HR ソフトウェア要件と 2023 年に使用するのに最適な HRIS

HR ソフトウェアは、あらゆる人事プロセスを簡素化し、企業の人材管理方法を変革しました。

HR 情報システム (HRIS) とも呼ばれるこの種のプラットフォームは、給与計算の実行、調査の実施、事務処理の整理などに役立ちます。 こうすることで、時間を節約し、エラーを減らし、労働法の遵守を維持することができます。

しかし、HRIS が行うことはそれだけではありません。 これらの機能は、人事の戦略的側面もサポートします。 トレーニング、イベント、表彰プログラムなどをすべて HR アプリから開催できます。

世の中には人事ソリューションが数多くあり、その中には他のソリューションよりもはるかに優れたソリューションもあるため、あなたのビジネスに最適なソリューションを選択するのは難しい場合があります。 あなたを助けるために、HR ソフトウェアの要件と注目すべき機能の包括的なチェックリストを作成しました。

さらに、私たちのトップの選択肢を紹介し、それについて知っておくべきことをすべて説明するので、今日から始めることができます。

HR ソフトウェア / HRIS とは何ですか?

人事情報システム (HRIS) とも呼ばれる HR ソフトウェアは、人事のタスクとプロセスを合理化および自動化するデジタル ツールを指す広義の用語です。 応募者追跡、給与計算、およびファイル管理システムはすべて、HR ソフトウェア ツールの例です。 これらは個別に使用することも、単一の包括的な人事管理ソリューションですべて一緒に使用することもできます。

一部のソフトウェアでは従業員のセルフサービスが可能になります。 たとえば、従業員はセルフオンボーディングまたは自分の書類をアップロードできるため、これを行う時間と手間が節約されます。

さらに、HRIS は、フィードバックの収集、従業員のトレーニング、パフォーマンスの管理などにも役立ちます。 このようにして、ソフトウェアは手動タスクを簡素化し、従業員のエンゲージメントと維持をサポートします。

HRIS はクラウドベースであり、優れたものには独自のモバイル アプリが用意されているため、従業員、マネージャー、人事チームはどこからでもアクセスできます。

なぜ人事ソフトウェアが必要なのでしょうか?

HR ソフトウェアは多くの強力な利点を提供します。 これらのツールを使用すると、次のことが可能になります。

時間を節約し、手間を省きます

HR ソフトウェアは、時間のかかる手動の HR タスクを簡素化します。 これを実現する 1 つの方法は、従業員にセルフサービス ツールを提供することです。 従業員はアプリを使用して自分自身をオンボーディングし、必須の書類をアップロードできます。 また、アプリを使用して、福利厚生ポリシーや従業員ハンドブックなどの重要な文書に簡単にアクセスできます。

さらに、従業員は、デスクトップまたはモバイル アプリを使用して、どこからでもスケジュールを確認したり、空いているシフトから選択してセルフ スケジュールを設定したり、出退勤を記録したり、休暇を申請したりすることができます。

コストのかかるエラーを削減し、労働法の遵守を維持します

HR ソフトウェアの時間追跡機能は、従業員に支払うべき時間数を正確に通知するため、修正に費用がかかる可能性のある過大または過少の支払いを削減します。 また、従業員が時間外労働の制限を超えていないか、法律で義務付けられている休憩や休暇をとっているかどうかを確認することもできます。

優れた人事ソフトウェアを使用すると、従業員の文書や記録を安全に保存することもできます。 アクセス許可により、機密データが間違った人に届かないことが保証されます。

ドキュメント管理によりファイルが整理され、有効期限が近づくと通知されます。 こうすることで、従業員のライセンスと記録を最新の状態に保つことができます。 さらに、レコードの重複や欠落などのエラーを回避できます。

従業員の関与とモチベーションを維持する

HR ソフトウェアを使用すると、従業員の貢献に対して報酬を与え、表彰することが簡単になります。 たとえば、1 対 1 またはグループ チャットを通じて従業員に感謝のメッセージを送信できます。 ソーシャル フィードは、公衆の声を上げたり、月間最優秀従業員などの賞を受賞したりするのに最適な場所です。 大切にされていると感じている従業員は、仕事に熱心に取り組み、モチベーションを高め、会社の成功のためにこれ以上の努力をする傾向があります。

