チーム全体の効果的なオンコール スケジュールを作成する方法

チームの効果的なオンコール スケジュールを作成することは、困難で時間がかかる場合があります。 従業員のワークロードが公平に分散され、定期シフトとオンコール シフトの間に十分な休憩時間を確保するのは難しい場合があります。 チーム メンバーの可用性、スキル、および年功序列のバランスを見つけることも困難です。

綿密に計画されたスケジュールにより、チームは通常の営業時間外に緊急事態や予期しない問題に対処する準備が整います。 効果的なスケジュールは、士気を高め、燃え尽き症候群を防ぎ、顧客関係を改善することもできます。

このガイドでは、オンコール スケジューリングのしくみについて説明し、組織のニーズに合わせてオンコール スケジューリングを作成するための 11 の重要なヒントを紹介します。

オンコール スケジューリングとは

オンコール スケジュールでは、営業時間外の緊急事態に対応できる従業員を設定します。

労働者が待機中の場合、通常、急な勤務要請に対応する必要があります。 これは、昼夜を問わずいつでも発生する可能性があります。

顧客が 24 時間年中無休でサポートを受けられるようにする必要がある場合、または特定の重要な機器を常に稼働させておくことにビジネスが依存している場合は、オンコール スケジュールが必要になることがあります。

このタイプのスケジュールを必要とすることが多い業界には、次のようなものがあります。

• 配管
• 電気技師
• ホームセキュリティ
• 医療または緊急サービス
• サービス産業 - 繁忙期には追加のスタッフが必要になる場合があります。

オンコール ワーカーは、通常、電話またはメッセージング アプリを通じて対応できる必要があります。 また、一定の期間内に対応する必要がある場合もあります。

雇用主として、労働者が待機中の場合は、より高いレートの報酬を労働者に支払う必要がある場合があります。

適切なスケジューリング モデルの選択

オンコール スケジュールの作成に使用できる勤務スケジュールには、さまざまな種類があります。 オンコール スケジュールの最も一般的なタイプは次のとおりです。

予定社員のローテーション

オンコール ローテーション スケジュールにより、 あなたの労働者は交代で緊急事態に対応します。 これにより、同じ従業員がオンコール作業の責任を負うことに依存することを回避できます。

たとえば、従業員のグループが 1 週間待機しているとします。 これらの労働者は次の週に通常のシフトに戻り、別のグループが待機します。 ローテーション スケジュールは、毎日、毎週、隔週、または毎月変更される場合があります。

一次/二次連絡先

スケジューリングのタイプによって、緊急通報の主な連絡先が確立されます。 一次連絡先が対応できない場合、または問題を解決できない場合は、二次連絡先が介入します。 このモデルは、ビジネス内で同時に複数の緊急事態が頻繁に発生する場合に特に役立ちます。

2 人の従業員をペアにして、主要な連絡先と第 2 の連絡先の役割を交互にすることもできます。 たとえば、1 人の従業員が 1 週間主な連絡先になり、別の従業員が次の週に連絡先になります。

週/週末

このモデルでは、従業員を 2 つのオンコール グループに分けます。 1 人は平日、もう 1 人は週末に電話で対応します。

フォロー・ザ・サン

フォロー ザ サン モデルでは、勤務地に基づいて従業員のスケジュールを設定します。 従業員は通常、その地域の日中の時間帯に待機しています。 このシステムは、従業員が世界各地に拠点を置くグローバル企業に適している場合があります。

専門家によるサポート

このタイプのスケジューリングにより、特に困難な状況で専門家によるサポートを提供できます。 これにより、通常のオンコール担当者は、問題を自分で解決できない場合に、指定された専門家に問題をエスカレートできます。

オンコールの専門家は、多くの場合、最も経験豊富な従業員または専門資格を持つ従業員です。 彼らは通常、他の熟練していない労働者が解決するには複雑すぎる問題を処理します。 たとえば、専門知識を必要とする機械やツールを扱う場合があります。 これには、配管工やオンコール エンジニアなどの担当者が含まれる場合があります。

オンコール スケジュールを作成するための 11 のヒント

ビジネスに最適なスケジューリング方法は、チームの規模と所属する業界によって異なります。ただし、すべての企業が従業員と顧客のために機能するオンコール スケジュールを作成するのに役立つ特定のヒントがあります。

オンコール スケジュールを作成するときの最初のステップは、補償が必要になる時期と、必要になる可能性が高い金額を決定することです。

ニーズを明確に把握したら、スケジュールを作成し、オンコール サポートの予算を割り当てることができます。

ビジネス オーナーとして、お客様や顧客に、会社が提供できる最高のものを提供したいと思うでしょう。 ただし、オンコールの従業員の健康状態を考慮することも重要です。

緊急事態の定義に同意することで、深夜などの不便な時間に作業員が頻繁に邪魔されるのを防ぐことができます。

従業員と協力して、「オンコール」とは正確に何を意味するのかを判断することで、将来の誤解を避けることができます。

以下に、定義で明確にする必要がある基本ルールの例をいくつか示します。

• 従業員がオンコールする必要がある頻度。
• シフトの開始時間と終了時間。
• 対応が必要な状況の種類。
• オンコールの従業員が使用する必要があるコミュニケーション方法 (電話や電子メールで対応できるなど)。
• 予想される応答時間。
• オンコール料金。

