクトの進捗状況を更新する場合があります。

外部コミュニケーション

外部通信は、組織から外部エンティティに送信される正式なメッセージを表します。 例としては、規制機関からの問い合わせに対応する法務部門などが挙げられます。 顧客や株主に送信される電子メールも外部コミュニケーションとしてカウントされます。

組織が外部とどのようにコミュニケーションするかは、組織のイメージを確立するのに役立ちます。 この形式には、Web ページのコンテンツから会議のプレゼンテーションまであらゆるものを含めることができます。 外部とのコミュニケーションでは、組織に関する品質と能力のメッセージを伝える必要があります。

フォーマルなコミュニケーションの例

組織が正式なコミュニケーションをどのように行うかを詳しく見てみましょう。

会議

ほとんどの従業員は、情報を伝達するために会議を使用することに慣れています。 ミーティングには、チームと経営陣の間の上向きおよび下向きのコミュニケーションが含まれます。 正式なコミュニケーションでは、議題を構成することで、関連するすべてのトピックが確実にカバーされます。

正式な会議は通常、開会と特別ゲストの紹介から始まります。 チームを 1 か所に集めたら、時間を賢く使いたいと思うでしょう。 チームからある程度の参加と関与を求めながら、自分の議題に固執します。

プレゼンテーション

ほとんどの正式な会議や会議でのコミュニケーションにはプレゼンテーションが含まれます。 これらは、アイデア、データ、提案を専門的かつ構造化された方法で正式に伝達するために使用されます。

プレゼンテーションには明確な目的があり、発表者は聴衆に何を伝えたいのかを最初から明確にする必要があります。

プレゼンテーションでは、今後の製品のプレビューや、新しい会社プロジェクトの目的の概要を説明することに重点を置くことができます。 ビジネスの取り組みに関する最新情報を伝えたり、新しい提案に関する情報を関係者に提供したりする人もいます。 視覚補助は、プレゼンテーションのメッセージを強化し、聴衆の関心を維持するのに役立ちます。

メール

電子メールは、組織全体にメッセージを伝達する最も一般的な方法の 1 つです。

通常、正式なコミュニケーションでは次の目的で使用されます。

• 注文や指示の送信
• リクエストをする
• 公式情報の提供
• お知らせを伝える

正式な電子メールには、メッセージの意図を明確にする正確かつ専門的な件名が含まれます。

正式な挨拶文を使用して受信者に宛てられ、専門的に締めくくられます。 メッセージの本文には、効果的なメッセージ配信を目的とした簡潔な文言を含める必要があります。 理想的には、全体的なメッセージを損なうような花言葉や冗長な言葉を避け、全体を通してプロフェッショナルな口調を使用する必要があります。

メモ

メモは、組織内の発表、新しいポリシー、指示を伝えます。 正式な指示は、特定の部門または組織全体に関連する場合があります。 機密情報を配布する必要がある場合、通常、人々はメモを送信します。

企業は通常、メモを組織内に保管します。 これらは、対象ユーザーに確実に届くように、事前に定義されたコミュニケーション チャネルを通じて送信されます。 たとえば、メモは特定の個人または配布リストにのみ送信される場合があります。

送信されたメモは通常、意思決定や政策変更に関する履歴記録が確実に残るようにアーカイブされます。

フォーマルコミュニケーションを改善するための 6 つのヒント

組織が正式なコミュニケーションの処理方法を改善できる方法をいくつか見てみましょう。

1. タイムリーな情報提供

正式なコミュニケーションの文言を見直す必要があるかもしれませんが、できるだけ早く情報を発信するように努めてください。 これは、顧客や他の業界リーダーがあなたの会社をどのように見るかに影響を与える可能性のある噂を根絶しようとしている場合に特に重要です。 また、今後の組織変更に関して従業員が抱く不安を避けることもできます。

2. 透明性を保つ

正式なコミュニケーションの目的を明確にしてください。 できるだけ多くの情報を提供するようにしてください。 そうすれば、従業員は、あなたが発表した内容と矛盾するようなニュースを後で聞いても、盲目的に感じずに済みます。

3. 一貫性を優先する

従業員に正式なコミュニケーションを設計するのに役立つテンプレートを提供します。 また、情報の流れに利用されるチャネルに関するガイダンスも提供する必要があります。 これにより、情報を必要とする人がメッセージを受け取らなかったり、文書が意図しない受信者に送信されたりするという問題が回避されます。

4. カスタマイズされたメッセージを作成する

メッセージの意図を妨げる可能性のある過度の言葉遣いは避けてください。 また、コミュニケーションが非公式すぎると思われるような短縮表現も避けることをお勧めします。

同僚やビジネスパートナーに対しては、正式な敬称を使用して正式に呼びかけます。 メッセージ本文を非個人的なものにするために、人称代名詞は避けてください。

5. メッセージを強化する

プレゼンテーションを行う際には逸話をうまく活用できますが、正式なコミュニケーションの要点を強調することに重点を置きましょう。 そうすることで、読者は必要な情報を手に入れることができます。

6. フィードバックを求める

受信者にあなたのコミュニケーションについて意見を提供するよう促します。これにより、メッセージが効果的に伝えられたかどうかを知ることができます。

結論

フォーマルなコミュニケーションはあらゆる組織にとって重要な柱であり、適切に構造化された効率的かつ一貫した情報伝達の根幹として機能します。 これは、従業員が従来のコミュニケーション ツールに定期的にアクセスできない可能性がある非デスク業界にとっては特に重要です。 正式なコミュニケーションを遵守することで、企業は明確さと一貫性を確保し、安全基準を維持し、法規制を遵守し、生産性を向上させることができます。

Connecteam のようなデジタル コミュニケーション ツールを統合すると、企業内の正式なコミュニケーションの効率が大幅に向上します。 このようなプラットフォームを使用すると、従業員の場所に関係なく、リアルタイムで正確なコミュニケーションを行うことができます。 インスタント メッセージング、タスク管理、スケジュール設定からフィードバックのためのアンケートの実施まで、これらのツールには企業コミュニケーションの重要な側面がすべてカプセル化されています。

結局のところ、適切なデジタル ツールと組み合わせた効果的なフォーマル コミュニケーションは、企業がより良い労働環境を育み、説明責任を促進し、高度な情報とつながりのある労働力を維持するのに役立ちます。 従業員がデスクにいるか現場にいるかにかかわらず、コミュニケーションを合理化することは常にビジネスの成功にとって重要な要素です。

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