HR ソフトウェアにはトレーニング ツールも提供される場合があります。 これらにより、熟練した知識豊富な労働力を維持することができます。 さらに、従業員が新しいスキルを習得し、会社とともに成長する意欲を維持するための優れた方法でもあります。 優れたソフトウェアを使用すると、従業員のパフォーマンスを追跡できるため、期待に達しない従業員を追加のトレーニングでサポートできます。

バーチャルでも、増え続ける従業員とのつながりを維持

一部の HRIS には、個別またはグループ チャットを備えたインスタント メッセージングが組み込まれています。 会社のニュースフィードは、重要な更新情報やお知らせをチーム メンバーと共有するための優れた方法でもあります。

これらのツールは、従業員が複数の場所に分散している場合でも、従業員とのつながりを維持するのに役立ちます。 また、成長している会社であっても、従業員が互いに連絡を取り合い、コミュニティや帰属意識を維持するのにも役立ちます。

従業員のデータと洞察を追跡する

HRIS 内のアンケート ツールを使用すると、会社の文化、労働慣行などに関する従業員からのフィードバックを簡単に収集できます。 これらの洞察は、従業員が仕事に従事し満足感を維持するために何が必要かを解読するのに役立ちます。

アンケートはすべての企業にとって価値がありますが、従業員がどこにいても、あるいはあなた自身がどこにいても従業員の意見をすぐに収集できるため、分散した従業員にとってはさらに価値があります。 回答は自動的にクラウドに保存されるため、いつでも回答を見直し、次のアンケートと比較して進捗状況を追跡できます。

さらに、一部のソフトウェアは、会社の決定に対する従業員のリアルタイムの投票を収集するために使用できるライブ投票を提供します。 これにより、誰もが会社の目標に参加し、献身的に取り組んでいると感じられます。

適切な HR ソフトウェア ソリューションを選択するための 6 つのヒント

利用可能なオプションが非常に多いため、適切な HR ソフトウェア ソリューションを選択するのは難しく、混乱する可能性があります。 以下の 6 つのヒントを使用して、検索範囲を絞り込み、正しい決定を下してください。

目的と機能要件を定義する

企業ごとに、HR ソフトウェアに対する目標は若干異なります。 たとえば、チームの時間を取られすぎているため、給与計算を自動化することが目標であるとします。 あるいは、従業員アンケートで、従業員が自分の役割に従事していると感じていないことが判明したため、エンゲージメント レベルを向上させるツールを探している場合もあります。

いずれの場合も、対処したい問題を決定し、その解決に役立つツールを使用して HRIS に優先順位を付けます。

また、決定を下す際には、会社の規模と業界も考慮してください。 成長を続けるチームの場合は、より多くのユーザーをサポートするソフトウェアを選択してください。 たとえば、従業員のドキュメント用にストレージ容量を増やすことを検討したい場合があります。 同様に、建設などの業界では、安全性とコンプライアンスに重点を置いた機能が必要になる場合があります。

最後に、異なる目的に異なるツールを使用している場合は、それらが相互に統合されていることを確認してください。 たとえば、時間追跡ツールが給与計算アプリと統合されている場合、あるアプリから別のアプリにデータを移動せずに支払いを行うことができます。 さらに良いのは、複数のアプリを同時に使いこなす必要がないように、オールインワンの HR ソフトウェア ソリューションを選択することです。

どのような人事ソフトウェア オプションがあるかをより深く理解するには、以下の主要な要件と機能の完全なリストを参照してください。

エンドユーザーを考慮し、システムがエンドユーザーのために機能することを確認します。

ソリューションのエンド ユーザーが誰であるかを考えてください。 ほとんどの場合、ソフトウェアはマネージャー、従業員、人事チームによって使用されます。

セットアップが簡単で使いやすいソフトウェアを探すことをお勧めします。 こうすることで、技術に詳しくないチームメンバーでも問題やエラーなく使用できます。

さらに、優れたカスタマー サポートが付属するソリューションを見つけてください。 ユーザーフレンドリーなソフトウェアであっても、あなたとあなたの従業員は、アプリの使用時に追加のサポートが必要になる場合があります。 HRIS に申し込む前に、カスタマー サービスの応答時間と有効性に関するレビューを確認してください。

