従業員の人事ファイルを整理する方法

従業員の人事ファイルには、税務書類、業績評価、雇用契約など、従業員に関する重要な情報が含まれています。

人事ファイルの明確な組織構造がなければ、重要なデータが失われたり、置き忘れられたりする可能性があります。 そのため、人事 (HR) 担当者、給与計算管理者、およびマネージャーが必要な情報を見つけることがより困難になっています。 さらに、従業員データを追跡できなくなると、会社が州および連邦の労働法に準拠できなくなる可能性があります。 また、ドキュメントをいつ更新または置換する必要があるかを知ることも難しくなります。

このガイドでは、従業員の人事ファイルに含まれるものを説明し、従業員の人事ファイルを整理する方法に関する 5 つのヒントを提供します。

人事ファイルとは

従業員人事ファイルは、会社での従業員の在職期間に関連する文書の集まりです。 求人に応募してから退職するまでの雇用の記録となります。

人事ファイルは、さまざまな内部ビジネス目的および法的要件にとって重要です。 それらは、従業員に関連するすべての管理、管理、契約、代償、育成、および懲戒に関する質問の基準点として機能します。

従業員ファイルは、規制遵守のためにも重要であり、通常、雇用主が法律で保持する必要があるデータが含まれています。 これには、IRS が要求するフォーム W-4 などの従業員の税務書類や、公正労働基準法 (FLSA) が要求する報酬記録が含まれます。

さらに、従業員ファイルは、雇用契約や競業避止契約などの法的文書の安全な場所を提供します。 労働争議が発生した場合に、会社がこれらの文書をすぐに利用できるようにしておくことが不可欠です。

人事ファイルの整理の責任者は?

人事管理者は通常、人事ファイルを整理し、人事ファイル内のドキュメントを日常的に処理する責任があります。 また、ドキュメントが最新であることを確認し、必要な人にファイルへのアクセスを提供する責任もあります。

マネージャーは、パフォーマンス レビューなどのドキュメントを従業員ファイルに追加することも任される場合があります。 その場合、ファイル編成システムについて実際に理解している必要があります。

従業員の人事ファイルには何が入りますか?

HR ファイルの編成方法を学習するための最初のステップは、HR ファイルに含めるフォームとデータを決定することです。 人事部が一般的に人事ファイルに保管している一般的なドキュメントの一部をリストします。

コンプライアンス文書

コンプライアンス文書とは、連邦法または州法によって保持が義務付けられている従業員関連の文書です。 これらには以下が含まれます：

• IRS税 源泉徴収フォーム (W-4 および W-9 フォームなど)
• 入国書類（I-9フォームなど）
• 従業員のタイムシート、給与明細、およびその他の給与記録
• 人口統計データ (名前、社会保障番号、性別、住所など)
• 各従業員の役職の職務内容
• 従業員給付登録フォーム (401(k) 登録フォームなど)
• 労災補償書類
• COBRA保険および失業書類を含む退職データ

会社文書

会社のドキュメントは、会社の内部で使用されるファイル、または会社での従業員の履歴の記録を提供するファイルです。 それらには以下が含まれる場合があります。

• 履歴書と求人応募のカバーレター
• 署名入りの求人通知書
• 雇用契約
• 業績評価書類
• 昇進・昇給の記録
• 従業員ハンドブックを含む、会社の方針に対する署名入りの確認書
• 競業避止または秘密保持契約
• 懲戒記録
• 辞表と退職面接の書類

従業員の機密ファイル

重要なことに、あなたの会社は、主要な従業員ファイルとは別に、機密の人事記録を 1 つ以上保持する必要がある可能性があります。

これらの機密ファイル内のドキュメントは、それらを表示する必要がある人事管理者のみがアクセスできるようにする必要があります。 管理者がアクセスできないようにする必要があり、それらを表示するプロセスは厳密に管理する必要があります。

従業員の機密ファイルに入れる必要があるファイルには、次のものがあります。

• バックグラウンドチェック
• 薬物検査結果
• 養育費の書類
• 賃金差押記録
• 受取人情報
• 進行中の訴訟に関連する記録

また、医療情報を含む従業員ファイルの保存方法も考慮する必要があります。 医療データは、Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) の下で保護されています。 他の種類の機密データとは別に、独自の機密医療ファイルに保存する必要があります。