また、従業員が時々オンコールする必要がある理由を思い出させることも役立つ場合があります。

オンコール勤務は、従業員の希望とニーズを考慮に入れると成功する可能性が高くなります。

たとえば、子供がいる労働者は、学校の休暇中に電話に出るのが難しいと感じるかもしれません。 他の従業員は、特定の日に勤務できないことを意味する宗教的信念を持っている場合があります。 一方、一部のチームメンバーは、追加のお金を稼ぐことができるため、可能な限りオンコールシフトで働く機会を歓迎する場合があります.

従業員を尊重することも重要です。 オンコール スケジュールを作成する際の休暇申請。

この種の柔軟性は、雇用主と従業員の関係に大きなメリットをもたらします。 それは、あなたが従業員を仕事以外の人生を持つ人々として評価していることを示しています。 その見返りに、従業員は、異なるシフトパターンで働くというあなたの要求に応じる可能性が高くなります.

人事管理者として、従業員の長所と短所を理解しています。 たとえば、一流の技術スキルを持つ従業員もいれば、顧客と良好な関係を築くことができる従業員もいます。

この知識を使用すると、効果的なオンコール スケジューラになります。 従業員の固有の属性を考慮することで、最適な従業員をオンコール ジョブに派遣することができます。

オンコール スケジュールを作成するときは、従業員の休暇申請を尊重するだけでなく、チーム メンバーが十分な休暇と有給休暇を取れるようにスケジュールを設定してください。

シフト計画ソフトウェアを使用すると、従業員の勤務パターンの概要を把握できます。 この情報を一目で利用できるようにすると、長時間または困難なスケジュールで働いている従業員を見つけることができます。

同様に、定期的な 1 対 1 の会話中に従業員のワークライフ バランスを確認し、必要に応じてスケジュールを調整して、過労や燃え尽き症候群を防ぐこともできます。

非社交的な時間や夜勤の連続で疲れ果てた従業員は、他の場所で仕事を探すかもし​​れません。 効果的なオンコール戦略を持つことは、会社のリテンション戦略にとって非常に重要です。

すべてのオンコール チーム メンバーのスケジューリングに同じアプローチを適用することは、快適で生産的な職場を確保するために不可欠です。 同じ従業員を定期的にオンコールにスケジュールしたり、特定の従業員をオンコール シフトに割り当てたりしていないことを確認してください。

時間外の仕事を割り当てるときに好意を示すと、士気が低下する可能性があります。 同様に、同じ従業員が定期的に待機することに頼ると、燃え尽き症候群につながり、従業員の健康状態にも影響を与える可能性があります。

スケジュールをどのように作成したかについて従業員にオープンにすることは役に立ちます。 特定の従業員をオンコールに選んだ理由を説明することで、チーム全体の透明性が高まり、将来の意見の相違を防ぐことができます。

従業員にオンコール時間を適切に通知することは、従業員の仕事の満足度にとって非常に重要です。 これは、従業員が育児や医療の予約など、仕事以外のコミットメントとの衝突を回避するのに役立ちます。

チーム メンバーは、スケジュールが適切に通知されないと、健全なワーク ライフ バランスを実現することが難しくなる可能性があります。 急な通知で日常的に働くことは、重要なお祝いを逃したり、家族との時間を過ごすのに苦労したりすることも意味します. このような状況は、憤り、士気の低下、従業員の関与レベルの低下につながる可能性があります。

オンコール スケジューリング システムがどれほど効果的であっても、予期しない問題が発生する可能性があります。

たとえば、オンコール ワーカーが緊急事態に見舞われ、仕事ができなくなる場合があります。 これは、病気や車両の故障など、いくつかの理由で発生する可能性があります。 極端な状況では、オンコールの現場に到着した従業員が危険または脅迫的な状況に遭遇する場合があります。

オンコール スタッフ専用の連絡先を用意することが重要です。 これは、電話番号、グループ メッセージング サービス、または従業員通信ソフトウェア ソリューションに組み込まれたチャット アプリを介して行うことができます。

オンコール スケジュールを成功させるには、それが長期的に機能することを確認する必要があります。 従業員や顧客または顧客からのフィードバックを求めることは、これを行う効果的な方法です。

従業員にオンコールの経験をどのように感じているかを尋ね、スケジュールを変更する必要があるかどうかを検討してください。 たとえば、オンコール時間が仕事以外の生活と矛盾する場合、従業員の代替シフト パターンを調査できます。