予算を決める

HR ソフトウェアは価格設定によって異なります。 アプリによっては、特定のユーザー数に対して定額料金を請求するものもありますが、ユーザーごとに月単位で見積もるアプリもあります。 価格も手頃なものから高価なものまでさまざまです。 しかし、高価だからといって必ずしも機能が多いとは限りません。

HR ソフトウェアにいくら費やしてもよいか、そしてそこにどのような価値を求めるかを考えてください。 また、決定を下す際にはユーザーの数も考慮してください。 たとえば、多くのユーザーを抱える企業は、ユーザーごとのコストよりも定額料金設定のほうが価値があると考える可能性があります。

主要な意思決定者と中小企業を巻き込む

どの機能を選択するかについては、社内および社外の対象分野の専門家 (SME) に相談してください。 人事チームとマネージャーは、人事ソフトウェアを使用してどのような問題点を解決する必要があるかをよく理解している可能性があります。

さらに、ソフトウェアを選択する前にIT チームに相談してください。ソリューションがあなたの会社に適しているかどうかについてアドバイスしてもらえます。 これは、機能や使いやすさなどを評価することによって行われます。 また、ソフトウェアが会社の技術要件を満たしていることも確認します。

競合他社の調査を実施する

要件を満たすすべての HR ソフトウェアについて徹底的な調査を実施します。 各プラットフォームの Web サイトをチェックすることから調査を開始します。そこには、主要な機能と機能、および (ほとんどの場合) 料金プランがリストされています。

ただし、Web サイトからは、ユーザーの使いやすさやカスタマー サポートの応答時間など、システムが不足している部分がよくわからない可能性があることに注意してください。

Capterra などのサイトで既存の顧客レビューを確認して調査を続けます。 プラットフォームの全体的な評価、主な機能、長所と短所などが表示されます。

無料トライアルやデモをリクエストする

HR アプリがニーズや要件に適合しているかどうかを確認する最善の方法は、テストしてみることです。 無料トライアルを提供しているソフトウェアを探して、そのソフトウェアが提供するすべての機能を試してください。 無料プランも製品を評価する優れた方法ですが、無料プランでは常にすべての機能にアクセスできるわけではありません。

最後に、ソフトウェアに無料試用版や無料プランがない場合は、営業チームに製品のデモを提供するよう依頼してください。 これにより、製品を自分の方法や自分のペースで使用することはできませんが、それでも主要な機能とユーザー エクスペリエンスをある程度理解することはできます。

HR ソフトウェアの主要な要件と機能のチェックリスト

HR ソフトウェアを選択するときは、次の主要な機能と技術的な考慮事項に注意してください。

優れたソフトウェアには、従業員が出勤および退勤したり、勤務時間を追跡したりするために使用できるタイムレコーダーが組み込まれています。

その後、システムは従業員の正確な時間入力を使用して自動タイムシートを生成できるようになります。 これらをアプリの給与統合を使用してシームレスな従業員支払いに使用できます。 これにより、給与計算の悩みが解消され、手動の給与レポート作成に伴うコストのかかるエラーが軽減されます。

簡単かつ安全にアップロード、保存、管理できるソフトウェアを探してください。 すべての人事文書と人事記録。

また、労働許可証やライセンスなどの書類の有効期限が切れると通知するスマート アラートを備えたプラットフォームを探す必要もあります。 こうすることで、ファイルは常に最新の状態になり、ビジネスはコンプライアンスに準拠した状態を維持できます。

ストレージ制限によって、すべての重要な人事および従業員ファイルを中央の場所に保存することが妨げられないようにしてください。 高いストレージ容量を備え、理想的にはストレージ制限がまったくなく、非常に大きなファイルでもアップロードできるソフトウェアを探してください。

優れた人事ソフトウェアを使用すると、すべての福利厚生を 1 か所から提供および管理できます。 有給休暇 (PTO)、柔軟な勤務、メンタルヘルス休暇、休暇の支払いなどを提供および追跡できるソフトウェアを選択してください。