医療ファイルには次のものが含まれる場合があります。

• 健康保険、歯科保険、眼科保険の加入用紙
• 生命保険加入用紙
• 保険請求と医師のメモ
• 医療休暇申請書類
• 障害者宿泊施設のリクエスト

紙と電子の従業員ファイル

紙のファイルを使用するか、電子ファイルを使用するかは、重要な決定事項の 1 つです。

何十年もの間、従業員のファイルはすべて紙の記録でした。 ほとんどの企業は、人事管理者だけがアクセスできるファイリング キャビネットに鍵をかけていました。 各従業員は、時間の経過とともに徐々に紙の書類でいっぱいになる独自のマニラ封筒を持っていました。

最近では、企業が紙の記録を保持しているのを見ることはめったにありません。 従業員のファイルを整理する最善の方法は、電子的に行うことです。 通常、デジタル従業員ファイルはより便利で、いくつかの重要な利点があります。

まず、電子文書は検索可能です。 ファイル マネージャーまたはドキュメント管理システムで従業員の名前を検索するだけで、特定の従業員の最新のパフォーマンス レビューをすばやく取得できます。 これにより、ファイリング キャビネットを調べて特定の紙を探すよりも、多くの時間を節約できます。

また、電子記録を保持する方がコストとスペース効率が高くなります。 メイン オフィスに巨大なファイリング キャビネットがあるため、貴重な不動産を占有する必要はありません。 印刷やシュレッダーの費用もかかりません。

さらに、電子記録は紙の記録よりも安全です。 人事管理者は、マネージャーが直属の部下の従業員ファイルのみを表示できるように、アクセス許可を構成できます。 これらのアクセス許可により、従業員のファイルを表示する権限のないユーザーが従業員のファイルを見ることができるというリスクが排除されます。

規制の観点からは、紙の文書と電子文書はほぼ同等です。 あなたの会社は、ソフトウェアを使用して、完全にオンラインでフォームに記入して署名するか、紙のフォームをスキャンしてデジタル コピーを作成することができます。 ほとんどの場合、ドキュメントのデジタル コピーを作成したら、元の紙のコピーを自由に処分できます。 労働安全衛生局が要求する X 線画像など、いくつかの注目すべき例外が存在します。

紙またはデジタルの従業員ファイルを保持することを選択した場合でも、バックアップを維持することをお勧めします。 紙の記録の場合、これはすべての文書のコピーをオフサイト (たとえば、商業文書保管施設) に保管することを意味します。

デジタル レコードの場合は、バックアップをハード ドライブに保存するか、Google ドライブなどのサービスを使用してクラウドに保存できます。 Connecteam など、ドキュメント ストレージを提供する多くの人事管理システムは、従業員のファイルをクラウドに自動的にバックアップします。

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従業員ファイルを整理する方法: 5 つのヒント

人事ファイルとは何かを理解し、そこに何を含めるかがわかったので、従業員ファイルを電子的に整理する方法に関する 5 つのヒントを紹介します。

人事ファイルを整理する方法に関する最初のヒントは、一貫性です。 ファイルを整理する場合は、HR システム全体で行います。

個々のファイルのレベルでは、標準化された方法でドキュメントに名前を付けます。 たとえば、次の式を使用してドキュメントに名前を付けることができます。

[従業員の姓] [従業員の名] – [ドキュメント名] – [年]

この命名規則により、ドキュメントの所有者、ドキュメントの内容、ドキュメントの古さを簡単に確認できます。

従業員フォルダのレベルでも、同様の標準化を適用できます。 たとえば、各従業員は、名前または従業員番号を含むフォルダを持つことができます。 そのフォルダー内には、「オンボーディング」、「給与計算」、「パフォーマンス レビュー」などのサブフォルダーを作成できます。 次に、各従業員のこれらの各サブフォルダーに同じ種類のドキュメントを入れます。

ドキュメントを整理するための専用アプリを使用すると、従業員のファイルの管理が大幅に簡単になります。 ドキュメント管理システムを使用すると、フォルダ間でファイルをドラッグ アンド ドロップしたり、名前や内容でドキュメントを検索したりできます。