顧客やクライアントからのフィードバックを求めることも同様に重要です。 これは、調査、投票、電子メール、または簡単な電話を通じて行うことができます。 次に、フィードバックを確認し、オンコール スケジュールを適切に変更して懸念事項に対処します。

たとえば、経験豊富なスタッフをオンコール スケジュールに追加できます。 これにより、緊急時にチームが適切なサポートを提供できるようになります。 または、プライマリ/セカンダリのオンコール スケジューリング システムを導入することもできます。 このようにして、会社は一度に複数のインシデントを処理でき、顧客は応答をあまり長く待ちません。

スケジューリング ソフトウェアは、スケジューリング プロセスを簡素化し、シフト スワップ、休暇申請、通信などのいくつかのタスクを自動化できます。 これにより、時間と労力が節約され、より重要な業務に集中できるようになります。

Connecteam は、使いやすいスケジューリング アプリを含むオールインワンの従業員管理ソリューションです。 スケジューリング アプリは、オンコール スケジュールを効率的に作成および管理できるように設計されています。 ローテーション スケジュールの作成、従業員の空き時間の管理、出席の追跡を簡単に行うことができます。 さらに、Connecteam を使用すると、チーム メンバーは休暇を申請したり、シフトを簡単に交換したりできるため、全員がスケジュールを管理しやすくなります。

Connecteam などのスケジューリング ソフトウェアを使用すると、チームの全員がスケジュールを認識し、スケジュールの競合の可能性を減らし、チームが常にオンコールの責任に備えることができます。

コネクトチームでは、次のことができます。

• 従業員のシフトを一目で確認できます。
• 残業と休憩を追跡します。
• オンコール シフトのリマインダーをスタッフに提供します。
• 休暇申請を表示します。
• 各シフト中の従業員の責任について説明します。
• チェックリスト、フォーム、ファイルなどをシフトに追加します。
• オープン オンコール シフトを作成します。これは、従業員が自分で割り当てることができます。
• オンコール ローテーション スケジュールを作成します。

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法律を理解する

従業員にオンコール勤務を要求する場合は、オンコール勤務に関する法律を理解することが不可欠です。

米国で検討する必要がある主要な法律は、公正労働基準法 (FLSA ) です。 これは、法律の対象となる従業員の賃金と労働条件をカバーしています。 彼らは非免除従業員として知られています。

この法律の対象となる労働者は、年収が 35,568 ドル未満の人である傾向があります。 多くの場合、これには建設労働者やサービス業の労働者が含まれます。

FLSA の条件の下では、従業員が施設で通話に費やした時間は、勤務時間にカウントされます。 通常、これらの時間帯の料金を支払う必要があります。 ただし、オンコール ワーカーが自由に外出できる場合は、料金を支払う必要がない場合があります。

また、この時間帯にスタッフができることとできないことに制限がある場合は、オンコール中にスタッフに支払う必要がある場合があります.

従業員が自宅にいる間に会社からの電話に頻繁に応答する必要がある場合、従業員の時間が制限されることがあります。 さらに、ビジネスの現場やオフィスの近くにとどまらなければならないことは、従業員の時間の制限と見なされる可能性があります。 あなたの会社の近くに留まる必要があるスタッフは、通常のようにプライベートな時間を使えない可能性があります。

従業員が FLSA の対象である場合は、残業の問題も考慮する必要があります。 この法律は、免除されていないすべての従業員が標準の週 40 時間労働時間を超えて働いた場合、残業代を支払わなければならないと述べています。 この残業代は、少なくとも通常の報酬の 1.5 倍の割合でなければなりません。

労働法は州によって異なるため、お住まいの地域の規則も確認する必要があります。

まとめ

業務に昼夜を問わず緊急事態が発生する可能性がある場合、またはビジネスが繁忙期に追加のスタッフを必要とする場合は、オンコール ワーカーが必要になることがあります。

適切に編成されたオンコール システムにより、顧客やクライアントに高品質のサービスを確実に提供できます。 また、従業員のワークライフ バランスを改善し、エンゲージメントを向上させ、離職率を低下させます。

スケジューリングには、万能のアプローチはありません。 オンコール スケジューリングを効果的に行うには、チーム メンバーと率直な会話をして、彼らの特定のニーズと対応可能性を理解し、彼らがあなたが彼らに何を期待しているかを理解できるようにします。

スケジュールを作成するときは、電話のローテーションなどのさまざまなスケジューリング パターンを検討し、シフト間に従業員が十分な休みを取れるようにします。 シフトを割り当てるときはチーム メンバーを平等に扱い、フィードバックに基づいてスケジュールを定期的に見直して調整します。

最後に、専用の従業員スケジューリング アプリを使用して、すべての仕事に適切な従業員を常に確保します。

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