さらに、福利厚生ポリシーを同じアプリに保存できる HRIS を探してください。 こうすることで、従業員は必要なときにいつでも簡単に情報にアクセスできるため、自分で情報を見つけて従業員と共有する必要がなくなります。

優れたタスク管理ツールが手元にあれば、雇用はシームレスかつ効率的に行うことができます。 会社の採用チームは、自分のタスクだけでなく、メモや情報にも 1 か所からアクセスできる必要があります。 HR ソフトウェアを使用すると、採用および採用タスクを割り当て、リマインダーを送信し、期限を厳守することができます。

さらに、オンボーディングを簡単にするツールを探してください。 たとえば、カスタム フォームを使用すると新入社員に関する情報を収集でき、ドキュメント センターを使用して新入社員の記録を保存できます。

一部の HRIS では、カスタム トレーニング コースを作成し、新入社員や既存の従業員に割り当てることができます。 従業員に必須のコンプライアンス トレーニングを完了するようリマインダーを送信したり、従業員の成長を支援するオプションのトレーニング コースを提供したりできる必要があります。 これにより、チームの関与とスキルの維持が維持されます。

従業員のタイムライン、フィードバック ツール、調査機能などのパフォーマンス管理ツールは、従業員のパフォーマンス レビューを追跡および保存するのに役立ちます。 これらを使用して、優秀な人材を特定し、昇進または報酬を与えることができます。 逆に、遅れていてさらなるサポートが必要な従業員を特定することもできます。

これらを使用すると、従業員の会社への貢献を表彰できます。 優れたソフトウェアは、民間および公務員の両方の従業員の表彰をサポートします。 会社全体への感謝の言葉だけでなく、個人への感謝のメッセージも可能にするオプションを探してください。

一部のソフトウェアには、ギフトカードや有形アイテムと交換できるデジタル トークンなどの特典が組み込まれています。

アンケートや世論調査を行うことで、従業員の声を聞くことができます。これには、別の場所にいる従業員や、自分とは異なる時間に働いている従業員も含まれます。

これらのツールを使用すると、従業員アンケートを定期的に (または必要に応じていつでも) 作成して実行し、はい/いいえ、複数選択、自由回答の質問に対する回答を得ることができます。 一方、世論調査は、会社の決定に関するリアルタイムの投票を集めるのに役立ちます。

従業員は自分の考えや意見を表現する機会があり、それによって自分の意見が聞かれ、評価されていると感じることができます。 これらの洞察を使用して、HR サービスを改善できます。

アプリ内チャットを使用すると、 1 対 1 またはグループ設定で従業員とのつながりを維持できます。 また、従業員が同僚と強力な仕事関係を築くための手段も提供します。

一部のプラットフォームには、全社的な最新情報を投稿できるニュースフィードもあります。

すでに使用している他のソフトウェアと統合されたソリューションにより、時間と労力を大幅に節約できます。

たとえば、QuickBooks Online を使用して給与計算を実行する場合は、Connecteam など、QuickBooks Online と直接統合する HRIS を選択することをお勧めします。 この方法では、給与レポートをダウンロードして別のプラットフォームに移動する必要がありません。 統合を使用すると、給与計算を簡単に実行できます。

HR ソフトウェアはクラウドベースです。つまり、すべてのデータはオンラインに保存され、インターネット接続があればどこからでもアクセスできます。

これに加えて、独自のモバイル アプリも備えたソリューションを選択することをお勧めします。 今日の従業員はスマートフォンを使いこなしており、どこからでも HR ツールを使用できるはずです。

実施されるデータ規制の数が増える中、コンプライアンスを維持するのに役立つソリューションを見つけることが重要です。 すべてのデータをエンドツーエンドで暗号化するソフトウェアを見つけてください。

さらに、ユーザー権限をカスタマイズできるアプリにより、機密情報が悪者の手に渡らないようにします。

HR ソフトウェアはマネージャーや人事専門家だけが使用しているわけではありません。 時間と労力を節約する機能を実現するには、従業員がセルフサービス ツールにもアクセスできる必要があります。 たとえば、クリックしてセルフオンボーディング プロセスを実行し、重要な情報を提供できるようにする必要があります。