Connecteam などの一部のドキュメント管理システムでは、従業員が必要な HR ドキュメントを自分のシステムに安全にアップロードすることもできます。 このソフトウェアは自動化を使用して、すべての従業員の人事ファイルとフォームを所定の場所に配置し、時間を節約し、エラーを減らします。

Connecteam は、マネージャーと従業員がドキュメントを表示するためのセルフサービス ポータルも提供しています。 たとえば、マネージャーが従業員のパフォーマンス レビューを表示できるようにし、従業員が給与明細を表示できるようにすることができます。 これにより、人事チームはドキュメントの要求に常に対応する必要がなくなり、より重要なタスクに集中できるようになります。

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従業員ファイルを電子的に整理する方法を学習する上で重要な部分は、アクセス許可を設定することです。 アクセス権限によって、社内の誰がどの従業員ファイルを表示できるかが決まります。 これらは、従業員の機密データを必要な人だけが見ることができるようにするために不可欠です。 アクセス許可は、ファイルが誤って移動、編集、または削除されるのを防ぐのにも役立ちます。

ドキュメントを整理するためのファイル管理アプリを使用すると、アクセス許可を簡単に設定できるはずです。 開始するのに適した場所は、管理者に直属の部下のみに非機密ファイルへのアクセスを許可することです。 上級管理者は、2 層下のレポートのファイルにアクセスする必要がある場合があります。

上級人事管理者と福利厚生マネージャーのみが、従業員の福利厚生情報やその他の機密文書にアクセスできるようにする必要があります。 会社の法務チームのメンバーだけが、進行中の訴訟に関連するファイルにアクセスできるようにする必要があります。

人事ファイルを整理する方法に関するもう 1 つのヒントは、フォームとチェックリストを使用することです。たとえば、Connectteam で利用できるものです。 これらにより、従業員は必要なすべてのドキュメントに記入することができます。

フォームとチェックリストはどちらも、オンボーディング中と、従業員が提供するドキュメントが多数ある毎年の初めに特に役立ちます。 従業員と人事マネージャーの両方が、重要なファイルやフォームが紛失しているかどうかを簡単に確認できます。

従業員ファイルを管理する上で厄介な側面の 1 つは、フォームの更新と認定資格の有効期限を常に把握しておくことです。 問題は、従業員のフォームが常に最新であることを確認できるように、従業員の人事ファイルをどのように整理するかです。

ここでも、ドキュメント管理システムを使用すると役立ちます。 人事管理者はドキュメントをアップロードするときに、有効期限を割り当てることができます。 これは、フォームがアップロードされた日、証明書の有効期限が切れた日、またはその年の最後の日から 1 年になる場合があります。

たとえば、Connecteam では、ドキュメント エントリごとまたはタイプごとに有効期限を設定できます。 有効期限をタイプ (たとえば、1 年または 18 か月) ごとに割り当てると、ドキュメントごとに手動で行う必要がなくなります。

文書管理システムは、有効期限が近づくと自動的にあなたまたは従業員に通知します。 これにより、ファイルとフォームが期限切れになる前に更新されるため、コンプライアンスが失われることはありません。

まとめ

従業員ファイルを整理する方法を理解することは、ビジネスの人事業務に大きな違いをもたらす可能性があります。 よく整理された従業員ファイルにより、人事管理者やマネージャーは必要な情報を簡単に見つけることができます。 また、ビジネスが税法および労働法に準拠していることを確認するためにも重要です。

従業員ファイルを整理する最善の方法は、電子的に、理想的にはConnecteamのような専用の HR ドキュメント管理システムを使用することです。 標準化されたファイル命名システムを作成したり、アクセス許可を制御したり、ドキュメントの有効期限を簡単に把握したりできます。

Connecteam で従業員の人事ファイルを簡単に管理

Connecteam は、従業員の人事ファイルを管理するための究極のソリューションです。 専用の人事管理プラットフォームは、安全なドキュメント ストレージ、簡単なアクセス、および機密情報に対する高度なアクセス許可を提供します。

従業員契約や業績評価からトレーニング証明書や休暇申請まで、Connecteam は人事プロセスを合理化するのに役立ち、最も重要なこと、つまりビジネスに集中できます。

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