同様に、従業員自身が自分の記録をアプリにアップロードし、必要なときに会社の文書をダウンロードできる必要があります。

Connecteam で従業員を管理する

Connecteam は最高のオールインワン HRISです。 すべての人事プロセスを単一の統合プラットフォームから管理できるため、従業員のニーズを満たすために複数の異なるソフトウェア ソリューションを購入する必要はありません。

さらに、直感的で高度にカスタマイズ可能で、デスクトップ アプリとモバイル アプリの両方を備えているため、従業員はどこからでも使用できます。

ここでは、Connecteam の主要な人事管理機能を詳しく見ていきます。

内蔵タイムレコーダーと自動タイムシート

Connecteam を使用すると、従業員はデスクトップまたはモバイル デバイスを使用してシフトの入退勤を記録できます。 時計は時間を秒単位で記録し、時間の盗難を防ぐためにパンチインとパンチアウトを行うための自動リマインダーを受け取ることができます。 従業員が出退勤の打刻を忘れた場合は、時間を手動で入力することもできます。

Connecteam のGPS 位置追跡機能を使用すると、従業員のリアルタイムの位置を確認し、勤務時間中に従業員がいる必要がある場所にいることを確認できます。 職場の周囲にデジタル境界線を作成し、その場所への出勤と退勤を制限するために使用できるジオフェンシング機能もあります。

次に、Connecteam はこれらの従業員のタイム ログを取得し、デジタル タイムシートを自動的に生成します。これは、給与計算に送信される前に、あなたと従業員の両方が確認できます。

人気の給与計算ソフトウェアとの統合によりシームレスな支払いを実現

Connecteam は、Gusto および QuickBooks Online との直接統合を提供し、ストレスのない給与処理を実現します。

あるいは、タイムシートを簡単にエクスポートして、選択した給与計算ソフトウェアで使用することもできます。

これにより、給与レポートを手動で作成する手間が省けます。 また、コストのかかるミスや、給与をめぐる従業員との紛争も防ぐことができます。

安全な文書管理で整理整頓とコンプライアンスの維持を実現

Connecteam を使用すると、 カスタマイズ可能なユーザー アクセス権限を使用して、すべての人事文書と人事ファイルを単一の安全な場所に保存および管理します。 これは、従業員の W-4 や I-9 などのファイルを整理し、レコードの重複や欠落などのエラーを防ぐ優れた方法です。 さらに、任意のサイズのファイルをアップロードでき、ストレージ制限はありません。

さらに、労働者の免許証、労働許可証、証明書などの文書に有効期限を設定できます。 これらの有効期限が近づくと通知が届くので、期限内に確認して更新できるため、関連する法律や規制を遵守し続けることができます。

一元化され管理が容易な従業員福利厚生

Connecteam を使用すると、会社の福利厚生を 1 か所から管理できます。 たとえば、PTO を提供したり、カスタム休暇ポリシーを作成したりできます。 従業員は、休暇、個人的な休暇、その他の種類の休暇などの休暇をアプリから直接申請できます。 リクエストを即座に確認して承認でき、従業員のスケジュールに休暇が自動的に追加されます。

さらに、Connecteam のドラッグ アンド ドロップ スケジュールツールを使用すると、シフトの交換が簡単になり、従業員に柔軟性を提供できます。 従業員は、あなたの承認の有無にかかわらず、空いているシフトから選択し、希望するシフトを共有することもできます。

最後に、従業員はナレッジ ベースを通じて、健康保険や退職金などの福利厚生ポリシーに簡単にアクセスできます。 会社の運営にとって重要なあらゆるファイルを保存できます。

従業員が外出先でも受講できるトレーニング コース

Connecteam 内でカスタム トレーニング コースを作成して割り当てることができます。 トレーニング コースにクイズを追加して楽しく学習できるようにするオプションがあり、進捗状況を追跡し、従業員にコースを完了するためのリマインダーを送信することもできます。

Connecteam トレーニングはモバイルでの使用にも最適化されているため、従業員はどこからでもモジュールを完了できます。

雇用履歴、業績評価などを完全に可視化

従業員タイムライン機能には、各従業員の主要な雇用マイルストーンが表示されます。 雇用履歴、業績評価、昇給や昇進などを閲覧できます。

これらのマイルストーンを完全に可視化することで、従業員の進捗状況を把握し、従業員をサポートするためにさらに何ができるかを把握するのに役立ちます。

数分で作成、公開できるアンケートと投票

Connecteam のアンケート ツールを使用すると、従業員アンケートの作成と実行が簡単になります。 テンプレートから選択することも、会社のブランドに合わせて書式設定するなど、独自のアンケートをカスタマイズすることもできます。 Connecteam は、従業員にアンケートに回答するようリマインダーを送信します。また、参加を最大限に高め、誠実さを促すために匿名での回答も可能です。

ライブ投票機能を使用して、従業員からリアルタイムの投票を収集することもできます。 たとえば、次のチームのオフサイトの場所について従業員に意見を求めることができます。

カスタマイズされた評価と報酬により従業員のモチベーションが維持される

Connecteam を使用すると、アプリ内チャットを使用して従業員にプライベートで感謝のメッセージを送信できます。 また、社内ニュースフィードを使用して一般の人々に向けて宣伝することもでき、組織全体で卓越性の文化を推進するのに役立ちます。 さらに、Connecteam を使用すると、従業員にギフト カードと交換できるデジタル トークンを与えることができます。

人事の質問に答え、情報を共有するためのアプリ内コミュニケーション ツール

Connecteam の仕事チャットを使用すると、個人またはグループの会話で従業員と即座につながることができます。 いつ、どこで働いているかに関係なく、従業員の質問にリアルタイムで回答し、チームに必要なサポートを提供できます。

さらに、Connecteam のニュースフィード機能を使用すると、重要な更新情報を従業員のグループまたは会社全体にわずか数秒で送信できます。 投稿をスケジュールして、最大限のリーチを確保できます。 さらに、従業員が更新内容にどのように反応し、コメントするかを追跡できるため、従業員のエンゲージメント レベルについてさらに詳しく知ることができます。

他にもたくさん

Connecteam は、HR ツールに加えて、さまざまな業務ツールやコミュニケーション ツールも提供しています。 まさにオールインワンの作業管理ソリューションです。

今すぐ Connecteam を無料で始めましょう!

結論

人事情報システム (HRIS) とも呼ばれる HR ソフトウェアは、企業の人事プロセスの簡素化と合理化に役立ちます。 時間追跡、給与計算、福利厚生などを自動化するツールが提供されているため、手動プロセスで時間を無駄にする必要がありません。

現在、多くの HR ソフトウェア ソリューションが利用可能ですが、適切なものを選択するのは難しく、混乱する場合があります。 オプションを絞り込む前に、目的、必要な機能、予算を考慮してください。 最終的な選択をする前に、統合機能、カスタマー サポート、ユーザーの使いやすさにも注目する必要があります。

私たちのアドバイスは、現在利用可能な最高の HRIS システムである Connecteam を使用することです。 必要なすべての HR ツールを 1 つのプラットフォームで提供し、最大 30 ユーザーまで月額わずか 29 ドルから利用できます。 従業員が 10 人以下の中小企業は、Connecteam を永久に完全に無料で使用でき、すべての新規顧客は 14 日間の無料トライアルで Connecteam をテストできます。

よくある質問

人事に最適なソフトウェアはどれですか?

Connecteam は人事管理に最適なソフトウェアです。 従業員の労働時間を追跡し、給与計算を実行し、福利厚生や人事文書を 1 か所で管理できる強力なツールを備えています。 Connecteam は、フィードバック、トレーニング、コミュニケーションなどのためのツールを使用して従業員を関与させることもできます。

デジタルHRテクノロジーとは何ですか?

デジタル HR テクノロジーは、人事プロセスを簡素化するために使用されるさまざまなソフトウェアを指します。 その一例として、従業員の記録やファイルをオンラインに保存し、いつでもアクセスできるクラウドベースのドキュメント ストレージがあります。

さらに優れた記事をメールボックスに直接受け取りたいですか? ここから購読してください